對加強密級檔案管理的幾點思考

文/福建社會科學院 楊登超

隨著社會的進步和社會民主化程度的提高，檔案尤其是密級檔案解密后逐步向社會開放，這是社會所需、人民所求。筆者認為，當前各級檔案館（室）管理和開放檔案難度最大的，就是對密級檔案的管理。這也是新時期、新階段檔案部門和檔案管理人員需要重點把握的重要問題。因此，各級檔案部門應針對社會現(xiàn)實需要，采取有力措施加強對密級檔案的管理，認真做好解密檔案向社會開放工作。

一、密級檔案的管理

密級檔案關系到黨和國家的安全。加強密級檔案的管理，是檔案保密工作的重點。因此，檔案管理人員一定要從政治高度和維護國家安全角度，下大力加強密級檔案的管理。

一是密級檔案要單獨保管。密級檔案要單獨存放在鐵皮柜或保險柜內，實行專人專柜保管；檔案庫房要加裝監(jiān)控、報警裝置，確實從保管設施設備上到達規(guī)定要求，確保密級檔案的安全。二是加強密級檔案的日常管理。密級檔案的調閱、移出、銷毀等環(huán)節(jié)，應嚴格按規(guī)定的程序辦理，并進行登記，借閱者要履行簽字手續(xù)。密級檔案借閱完畢應及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因，采取措施補救。三是做好網絡環(huán)境下密級檔案和非開放性檔案的保密管理。要對網絡環(huán)境下普通密級檔案和非開放性檔案設置安全密碼，并根據(jù)其性質界定和不同密級檔案的查閱人員范圍，設置不同的密碼和訪問權限。普通密級的檔案密碼可提供給有查閱權限的人員，機密級的檔案在未解密前，一般不在網上發(fā)布或只在單位內部的局域網上采取加密措施，并按查詢權限實施訪問。四是提高檔案管理人員的政治素質。檔案管理人員知密早、知密多、知密深，他們對保守黨和國家機密負有重要責任。檔案管理人員經常接觸黨和國家秘密，如果保密之弦稍有松懈就會發(fā)生泄密問題。因此，檔案管理人員必須政治可靠，思想品德優(yōu)良，有較強的責任心和保密意識。無論在什么場合，檔案管理人員都要做到守口如瓶，嚴格遵守保密規(guī)定。

二、密級檔案保管期限與保密期限的區(qū)分

確定檔案的保管期限，要正確分析和鑒別檔案的現(xiàn)實和歷史作用。從本單位工作需要以及積累國家歷史文化財富需要考慮，應全面判定檔案的保存價值和保管期限。

保密期限是指某個秘密事項在其確定的期限內，受國家保密法律法規(guī)保護的時限。其確定要根據(jù)國家秘密事項在一定時間內如被泄露，將對國家安全和利益造成危害的程度來確定?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙抟?guī)定》中規(guī)定:除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年以上的以年計，一年以內的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”，是指確定保密期限的機關、單位，可以規(guī)定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關做出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密。

三、檔案密級情況的變化

檔案在保管過程中，其密級是隨著時間的推移和文件貫徹落實情況的變化而變化的，其基本變化是升密、降密、解密。在這些變化中升密是極少數(shù)的，也是暫時的，而大多數(shù)密級檔案趨勢是降密，直至解密。其變化原因有三:一是保密范圍的變化。如原來定密為縣團級可閱的文件，一段時間解密后普通百姓也可閱看，保密范圍發(fā)生變化；二是密級文件作用的變化。如原來密級文件的指導作用與當前工作已不相適應，立檔單位已經廢除了此文件，其密級自然消除；三是保密時限的變化。密級文件分別超過30、20、10年，且不會對國家政治、經濟、軍事、文化等方面造成影響，這樣的文件時限屆滿就應向社會開放。綜上所述，掌握密級檔案解密、向社會開放的問題比較復雜，把握上有一定難度。因此應依據(jù)檔案涉密內容的變化掌握劃密標準，嚴防定密偏高或偏低，密期偏長或偏短的現(xiàn)象，以利于檔案開放等工作的實施。

四、做好檔案密級的調整工作

檔案密級調整，是加強密級檔案管理、實施檔案向社會開放的重要步驟。檔案管理人員應及時、準確地做好這項工作。

1.要貫徹落實《保密法》和《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協(xié)調的基礎上，重點解決好兩個問題:一是嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必糾；二是主動接受保密部門對檔案解密工作的監(jiān)督指導，共同做好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些應限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，從而為進一步做好密級檔案的規(guī)范化、標準化建設奠定基礎。

2.做好檔案的審查工作。檔案審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。這項工作應分三步進行:一是初審。檔案館（室）工作人員根據(jù)相關標準，對開放期限內的檔案逐件進行重點審查，初步判定開放與控制使用的范圍；二是中審。由具有較高政策水平的檔案管理人員，對初審中未能判定開放與控制使用的部分檔案，再次進行篩選、取舍；三是終審。由有關領導和檔案鑒定人員根據(jù)初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終確定檔案的開放與否。

3.做好檔案的解密工作。確定檔案的密級，就是為了讓檔案管理人員根據(jù)不同的密級，采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。如前所述，檔案的密級是動態(tài)而變化的，因此密級檔案一般不能按原有的密級文件進行管理，而應根據(jù)其解密劃控的現(xiàn)狀、要求進行管理。向社會開放的檔案，必須是達到或超過保密時限的檔案。要開放檔案必須先進行劃控解密，把未解密的檔案列入控制使用范圍。過去許多檔案館對其所保管的密級檔案沒有定期解密，從而影響了檔案的開放利用。對密級檔案進行解密，應當遵循保密法的有關規(guī)定進行?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》第16條規(guī)定:“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”也就是說，解密一般由原確定密級的機關、單位或其上級機關及時進行解密。

4.做好檔案開放前的準備工作。一是提高開放檔案案卷的內在質量。對開放檔案進行系統(tǒng)整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的標準；二是建立健全檔案號，使檔案號適應開放后檢索與管理的要求；三是編制檢索工具。包括:基礎性檢索工具（如《開放檔案目錄》）、骨干性檢索工具（如《開放檔案卡片目錄》）、文字敘述性檢索工具（如《開放檔案全宗介紹》）等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主、基礎性檢索工具和敘述性檢索工具為輔的檢索工具體系，實現(xiàn)檢索途徑的多元化，以方便受眾檢索和查詢。