論高職院校教學秘書工作存在的問題和對策

程紅 龔偉申

摘 要：教學秘書的工作是高校教學管理工作中必不可少的環(huán)節(jié)，同時也是教學管理團隊中的重要一員，在隊伍中發(fā)揮著不可替代的作用。所以，教學秘書工作效率的高低、質(zhì)量的好壞對教學管理有直接的影響。教學秘書管理工作中尚存在一些具體問題，相應(yīng)的解決對策：引進先進的教學管理軟件；健全規(guī)章制度，工作時有據(jù)可依；加強教學秘書隊伍建設(shè)的專業(yè)性、穩(wěn)定性。

關(guān)鍵詞：教學秘書；問題；對策

中圖分類號：G47 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）26-0342-02

對于高職院校而言，教學工作是所有工作中的重中之重，教學工作的優(yōu)劣很大程度上會影響到教學管理水平以及人才培養(yǎng)的質(zhì)量。教學秘書是學?；鶎咏虒W管理團隊的執(zhí)行者，高效、細致的工作，是保證教學正常運行的基礎(chǔ)，對維護高校教學秩序的建立與運行起著至關(guān)重要的作用。教學秘書是學院、教師、學生之間的一座橋梁，起著承上啟下的作用，其責任之大不言而喻。目前由于各大高職院都在進行體制改革，教學管理工作也發(fā)生了一些變化。實現(xiàn)了二級管理模式，即精簡原有的教務(wù)部門的人員配置和管理內(nèi)容，將大量工作下派到各個學院、系部。教學秘書也由原來的系部教學秘書轉(zhuǎn)變成了學院教學秘書，管理的范圍擴大了，承擔的工作量也成倍數(shù)在增加。一些教學秘書由于是兼職，同時還承擔著一定數(shù)量的教學工作量，這對教學秘書的工作更加形成了嚴峻的考驗。事情多、責任大、壓力強這些都造成了教學秘書的頻繁更換，給教學管理的各個方面帶來了很多問題。筆者從三年的高職院系部教學的工作經(jīng)驗出發(fā)，對教學秘書一職存在的問題進行闡述，并針對個人的體驗、感受談?wù)勂浣鉀Q方法。

一、高職院校系部教學秘書工作的特點與問題

（一）工作內(nèi)容瑣碎、繁雜、涉及面廣、責任重大，精神壓力大

眾所周知，教學秘書工作涉及的內(nèi)容廣泛、事情繁雜、它起著上傳下達的作用。例如要將學校的各項教學通知，及時準確地傳達到院（系）、教師、學生，保證正常的教學秩序；同時還要將學生的學習意見收集、整理、總結(jié)，匯報給上級領(lǐng)導(dǎo)或管理部門，為各級領(lǐng)導(dǎo)解決實際問題提供切實有效地第一手資料；日常的教學工作內(nèi)容更是頗多，教師方面：教學任務(wù)安排，教材征訂，教師課表、校歷、成績記載表打印發(fā)放，調(diào)、代課，各種考試的監(jiān)考安排，試卷收集，教師工作量統(tǒng)計等；學生方面：安排選課，組織補考、重修、期末各類考試，試卷歸檔，技能考證、計算機等級考試、英語四六級考試報名工作；其他方面：每月教師津貼、外兼課時費的結(jié)算，每周教學例會記錄，期初、期中、期末教學檢查工作，學生座談會組織，各種資料的整理存檔等等，這些都是固定的常規(guī)性工作。還要及時、妥善的處理好臨時突發(fā)性事情。稍有不慎，就可能造成教學事故，責任重大。在安排工作時還要協(xié)調(diào)好各方面的情緒、做事情總是要考慮再三，這都對教學秘書的精神造成了一定程度的負擔。

（二）缺乏專業(yè)技術(shù)支持，工作耗時長、效率低

如今高職院校的教務(wù)處都配備有相應(yīng)的教務(wù)管理軟件，來簡化學校教務(wù)管理的工作量，既省時又省力。但是，在各系部卻缺少相應(yīng)的管理軟件技術(shù)支持。并且學院也缺乏對教學秘書進行辦公自動化軟件的相關(guān)培訓(xùn)，對于常用的一些office軟件，例如：word、excel、PPT等，都是依靠教學秘書自身的水平來操作使用。教學秘書普遍都只會一些簡單的基本操作，沒有充分利用這些軟件來簡化工作量。這必然造成教學秘書大量的工作是靠人工進行重復(fù)性的、機械性的計算、統(tǒng)計、匯總。既耗費時間，也容易出現(xiàn)失誤，造成工作效率低下。

