一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用影響因素及控制策略分析

■ 張文靜 鐘 勝 吳曉東

1 引言

目前，許多醫(yī)院行政部門(mén)并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)用材料管理方面的挑戰(zhàn)在不斷發(fā)展壯大。根據(jù)2008年的醫(yī)療行政部門(mén)供應(yīng)鏈管理會(huì)議，管理人員素質(zhì)和醫(yī)用材料管理被認(rèn)為是影響醫(yī)院最大的因素[1]。

一次性醫(yī)用材料在醫(yī)用材料的使用中占有較大的比重，且一次性材料被用于臨床診斷與治療，不可重復(fù)使用和裝配，經(jīng)一次性使用，價(jià)值即轉(zhuǎn)化為費(fèi)用。華西醫(yī)院一次性材料的使用量在逐年增加，據(jù)統(tǒng)計(jì)，近年來(lái)醫(yī)用衛(wèi)生材料的年用量已達(dá)醫(yī)院醫(yī)療毛收人的6%～16%，達(dá)到或超過(guò)醫(yī)療器械的年度投入[2]。

在管理華西醫(yī)用材料的過(guò)程中，零星領(lǐng)用是迫切需要解決的問(wèn)題。零星領(lǐng)用指科室人員在規(guī)定的配送時(shí)間以外，自行到庫(kù)房領(lǐng)用科室所需的材料。零星領(lǐng)用嚴(yán)重影響到了庫(kù)房管理人員、配送人員和科室?guī)旆抗芾砣藛T的工作進(jìn)度，且耽誤病人就診、治療的時(shí)間。

分析2010年7月至2011年6月華西醫(yī)院醫(yī)用材料數(shù)據(jù)之后，得出一次性醫(yī)用材料的零星領(lǐng)用是所有醫(yī)用材料零星領(lǐng)用中最多的。一次性醫(yī)用材料的零星領(lǐng)用問(wèn)題亟待解決，且一次性醫(yī)用材料在醫(yī)用材料中占的比重逐漸增大，因此本文選擇將一次性醫(yī)用材料的零星領(lǐng)用作為研究的出發(fā)點(diǎn)。

2 資料方法與數(shù)據(jù)分析

本文主要用ABC分析法及解釋結(jié)構(gòu)模型（ISM），對(duì)華西醫(yī)院2010年7月至2011年6月的708種一次性醫(yī)用材料共產(chǎn)生的14526次零星領(lǐng)用進(jìn)行ABC 分類(lèi)[3]，分析一次性材料的零星領(lǐng)用次數(shù)，并對(duì)產(chǎn)生原因進(jìn)行分析，研究影響因素的層次，可針對(duì)性地提出減少零星領(lǐng)用的方法，提高醫(yī)院的綜合效率（見(jiàn)表1）。

其中，零星領(lǐng)用次數(shù)最多的三種一次性醫(yī)用材料為：一次性口罩（345次）、真空采血管（293次）和一次性組具（282次）。針對(duì)數(shù)據(jù)整理情況，進(jìn)一步深入分析了華西醫(yī)院B、C類(lèi)一次性醫(yī)用材料，發(fā)現(xiàn)其零星領(lǐng)用的原因分布不集中，缺少共通之處，但是A類(lèi)一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用的原因絕大部分具有共通之處，能夠找到導(dǎo)致這些材料零星領(lǐng)用次數(shù)較多的共同原因。

表1 一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用ABC分類(lèi)表

表2 導(dǎo)致A類(lèi)一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用次數(shù)過(guò)多的主要因素

圖1 解釋結(jié)構(gòu)模型分析結(jié)果

3 結(jié)果

本文在ABC分析的基礎(chǔ)上，運(yùn)用ISM法對(duì)A類(lèi)材料的零星領(lǐng)用原因進(jìn)行了模型運(yùn)算。根據(jù)統(tǒng)計(jì)出的一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用情況，總結(jié)出A類(lèi)一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用次數(shù)較多的原因，共有七個(gè)，見(jiàn)表2。

運(yùn)用ISM方法對(duì)上述表格進(jìn)行運(yùn)算分析[4]，得出如下結(jié)論（見(jiàn)圖1）。

4 A類(lèi)一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用次數(shù)過(guò)多的主要原因分析

4.1 信息系統(tǒng)不對(duì)接

由圖1可知，一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用次數(shù)較多的原因是一個(gè)多級(jí)遞階結(jié)構(gòu)，最低一級(jí)的因素只有一個(gè)：醫(yī)院信息系統(tǒng)不完善，科室?guī)旆颗c總庫(kù)的信息系統(tǒng)不對(duì)接。醫(yī)用材料總庫(kù)房與采購(gòu)部門(mén)的系統(tǒng)可以對(duì)接，但是醫(yī)用材料總庫(kù)房與科室?guī)旆渴莾蓚€(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，且科室?guī)旆咳匀缓艽蟪潭壬弦蕾囉谑止さ怯洺鰩?kù)量、入庫(kù)量，人工進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)、匯總，工作量大，總庫(kù)房工作人員與科室?guī)旆抗ぷ魅藛T無(wú)法實(shí)時(shí)觀測(cè)到材料的使用量。

