探究招標代理工作的質(zhì)量控制和風險控制

蘇麗萍

【摘 要】工程建設項目的數(shù)量逐步增多，招標代理也成為了其中的一項附屬工作。由于各種因素的影響，如人員素質(zhì)、國家外部政策、經(jīng)濟形勢等，招標代理工作的各個環(huán)節(jié)中也存在各種風險，需要把握好工作質(zhì)量并實施各項風險控制措施。本文簡單闡述了招標代理工作中的質(zhì)量控制措施，包括招標準確階段的質(zhì)量控制及實施階段的質(zhì)量控制，提出了幾點風險控制意見，如建立管理數(shù)據(jù)庫、全程參與、加強法規(guī)學習、強化人員責任意識、風險預測等，為從事招標代理工作的人員，提供一定的參考與借鑒。

【關(guān)鍵詞】招標代理；質(zhì)量控制；風險控制；措施；分析

0.前言

我國現(xiàn)代的社會經(jīng)濟形勢由以往的計劃經(jīng)濟轉(zhuǎn)變?yōu)槭袌鼋?jīng)濟，對于建筑行業(yè)的影響集中體現(xiàn)在出現(xiàn)了工程招標代理機構(gòu)，尤其是建設工程招標、投標管理工作及監(jiān)督機制的發(fā)展更加完善、深化的顯著體現(xiàn)。在對于工程招標代理機構(gòu)的管理上，我國也出臺了相關(guān)的法律法規(guī)，對其在該領(lǐng)域的地位及其作用有著明確規(guī)定。隨著現(xiàn)代工程建設項目數(shù)量越來越多，工程招標的代理機構(gòu)在招投標活動中起到了越來越重要的作用，但是由于工程招標代理機構(gòu)屬于新興行業(yè)，工作的性質(zhì)有一定的特殊性，各個環(huán)節(jié)存在不同程度的風險，因此需要提高各項工作的質(zhì)量，并進行相關(guān)的風險控制措施。

1.招標代理過程的質(zhì)量控制措施

1.1項目招標準備階段的質(zhì)量控制

1.1.1接受委托及發(fā)布公告

在簽訂委托合同時，需要注意辨別招標人的資格，避免出現(xiàn)招標人并不具備相關(guān)法律規(guī)定的招標能力，而進行假委托的問題。因此應先全面收集該工程的各項信息，如項目的性質(zhì)、審批文件、申請手續(xù)等，再進行進一步判斷。最后在國家規(guī)定的報刊、信息網(wǎng)絡等媒體中發(fā)布招標公告。

1.1.2合理選擇投標人

全面了解投標人的各項能力，包括經(jīng)濟能力、技術(shù)能力、相關(guān)經(jīng)驗等。將不符合條件及資歷的投標人排除后，選擇較為理想的投標人，為中標提供良好的條件。資格預審的工作完成后，業(yè)主需要公布所有資格預審申請人的審核結(jié)果，及時以書面形式通知通過資格審核的公司，并對該類公司進行投標邀請。

1.1.3招標文件

在制作招標文件時，應注意招標文件內(nèi)容的全面性，包括投標邀請書、投標人須知、評標辦法、工程量清單、技術(shù)標準及要求、合同條款及格式、圖紙、投標文件格式等各個部分。招標文件制作完畢后，即開始將該文件發(fā)售于通過資格審核的各個招標人，并做好相應的解釋工作。文件發(fā)售時間應超過5個工作日，而法律規(guī)定必須進行招標的工程項目，則從發(fā)出招標文件到投標人編制好投標文件并提交，應超過20天，避免出現(xiàn)時間錯誤[1]。

1.1.4現(xiàn)場勘查及答疑

招標人需要先確定時間，組織投標人進行現(xiàn)場勘察，使之投標人對工程項目的現(xiàn)場情況更加了解，對于制作投標書有著重要的意義。如果投標人對工程情況有疑問，應以書面的形式提出來，招標人應認真解答，答疑的文件也將作為解釋性文件，送達政府采購監(jiān)督機構(gòu)進行備案，其具有一定的法律效力。

1.2實施階段的質(zhì)量控制

1.2.1召開標會及評標

根據(jù)招標文件的規(guī)定召開標會，包括召開時間、會場、相關(guān)程序、合理的方式等。在標會完畢后，即開始進行組織專家進行評標。先在專家?guī)熘须S機選取專家名單，為了保障時間的緊湊性，該項工作應比開標提前2天左右，抽取名單的人員需要對結(jié)果進行保密措施，最后通知評標專家，該類專家也需要遵守保密原則。在評標的過程中，需要嚴格根據(jù)招標文件的規(guī)定進行[2]。如果招標文件對于某些評審標準沒有明確的規(guī)定，則不能予以采納。

1.2.2評標報告及中標通知

評標工作完畢后，評標委員會一般會選擇3個左右的投標人作為中標的候選人，如果排名在榜首的投標人由于各種因素放棄了資格、無法完成合同、未及時繳納保證金等，則排名第二的投標人即可以取而代之。在確定中標人之后，需要及時公布該結(jié)果，公示時間為5天，如果沒有出現(xiàn)異議，就可以發(fā)出中標通知書并通知其他投標人。