（三）教學秘書隊伍建設(shè)不合理，兼職情況普遍

目前，各大高職院校的教學秘書一職很多是由系部的青年教師兼職的。這樣的安排使得教學秘書在承擔大量的教學管理工作的同時，還要完成系部教學工作量和科研任務(wù)，以及自身的專業(yè)知識提升、進修。兩者之間相互影響，必然增加了工作難度。作為教學秘書完成好教學管理工作是自己的職責和任務(wù)，而作為一名教師為了自身專業(yè)知識的提升和全面發(fā)展，也必須進行相應(yīng)的深化提高?？墒谴罅康慕虒W工作占用了太多的時間，為科學研究、項目申報、課題申請能留出來的時間少之又少，這樣必然導(dǎo)致科研成果缺乏，在各類評獎評優(yōu)、職稱評定、職務(wù)晉升時相對不利。

（四）制度建設(shè)不完善，造成操作難度大

教學秘書主要工作就是協(xié)助學校教務(wù)部門和本系教學主任進行常規(guī)的教學管理、安排。實際工作中要服從上級領(lǐng)導(dǎo)的安排，服務(wù)于教務(wù)部門，系領(lǐng)導(dǎo)、教師和學生等多個群體。由于對教師的考核中很多內(nèi)容沒有細化，造成了實際工作操作難度較大。例如：每學期的各類考試的監(jiān)考安排，由于缺乏對老師具體考核要求，造成此項工作安排時難以實施，既要體現(xiàn)公平性，又要兼顧到個別教師的特殊情況，即便采用輪流監(jiān)考的方式，也會造成很多老師的不理解，稍有不慎就會造成人際關(guān)系緊張。這都使得在安排工作時左右為難、縮手縮腳、心理負擔加大。

（五）缺乏合理的考核和激勵方式，進修、學習機會很少

教學秘書的工作即平凡又繁瑣，即忙碌又緊張，但是其工作量難以量化，效果也不是立竿見影，缺乏衡量勞動成果的標準。其工作也很少被重視，缺少個人業(yè)務(wù)培訓(xùn)、進修、參加學術(shù)會議、外出訪問的機會，現(xiàn)有的制度也沒有相應(yīng)的獎勵和激勵方式，大多數(shù)人都認為此項工作任何人都可以勝任，無非就是打打電話，發(fā)發(fā)信息，整理資料而已，很難真正體會和理解其中的復(fù)雜性和難操作性。工作得不到認可和支持，付出的勞動得不到尊重和理解。

以上種種都是造成基層教學秘書工作壓力大、精神緊張、心里不平衡，工作的積極性、主動性和熱情性逐漸降低的原因，導(dǎo)致的結(jié)果就是離崗、轉(zhuǎn)崗的人員相對較多，隊伍不穩(wěn)定，流動性大，這些都會對整個學校教學工作的開展，教學秩序的正常進行有著負面的影響，必須要引起重視。

二、改進高職院校系部教學秘書工作的幾點建議

（一）引進先進的教學管理軟件

隨著計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，目前針對各行各業(yè)的技術(shù)軟件越來越多，也越來越細化。作為培養(yǎng)人才搖籃的高等院校，也應(yīng)該在教學管理工作中體現(xiàn)出與時俱進的先進思想。適時的引進先進的教學管理軟件，將大量費事、費力、重復(fù)的工作，通過計算機軟件或先進的通信技術(shù)來完成，既節(jié)省了人工成本也節(jié)約了時間消耗。例如：可將全校的教學管理信息化，通過使用同一的系統(tǒng)或平臺，就能夠及時的發(fā)布消息、提交資料、傳達精神；請專業(yè)人士定期對教學秘書進行辦公自動化軟件的相關(guān)培訓(xùn)，使其深入了解軟件的更多功能，并熟練掌握；開發(fā)教師津貼核算系統(tǒng)，包括教學工作量核對模塊、教學工作量計算模塊、教學工作量統(tǒng)計報表模塊、津貼計算模塊等，由學校統(tǒng)一管理，并給各學院教學秘書一定的權(quán)利，以此方式來簡化津貼的計算。這些措施的實施將大大地減少教學秘書日常重復(fù)性、機械性的工作量。各個系部的教學秘書也可以通過使用熱門的工具e-mail、QQ、飛信或是微信來向教師、學生發(fā)布各種教學信息，利用一切有利的技術(shù)手段來降低一些不必要的工作量。通過管理手段的不斷創(chuàng)新，提高工作的效益和效率，切實發(fā)揮教學秘書的作用，促進學校教學管理的現(xiàn)代化、科學化。

