淺談基層公路工程檔案資料“永樂”軟件的應用管理

文/江蘇省灌南縣公路管理站 劉蓓蕾

一、永樂檔案軟件的特點

我站采用“永樂”一體化檔案管理軟件，從收、發(fā)文登記開始管理，以歸檔類目為橋梁，通過歸檔操作，最終形成檔案。還可以通過文書檔案類、工程檔案類、會計檔案類、特殊載體類根據(jù)在工作中所承擔任務而完成軟件中相應部分，最后匯總到站辦公室檔案部門，進行統(tǒng)一管理。可以方便快捷的查詢工程中的設計、施工、建設管理過程中的各種文件。

二、公路工程類材料的收集，抓好質(zhì)量關(guān)

公路工程活動大致分工程準備、工程施工和工程竣工驗收三個階段。

（一）工程準備階段

首先加強對工程管理部門或工程項目部的主要領(lǐng)導進行檔案意識的宣傳教育，確保領(lǐng)導重視，落實責任。

（二）加強對建設單位、施工單位、監(jiān)理單位三方工程現(xiàn)場管理人員檔案知識的培訓和檔案法規(guī)的教育

工程現(xiàn)場管理人員對建設工程文件的質(zhì)量起關(guān)鍵作用，因為大部分的施工技術(shù)資料由他們來完成的。只有三方面的人員同時負起責任，才能保證工程資料數(shù)據(jù)的真實性、規(guī)范性。

（三）建立質(zhì)量保證體系，制定質(zhì)量保證措施

這一點對于保證工程檔案質(zhì)量是非常有效的。在這個體系中間，建設單位、施工、監(jiān)理單位三方面的工程文件管理人員都要落實到人，三方面的管理人員要明確責任；建設單位的資料員除負責收集工程前期資料、工程管理資料外，還要負責對施工單位、監(jiān)理單位的資料員進行業(yè)務指導和監(jiān)督，施工單位、監(jiān)理單位的資料員負責本單位責任范圍內(nèi)工程資料的收集、編制和整理工作。

三、公路工程檔案資料如何整理

公路工程項目的建設是地方、國家的發(fā)展需要。隨著我國經(jīng)濟的持續(xù)快速發(fā)展，工程建設項目逐年增多，規(guī)模也在不斷擴大?；A(chǔ)設施建設和技術(shù)改造項目在各地如火如荼地進行，眾多新建、續(xù)建的公路工程項目應運而生。如何管理好、使用好公路工程檔案成為擺在公路站面前的一個重要課題。公路工程檔案是公路建設的寶貴財產(chǎn)，它記載著建設者智慧的結(jié)晶，是歷史的真實見證。在共同做好公路工程檔案管理工作中，按照全省統(tǒng)一的作業(yè)指導和連云港地區(qū)的資料管理的相關(guān)標準，對我站收集起來資進行整理。

（一）公路工程資料收集

公路工程資料收集主要包括:開工報告申請、原材料實驗報告、施工放樣資料、實驗報告、施工組織設計、施工技術(shù)方案、檢驗申請、計量資料、質(zhì)量評定資料等等。要遵循工程的形成的規(guī)律和之間的有機聯(lián)系。所有公路工程項目必須是經(jīng)現(xiàn)場路橋工程師、項目經(jīng)理、工程監(jiān)理檢查后得到的真實數(shù)據(jù)。

（二）書寫材料應符合耐久性要求

不能有熱敏紙、不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。簽名應由本人親自書寫，特殊情況需要代簽，代簽人應持有應簽字人的委托書，在簽字處蓋上應簽字人的簽名章（用紅色印泥），并在蓋章處右側(cè)簽上蓋章人的姓名，不允許直接代簽應簽字人的姓名。

（三）組卷方法

每一項工程單獨組卷。對于有具體項目的管理性文件材料也放入針對的項目里組卷。

（四）排列

按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設計、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。在案卷的組合厚度上，應視具體情況，靈活掌握卷內(nèi)文件材料數(shù)量，使案卷保持合適的厚度。

（五）編目

單面書寫的文件材料在其右下角編寫頁號；雙面書寫的，正面在其右下角，背面在其左下角編寫而車，圖樣而號編寫在標題欄外。自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁號；與其它公路工程材料組成一卷的，應排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫卷內(nèi)目錄，不重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù)。每卷文件材料從“1”起編頁號，各卷之間頁號互不連續(xù)。

