淺談電子校務(wù)背景下的高校檔案管理

文/江蘇農(nóng)林職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陸帥帥

一、高校檔案管理在電子校務(wù)發(fā)展背景下所存在的問(wèn)題

（一）檔案信息資源缺乏共享

我國(guó)從上個(gè)世紀(jì)八十年代就開(kāi)始推行計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，高校各個(gè)部門也都開(kāi)始按照本校實(shí)際的需求在校內(nèi)建立起了信息系統(tǒng)。高校各個(gè)部門也都根據(jù)各自職能以及工作的重點(diǎn)，選擇了不同的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣一來(lái)就造成很多職能部門是并行的，所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)也都存在著很多的重復(fù)，各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)工作沒(méi)有得到很好的開(kāi)展，這樣讓高校各個(gè)部門變成了單獨(dú)存在的個(gè)體，之間沒(méi)有信息的溝通，資源也得不到共享，這已經(jīng)嚴(yán)重限制了高校電子校務(wù)的統(tǒng)一規(guī)劃和發(fā)展。

（二）檔案信息化落后于電子校務(wù)發(fā)展

高校要想發(fā)展電子校務(wù)，實(shí)現(xiàn)校務(wù)的公開(kāi)，那就需要建立起更高水平的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。檔案信息化主要包括了檔案目錄信息的數(shù)字化以及檔案全文信息數(shù)字化兩個(gè)方面的內(nèi)容。從實(shí)行檔案信息化開(kāi)始就一直都只是在進(jìn)行檔案目錄信息的數(shù)字化，只是簡(jiǎn)單的講檔案的目錄信息錄入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，檔案使用者只能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單的目錄檢索，高校對(duì)于檔案全文信息的數(shù)字化還都比較落后，檔案信息與實(shí)體是分開(kāi)的，這不僅不能夠遵循高校電子校務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略，更會(huì)對(duì)高校信息化進(jìn)程造成嚴(yán)重的制約。

（三）檔案安全問(wèn)題過(guò)于明顯

高校發(fā)展電子校務(wù)，加強(qiáng)了學(xué)校檔案部門與其他部門以及社會(huì)外界的聯(lián)系，檔案部門的工作效率也得到了提高，可是這也將給高校檔案管理帶來(lái)嚴(yán)重的安全威脅。在網(wǎng)絡(luò)這種大的背景下，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、硬件設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)黑客等等因素都將會(huì)造成檔案信息安全缺失，發(fā)生嚴(yán)重的泄露事件。所以，高校的檔案部門一定要能夠在積極利用檔案的同時(shí)，注重網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，避免發(fā)生檔案泄露，保證檔案原件的安全。

（四）電子檔案文件管理缺失

高校的檔案能夠?qū)W(xué)校每項(xiàng)工作的歷史情況展現(xiàn)出來(lái)，可以說(shuō)是學(xué)校職工勞動(dòng)與智慧成果。高校實(shí)行電子校務(wù)系統(tǒng)，已經(jīng)能夠進(jìn)行電子化的文化處理，可是對(duì)于電子文件的歸檔以及保管問(wèn)題卻逐步產(chǎn)生。目前，在高校檔案室所保存的只是一小部分的電子檔案文件，還有一大部分的文件都還存留在各個(gè)部門中，這嚴(yán)重制約了電子檔案信息的整合。高校應(yīng)該要加快電子檔案管理，跟上學(xué)校電子校務(wù)發(fā)展的腳步。

三、高校檔案管理與電子校務(wù)相協(xié)調(diào)的發(fā)展策略

（一）加強(qiáng)信息資源共享

檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)只要是來(lái)自不同業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，包括學(xué)生業(yè)務(wù)、人事業(yè)務(wù)、科研業(yè)務(wù)、教學(xué)業(yè)務(wù)、電子公務(wù)業(yè)務(wù)等等，這些業(yè)務(wù)信息目前還都是各個(gè)部門分別管理，信息資源無(wú)法得到溝通，針對(duì)此，高校應(yīng)該要實(shí)現(xiàn)資源共享，尤其是對(duì)于校園電子公務(wù)與檔案之間的對(duì)接，這應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)資源共享內(nèi)容中的重點(diǎn)。高校應(yīng)該要不斷推出能夠適應(yīng)電子校務(wù)發(fā)展的資源共享方案，要能夠建立起健全的辦公自動(dòng)化、檔案服務(wù)以及公文流轉(zhuǎn)等等系統(tǒng)，讓檔案的管理能夠與文件的管理進(jìn)行對(duì)接，數(shù)據(jù)也都能夠進(jìn)行轉(zhuǎn)換，逐步實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，這將是許多高校檔案檔案工作的重點(diǎn)。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

目前，很多高校的檔案還都是紙質(zhì)的檔案，只有很少的文件采用了數(shù)字化的記錄方式，雖然紙質(zhì)檔案管理流程已經(jīng)相對(duì)完全，可是這種紙質(zhì)檔案管理的手段與方法已經(jīng)不再適應(yīng)教育發(fā)展需求以及網(wǎng)絡(luò)信息化的步伐。高校必須要全面開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，要能夠?qū)n案的實(shí)體與信息進(jìn)行分離，讓檔案管理朝著數(shù)字化、信息化發(fā)展。這不僅能夠?qū)⒏咝５臋n案信息資源變的豐富和完備，還能夠提升檔案信息服務(wù)的深度，達(dá)到進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案館藏結(jié)構(gòu)的目的、可是檔案信息種類繁多，不同的信息也具有不同的價(jià)值，開(kāi)發(fā)利用的時(shí)限以及保密程度都存在不同，再加上檔案數(shù)字化成本過(guò)高，所以高校檔案管理人員應(yīng)該要選擇社會(huì)需求大，價(jià)值高的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，建立起高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

（三）增強(qiáng)檔案安全防御能力

增強(qiáng)高校檔案的安全，一方面要加強(qiáng)技術(shù)的保障，從技術(shù)上來(lái)消除檔案管理中存在的隱患。這主要是通過(guò)權(quán)限的設(shè)置、個(gè)人身份的鑒別以及防火墻、數(shù)據(jù)庫(kù)備份等等措施，建立起防范系統(tǒng)；另一方面主要是通過(guò)制定嚴(yán)格地檔案管理制度。由于目前很多高校的檔案業(yè)務(wù)繁雜而且量多，并且都是有兼職人員進(jìn)行負(fù)責(zé)，這樣一來(lái)就必須在整個(gè)工作的過(guò)程中建立起嚴(yán)格的適用于多個(gè)用戶的網(wǎng)絡(luò)版管理系統(tǒng)，要以嚴(yán)格地程序以及制度來(lái)確保檔案信息的安全。

（四）增加電子文件的前端管理

文件從形成到保存再到銷毀，這是一個(gè)完整的過(guò)程。高校在對(duì)電子文件進(jìn)行管理時(shí)，一定要從前端控制入手，可也就是檔案文件的生成階段，在這一階段內(nèi)，檔案管理人員就可以將一部分重要的檔案從高校各個(gè)部門進(jìn)行匯總，整理，進(jìn)行歸檔和保存，將可以在文件形成階段就能夠?qū)崿F(xiàn)的管理功能實(shí)現(xiàn)，這樣就可以保證電子文件的真實(shí)性、完整性以及安全性，檔案管理的功能和質(zhì)量也都能夠得到提升。

[1]侯英杰.電子校務(wù)背景下高校檔案管理的發(fā)展思路[J].蘭臺(tái)世界,2010,(02):52-53.