4.2 導(dǎo)致零星領(lǐng)用次數(shù)較多的第二級(jí)因素

4.2.1 就診數(shù)量不確定。這是導(dǎo)致醫(yī)用材料零星領(lǐng)用最直接的原因，同時(shí)也是無(wú)法改善的一個(gè)原因。華西醫(yī)院2010年門(mén)診量3147492人次， 出院病人158745人次，病人數(shù)量龐大，且因特殊時(shí)段或特殊病癥高發(fā)期等原因，一次性醫(yī)用材料的使用量無(wú)法準(zhǔn)確估量。因此，A類(lèi)一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用次數(shù)較多的直接原因就是這些材料對(duì)應(yīng)的使用病人量波動(dòng)較大，難以準(zhǔn)確預(yù)測(cè)。

4.2.2 科室?guī)旆抗芾砣藛T崗位輪換。科室?guī)旆恐饕扇∪斯さ怯?、盤(pán)點(diǎn)、匯總、預(yù)測(cè)，因此科室?guī)旆抗芾砣藛T的業(yè)務(wù)水平直接影響到庫(kù)存數(shù)量的準(zhǔn)確性。醫(yī)院會(huì)根據(jù)崗位、績(jī)效等原因要求庫(kù)房管理方面崗位輪換，一旦科室進(jìn)行換崗，庫(kù)房管理人員便要重新熟悉各種材料的領(lǐng)用周期、領(lǐng)用量及安全庫(kù)存量等信息。因此，科室?guī)旆抗芾砣藛T的經(jīng)驗(yàn)水平也會(huì)在很大程度上影響A類(lèi)一次性醫(yī)用材料的零星領(lǐng)用情況。

5 一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用控制策略

根據(jù)以上分析及結(jié)論，可以提出控制一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用的策略：

5.1 完善并合理使用信息系統(tǒng)

A類(lèi)一次性材料可以分為材料總庫(kù)無(wú)庫(kù)存與有庫(kù)存兩類(lèi)。無(wú)庫(kù)存的為供應(yīng)商直接向科室供貨，科室人員根據(jù)接收到的材料與入庫(kù)單到材料總庫(kù)房辦理入庫(kù)手續(xù)，同時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)。有庫(kù)存的為實(shí)際在總庫(kù)房產(chǎn)生庫(kù)存的醫(yī)用材料，這些醫(yī)用材料無(wú)論是正常配送還是零星領(lǐng)用，全都由配送工人送往各個(gè)科室。

針對(duì)無(wú)庫(kù)存的材料，可以采取科室人員錄入信息系統(tǒng)的方式實(shí)現(xiàn)信息互通。如今，國(guó)外已實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)化的醫(yī)用材料配貨、分揀等入庫(kù)流程，自動(dòng)生成入庫(kù)出庫(kù)單，采用條碼管理的方式對(duì)醫(yī)用材料進(jìn)行管理[5]。華西醫(yī)院在信息化、自動(dòng)化方面尚有不足，與國(guó)外的醫(yī)用材料管理差距明顯，尤其是科室?guī)旆康男畔⑾到y(tǒng)還沒(méi)有建立起來(lái)，更不能與總庫(kù)及采購(gòu)部門(mén)的信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)對(duì)接，因此信息化成為影響一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用最基本的原因，也是最需要改進(jìn)的重要內(nèi)容。

華西醫(yī)院可在現(xiàn)有的HIS系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，針對(duì)科室?guī)旆吭O(shè)置進(jìn)貨管理模塊、庫(kù)存儲(chǔ)位管理模塊和出庫(kù)管理模塊，在各模塊中設(shè)置支撐各模塊運(yùn)行的子模塊，并將總庫(kù)與科室?guī)旆块g功能銜接的模塊進(jìn)行鏈接。如將總庫(kù)的出貨管理模塊與科室?guī)旆康倪M(jìn)貨管理模塊進(jìn)行對(duì)接，科室?guī)旆勘憧梢约皶r(shí)觀測(cè)到總庫(kù)的配送情況，便于科室?guī)旆抗芾砣藛T安排合理的時(shí)間進(jìn)行接收；總庫(kù)也可以實(shí)時(shí)觀測(cè)到科室?guī)旆酷t(yī)用材料的使用情況，便于評(píng)估科室?guī)旆款A(yù)測(cè)數(shù)量的準(zhǔn)確性（見(jiàn)圖2）。

開(kāi)發(fā)醫(yī)用材料總庫(kù)房與科室?guī)旆康男畔⑾到y(tǒng)是最終目標(biāo)，只有完善信息系統(tǒng)，才能從根本上改善零星領(lǐng)用次數(shù)較多的現(xiàn)狀，降低醫(yī)院的人力、物力、財(cái)力成本，同時(shí)有效避免成本“黑洞”，提高醫(yī)院的綜合業(yè)務(wù)水平，從而降低病人的就診費(fèi)用。

5.2 庫(kù)房管理人員培訓(xùn)

