圖書資料采購監(jiān)管機(jī)制研究*

陳 碧

（廣東海洋大學(xué)圖書館，廣東 湛江 524088）

新世紀(jì)以來，隨著大學(xué)生在校人數(shù)的增加、教育部本科教學(xué)工作水平評(píng)估的開展，高校對(duì)文獻(xiàn)資源建設(shè)投入大幅增加，圖書資料采購作為重要而特殊的學(xué)校采購行為，越來越受到重視。自2004年起，各高校圖書館雖然都采用了政府采購方式，有效規(guī)范了經(jīng)費(fèi)管理，節(jié)約了購書費(fèi)用，規(guī)避了違規(guī)操作，降低了廉政風(fēng)險(xiǎn)，但部分圖書館把招標(biāo)這一環(huán)節(jié)當(dāng)作是政府采購的全部，認(rèn)為招投標(biāo)工作結(jié)束，采購工作也隨之結(jié)束。另一方面，圖書資料與一般貨物不同，有其采購特殊性，有可能出現(xiàn)職能部門因?qū)D書資料采購業(yè)務(wù)不熟而監(jiān)管不力以及圖書館為某種利益逃避相關(guān)部門監(jiān)管等情況，進(jìn)而衍生圖書資料采購中的腐敗問題，給文獻(xiàn)資源建設(shè)、圖書館事業(yè)發(fā)展造成負(fù)面影響。因此，要加強(qiáng)對(duì)圖書資料采購工作的監(jiān)管，把采購活動(dòng)與監(jiān)督管理有機(jī)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)采購的應(yīng)有效益。

1 圖書資料采購監(jiān)管的意義

1.1 有效遏制腐敗行為的發(fā)生

完善的采購工作機(jī)制既能有效地防范采購過程中的權(quán)錢交易行為，增強(qiáng)公共財(cái)產(chǎn)安全度，又能有效約束采購人員的工作行為。中共廣東省委組織部等部門聯(lián)合制訂《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)高等學(xué)校若干重大問題監(jiān)督管理的意見》，提出：“建立健全物資（設(shè)備）采購工作的決策、執(zhí)行和監(jiān)督三分離工作機(jī)制，……明確工作程序。”建立完善的圖書資料采購工作機(jī)制，可有效遏制腐敗行為的發(fā)生，實(shí)現(xiàn)政府采購的應(yīng)有效益。

1.2 提高資金使用績效

完善的采購工作機(jī)制對(duì)資金的管理將更加科學(xué)化、精細(xì)化。不斷加強(qiáng)圖書資料采購資金的科學(xué)規(guī)劃，以讀者需求為本，以文獻(xiàn)資源建設(shè)可持續(xù)發(fā)展為方向，使文獻(xiàn)資源建設(shè)既能滿足讀者利用需要，又能體現(xiàn)館藏建設(shè)未來的發(fā)展。引入“成本—效益”評(píng)價(jià)機(jī)制，提高資金的使用效能，充分發(fā)揮圖書資料使用效益。

1.3 提高文獻(xiàn)采購質(zhì)量

建立采購、驗(yàn)收、管理、報(bào)廢等完善的圖書資料采購工作流程，認(rèn)真落實(shí)采購工作決策、執(zhí)行和監(jiān)督三分離工作機(jī)制，規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)，降低采購成本，通過各個(gè)流程層層把關(guān)、充分論證、集思廣益，不斷提高文獻(xiàn)的采購質(zhì)量，避免資源建設(shè)的重復(fù)浪費(fèi)，使所購文獻(xiàn)最大限度地滿足讀者需求。

2 圖書資料采購監(jiān)管的理論分析

2.1 監(jiān)管的含義

圖書資料采購的監(jiān)管有狹義和廣義之分。狹義的圖書資料采購監(jiān)管，由圖書館主管部門來實(shí)施，是行政管理性的監(jiān)督。廣義的圖書資料采購監(jiān)管，可以是主管部門，也可以由圖書資料采購的參與者或社會(huì)公眾來實(shí)施。除此之外，還有一些重要的監(jiān)管主體，如審計(jì)部門主要是對(duì)圖書資料采購過程進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督；監(jiān)察部門主要是對(duì)參與圖書資料采購活動(dòng)的部門、人員在采購活動(dòng)中的表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)察等等。