2.風險控制措施

招標工作涉及到的人員及單位包括投標人、招標人及招標代理機構(gòu)，三者的目標均有不同，而且利益出發(fā)點有著本質(zhì)的區(qū)別，該情況也直接決定了三者之間存在的較多的矛盾。招標工作也會由于該類矛盾在各個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)各種類型的風險，因此需要采取各種控制措施，降低風險，具體有以下幾點措施：

2.1建立管理數(shù)據(jù)庫

某些投標人為了達到中標的目的，會偽造資歷、虛構(gòu)業(yè)績狀況等，為了自身利益而損害了招標人的信用，造成信用風險。應先全面收集投標人各項信息，包括信用、資歷、各項經(jīng)營活動等，按照不同的類別制作成系統(tǒng)的信息庫，最終形成其企業(yè)信用檔案，并及時更新信息及數(shù)據(jù)。如果投標人有造假行為，及時將情況錄入該信息系統(tǒng)，在以后的投標的工作中即可以查到該投標人的信用狀態(tài)，根據(jù)情況處理投標資格[3]。

2.2全程參與

招標活動從本質(zhì)上講，屬于采購形式，該活動進行的過程是招標代理機構(gòu)與招標人全面配合的過程。招標代理機構(gòu)不僅僅需要干預招標活動，而且需要參與整個采購活動的全過程，在后期的各項工作則需要招標代理人與招標機構(gòu)相互配合，共同把握，包括合同談判、細節(jié)商討、簽訂合同、執(zhí)行合同、政策細節(jié)等。由于招標人的身份不同，屬于各種不同的行業(yè)或者部門，對于商務的細節(jié)了解程度參差不齊，因此招標代理機構(gòu)需要發(fā)揮專業(yè)性，全面指導招標人履行合同，并順利完成采購的各項事宜。

2.3加強法規(guī)學習

由于招標工作涵蓋的內(nèi)容極為豐富，涉及到的人員及單位較多，上一級的管理部門也較多，對其進行約束的法律法規(guī)也較為繁多，而各種法律都會根據(jù)時代的發(fā)展，形勢的變化而有所變動或者更新。為了更好的把握各種法律法規(guī)，制定相關(guān)的風險控制措施，以應對招標工作中不斷變化的情況，因此需要定期組織招標工作的各個人員積極學習各項法規(guī)，及時更新所掌握的政策及法律知識，保障招標工作的合法性。

2.4強化人員責任意識

招標工作較為繁瑣，且細節(jié)工作較多，需要各個部門的參與人員具有高度的責任心、足夠的耐心及細心，才能保障該項工作的質(zhì)量。投標人需要認真根據(jù)招標文件的規(guī)定制定投標文件，對于各種報價進行認真核查，避免出現(xiàn)混淆報價、文件正本出現(xiàn)沒有逐頁小簽、招標活動遲到等問題。招標代理機構(gòu)的人員在進行各項工作時，需要多加用心思考，盡量做好計劃及各線準備工作，防止出現(xiàn)意外情況而來不及處理，如將工作的時間收緊，放出提前量，避免出現(xiàn)招標公告發(fā)布時間誤差問題等。

2.5風險預測

招標代理機構(gòu)的人員需要加強學習，提高自身水平，先對各項商務條款進行鑒別，確認完全符合法律法規(guī)的要求，并適應于招標工程的情況，再與招標人共同協(xié)商決定各項技術(shù)條款。還需要準確識別其中的風險項目或者存在漏洞的條款，及時提出來進行修改，對風險進行預測，并作出相應的規(guī)避措施，有效的降低風險出現(xiàn)的概率。

3.總結(jié)

在工程項目中，招標投標工作具有高度的獨立性，且屬于極為系統(tǒng)的工作，包含的內(nèi)容極為豐富，流程復雜。招標的工作的質(zhì)量與投標人、招標人及代理機構(gòu)的切身利益有著之際的關(guān)系，如果招標工作出現(xiàn)問題，會直接造成三方的損失，因此對于招標過程及其相關(guān)工作進行質(zhì)量控制，控制各個環(huán)節(jié)的風險有著十分重要的意義，能夠有效的保障招標工作的正常運行。本文僅從一般的角度提出了招標工作的質(zhì)量控制，及風險的各項控制措施，實際活動中還需要招標人員根據(jù)實際情況探索出適合實際招標工作的管理措施，提高工作質(zhì)量，降低防線，為招標代理機構(gòu)的生存及發(fā)展提供有力的保障。 [科]

【參考文獻】

[1]馬宏韜.淺議招標代理工作的質(zhì)量控制和風險控制[J].科技資訊理，2011（11）：62.

[2]徐亞萍.試議工程招投標中招標代理機構(gòu)的作用[J].價值工程，2011（08）：98.

[3]盧金玉.談招標代理工作中招標文件的編制[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2010（22）：305-307.