論述案卷在文書檔案中應(yīng)用與作用

班雅靜

【摘 要】隨著社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的立卷程序已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求。傳統(tǒng)的立卷程序工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，人力、無力、財力無法得到有效的利用。所以要適應(yīng)時代的發(fā)展，必須要轉(zhuǎn)變舊的觀念，把文書立卷程序由“繁”化“簡”，充分提高人員的工作效率，合理的利用財力、物力。本文通過對案卷在文書檔案中的作用的闡述，提出了改進立卷程序的意見。

【關(guān)鍵詞】案卷；文書；作用

根據(jù)對以往文書檔案管理的分析可知，案卷在管理中發(fā)揮了十分重要的作用。在現(xiàn)今社會，經(jīng)濟科技技術(shù)的不斷更新，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)極大的豐富了文書檔案管理的程序，為文書檔案管理提供了方便，但是案卷在現(xiàn)代社會仍有其自身的價值。

1.計算機的廣泛應(yīng)用賦予了案卷新的使命

案卷是保持文件之間歷史聯(lián)系的重要手段。案卷能夠準(zhǔn)確的再現(xiàn)歷史，能夠把各個文件之間的聯(lián)系串聯(lián)起來。通過案卷的串聯(lián)在加上某些文件固有的聯(lián)系，可以更明確、更清晰的記錄和再現(xiàn)歷史。但相對于一些機關(guān)行政的文件，這種情況剛好相反。文件之間的聯(lián)系是通過日常工作不斷的積累產(chǎn)生的，相對關(guān)聯(lián)性不大，且文件本身易損害，復(fù)原相對困難。機關(guān)的相關(guān)文件本身并不能直接的反映歷史聯(lián)系和信息。所以，案卷作為對文件的整合手段在現(xiàn)在來說才更具價值。

1.1保持電子文件之間的歷史聯(lián)系

依托電子政務(wù)系統(tǒng)，要做好電子文檔的歸檔、管理工作。電子文檔與紙質(zhì)檔案有著明顯的區(qū)別。它們在對文檔歸檔的方法上都各有優(yōu)點。建立電子案卷是一種適應(yīng)社會時代的手段，利用現(xiàn)今的計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)，通過讀取物理標(biāo)識，建立一個電子文件信息的邏輯性整體——電子案卷，只要保持物理標(biāo)識的獨立性，他們之間的關(guān)系就會維持穩(wěn)定性。所以案卷能夠確保電子文件之間穩(wěn)定持久的聯(lián)系。

1.2進行同一記錄兩種版本的統(tǒng)一管理

電子文件可以通過進行電子簽名來完善其檔案價值。但是紙質(zhì)的文件相對來說更具法律效益和權(quán)威性，這是電子文件所不能給予的。同時，紙質(zhì)檔案也要通過建立數(shù)字副本來保持文件的長久性和可再生性。電子案卷能夠為兩者的持續(xù)聯(lián)系提供保障。當(dāng)電子文件不能使用時，電子案卷可以幫助使用者瀏覽目錄和相關(guān)文件；當(dāng)可以使用電子文件時，電子案卷中的目錄內(nèi)容就可以通過計算機進行登記和處理。通過這樣的方式，達到電子版與紙質(zhì)版的有效結(jié)合，為文件的使用者提供方便。

1.3實現(xiàn)多媒體信息統(tǒng)一管理與載體分類管理的結(jié)合

伴隨著現(xiàn)代科技的飛速發(fā)展，一些機關(guān)文書的檔案開始采用照片、錄音、錄像等多種形式。雖然它們內(nèi)在功能和規(guī)律各有不同，但是它們同樣構(gòu)成歷史內(nèi)在聯(lián)系。所以我們要通過對記錄方式和載體的整頓，優(yōu)化文檔管理，達到案卷和電子文件的有機結(jié)合。我們可以先將具有歷史聯(lián)系的文件通過立卷形式，進行有序的分類歸檔。案卷是歷史和文件聯(lián)系的橋梁，可以把二者統(tǒng)一結(jié)合起來，還可以借助科技手段，讓電子案卷通過多媒體的形式再現(xiàn)歷史事實。

2.案卷是開發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)

文書檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過檔案人員長期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個可被持續(xù)開發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實體分類體系是建立檔案信息體系的基礎(chǔ)。案卷作為全宗內(nèi)檔案實體分類的結(jié)果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯(lián)系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區(qū)分文件歸屬，反映分類體系的結(jié)構(gòu)和自身的位置；因此是構(gòu)筑分類體系和信息體系重要的結(jié)構(gòu)要素，也是開發(fā)利用信息資源的重要基礎(chǔ)。

2.1保護電子文件的利用價值

檔案是一種獨特的信息資源，它能夠再現(xiàn)歷史的真實性，它的作用是不可替代的。一份檔案的價值只有在整體中才能發(fā)揮價值。通過對這些有這歷史聯(lián)系的文件進行整合才能還原歷史的真實性。正確的歸檔電子文件，需要嚴格的管理和科學(xué)的技術(shù)。它們決定著電子檔案存活的持續(xù)性和真實性。加強檔案的科學(xué)化管理，做好就電子文件的歸檔保管工作，是歷史得以進步的必要條件，是信息資源建設(shè)的重要保障。

2.2電子文件開辟了一條檔案信息利用的新途徑

檔案信息庫建設(shè)就是對現(xiàn)有檔案信息資源進行整合，是檔案信息化基礎(chǔ)和核心。檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量?。粚哟蔚?，則信息量大。案卷作為一個中間層次，具有信息量和詳略度適中、內(nèi)容概括性與問題、事件專指性統(tǒng)一的優(yōu)勢，是獲得所需信息、解決內(nèi)容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。

3.改革立卷方法，適應(yīng)文書檔案管理信息化發(fā)展的需要

檔案管理者應(yīng)該加強文書檔案的管理工作，通過利用現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。案卷的作用雖然很重要，但是對于案卷的改革，必須遵循時代的要求。立卷是文書檔案管理的基礎(chǔ)，對檔案管理各項工作的開展都有著重大的意義。檔案管理者應(yīng)該通過對不同文件的分析和管理，制定出行之有效就的管理辦法，運用科學(xué)化的手段和管理模式，提高檔案工作的工作效率。

3.1要明確案卷概念和明確組卷規(guī)則

過去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個電子案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，要肯定電子案卷特殊的存在形式。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過去組卷要兼顧文件的聯(lián)系和案卷的厚度；因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴謹、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。目前，職能管理在機關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時，文書立卷也是機關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。

3.2運用先進科學(xué)技術(shù)，應(yīng)用計算機輔助立卷

無淪是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化的文書檔案管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現(xiàn)的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構(gòu)、職能和保管期限表等著錄項數(shù)據(jù)，復(fù)制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統(tǒng)計，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計表和交接文據(jù)等?？梢姍n案信息化服務(wù)與文書檔案管理水平將隨著信息化時代的快速發(fā)展而不斷提高。

4.結(jié)論

綜上所述，通過對案卷在文書檔案中的作用的詳細論述，我們可以了解到案卷與電子文件是對立統(tǒng)一的，要把兩者結(jié)合起來才能完成對歷史的再現(xiàn)，要把兩者各有的作用分開來看，才能保證機關(guān)企業(yè)的良好運作。隨著社會的進步，時代的發(fā)展，我們應(yīng)不斷的完善文檔管理的程序，克服其局限性，讓文檔管理為社會做出更大的貢獻。

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