2.2 監(jiān)管的客體

圖書資料采購活動(dòng)是對(duì)從采購預(yù)算編制到采購?fù)瓿傻恼麄€(gè)過程的總稱。從采購的角度來看，采購監(jiān)督管理的客體是對(duì)采購全過程的監(jiān)督管理，包括圖書資料采購計(jì)劃的制定、采購預(yù)算的編制、采購預(yù)算的執(zhí)行、采購的過程、采購合同的履行等等。從采購當(dāng)事人的角度看，采購監(jiān)督管理的客體是對(duì)采購活動(dòng)中所有當(dāng)事人的監(jiān)督管理，包括財(cái)務(wù)部門、采購單位、采購機(jī)構(gòu)、中介機(jī)構(gòu)、供應(yīng)商以及其他與采購有關(guān)的各個(gè)部門。

2.3 監(jiān)管的功能

加強(qiáng)對(duì)圖書資料采購工作的監(jiān)管，可以保證采購活動(dòng)的公開、公平、公正，維護(hù)采購市場(chǎng)的正常秩序。通過有效監(jiān)管，可以及早發(fā)現(xiàn)采購活動(dòng)存在的問題，及時(shí)糾正，從而減少不必要的損失和浪費(fèi)，保證采購的高效益。對(duì)那些在實(shí)際采購活動(dòng)中通過一些非法途徑鉆采購工作漏洞的人，要通過必要的監(jiān)管手段，嚴(yán)厲打擊他們的違法行為。

2.4 監(jiān)管的方式

圖書資料采購的監(jiān)管按范圍性質(zhì)分類，可分為外部監(jiān)督和內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部監(jiān)督屬于采購機(jī)構(gòu)內(nèi)部的自我約束行為，主要通過建立和完善內(nèi)部管理規(guī)章制度，從而形成有效的內(nèi)部制約和監(jiān)督機(jī)制。外部監(jiān)督建立在內(nèi)部監(jiān)督基礎(chǔ)上，是內(nèi)部監(jiān)督的進(jìn)一步延伸?！皼]有外部監(jiān)督，內(nèi)部監(jiān)督就不會(huì)被社會(huì)認(rèn)可，內(nèi)部監(jiān)督的真實(shí)性、有效性就經(jīng)不起時(shí)間的考驗(yàn)?！蓖獠勘O(jiān)督包括財(cái)政部門監(jiān)督、審計(jì)部門監(jiān)督、紀(jì)檢部門監(jiān)督以及公民和供應(yīng)商的監(jiān)督。圖書資料采購的監(jiān)管按監(jiān)督時(shí)間分類，可分為事前監(jiān)督、事中監(jiān)督、事后監(jiān)督。

3 圖書資料采購監(jiān)管的現(xiàn)狀和問題

3.1 圖書資料采購監(jiān)管的研究現(xiàn)狀

近年來圖書館界對(duì)圖書資料采購作了大量研究，在圖書資料采購存在問題方面，賈巧麗認(rèn)為目前圖書館政府采購存在機(jī)制不健全、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)、缺乏有效的監(jiān)督體系等問題[1]；吳庫生、陳圖文指出經(jīng)費(fèi)短缺、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、書目出版發(fā)行無序、管理體制不健全等問題嚴(yán)重影響圖書采購工作[2]。洪濤在加強(qiáng)圖書資料招標(biāo)采購過程管理方面提出要把好資質(zhì)預(yù)審關(guān)、招標(biāo)文件制作關(guān)、評(píng)標(biāo)關(guān)、采購計(jì)劃關(guān)、溝通關(guān)、驗(yàn)收關(guān)、考核評(píng)估關(guān)、廉政建設(shè)關(guān)等八大關(guān)，以保證圖書采購質(zhì)量[3]；傅毅認(rèn)為高校圖書館通過招投標(biāo)進(jìn)行定點(diǎn)采購文獻(xiàn)，可節(jié)約并提高資金使用效率，防止腐敗行為發(fā)生[4]。還有的從法律角度探討圖書資料采購應(yīng)建立政府采購法律體系、健全招標(biāo)投標(biāo)機(jī)制以及建立多層次的政府采購監(jiān)督體系，可提高資金使用效益、促進(jìn)廉政建設(shè)以及保障圖書采購質(zhì)量[5]?？梢?，圖書資料采購中如何建立有效監(jiān)督機(jī)制已成為圖書館界研究的熱點(diǎn)問題。

