淺談秘書怎樣做好會務(wù)工作

文/王文元

會議作為人們聚眾議事、溝通交流、集納信息、優(yōu)化決策的一種通用形式，一直被機關(guān)、企事業(yè)單位所廣泛利用。如何開好會，開短會，做好會務(wù)工作，是保證會議高效的前提。一名稱職的秘書一定是一個組織會務(wù)工作的高手。

會務(wù)工作即會議的組織、保證和服務(wù)工作。一般需要有會議的領(lǐng)導(dǎo)者、參加者和服務(wù)者三個方面的努力配合。這里主要就服務(wù)者即秘書人員所做的會務(wù)工作加以論述。秘書做好會務(wù)工作的關(guān)鍵在于會前精心準(zhǔn)備；會中做好管理保證；會后及時總結(jié)反饋。

一、會務(wù)工作內(nèi)容

會務(wù)工作的繁簡，與會議的規(guī)定、內(nèi)容、級別有一定的關(guān)系，一般來說，會議越大，規(guī)格越高，會務(wù)工作的內(nèi)容也就越多，做好會務(wù)工作的難度也就越大。對于有些小型會議，僅僅發(fā)個通知，確定時間、地點，做個記錄就行，會務(wù)工作非常簡單。但對于領(lǐng)導(dǎo)層的某些決策會議，人數(shù)雖少，卻十分重要，必須做好精心準(zhǔn)備；大型和特大型會議，由于會務(wù)工作的內(nèi)容較為繁雜，需要由專門成立的會務(wù)組來組織、籌備。本文主要就一般的中型以上會議秘書人員怎樣做好會務(wù)工作加以闡述，從會前、會中、會后三個階段分別進行論述。

（一）會前超前籌措，精心準(zhǔn)備?！胺彩骂A(yù)則立，不預(yù)則廢?！比魏螘h不管是大，是小，是長，是短，均須有目標(biāo)，有計劃，有分析，有論證，準(zhǔn)備工作必須充分。甚至可以說，會務(wù)工作的成敗，很大程度上取決于會議的前期準(zhǔn)備工作細(xì)化程度。具體應(yīng)做好以下幾方面的工作：

1.了解掌握相關(guān)信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好會議議題的確定。議題或由領(lǐng)導(dǎo)提出，或由秘書人員收集，但必須把握住一個原則，就是一定要弄清領(lǐng)導(dǎo)開會的真正意圖，通過開會要解決什么問題，達到什么目的。對收集到的議題要不斷進行篩選，反復(fù)送交領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時還要準(zhǔn)備一些預(yù)備議題，以便見縫插針，同時盡可能避免把不成熟的議題帶到會議上去。

2.做好會議的經(jīng)費預(yù)算工作。包括占場費、租金費、用品費、設(shè)備費、培訓(xùn)費、資料費、住宿費、交通費等預(yù)算。制定會議經(jīng)費預(yù)算應(yīng)本著勤儉辦會、節(jié)約辦會的原則，盡量降低會議的成本，另一方面也要有一定的彈性，注意留有余地。如果把一個只有幾十個人參加的工作會議預(yù)算經(jīng)費支出為10萬元，那就是一次失敗的會議費用預(yù)算。

3.做好會議議程、日程的制定。會議議程是對會議主要內(nèi)容所做的順序排列，應(yīng)當(dāng)簡明概略，切不可拖沓冗長。會議日程是會議議程在時間上的具體安排，一般采用表格式，將會議議程的各項分別固定在會議期間每天的上午、下午及晚上三個單元，使與會者一目了然，反之，就會讓與會者之間互相打聽，誰也沒有一個準(zhǔn)確的說法。舉例來說：

2月18日 預(yù)備會議

2月19日 正式會議

2月20日 會議結(jié)束

上例的這個會議日程安排表制定得就不算很成功，因為它違反了會議日程的制定方針 （應(yīng)把與與會者有關(guān)的需配合的事項準(zhǔn)確無誤地事先告之），所以在制定會議議程、日程的安排上，一定要做到明確、具體、準(zhǔn)確、無誤。

