新升本科院校學(xué)歷檔案管理存在的問(wèn)題及思考

龔必珍

【摘 要】學(xué)歷檔案是學(xué)歷驗(yàn)證的有力保證，而在新升格的本科院校中學(xué)歷檔案管理不太完善。筆者結(jié)合新升本科院校學(xué)歷檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了自己的幾點(diǎn)思考。

【關(guān)鍵詞】學(xué)歷檔案管理；存在問(wèn)題；高等院校

學(xué)歷檔案是學(xué)籍檔案的重要組成部分，是學(xué)籍檔案銜接于社會(huì)，服務(wù)于社會(huì)的檔案材料，是學(xué)歷驗(yàn)證時(shí)重要的佐證材料。學(xué)歷檔案材料包括：高?？忌鷪?bào)考登記表、高?？忌嗡枷肫返驴疾楸?、入學(xué)時(shí)填寫(xiě)的學(xué)生登記表、學(xué)籍成績(jī)表、各種鑒定表、畢業(yè)生登記表、學(xué)位評(píng)議書(shū)等。一份全面、真實(shí)的、規(guī)范的學(xué)歷檔案能提升學(xué)歷的誠(chéng)信度，更能為社會(huì)選撥人才、為教師職稱(chēng)評(píng)定、為干部晉級(jí)服務(wù)。

新升本科院校前身大多是由兩所或幾所高職高專(zhuān)學(xué)校合并升格而成，對(duì)這樣的高等院校來(lái)講，學(xué)歷檔案管理存在著與其它高等院校同樣的問(wèn)題，同時(shí)也存在著與別的院校不同的問(wèn)題，如何更好地發(fā)揮學(xué)歷檔案的作用，是當(dāng)前學(xué)歷檔案管理一項(xiàng)重要課題。

1.學(xué)歷檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 重視度不夠、職責(zé)不清

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案的管理在社會(huì)各級(jí)單位或團(tuán)體都未能引起重視，尤其是對(duì)學(xué)歷檔案的重視。一個(gè)學(xué)生，從他入校那刻起，學(xué)校會(huì)對(duì)學(xué)生的德、智、體、美等多方面的培養(yǎng)。但對(duì)所有過(guò)程所產(chǎn)生的記錄，記錄所形成的材料、我們重視度不夠。學(xué)生信息來(lái)源于各二級(jí)學(xué)院，各二級(jí)學(xué)院很少設(shè)有專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷檔案管理的專(zhuān)職人員，遇到有問(wèn)題推諉的現(xiàn)象比較多。

1.2 材料不齊全、不完整

對(duì)于新升本科院校，原是由幾所學(xué)校組建而成，一些材料參差不全，由于搬家、合并，一些舊的材料容易遺漏。以我校為例，按教育部的要求1991年到2000年所以畢業(yè)生要補(bǔ)學(xué)歷電子注冊(cè)，可我校能查到的信息只有并不全面的一部分，紙質(zhì)的檔案也無(wú)法查到，導(dǎo)致學(xué)生無(wú)法在學(xué)生信息網(wǎng)上查詢(xún)自己的學(xué)歷信息。這樣給學(xué)生和學(xué)校都帶來(lái)了很多不便。另一類(lèi)是檔案材料自身形成手續(xù)不完備，表現(xiàn)為：個(gè)別材料上無(wú)學(xué)校同意畢業(yè)的意見(jiàn)和印章，致使無(wú)法認(rèn)定學(xué)歷；有的是只蓋章而不填寫(xiě)落款時(shí)間；有的是所蓋單位印章不是具有法人資格的行政單位印章等等。

1.3 檔案的繼承性不夠

檔案本身就有承前啟后的作用，檔案本身就是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，供后者參考，查閱、引用和鑒別。新升本科院校由于幾所學(xué)校合并，造成了檔案材料的中斷。例如并入我校中有一所職業(yè)專(zhuān)科學(xué)校，該校已畢業(yè)的學(xué)生回到我校要進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證，可他們所有的材料我們都沒(méi)有，就無(wú)法進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證，這樣就無(wú)法保證一個(gè)學(xué)生應(yīng)有的知識(shí)證明權(quán)。

1.4檔案材料的載體陳舊、破損

前些年，電腦普及率不是很高，大多的檔案都是紙質(zhì)檔案，檔案紙張發(fā)潮、生霉、泛黃、不利于檔案的長(zhǎng)期、永久保存。另外，檔案形成前期都在基層學(xué)籍管理部門(mén)形成和保管，而這些部門(mén)既缺乏專(zhuān)職檔案管理人員，也缺乏符合檔案保管條件的庫(kù)房和設(shè)備，所以造成很多檔案材料的破損。