（六）起止日期應填寫文件材料形成的起止日期。

（七）卷內(nèi)不允許有金屬物。

（八）不裝訂的案卷，應在每份公路工程文件材料的右上角加蓋檔號章。

案卷題名應簡明、準確揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項目名稱或代字及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等。例：××公路××標段K××+×××～K××+×××路基土方工程檢驗認可書、工程報驗單，施工放樣報驗單，原地面處理、路基填筑檢驗申請單及附件。

四、“永樂”軟件在公路工程類檔案中的應用

通過菜單命令打開科技檔案管理，在科技檔案管理子系統(tǒng)中，提供了六個功能模塊：文件級管理、案卷級管理、底圖檔案管理、特殊載體檔案管理、類目管理和報表輸出。我站實行的是公路工程文件級管理。其文件級檔案的檔案號構(gòu)成形式，由檔案人員根據(jù)具體情況自己定義。例：glgc.2005.其中的分隔符“.”是我們根據(jù)需要自己輸入。和其它數(shù)據(jù)管理的模式是相同的。無論是條目式還是卡片式，當前記錄就是數(shù)據(jù)窗口有手指的那條記錄。由工程部門錄好后向公路站檔案部門提交紙質(zhì)檔案的同時提交有關(guān)文件級目錄數(shù)據(jù)庫導出。這樣，就可以通過文件級，也可以通過案卷級進行檢索。在數(shù)據(jù)窗口內(nèi)給出具體的檢索條件，通過按鈕來決定進行檢索。如果有多個檢索條件，可以下拉列表中“與”或“或”。是同時滿足的選“與”關(guān)系，是滿足其中任何一個條件是“或”關(guān)系。如果一個條件不帶邏輯關(guān)系或在邏輯關(guān)系里選擇“END”。如：檢索文件標題中有“檔案”或者有“公路工程”的數(shù)據(jù)，其條件為：檢索項目、運算符號、給定值、邏輯關(guān)系。那么邏輯關(guān)系為“或”、“END”。

五、對做好公路工程檔案“永樂”管理的思考

一條公路，一個項目的建設過程，凝集了設計者、建設者、組織者等很多人的心血，從項目的醞釀、設計、施工、竣工到投入使用需經(jīng)歷很長一段過程，期間所保留的文字、圖紙、圖表等各種形式與載體的文件材料經(jīng)過移交整理形成完整的公路建設項目檔案。在現(xiàn)實中存在的一些問題，一直困擾著公路檔案管理工作者，例如部分領(lǐng)導或項目執(zhí)行者不重視建設項目檔案管理，有可能因為平時忙于其他事務而放松了對建設項目資料的收集與整理。因此檔案管理者一定要強化基礎(chǔ)管理，注重過程控制,要主動參與項目建設的全過程，健全公路檔案工作細則，使各方人員確實履行職責，認真做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用工作。

公路工程檔案管理工作要從工程項目立項抓起。為了使工程檔案管理達到規(guī)范化、標準化、科學化的要求 確?？⒐の募倪B續(xù)性和檔案的完整性。從工程立項開始 就要把工程項目的建檔工作作為整個工程建設任務的一個有機組成部分予以重視，把檔案資料的形成積累納入工程建設計劃，納入工作程序，納入有關(guān)部門和工程技術(shù)人員的崗位職責，實行檔案資料管理制度。檔案管理人員要始終直接參與整個工程的建設和竣工驗收全過程。健全建設工程檔案管理制度。把公路工程檔案質(zhì)量作為考核的主要指標之一，與年終的績效掛鉤，以確保公路工程檔案管理工作的順利開展。再是完善公路工程竣工檔案的驗收移交手續(xù)，保證竣工資料的真實性、準確性和完整性。

總之，加強公路工程檔案管理工作，是一項長期和艱巨的任務。首先我們要從宣傳公路項目檔案的重要性入手，加強各級人員的重視程度，并在保管與利用過程中體現(xiàn)出公路工程檔案的價值和作用。在領(lǐng)導支持的同時，取得各方人員的理解和幫助，確保公路檔案的完整、準確。其次在檔案管理過程中檔案管理者不但要積極探索，及時總結(jié)，不斷創(chuàng)新，更要善于學習借鑒其他單位、其他項目的經(jīng)驗，少走彎路，在工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問題，找出新方法，適應發(fā)展與各種變化，才能更加科學地管理好公路工程檔案，提高專業(yè)工作水平，為公路發(fā)展服務。

以上是基層公路工程類檔案資料在整理、歸檔、組卷過程中需要注意的事項，尤其是在運用了“永樂”軟件之后，在管理上已經(jīng)向信息化邁進了一大步，希望能夠在今后的施工過程中，尤其是檔案資料管理過程中起到一定的指導意義。