4.做好與會人員范圍的確定及會議通知的發(fā)送。注意何種規(guī)格檔次的會議由何種層次與何種身份的人參加。據(jù)我所知，現(xiàn)在社會上有些單位辦會，動不動請上一堆“名人”，根本不按會議的實際需要確定與會人員。這樣做，除了給會議的主辦單位與會議的組織者增加會務(wù)工作負(fù)擔(dān)外，什么作用也達不到。擬定與會人員名單，應(yīng)根據(jù)會議的實際需要，做到應(yīng)參加者不漏，不應(yīng)參加者不請，盡量避免以上情況的發(fā)生。在發(fā)送會議通知時，一定要注意其準(zhǔn)確性，把會議的時間、地點、對象及注意事項預(yù)先打在一張通知單上，按單通知至相關(guān)單位與個人，秘書同時需記錄下接收此會議通知的具體人員，確保信息傳遞到位。

5.做好會議文件的準(zhǔn)備。會議文件的準(zhǔn)備工作也是會前工作的一項重要內(nèi)容。包括兩方面內(nèi)容，一是會議文件尤其是會議的報告稿、領(lǐng)導(dǎo)人的講話稿等主旨文件的起草工作一定要提前做好準(zhǔn)備。為達到這一要求，秘書人員必須做到有快手備用，并能熬夜突擊。二是會議文件的印制及復(fù)制工作，復(fù)制的文件一定要做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，同時在復(fù)印前一天對復(fù)印設(shè)備的功能進行確認(rèn)，避免越是緊急，越是有重要的文件需要印，機器越是出毛病的情況發(fā)生。

6.做好會場布置。主要包括會場的布置工作及會議用品的準(zhǔn)備工作。會場的布置，主席臺的設(shè)置，座次的安排以及為烘托渲染氣氛所做的裝飾都要依會議的性質(zhì)及會議的要求而定。會場用品的準(zhǔn)備一般包括會議的必備用品 （文具用品、桌椅、臺布、茶具及擴音、照明、通訊設(shè)備）的準(zhǔn)備及會議的特殊用品的準(zhǔn)備。專業(yè)性的特殊的會議還需準(zhǔn)備特定的會場用品。如選舉會議所需的投票箱、選票，表彰會所需的獎品及領(lǐng)獎時的音樂；專業(yè)性會議所需的幻燈機、投影儀；談判性會議需準(zhǔn)備的簽字筆。這些必備用品及會議的特殊用品都要提前送到會場，且要一一檢查過確保好用，有效。

7.做好會議行政事務(wù)性準(zhǔn)備工作。主要包括做好與會人員的迎送、交通、食宿、后勤保障、醫(yī)療、參觀訪問、文化生活等安排，這些行政事務(wù)性工作要打好提前量，并一一細(xì)化，責(zé)任落實到人，每個人都把分內(nèi)的工作做好，會議的質(zhì)量就有了保證。

8.做好會議服務(wù)人員的培訓(xùn)工作。會務(wù)工作的成功與否與會議會務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量有直接的關(guān)系。訓(xùn)練有素的稱職的秘書服務(wù)人員應(yīng)做到儀表舉止端莊得體；用語禮貌謙和；態(tài)度熱情大方，善于辦事，恪盡職守。不難想象，一個沒有經(jīng)過訓(xùn)練、不分場合，把持無度，舉手投足依個性所為的會議服務(wù)人員，怎能把會議籌劃、組織、服務(wù)得到位？

以上所列的是會前準(zhǔn)備階段八個方面非常重要的工作，只有同時做好這八個方面的工作，會前工作的準(zhǔn)備才可稱之為充分，也只有做好這些，才能保證會議進行階段及會后階段工作順利進行。

（二）會中協(xié)調(diào)控制，做好管理保證。主要應(yīng)做好以下四方面的工作。

1.做好會議的報到、簽到工作。會議的簽到用品，會議簽到時發(fā)放的材料一定要準(zhǔn)備充足并提前送到會場，放到指定位置，擺設(shè)好，同時禮貌熱情地接待與會人員，并設(shè)專人引導(dǎo)與會人員做好簽到。

2.做好會議文件用品的發(fā)放及會場各種設(shè)備的操作工作。會議期間分發(fā)的文件主要是會前未發(fā)的文件及會中新產(chǎn)生的簡報類文件。把會議用品及會議所需文具準(zhǔn)備充足。秘書還要熟練使用操作會場內(nèi)的音響、燈光及通風(fēng)設(shè)備、必要的安全設(shè)施的操作，并能夠保證在設(shè)備發(fā)生故障時，第一時間到達，以確保會議的理想效果。同時隨時保證主席臺及會場人員茶水飲料的充足。

