做好綜合辦公室文秘工作的對(duì)策探討

文/鄭州煤炭高級(jí)技工學(xué)校 何曉麗

一、辦公室的文秘人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)

一個(gè)辦公室的文秘人員要想做好辦公室的各項(xiàng)工作，就必須要有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，同時(shí)也要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，對(duì)單位的檔案管理制度、人事制度和工資管理等方面十分的了解。目前通過培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提升文秘人員自身的素質(zhì)，是提升服務(wù)質(zhì)量、規(guī)范辦事程序的重要手段。文秘人員應(yīng)當(dāng)對(duì)自身的工作非常的了解，多看書，做好學(xué)習(xí)的筆記，擴(kuò)寬自己的視野。同時(shí)也可以邀請(qǐng)上級(jí)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給文秘人員進(jìn)行培訓(xùn)和講座，提升文秘人員的業(yè)務(wù)水平。另外還要強(qiáng)化對(duì)禮儀知識(shí)的學(xué)習(xí)，注重文秘人員言談舉止規(guī)范，對(duì)文秘人員的禮儀規(guī)范進(jìn)行專門培訓(xùn)。最后辦公室還要制定科學(xué)的考核制度，加強(qiáng)對(duì)于文秘人員考核力度，以更好的督促文秘人員開展自我提升。制定科學(xué)的考評(píng)制度，對(duì)于表現(xiàn)突出的文秘工作人員要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，將與文秘的績(jī)效工資掛鉤。

二、對(duì)文秘人員的服務(wù)意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化

文秘在工作中要注重自身的服務(wù)意識(shí)，提升自身的服務(wù)能力，以增強(qiáng)辦公室文秘人員對(duì)于單位其他部門的支持能力。在工作中要注意實(shí)現(xiàn)服務(wù)工作的兩個(gè)重要轉(zhuǎn)變。第一是要從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)，盡早的發(fā)現(xiàn)工作的問題及時(shí)的進(jìn)行判斷、預(yù)防。辦公室的文秘工作往往有著一定的偶然性和突發(fā)性，所以這應(yīng)該在工作中未雨綢繆，以工作的超前性與預(yù)見性增強(qiáng)對(duì)于工作的服務(wù)能力。另外則是要實(shí)現(xiàn)從單一服務(wù)向著超前進(jìn)行轉(zhuǎn)變，綜合辦公室的文秘人員所面臨的工作比較雜，有的工作需要發(fā)揮創(chuàng)造性思維，而有的工作則是進(jìn)行簡(jiǎn)單的重復(fù)，文秘人員要從整體上對(duì)工作進(jìn)行把握，既要做好單位領(lǐng)導(dǎo)所交給的工作，還要做好部門和基層服務(wù)、努力促進(jìn)單位各項(xiàng)工作的順利開展。

三、提高文秘人員的辦事效率

綜合辦公室是單位進(jìn)行上傳下達(dá)的重要部門，綜合辦公室工作的開展效率直接關(guān)系到單位各項(xiàng)工作的順利開展。所以作為綜合辦公室的文秘人員應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的提升自身的辦事效率，對(duì)于上級(jí)主管部門所下發(fā)的一些文件，要及時(shí)的進(jìn)行接收、傳達(dá)，對(duì)于單位領(lǐng)導(dǎo)的批示和電話接聽與文件打印要做好周密的安排，減少差錯(cuò)的出現(xiàn)。另一方面要做好各個(gè)部門的協(xié)調(diào)和統(tǒng)籌工作，堅(jiān)持重大的問題進(jìn)行歸口報(bào)告，做到不越位、不貪功，識(shí)大體、顧大體，以最大限度的提升自身的工作效率，做好單位各個(gè)部門之間溝通的橋梁，努力提升的工作效率。同時(shí)還要做好單位的檔案管理工作，根據(jù)檔案工作的實(shí)際要求，進(jìn)一步的規(guī)范與設(shè)置照片、文書、數(shù)字統(tǒng)計(jì)等不同類型的檔案，使得單位的檔案管理更加的規(guī)范化、科學(xué)化。一旦需要利用、查找檔案就可以快速的找出利用，促進(jìn)工作效率的有效提升。

四、對(duì)文秘人員的工作作風(fēng)進(jìn)行強(qiáng)化

單位的綜合辦公室對(duì)文秘人員的工作紀(jì)律特別的強(qiáng)調(diào)，特別低對(duì)于內(nèi)部的管理制度要嚴(yán)格執(zhí)行，從而促使部門可以形成良好的工作氛圍。另外綜合辦公室的領(lǐng)導(dǎo)也要要求自己部門的文秘人員要多開展一些調(diào)查研究，和不同部門的干部職工開展交流，掌握單位的一些工作動(dòng)態(tài)，努力使得本部門的工作更加的高效優(yōu)質(zhì)。同時(shí)在工作中要注意使用語言的規(guī)范化，行為要更加的文明，為各項(xiàng)工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

五、在開展工作的過程中文秘人員要多進(jìn)行工作總結(jié)

文秘在工作中會(huì)遇到很多比較雜亂的事情，這些事情在開展的過程中會(huì)形成一定的經(jīng)驗(yàn)，文秘人員只有對(duì)這些經(jīng)驗(yàn)多進(jìn)行總結(jié)分析，才能形成有利于自身工作的風(fēng)格?？偨Y(jié)也是對(duì)于過去一定時(shí)間內(nèi)的歸納與學(xué)習(xí)，對(duì)自己工作的一種回顧，工作人員在進(jìn)行工作的時(shí)候要注意形成一定的書面材料，這樣才便于督促自己，也能更好的和單位的其他人員開展工作交流。綜合辦公室和其他部門不同，工作往往比較雜亂，如果不進(jìn)行及時(shí)額總結(jié)，各項(xiàng)工作的方法就難以形成系統(tǒng)。工作可以分為年末總結(jié)和經(jīng)常性總結(jié)，總結(jié)中要突出自身的不足和缺點(diǎn)，在每年召開一次總結(jié)交流，為來年的工作的提供一定的指導(dǎo)，同時(shí)也可以避免其他工作人員走彎路，這樣可以有效的提升工作的效率和質(zhì)量。

六、小結(jié)

總而言之，辦公室的文秘人員要不斷的提升自身的業(yè)務(wù)能力，總結(jié)自身工作中的方法，提升工作的主動(dòng)意識(shí)，這樣才能夠提升工作效率，使得辦公室的工作可以不斷創(chuàng)新和進(jìn)步，為單位各項(xiàng)工作的順利開展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

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[2]王靜.做好文秘工作促進(jìn)檔案管理工作[J].硅谷,2008(17).

[3]張薇.以高質(zhì)量的文秘工作推動(dòng)檔案管理工作[J].黑龍江史志,2010(17).

[4]高青縣政協(xié)秘書長(zhǎng)高孝水.提高政協(xié)文秘工作水平要擺正三種關(guān)系[N].聯(lián)合日?qǐng)?bào),2010.