（二）健全規(guī)章制度，工作時有據(jù)可依

教學秘書工作很大程度上是服務(wù)于全系教師和學生。作為服務(wù)對象，學生們基本上能夠做到積極主動地配合。但是對于極個別的教師而言，可能平時的教學工作量、科研方面的壓力，或者是其他方面的原因，經(jīng)常會對教學秘書的工作有些負面的影響。會出現(xiàn)例如提交資料不及時、不準確；監(jiān)考任務(wù)不樂意執(zhí)行；調(diào)、代課次數(shù)過多；試卷重復(fù)率高等等的情況。雖然這些都不是什么大事，但是這些細枝末節(jié)的事情會嚴重增加教學秘書的工作效率，也會影響整個系部教學管理工作不能及時、準確的展開、執(zhí)行。建議對教師的考核不單單只從教學工作量、科研成果、社會工作幾大方面進行，應(yīng)細化考核內(nèi)容，將教師工作的其他內(nèi)容設(shè)立相應(yīng)的考核標準，如果已經(jīng)設(shè)立的應(yīng)嚴格貫徹執(zhí)行。這樣教學秘書工作起來才能做到有章可循、有據(jù)可依，將教師過去的被動配合轉(zhuǎn)變成主動響應(yīng)，有了全體老師的積極主動配合，教學管理工作必然會更加順利的進行。

（三）教學秘書隊伍建設(shè)的專業(yè)性、穩(wěn)定性

教學管理是一項連續(xù)性，銜接性很強的工作，作為教學管理的基層工作者教學秘書經(jīng)常更換必然會影響教學管理的質(zhì)量和效率。建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、隊伍穩(wěn)定、素質(zhì)高、服務(wù)意識強的教學秘書隊伍是高校必須做好的一項基本工作?？梢栽O(shè)立教學秘書崗，選拔專職教學秘書隊伍，并建立合理的考核、獎勵機制，充分肯定和評價教學秘書的工作業(yè)績，提高教學秘書的工作地位與待遇。對工作表現(xiàn)優(yōu)異者或能力突出者給予一定得表彰和獎勵，在職稱評審時給予優(yōu)先考慮。提供一定的晉升平臺。打消工作者的消極情緒，激發(fā)工作熱情，這樣才能整體的提高教學秘書隊伍的素質(zhì)和水平、激發(fā)教學秘書高效率的完成各項教學任務(wù)。

（四）提高對教學秘書工作的認識，提供學習、交流、進修的機會

教學秘書作為教學工作基層的組織者、參與者、監(jiān)督者，應(yīng)該得到公正客觀地評價。提供一些外出學習、培訓(xùn)、再深造的機會，讓教學秘書在教學管理方面得到及時的更新。開展教學管理工作經(jīng)驗交流活動，可以對教學管理中出現(xiàn)的問題進行討論。通過這些舉措，教學秘書可以豐富自己的管理知識、學習更多先進的管理技術(shù)、理念，從而更加有效高質(zhì)量的完成教學管理任務(wù)。

三、結(jié)束語

教學秘書“平凡”，但是“平凡”不一定“簡單”。只有正確地認識教學秘書在高職院教學管理團隊中的作用和存在的問題，才能夠采取恰當?shù)拇胧┖蛯Σ撸瑯?gòu)建完善的標準和制度，提供合理的發(fā)展機會和平臺，解決他們的心中疑問，打消其后顧之憂，激發(fā)和提高其工作的積極性、主動性，從而保證教學管理團隊的穩(wěn)定性，促進學校的教學管理水平的全面提升。

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