3.2 圖書資料采購監(jiān)管工作存在的問題

3.2.1 文獻(xiàn)采購流程規(guī)范化不夠

部分圖書館文獻(xiàn)采購計(jì)劃缺乏前瞻性，各種因素左右采購決策，采購流程各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化不夠，文獻(xiàn)采購隨意性大，影響了館藏文獻(xiàn)質(zhì)量，文獻(xiàn)資源建設(shè)得不到穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

3.2.2 文獻(xiàn)采購監(jiān)管機(jī)制不到位

圖書資料采購具有過程的連續(xù)性、載體的特殊性和管理的復(fù)雜性，有可能出現(xiàn)職能部門因?qū)D書資料政府采購業(yè)務(wù)不熟而監(jiān)管不力以及圖書館為某種利益逃避相關(guān)部門監(jiān)管等情況。這勢(shì)必給不守《政府采購法》、不講誠信原則的供書商以可乘之機(jī)，給館藏建設(shè)造成重大損失，還有可能衍生圖書資料采購中的腐敗問題，給圖書館事業(yè)發(fā)展和學(xué)校育人工作造成負(fù)面影響。

3.2.3 文獻(xiàn)購置費(fèi)缺乏使用績效評(píng)價(jià)

在各類文獻(xiàn)價(jià)格不斷飛漲的今天，各圖書館關(guān)注的重點(diǎn)還是如何能增加購置費(fèi)的投入，采購更多資源，以保證圖書館的可持續(xù)發(fā)展。對(duì)文獻(xiàn)使用績效只在各種表格中有所體現(xiàn)，未能對(duì)文獻(xiàn)資源購置費(fèi)使用績效作出科學(xué)、合理的評(píng)價(jià)，讓有限經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大效益。

4 完善圖書資料采購監(jiān)管工作的對(duì)策

4.1 完善圖書資料采購監(jiān)管制度建設(shè)

圖書資料采購監(jiān)管制度的存在及其有效運(yùn)行必須建立在完善的采購監(jiān)督法律體系之上。完善的采購監(jiān)督法律體系是采購監(jiān)督機(jī)制的保障和運(yùn)行基礎(chǔ)。從采購制度運(yùn)行的外部，以高于內(nèi)部監(jiān)督形式對(duì)采購全程進(jìn)行監(jiān)督，從而促進(jìn)圖書資料的依法采購。目前，《政府采購法》是圖書資料采購工作的核心法律，2006年10月，教育部高等學(xué)校圖書情報(bào)工作指導(dǎo)委員會(huì)發(fā)布了《普通高等學(xué)校圖書館文獻(xiàn)集中采購工作指南》，但針對(duì)圖書資料采購工作具體操作的法律法規(guī)細(xì)則等還沒有詳盡的規(guī)定，因而我們要解決現(xiàn)行法律法規(guī)中的缺位疏漏等問題，須完善圖書資料采購監(jiān)管法律體系建設(shè)，以滿足實(shí)際采購及其監(jiān)管的需要。

4.2 加強(qiáng)多方監(jiān)管機(jī)構(gòu)的建設(shè)

各學(xué)?？山ｉT的圖書資料采購監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，機(jī)構(gòu)組成人員由圖書館、財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢等部門抽調(diào)，機(jī)構(gòu)隸屬于學(xué)校，相對(duì)獨(dú)立，主要負(fù)責(zé)圖書資料采購法規(guī)、政策的制定、修訂和監(jiān)督執(zhí)行，采購預(yù)算審查和批準(zhǔn)，以及監(jiān)督采購制度的正確執(zhí)行和規(guī)范，如機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員依法對(duì)學(xué)校圖書資料采購預(yù)算執(zhí)行情況和采購政策情況實(shí)施監(jiān)督，紀(jì)檢人員依法對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的監(jiān)察對(duì)象實(shí)施監(jiān)察。建立健全規(guī)模大、內(nèi)容廣、素質(zhì)高的專家評(píng)委數(shù)據(jù)庫參與圖書資料的招標(biāo)采購，確保圖書資料采購的科學(xué)性和客觀性。

