淺談石化企業(yè)檔案的收集工作

摘 要：檔案收集工作是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。石化企業(yè)在檔案收集工作中，領(lǐng)導(dǎo)重視起到了關(guān)鍵作用；員工的檔案收集意識(shí)強(qiáng)，企業(yè)完善檔案歸檔制度，使檔案收集內(nèi)容不斷豐富，確保了檔案的完整性、真實(shí)性和結(jié)構(gòu)的合理性。

關(guān)鍵詞：檔案；收集；歸檔

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄[1]。它包括各種文字、照片、底片、錄音帶、錄像帶、膠片、計(jì)算機(jī)磁帶、軟盤(pán)、實(shí)物等等。企業(yè)檔案反映了企業(yè)的建設(shè)風(fēng)貌，它包括企業(yè)的發(fā)展過(guò)程、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、重要科技發(fā)明、重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重大建設(shè)工程、獲得榮譽(yù)等真實(shí)的記錄。

檔案是很珍貴的、無(wú)價(jià)之寶。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案的種類眾多，形式多樣。如何做好檔案的收集工作呢？卻是擺在檔案工作者面前的重要課題。所以，我們要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，制定出更具體、更完善的各類檔案的歸檔制度，歸檔辦法和歸檔要求，便于實(shí)際工作中操作，收集的檔案更全面、更深刻地多角度地反映出企業(yè)的歷史真實(shí)面貌。

檔案收集工作是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要條件。檔案工作的對(duì)象是檔案，沒(méi)有收集工作，就沒(méi)有檔案；沒(méi)有檔案，檔案工作將是無(wú)米之炊，也就談不上檔案整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和利用等其他工作了。檔案收集應(yīng)力求完整齊全、結(jié)構(gòu)合理。檔案部門(mén)不能滿足于按制度坐等接收檔案，別人交多少就收多少，交什么就收什么，應(yīng)采取各種有效措施，保證入室的檔案系統(tǒng)、齊全、完整。檔案室既要收集反映機(jī)關(guān)活動(dòng)的文書(shū)檔案，也要收集反映生產(chǎn)科研和各種專業(yè)工作的科技檔案和各種專門(mén)檔案，收集紙質(zhì)檔案外，還應(yīng)收集各種特殊載體的檔案。

企業(yè)檔案的收集工作是企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的一項(xiàng)重要工作，企業(yè)檔案的有效收集是做好其他管理工作的基礎(chǔ)。收集工作的到位不到位，做得怎么樣，直接影響到企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，進(jìn)而影響到企業(yè)檔案信息的有效使用和企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。那么如何做好石化企業(yè)檔案收集工作，注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

1 領(lǐng)導(dǎo)重視是企業(yè)檔案收集工作的關(guān)鍵

企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)記錄與反映，是企業(yè)成功與艱辛的真實(shí)寫(xiě)照。企業(yè)檔案里有大量、充分而準(zhǔn)確的信息，是我廠決策所必需了解和掌握的。企業(yè)檔案工作為企業(yè)質(zhì)量管理提供科學(xué)依據(jù)，也為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供必要的技術(shù)數(shù)據(jù)。如我廠烷基苯技術(shù)改造工程和脫氫裝置擴(kuò)能改造工程都是利用原來(lái)國(guó)外引進(jìn)的技術(shù)和檔案資料，使我廠成為亞洲最大的洗滌劑原料基地，也為我廠節(jié)約了大量的資金，也為企業(yè)創(chuàng)效益。

爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，為檔案工作提供有力的保障。檔案部門(mén)要加強(qiáng)有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)的宣傳，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的重要性。石化企業(yè)將檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)討論內(nèi)容，檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)了解檔案工作的重要性及其在整體工作中不可或缺的地位，使我們的工作得到認(rèn)可和支持。比如：我廠規(guī)定每個(gè)工程項(xiàng)目開(kāi)工之前必須交工程款10%的抵押金，工程完工，工程竣工檔案交給檔案部門(mén)之后才能還給施工單位，這有利地保證了工程竣工檔案的收集。

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案才能加大人力、財(cái)力、物力的投入力度，盡快實(shí)現(xiàn)管理手段的自動(dòng)化、現(xiàn)代化，也檔案室的檔案保管條件上水平。

2 提高整個(gè)企業(yè)員工的檔案意識(shí)

檔案意識(shí)不強(qiáng)，重建設(shè)，輕檔案的思想意識(shí)普遍存在。檔案工作是“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為實(shí)現(xiàn)服務(wù)，替未來(lái)著想”的一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作。只重視工程建設(shè)，輕視工程資料歸檔，對(duì)檔案的完整性認(rèn)識(shí)不夠，致使收集工作遇到了很大困難，檔案的完整性、系統(tǒng)性大大降低。

