淺析檔案管理工作

劉雪松

摘 要：檔案從它的產(chǎn)生、發(fā)展、演變到現(xiàn)在，經(jīng)歷了一個漫長的歷史過程，是人類記憶的傳承。檔案工作，作為保護(hù)人類文化遺產(chǎn)的事業(yè)，理應(yīng)得到全社會的重視。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；文書檔案；聲像檔案

古代人為了記憶，采取“結(jié)繩”和“刻契”的方法用于保存記憶、進(jìn)行溝通與交流。人類不能失去記憶，人類社會不能沒有記憶工程，而傳承記憶的工具之一便是檔案。檔案能夠幫助我們在歷史的長河中追溯事實(shí)的來龍去脈。

1 檔案的含義

《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定：“本法所稱的檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！彼灿凶约旱暮x：檔案是過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中形成的；檔案是保存?zhèn)洳榈奈募?；檔案的形式是多種多樣的，檔案的形式是指檔案的載體形態(tài)和記錄與表達(dá)方式；檔案是人類社會活動的原始記錄，檔案是人類社會實(shí)踐活動中形成和產(chǎn)生的各種材料轉(zhuǎn)化而來的，是當(dāng)時活動最為原始的記錄，不是事后另行編寫和隨意收集來的。

2 檔案的分類

科學(xué)分類是實(shí)施科學(xué)管理的基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)不同、角度不同，分類的結(jié)果便會不同。在現(xiàn)代社會有一種較為流傳，并被廣泛接受的分類方法，即以內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成文書檔案、科技檔案和專門檔案三大類別。①文書檔案也稱黨政檔案、行政檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動中形成的檔案材料。例如。國家行政機(jī)關(guān)發(fā)出和收到的命令、指示、請示、批復(fù)、報(bào)告、決議、通知等，在辦理完畢歸檔保存后，即為文書檔案。②科技檔案是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設(shè)計(jì)院、研究院和地質(zhì)、測繪、水文、氣象、建筑等部門。③專門檔案是指一些社會機(jī)構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。如人事檔案、會計(jì)檔案、工商檔案、稅務(wù)檔案、教學(xué)檔案、訴訟檔案等。

3 檔案管理工作

1、文書檔案管理，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文件。收集工作是文書檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，與其他各個環(huán)節(jié)的工作相比，它處于一種特殊地位。特別是在簡化檔案整理工作、強(qiáng)化檔案利用工作、突出館（室）藏特色的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。文書檔案收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)；文書檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書檔案管理工作的質(zhì)量。

各個單位在日常工作中會形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價(jià)值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象。文書部門與檔案部門對收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定。檔案收集工作實(shí)際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件在分散、流動、管理和使用等方面的信息。

文檔工作收集的方法，嚴(yán)格按照本單位歸檔制度的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行接收，一個單位即使建立了歸檔制度，也會出現(xiàn)有些文件不能按照歸檔要求及時歸檔的情況，特別是未經(jīng)收發(fā)登記的文件，在歸檔時往往容易被遺漏。如領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)業(yè)務(wù)人員學(xué)習(xí)、參觀、考察或參加各種會議帶回的有價(jià)值的文件材料，很容易分散在個人手中。因此，除了制定文書檔案的歸檔制度外，各單位還要建立相關(guān)制度，采取必要的控制措施，確保零散文件也能齊全歸檔。

2、聲像檔案管理，聲像檔案是有別于紙質(zhì)載體檔案的特殊載體檔案中的一種。是國家檔案全宗的重要組成部分，也是一個立檔單位一般所必備的檔案種類。聲像檔案是指國家機(jī)構(gòu)，社會組織以及個人在社會活動中形成的，有保存價(jià)值的，以音響、形象等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄。

聲像檔案記錄的是社會發(fā)展中人們活動的聲音和圖像，因此反映的客觀事物直觀形象，活靈活現(xiàn)。比如中華人民共和國開國大典、港澳回歸、中華人民共和國建國60周年等氣勢雄偉的場面與情感如實(shí)的反映和再現(xiàn)。

聲像檔案容易被復(fù)制，且難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。如一盤重要的錄音磁帶。母帶與復(fù)制轉(zhuǎn)錄帶僅從外觀及效果上很難區(qū)別。同時科技的快速發(fā)展，使得影像資料及其容易復(fù)制。就聲像資料的這一特點(diǎn)給聲像檔案資料的搜集工作帶來了一定的困難。工作活動中形成的照片，錄音、錄像磁帶，同樣要收集歸檔，這在有的基層單位沒有得到重視。因此，檔案人員必須做聲像資料搜集的宣傳工作。在各單位，聲像材料的主要產(chǎn)生渠道是宣傳部門、領(lǐng)導(dǎo)部門、綜合部門等。搜集工作要著眼于平時，當(dāng)一項(xiàng)會議、一項(xiàng)活動結(jié)束時，及時搜集資料。

3、人事檔案管理，人事檔案是有別于文書檔案、科技檔案的專門檔案之一。人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才、工作表現(xiàn)的以個人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格和其他各種形式的歷史記錄。人事檔案主要源于一定單位的人事管理活動。它是考察了解員工的重要手段和依據(jù)；也是澄清個人問題的憑證，同時也可以為日后的人物傳記和專業(yè)史的寶貴資料。

4、檔案管理工作的現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)改變了人類的工作與生活。檔案管理工作要與時俱進(jìn)實(shí)施現(xiàn)代化管理。檔案管理現(xiàn)代化涉及到檔案從搜集到管理以及應(yīng)用的各個環(huán)節(jié)。它的任務(wù)是如何最大限度的延長檔案的壽命，如何利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，如何應(yīng)對電子文件搜集、積累、整理、形成電子檔案。如何實(shí)施現(xiàn)代化管理，最關(guān)鍵的是檔案工作人員信息化水平的提高，需要員工掌握現(xiàn)代技術(shù)。

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