1.5 檔案管理不規(guī)范，手段落后

檔案的管理需要嚴(yán)格的制度規(guī)范、科學(xué)的管理方法和嚴(yán)密的管理程序。隨著學(xué)校合并、搬家，近年來(lái)招生人數(shù)的增多，招生人員和基層學(xué)籍管理人員變動(dòng)比較頻繁，經(jīng)手人眾多，書(shū)寫(xiě)不規(guī)范等，致使學(xué)籍檔案管理混亂。特別是在很多新升的本科院校中，很多學(xué)校還停留在傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化管理手段明顯滯后，一些學(xué)校受地域、學(xué)校規(guī)模及發(fā)展?fàn)顩r等各方面原因的影響，檔案信息化程度偏低。

2.學(xué)歷檔案管理的幾點(diǎn)思考

2.1 認(rèn)識(shí)學(xué)歷檔案的重要性，健全學(xué)歷檔案管理制度

健全的檔案管理制度是學(xué)歷檔案管理的根本保證。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人才是富國(guó)民強(qiáng)的有力保證，我們要尊重知識(shí)、尊重人才，查閱、利用學(xué)歷檔案也已成為用人的最基本手段，學(xué)歷檔案發(fā)揮著越來(lái)越重要的價(jià)值與作用。作為高等教育機(jī)構(gòu)，我們應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律、法規(guī)及相關(guān)政策法規(guī)的學(xué)習(xí)增強(qiáng)檔案意識(shí)，真正從思想上認(rèn)識(shí)到學(xué)歷檔案關(guān)乎每個(gè)畢業(yè)生的切身利益，關(guān)乎到國(guó)家、乃至整個(gè)社會(huì)的發(fā)展。

與此同時(shí)，檔案管理部門(mén)還應(yīng)該制定、完善一系列規(guī)章制度（包括學(xué)歷檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢(xún)、借閱、利用、安全保密以及檔案人員工作職責(zé)等），切實(shí)做到有章可循、辦事有據(jù)可依，使學(xué)歷檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹。還要進(jìn)一步加大宣傳力度，宣傳學(xué)歷檔案是驗(yàn)證學(xué)歷的根本保證，也是唯一的保證。

2.2 學(xué)歷檔案要實(shí)施規(guī)范化管理

1994 年《高校檔案實(shí)體分類(lèi)法》頒布之前， 高校檔案管理無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)歷檔案材料的管理存在著不規(guī)范因素，1994年后我們應(yīng)按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的規(guī)定，對(duì)學(xué)生學(xué)歷檔案材料的種類(lèi)、規(guī)格、載體、內(nèi)容、填寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)等作出統(tǒng)一的要求。高校學(xué)生學(xué)歷檔案材料應(yīng)包括：反映學(xué)生入學(xué)基本情況的新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生成績(jī)總冊(cè)、在校學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級(jí)、留級(jí)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等）、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料（獎(jiǎng)學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級(jí)等）、學(xué)生處分材料、學(xué)生畢業(yè)材料（專(zhuān)業(yè)、學(xué)制、學(xué)位號(hào)、畢業(yè)證書(shū)號(hào)等）。材料形成時(shí)間要準(zhǔn)確、填寫(xiě)要規(guī)范，學(xué)校的簽章要齊全。

2.3 理清思路，建立個(gè)別斷了的檔案鏈

對(duì)學(xué)?！吧尽币郧暗膶W(xué)歷檔案材料，我們要理清思路，按檔案類(lèi)別逐級(jí)查找已遺漏、缺失的檔案材料，我們要盡量收集完整，規(guī)范化整理、規(guī)范化歸案，然后建立起必要的電子檔案，把檔案材料給連接起來(lái)。

2.4 學(xué)歷檔案電子化平臺(tái)的完善

對(duì)現(xiàn)有的學(xué)歷檔案，在以中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)為平臺(tái)的基礎(chǔ)上，基本上實(shí)現(xiàn)學(xué)歷檔案的電子化。學(xué)歷電子檔案的電子化給學(xué)生、各社會(huì)團(tuán)體都帶來(lái)直接的便利，提供了可直接查詢(xún)的平臺(tái)，很好的遏制了學(xué)歷的造假現(xiàn)象。但在近幾年的工作當(dāng)中也發(fā)現(xiàn)了一些我們需要完善的地方，例如，學(xué)籍異動(dòng)后學(xué)歷出現(xiàn)的各種情況、學(xué)歷的撤銷(xiāo)、學(xué)籍的查重等等，我們既要維護(hù)學(xué)歷的嚴(yán)肅性，又要解決確實(shí)存在于學(xué)生、學(xué)校當(dāng)中的問(wèn)題。

學(xué)歷檔案是知識(shí)的保護(hù)傘，加強(qiáng)學(xué)歷檔案的管理，是力克學(xué)歷制假、造假的有力武器。學(xué)歷檔案服務(wù)于社會(huì)，作用于社會(huì)，我們要運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代化管理理念，加強(qiáng)、完善學(xué)歷檔案的管理，更好、更充分發(fā)揮其檔案作用。

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