4.3 規(guī)范圖書資料的采購流程

圖書資料采購流程是圖書資料采購監(jiān)管的重點(diǎn)對(duì)象，只有規(guī)范了采購流程，才能實(shí)行有效的監(jiān)管。

根據(jù)圖書資料采購的特點(diǎn)，可用圖1表述其采購流程。

圖1 采購流程

4.3.1 制定采購計(jì)劃（預(yù)算）

①制定年度采購計(jì)劃。根據(jù)當(dāng)年圖書資源購置經(jīng)費(fèi)預(yù)算，結(jié)合本館館藏發(fā)展規(guī)劃、上一年度各類文獻(xiàn)使用績效評(píng)價(jià)以及學(xué)校學(xué)科專業(yè)設(shè)置情況，確定各類型文獻(xiàn)采購經(jīng)費(fèi)支出比例、采購數(shù)量，突出重點(diǎn)，兼顧其他，使館藏資源建設(shè)具有計(jì)劃性、穩(wěn)定性。

②建立文獻(xiàn)資源建設(shè)小組。文獻(xiàn)資源建設(shè)關(guān)系到整個(gè)學(xué)校的教學(xué)科研的信息需求能否得到滿足，各學(xué)科專業(yè)教師能否把握學(xué)科發(fā)展的前沿，了解本學(xué)科的信息需求。由專業(yè)教師組成的文獻(xiàn)資源建設(shè)小組給采購計(jì)劃把關(guān)，使年度采購計(jì)劃符合學(xué)校發(fā)展，滿足師生讀者的信息需求，充分發(fā)揮文獻(xiàn)購置費(fèi)的使用效益。

③嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行采購。圖書采購預(yù)算經(jīng)多方論證形成采購計(jì)劃，批準(zhǔn)后下達(dá)執(zhí)行。凡列入采購預(yù)算的項(xiàng)目一律嚴(yán)格按照采購計(jì)劃確定采購，不能發(fā)生無預(yù)算采購和隨意追加采購預(yù)算的現(xiàn)象。

4.3.2 實(shí)施采購

在政府采購模式下，各類型文獻(xiàn)采購方式不盡相同。這對(duì)規(guī)范市場(chǎng)、增強(qiáng)采購?fù)该鞫染哂兄匾饬x。

①紙本圖書資料采購大致有兩種方式：訂單采購：采集訂單→征詢讀者意見→學(xué)科館員圈選→書目查重→給供應(yīng)商下訂單；現(xiàn)場(chǎng)采購：制定采購計(jì)劃→學(xué)科館員或讀者現(xiàn)場(chǎng)選購→供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)配貨。

②電子資源采購方式：數(shù)據(jù)庫開通試用→試用評(píng)估→征詢讀者意見→提出采購方案→采購。

從上面各類型采購方式可以看出，讀者意見是文獻(xiàn)資源采購的重要依據(jù)，滿足讀者需求是文獻(xiàn)采購的最大目標(biāo)。另外，采訪人員受專業(yè)知識(shí)的限制，對(duì)各學(xué)科前沿信息缺乏了解，只有廣泛征詢各專業(yè)老師意見，才能保證文獻(xiàn)采購質(zhì)量。

4.3.3 嚴(yán)格驗(yàn)收

①嚴(yán)格執(zhí)行驗(yàn)收程序。對(duì)紙本文獻(xiàn)要認(rèn)真核對(duì)清單，查看書名、冊(cè)數(shù)、價(jià)格是否一致，是否存在缺頁、污損或與館藏原則不符等情況；電子資源要督促供應(yīng)商保障數(shù)據(jù)庫正常使用。整個(gè)驗(yàn)收過程必須按程序嚴(yán)格執(zhí)行。

②認(rèn)真撰寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。定期撰寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)分析供應(yīng)商供貨情況，有利于年度采購計(jì)劃的調(diào)節(jié)，也為進(jìn)一步完善圖書采購制度提供重要依據(jù)。

