對檔案管理現(xiàn)狀的分析與建議

文/張純艷

21世紀是以知識和信息為特征的新時代，檔案涵蓋了政府、社會組織、企事業(yè)單位、公民活動中產生的有價值的信息資料，因此，檔案管理工作顯得尤為重要，這就要求檔案工作者必須認清形勢的變化、緊跟時代的步伐，把握時代脈搏，進一步解放思想，轉變觀念，積極主動地為經濟建設主戰(zhàn)場服務，為全面建設小康社會服務。

一、檔案管理工作的重要性

（一）單位的科學決策離不開檔案。檔案是歷史的真憑實證，是第一手參考材料。首先，它是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地記錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿；有的留有機關領導人或有關人員的親筆簽署或批示；許多文件蓋有制發(fā)機關或個人的印信；有些材料是以照片、錄音帶、錄像帶的形式存在的，這也是檔案具有憑據作用的證明。還有一些文件材料，如合同、契約等制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用就更加強烈、更加明顯。

（二）宣傳教育、與時俱進開展各項工作離不開檔案的生動素材。通過《中華人民共和國檔案法》的頒布實施，我國檔案工作重新走上了依法管理的軌道，檔案事業(yè)的宏觀管理得到全面加強；各機關、各單位檔案室，各級各類檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和現(xiàn)代化技術的運用工作扎實推進，檔案在為社會各方面服務中發(fā)揮了重要作用。檔案工作也是企業(yè)的窗口，是檢驗企業(yè)整體管理水平的抓手，監(jiān)督和檢查的重要基礎。企業(yè)的檔案工作已不僅限于加強對檔案自身的管理，而是立足于通過加強檔案管理來提升企業(yè)的整體管理水平。

二、檔案管理中的現(xiàn)狀與問題分析

（一）檔案意識和法制觀念淡薄，檔案管理不規(guī)范。由于一些領導、部門以及員工對 《檔案法》不了解，思想觀念落后，檔案意識不夠，沒有認識到檔案工作的重要性，在管理上松懈，檔案隨意擱置，沒有按照 “集中管理”的原則；有的單位領導主要精力放在抓經濟上，整天忙于中心工作或民生工程，對檔案意識相當薄弱；有的領導干部甚至認為檔案工作只是檔案員的事，對檔案工作不聞不問，檔案問題得不到解決，場所、經費、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

（二）基礎設施差，室藏檔案貧乏，存在著嚴重的短期行為。由于認識不到位，導致檔案工作標準不高。從目前現(xiàn)狀看，很少有單位做到檔案室、辦公室、閱覽室三分設。有的檔案庫房與單位辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理，更不用說有 “六防”設施，保管條件差，多數(shù)已成為倉庫。有的單位片面地追求檔案管理升級達標，忽視了檔案服務功能的開發(fā)，最終使檔案室花了錢卻成了擺設。很少有單位從本單位工作的長遠發(fā)展來高起點、高標準、高質量地規(guī)劃檔案工作。

（三）體系不順、管理不嚴、職責不明，檔案工作缺乏有效機制。目前，部分單位檔案管理工作較為紊亂，認為搞經濟建設是硬任務、硬指標，而檔案工作可有可無，檔案工作處于松馳狀態(tài)。不少單位雖然建立了檔案室，但檔案工作流于形式，不規(guī)范、職責不明確、任務不落實、人員不到位。有的單位雖然制定了檔案管理制度，但由于管理不嚴，檔案收集難、利用難、編研難等現(xiàn)象十分突出。有一些檔案庫房能真正成為保管檔案的基地，少數(shù)檔案室雖然建立了制度，但流于形式，檔案利用、庫房管理、檔案檢查等沒有按制度落實。部分單位未建立檔案管理領導小組，管理力度不夠，尚未開展有效的、正常的檔案管理工作。

（四）未有效開發(fā)檔案資源，檔案檢索、利用開展緩慢。開發(fā)檔案信息資源，服務農村兩個文明建設是一項社會化的系統(tǒng)工作，需要激發(fā)單位各部門和廣大干部職工踴躍參與的積極性，并使其轉化為自覺的行動。有的單位只將檔案工作當作 “面子工程”來對待，沒有充分認識到檔案是現(xiàn)代化建設的需要，是經濟建設的需要。因此，一些領導疲于孤軍作戰(zhàn)，熱衷于階段性成果，一旦檔案管理達到星級標準，就放松了對檔案工作的重視。一些檔案工作只注意治表不治本，沒有將檔案工作列入議事日程，列入目標管理責任制考核范圍之內，只搞突擊性，雖然花了很大力氣，但收獲甚少。

三、對檔案管理工作的思考與建議

（一）加強領導管理，提高檔案認識，舍得為檔案事業(yè)的發(fā)展投入。領導的重視是做好檔案工作的重要保證。領導特別是分管領導分工要明確，對檔案工作思想上要有位置，切實解決檔案管理工作中存在的一些困難和問題。首先要加強綜合檔案的工作，并配備與檔案工作任務相適應的人員；其次是建立檔案管理網絡小組，配備兼職檔案員，并將檔案管理與目標管理責任制相結合。同時要根據檔案管理工作辦法，結合實際制定出切實可行的檔案管理細則，使檔案工作盡快走上制度化軌道。認真聽取關于檔案工作的匯報，落實相關工作經費，及時解決檔案管理中出現(xiàn)的一些問題，時刻關心和支持檔案工作者，努力為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境。要有意識地引導、培訓檔案人員，肯投入財力，讓本單位檔案管理工作更上新的臺階。

（二）舍得投入，配置科學，切實將檔案事業(yè)列入公司可持續(xù)發(fā)展。檔案經費開支要列入本單位年度預算，確保資金足額到位，積極爭取上級部門的財政支持，高標準嚴要求建設好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，有條件的單位還可以添置空調、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。檔案事業(yè)的發(fā)展必須靠經濟的投入，資金短缺、投入不足是影響檔案事業(yè)發(fā)展的重要原因，增加檔案事業(yè)經費投入，完善檔案服務功能，是搞好檔案工作的基礎條件。

（三）加強指導，綜合利用，進一步提高檔案水平。要嚴格按照國家有關檔案工作的法律法規(guī)，對應歸檔的文件材料，做好文件的收集、整理、歸檔工作，對檔案文件要嚴格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作，制定一套嚴格的制度，做到檔案查閱、借閱和歸檔入庫有登記。單位在選配好檔案管理人員后，要建立穩(wěn)定的檔案隊伍。經常關心和支持檔案管理員的工作，為他們提供良好的工作環(huán)境，落實相關福利待遇，對工作業(yè)績突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，讓他們工作上有想頭，政治上有奔頭，安心本職工作。檔案主管部門要加強工作指導，切實提高檔案管理水平。