對(duì)A類(lèi)一次性醫(yī)用材料領(lǐng)用次數(shù)較多的科室的庫(kù)房管理人員進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。最直接有效的方法是由上任工作人員進(jìn)行一對(duì)一的工作對(duì)接、系統(tǒng)培訓(xùn)，將每種材料的使用量規(guī)律進(jìn)行全面的介紹。將A類(lèi)一次性醫(yī)用材料按有庫(kù)存與無(wú)庫(kù)存、計(jì)費(fèi)與不計(jì)費(fèi)分類(lèi)，使庫(kù)房管理人員準(zhǔn)確掌握各種材料的使用規(guī)律。

圖2 科室?guī)旆啃畔⑾到y(tǒng)模塊設(shè)計(jì)思路

這種培訓(xùn)方式既可減少現(xiàn)任科室?guī)旆抗芾砣藛T摸索規(guī)律的時(shí)間，同時(shí)也可以使零星領(lǐng)用次數(shù)減少，降低總庫(kù)房工作人員和配送工人的工作量。

5.3 制定有效的預(yù)測(cè)方式

制定出有效的預(yù)測(cè)方式，分析12個(gè)月的某種一次性醫(yī)用材料的零星領(lǐng)用次數(shù)，根據(jù)分析所得季節(jié)或節(jié)假日規(guī)律建立模型，科學(xué)預(yù)測(cè)正常配送日內(nèi)的配送量。有效的預(yù)測(cè)方式可以解決當(dāng)前預(yù)測(cè)全憑經(jīng)驗(yàn)，無(wú)合適預(yù)測(cè)方法的問(wèn)題，同時(shí)在建立科室?guī)旆啃畔⑾到y(tǒng)后，適合的模型也可以在信息系統(tǒng)中發(fā)揮作用。

根據(jù)A類(lèi)一次性醫(yī)用材料的零星領(lǐng)用規(guī)律、特征以及科室?guī)旆抗芾砣藛T的經(jīng)驗(yàn)，按月或季度制定全年的配送計(jì)劃，并按照對(duì)接后的信息系統(tǒng)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)顯示定位每種一次性醫(yī)用材料。最終要實(shí)現(xiàn)醫(yī)用材料庫(kù)房及科室?guī)旆康墓芾砣藛T可以在系統(tǒng)中隨時(shí)查到每種一次性醫(yī)用材料的準(zhǔn)確位置、庫(kù)存量、使用量、使用頻率等信息，既方便領(lǐng)用，也方便統(tǒng)計(jì)。

為了制定有效的預(yù)測(cè)方式，本文選取了一次性口罩這種零星領(lǐng)用次數(shù)較多的一次性醫(yī)用材料，提取2010年7月到2011年6月共12個(gè)月的零星領(lǐng)用次數(shù)數(shù)據(jù)，運(yùn)用簡(jiǎn)單滑動(dòng)預(yù)測(cè)法、加權(quán)滑動(dòng)預(yù)測(cè)法、一次指數(shù)平滑預(yù)測(cè)法、 二次指數(shù)平滑預(yù)測(cè)法和灰色系統(tǒng)預(yù)測(cè)法等五種方法進(jìn)行分析[6]，得出的五個(gè)均方誤差值均小于華西醫(yī)院現(xiàn)有的以經(jīng)驗(yàn)來(lái)預(yù)測(cè)的均方誤差，由此說(shuō)明這幾種預(yù)測(cè)方法都能對(duì)華西醫(yī)院的庫(kù)存需求預(yù)測(cè)起到一定的改進(jìn)作用。而其中一次指數(shù)平滑預(yù)測(cè)模型（α=0.9）的均方誤差最小，表明這一模型在華西醫(yī)院一次性口罩庫(kù)存需求預(yù)測(cè)中預(yù)測(cè)效果最好。因此，在信息系統(tǒng)完善之前，一次指數(shù)平滑預(yù)測(cè)法是最簡(jiǎn)單、合理、有效的預(yù)測(cè)方法，可以大幅降低A類(lèi)一次性醫(yī)用材料零星領(lǐng)用的次數(shù)。

[1] Supply Chain.Cost of Goods Grab Executives' Attention[J].Health Facilities Management，2008(12):26.

[2] 于瑞均,馬俊.合理控制一次性醫(yī)用材料使用問(wèn)題的研究——?jiǎng)右颉⒎椒半y點(diǎn)解析[J].中國(guó)醫(yī)療保險(xiǎn),2010(5):47-50.

[3] 陳蘊(yùn)茹,黎月玲.采用ABC分析法調(diào)查本院2009年藥品使用情況[J].今日藥學(xué),2011,4(21):251-256.

[4] 李紅.醫(yī)院經(jīng)營(yíng)效益的解釋結(jié)構(gòu)模型[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2010(17):179-180.

[5] Lance Jackson. Supply Chain needs improvement[J].Most Wired,2012(3):23.

[6] 徐國(guó)祥.統(tǒng)計(jì)預(yù)測(cè)和決策[M].2版.上海:上海財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社,2005.