3.做好會議記錄工作。秘書人員在做好與會人員簽到、發(fā)放完會議材料后，要做好會議記錄，學(xué)過速記的可用速記，在做好用文字原始記錄的同時，最好用錄音筆或錄相設(shè)備做好實況記錄。一是便于會后紀(jì)要的整理，二也是為了存檔的需要。

4.做好會場外與會人員的食宿安排工作。盡管食宿安排工作在會前已安排就緒，但仍不免有一些與會者提出與會人員預(yù)料不到的要求及建議，作為會務(wù)工作的組織服務(wù)者，應(yīng)盡量考慮給以滿足與解決。

5.做好會場內(nèi)外的保衛(wèi)與保密工作。包括協(xié)助服務(wù)人員做好入場的驗證監(jiān)票工作；會場秩序的維護工作；會場內(nèi)的安全保衛(wèi)工作；會議材料的保密工作。

會中階段秘書做好會務(wù)工作的關(guān)鍵在于協(xié)助與控制。

（三）會后及時總結(jié)與反饋。會議結(jié)束并不意味著會務(wù)工作的終結(jié)，還要做好會議重要文件的清退、會議資料的收集，會議紀(jì)要的整理及會后的反饋、立卷歸檔工作。會議結(jié)束后，根據(jù)保密原則，該收回的文件盡快收回，該匯總的要及時匯總。結(jié)合搜集的會議前前后后產(chǎn)生的有關(guān)文字、聲像材料全部進行分類后進行歸檔。會后反饋工作雖然是在會后進行，但它卻是會議善后工作的一項重要內(nèi)容，是整個會務(wù)工作的一個重要的組成部分，因為它能夠直接反映出會議效果的好壞以及會議的主旨精神是否能夠落到實處。

綜上所述，盡管會務(wù)工作的會前、會中、會后階段的會務(wù)內(nèi)容各不相同，但它們之間是相互關(guān)聯(lián)、相輔相成的關(guān)系，一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，就要影響到下一環(huán)節(jié)甚至整個會議，只有對會務(wù)工作中的各個環(huán)節(jié)統(tǒng)一安排、統(tǒng)一部署，才能保證會議的高質(zhì)量、高效率及會議的圓滿成功。

二、會務(wù)工作技巧

要開會，就會有會前、會中、會后許許多多的會務(wù)工作要做。怎樣把這些工作以最短的時間，花費最少的精力，取得最佳的效果，這就是會務(wù)工作的技巧。大體可分為以下幾個方面：

（一）明確目的及作用，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好開會前的各項準(zhǔn)備工作。

1.首先要知道有哪些會議，會議有何作用；其次，要了解會務(wù)工作的各項要求、任務(wù)、目的及指導(dǎo)思想和做法；對這些有了明白透徹的了解，有助于把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，與領(lǐng)導(dǎo)搞好配合。

2.在會前議題、議程及大會人員編組的問題上，決定權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)，秘書人員只有建議的權(quán)利，一旦領(lǐng)導(dǎo)確定下來，秘書人員必須嚴(yán)格遵守。另外議題除極特殊情況外，應(yīng)提前兩天，重大會議應(yīng)提前10天通知與會人員。

3.在確定與會人員名單時應(yīng)注意該參加的一定要提及到。但也要考慮到列席人員不可過多，過多就會影響會議效果；在發(fā)放與會人員通知時，尤其應(yīng)注意對于擬調(diào)動但尚未調(diào)動人員的通知一定不要發(fā)錯，一定要附上會議通知回執(zhí)，以便安排與會人員食宿。

4.在布置會場時，應(yīng)本著什么性質(zhì)的會議就應(yīng)突出什么樣的氣氛的原則，不可千篇一律。在人員座位的安排上，有多少人參加的會議就擺多少椅子 （可以稍多幾把），因為擺椅子過多，與會人員總會謙虛地往后坐，容易使會場顯得很分散，也不便于討論問題。

5.會場設(shè)施的安裝調(diào)試應(yīng)及早做準(zhǔn)備，會議用品也要提前送到會場并專人專職。

6.會議文件的準(zhǔn)備工作，要明確內(nèi)容與范圍，責(zé)任具體落實到人頭，還要有具體的時間限制，既要有迅速起草文件的秀才，也要有善于接待、應(yīng)對辦事的組織者。

7.在做好會議固定工作的同時，在會前還要協(xié)調(diào)安排好足夠的通訊員、聯(lián)絡(luò)員及服務(wù)人員，以便做好會議期間的臨時性工作。但也要考慮服務(wù)人員的比例一定要與出席會議的人數(shù)比例相協(xié)調(diào)、適中。這些都是會前會務(wù)工作應(yīng)注意的事項。