工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，就明確項(xiàng)目的檔案管理由誰(shuí)負(fù)責(zé)，負(fù)什么責(zé)任，將納入到有關(guān)部門(mén)職責(zé)范圍。項(xiàng)目檔案的收集應(yīng)該項(xiàng)目設(shè)計(jì)同步進(jìn)行，檔案工作人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從源頭上把好關(guān)。接收檔案前，根據(jù)事先制定的歸檔范圍，仔細(xì)閱讀該項(xiàng)目的任務(wù)書(shū)或合同書(shū)，從整體上檢查該項(xiàng)目的收集材料是否符合歸檔要求，哪些部分缺陷不全；還應(yīng)形成哪些文件材料，有無(wú)其它載體檔案；對(duì)材料不全的則促其補(bǔ)交，從而達(dá)到該項(xiàng)目檔案材料收全。檔案部門(mén)從工程開(kāi)始就要積極介入，做到工程建設(shè)開(kāi)始與檔案管理同步，要了解工程資料形成的全過(guò)程，深入現(xiàn)場(chǎng)參加設(shè)備開(kāi)箱，并幫助指導(dǎo)施工單位在工程竣工前做好竣工資料的立卷工作。

要做好檔案的收集工作，要加大對(duì)檔案重要性的宣傳力度，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，按照企業(yè)檔案分類規(guī)則及管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集、整理、歸檔。無(wú)論是專業(yè)檔案人員還是企業(yè)有關(guān)人員都能從不同的角度關(guān)心和支持檔案收集工作，便企業(yè)所有員工認(rèn)識(shí)到自己既是檔案的形成者又是檔案利用的直接受益者。部分人認(rèn)為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，送往報(bào)社、電臺(tái)用完就算了，僅考慮個(gè)人或本部門(mén)工作方便，致使部分聲像檔案長(zhǎng)期在個(gè)人或部門(mén)保存。特別是隨著人員變動(dòng)和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案失控或流失。照片和底片需同時(shí)歸檔，影像需要文字說(shuō)明，如果不及時(shí)歸檔，日后就是攝像人員自己也難以追憶齊全和準(zhǔn)確。

3 不斷豐富館藏，確保石化企業(yè)檔案的完整性和真實(shí)性

石化企業(yè)檔案工作是為石化企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的，檔案館藏越豐富、珍貴、完整，就能為石化企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研開(kāi)發(fā)提供豐富而準(zhǔn)確的有用資料。為了豐富館藏，專業(yè)檔案人員應(yīng)該在收集工作中持有積極的態(tài)度，不能滿足于坐等接收檔案。

各部門(mén)也設(shè)立兼職檔案員，建立強(qiáng)有力的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，層層把關(guān)，防止檔案資料散失，將檔案管理納入目標(biāo)考核。檔案工作納入到全廠的工作計(jì)劃和目標(biāo)管理責(zé)任制中。采取靈活多樣的收集歸檔形式，應(yīng)采用集中收集與捕捉信息隨時(shí)收集、零散收集相結(jié)合，定期收集與不定期收集、針對(duì)需求重點(diǎn)收集相結(jié)合等多渠道、多途徑有點(diǎn)有面地開(kāi)展檔案的收集工作，及時(shí)督促承辦單位及時(shí)整理歸檔。

檔案人員做到嘴勤、手勤和腿勤，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)回來(lái)，積極主動(dòng)上門(mén)收集重要會(huì)議資料，在重大會(huì)議和重大事件發(fā)生后，馬上到主辦部門(mén)收集資料，保證檔案資料的完整，避免檔案的缺失。同時(shí)檔案人員在有較強(qiáng)的責(zé)任心和使命感，熱愛(ài)檔案工作，對(duì)自己的工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。

4 完善石化企業(yè)檔案歸檔制度

隨著企業(yè)的不斷創(chuàng)新，企業(yè)的不斷調(diào)整，健全的制度是收集管理工作的依據(jù)和重要保證，歸檔工作都能在制度的約束和專業(yè)化的指導(dǎo)下進(jìn)行。各企業(yè)應(yīng)根據(jù)《檔案法》、《遼寧省檔案管理?xiàng)l例》等相關(guān)法規(guī)、條例，結(jié)合自身的行業(yè)特點(diǎn)，制定相應(yīng)的石化企業(yè)《檔案管理辦法》、《檔案人員崗位職責(zé)》、《企業(yè)檔案歸檔范圍》等規(guī)章制度，形成制度約束機(jī)制，才能保證歸檔文件的數(shù)量和質(zhì)量

企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)檔案，做好檔案工作必須重視檔案資料的收集工作。抓源頭、抓基礎(chǔ)、扎扎實(shí)實(shí)、堅(jiān)持不懈，持之以恒的做好檔案的收集，是確保檔案連續(xù)、完整、真實(shí)和有效，確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高的關(guān)鍵。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

諸春花（1965-），女，朝鮮族，1989年畢業(yè)南開(kāi)大學(xué)，圖書(shū)館專業(yè)，文學(xué)學(xué)士，職稱：館員，研究方向：基建、設(shè)備檔案管理。