4.3.4 評(píng)估采購績效

圖書館應(yīng)對(duì)文獻(xiàn)資源購置的質(zhì)量定期作出評(píng)價(jià)，亦即對(duì)文獻(xiàn)資源購置費(fèi)使用效益作出評(píng)價(jià)，紙本文獻(xiàn)采購績效評(píng)價(jià)可用當(dāng)年館藏各類圖書購買量占出版市場(chǎng)該類圖書的百分比，即覆蓋率達(dá)到多少來衡量。圖書館根據(jù)館藏建設(shè)規(guī)劃和經(jīng)費(fèi)情況對(duì)購入各類圖書市場(chǎng)覆蓋率做計(jì)劃預(yù)算，重點(diǎn)館藏覆蓋率應(yīng)達(dá)90%以上，漏買圖書應(yīng)及時(shí)補(bǔ)購。電子資源的績效評(píng)估可以其利用率、使用成本與國內(nèi)高校使用情況比較，對(duì)讀者利用進(jìn)行調(diào)研分析。只有這樣，才能評(píng)估采購經(jīng)費(fèi)是否得到合理使用，是否發(fā)揮其應(yīng)有的效益，從而為圖書館選擇、采集文獻(xiàn)資源提供依據(jù)。

4.4 加大采購流程與合同履約的監(jiān)管力度

對(duì)采購流程各環(huán)節(jié)、涉及的部門和個(gè)人進(jìn)行監(jiān)督管理，嚴(yán)按采購流程操作。按照《中華人民共和國政府采購法》和相關(guān)規(guī)定的要求，嚴(yán)格履行合同對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收及售后監(jiān)督，從而完成整個(gè)監(jiān)管過程。如對(duì)紙本圖書資料，嚴(yán)格執(zhí)行合同規(guī)定編目數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率、圖書質(zhì)量、圖書加工程度、送貨、驗(yàn)收等具體要求。對(duì)電子資源的使用時(shí)間、并發(fā)用戶數(shù)、數(shù)據(jù)范圍、后期軟件升級(jí)等要按規(guī)定嚴(yán)格履約。保證采購流程規(guī)范，依法履約合同。

4.5 擴(kuò)大圖書采購信息公開程度

圖書資料采購可通過校園網(wǎng)、本行業(yè)的報(bào)刊、媒體、雜志公開采購信息，隨時(shí)接受社會(huì)各行各業(yè)的監(jiān)督。同時(shí)，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立一套科學(xué)有效的采購監(jiān)督管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，不斷完善圖書資料采購監(jiān)管報(bào)告制度，全方位提高圖書資料采購監(jiān)管水平。

4.6 重視采購人員素質(zhì)的培養(yǎng)

不斷加強(qiáng)圖書資料采購與監(jiān)管人員的政治素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)，正確領(lǐng)會(huì)政府的方針、政策、路線，認(rèn)真貫徹執(zhí)行政府采購法的有關(guān)內(nèi)容，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和監(jiān)管意識(shí)，不斷強(qiáng)化廉潔自律意識(shí)，使采購監(jiān)管人員成為復(fù)合型采購監(jiān)管專家。

圖書資料采購和監(jiān)管人員上崗前要進(jìn)行崗前培訓(xùn)，由采購方面資深專家、教授結(jié)合一些實(shí)際采購事例，進(jìn)行系統(tǒng)的正式培訓(xùn)，解決理論學(xué)習(xí)和實(shí)際操作之間的差距，不斷提高采購與監(jiān)管人員的業(yè)務(wù)水平。

5 結(jié)語

在高校文獻(xiàn)信息資源建設(shè)快速發(fā)展的背景下，建立多層次、多方面的監(jiān)管機(jī)制，加大對(duì)圖書資料采購流程的監(jiān)管力度，將圖書資料采購過程置于財(cái)政、紀(jì)檢、審計(jì)等職能部門以及供應(yīng)商和社會(huì)公眾等全方位監(jiān)督中，讓供應(yīng)商在公平、有序、守法的環(huán)境下競爭，同時(shí)增強(qiáng)采購資金使用的透明度，可以有效節(jié)約經(jīng)費(fèi)，避免違規(guī)操作，遏制腐敗行為，有利于維護(hù)國家和集體的利益，這既是加強(qiáng)文獻(xiàn)信息資源建設(shè)的需要，也是廉政建設(shè)、職業(yè)道德建設(shè)的需要。

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