（二）會中要嚴(yán)密組織，熱情周到地搞好服務(wù)工作。會議進行到會中，會議主持人指揮調(diào)度控制會議的進行，秘書在此階段主要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮控制。除了做好各項管理保證工作外，最主要的是掌握會議動態(tài)與信息，做好會議記錄與會議情況的收集工作及會中的一些臨時性工作。協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)使會議按事先規(guī)劃的軌道進行。對于會議進行當(dāng)中出現(xiàn)的好的苗頭與壞的傾向，都要了如指掌，如出現(xiàn)新的未意料到的情況，則應(yīng)及時提出建議和補救措施，并報主管領(lǐng)導(dǎo)。

1.在組織與會人員簽到時，要手中備一份與會人員的名單、聯(lián)系方式及與會人員的抵離時間表。

2.在接待與會人員時，態(tài)度一定要禮貌熱情，在證實報到人員的身份后，再將事先準(zhǔn)備好的文件袋發(fā)給與會人員，還要對報到人員住處的電話號碼進行詳細(xì)登記，以備隨時聯(lián)系。

3.要隨時掌握報到人數(shù)，發(fā)現(xiàn)該報到而未報到的，應(yīng)抓緊催促，保證在開會之前與會人員能夠全部按時到達。

4.會中發(fā)放文件同樣要做到準(zhǔn)確，并注意保密與履行登記手續(xù)。另外，作為秘書人員還應(yīng)不斷強化自己記人的本領(lǐng)，在可能的條件下熟悉所有可能參加會議的各級領(lǐng)導(dǎo)同志，這不但對于簽到工作是必要的，而且在會議進行中，對于傳遞文件，做好會議記錄等都是非常必要的。

5.會議記錄時必須真實、準(zhǔn)確、完整。如果會議記錄記得馬馬虎虎，殘缺不全，會后連自己都很難看清楚，則無法整理出一份很好的快報或紀(jì)要。會中各項活動的安排，要切身考慮到各位參會領(lǐng)導(dǎo)的工作任務(wù)，以不增加領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)擔(dān)為原則，以上是秘書在會中會務(wù)工作的幾點需要注意的事項。

（三）會后要妥善處理好一切事宜。在會后，會務(wù)工作的主要工作是送別與會人員，清理會場，歸還借用物品，結(jié)算會議經(jīng)費等，重點是會議文件的整理，協(xié)助傳達貫徹會議精神，把信息及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)。這些工作雖然是在會后進行，但處理的好壞直接關(guān)系到此次會議的質(zhì)量。

1.做好會議文件的清退。在會議結(jié)束前開具一份應(yīng)退文件的清單，按單做好收集。

2.在統(tǒng)計到會人數(shù)時，還要注意不要把原定到會人數(shù)、通知人數(shù)、報名人數(shù)、報到人數(shù)等混淆。

3.在會后文件的立卷歸檔時，無論大會還是日常的工作會議，一般每份文件都要保存三份，即一份原稿，兩份打印稿。

另外，秘書會務(wù)工作的藝術(shù)還包括以下幾點：在各部分之間分工明確各負(fù)其責(zé)的同時，還必須密切協(xié)作，主動配合，以利步調(diào)一致地進行工作；還有大型會議的工作人員多是來自各個不同的部門，任務(wù)要求各不相同，必須實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，要有嚴(yán)格的組織紀(jì)律性，做到一切行動聽指揮，重大問題及時請示匯報，不得各行其是；還要保證有良好的會風(fēng)，各項工作都要堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，各項活動的安排，都要想在前面，做到前面。

總之，對于每次會議的指導(dǎo)思想、目的、任務(wù)一定要明確，不開糊涂會；圍繞主題，做好會議各種文件、方案的準(zhǔn)備工作，或會前發(fā)給與會者，或根據(jù)會議的要求發(fā)放，不開無準(zhǔn)備的會；再一個就是領(lǐng)導(dǎo)要加強對會議的控制與指導(dǎo)，不能放羊跑馬，不著邊際地亂跑，而要隨時掌握情況，及時研究，適時決定和總結(jié)。

綜上所述，做好會前、會中、會后精心準(zhǔn)備與落實是保證會議成功的前提，同時注重會務(wù)工作的技巧與藝術(shù)性，秘書人員就一定能夠把會務(wù)工作組織好。