對加強實驗室儀器設(shè)備二級管理模式的探討

高美容

(華中科技大學(xué) 物理實驗中心，武漢 430074)

當(dāng)前，全國各高校在各種教學(xué)、科研項目的建設(shè)中，儀器設(shè)備擁有量成倍增加，傳統(tǒng)的儀器設(shè)備管理已不能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，各高校實驗室都不同程度地存在著實驗室儀器設(shè)備管理優(yōu)化的問題。大多數(shù)管理人員即使認(rèn)識到儀器設(shè)備管理的重要性，也只是簡單地理解為儀器設(shè)備管理的簡單收集和整理，使得儀器設(shè)備數(shù)量的激增與儀器設(shè)備管理方法滯后之間的矛盾尤為突出。

1 高校實驗儀器設(shè)備管理的重要性

實驗儀器設(shè)備是一項極為重要的教學(xué)資源，在高校教育實踐中具有舉足輕重的重要地位。不斷加大對實驗儀器設(shè)備經(jīng)費投入、改善和提高教學(xué)軟硬件條件，是各高校提升自身核心競爭力的一個重要途徑。近幾年，隨著各高校對實驗室儀器設(shè)備投入規(guī)模的不斷增加，也給如何加強對種類數(shù)量繁多、用途各異的儀器設(shè)備的管理帶來了新的挑戰(zhàn)。

應(yīng)該說，科學(xué)、規(guī)范、有效的管理工作，既能保證上級職能部門對實驗儀器設(shè)備的科學(xué)配置，又能使實驗部門和實驗技術(shù)人員對各項設(shè)備的分布情況及時了解、合理調(diào)配和充分利用，最大限度地發(fā)揮各項儀器設(shè)備的效能。同時，信息化發(fā)展進(jìn)程，也對設(shè)備儀器的管理工作，提出了更新的要求。因此，如何加強設(shè)備儀器管理，并達(dá)到常規(guī)化、制度化、科學(xué)化的要求，具有現(xiàn)實必要性。

2 高校實驗室儀器設(shè)備管理中的主要問題

目前，高校實驗室儀器設(shè)備的管理工作，存在3個方面的問題:(1)對信息管理的重視程度不夠，應(yīng)提高工作人員的思想認(rèn)識［1］。許多從事實驗室儀器設(shè)備管理的技術(shù)人員，對儀器設(shè)備的管理沒有引起足夠的重視，只是將實驗儀器設(shè)備當(dāng)做按時完成實驗上課需要的工具，認(rèn)為只要能保證實驗課正常開出就行，簡單地記錄，甚至無記錄，即便有記錄，也無存檔管理的習(xí)慣。而對于每項儀器設(shè)備的性能、日常維護(hù)情況、學(xué)生在使用時發(fā)現(xiàn)或提出的問題，沒有詳細(xì)的管理記錄，更沒有給今后的儀器設(shè)備的改進(jìn)、實驗教學(xué)內(nèi)容和實驗方法的改革及時提供有力的參考依據(jù)。(2)采購前審批信息與管理信息的不對接，儀器設(shè)備只是單一地記錄入庫后的信息，導(dǎo)致采購前審批程序信息及相關(guān)供應(yīng)廠家信息割裂。(3)各項儀器管理中沒有及時開展相關(guān)的信息更新，導(dǎo)致局部信息失真。

3 實驗室儀器設(shè)備管理的改進(jìn)措施

3.1 實驗室儀器設(shè)備管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、常規(guī)化

由于設(shè)備管理的特殊性，設(shè)備購進(jìn)初期，操作人員必須將資料常備左右以便于操作，以便隨時發(fā)現(xiàn)問題與賣方接洽聯(lián)系，且儀器設(shè)備采購計劃、設(shè)備的訂貨合同、儀器設(shè)備的損壞、丟失賠償情況記錄、維修維護(hù)情況記錄和儀器設(shè)備臺賬是平時常規(guī)性的工作。只有從總體上對管理信息進(jìn)行設(shè)計并建立起相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)儀器設(shè)備管理的標(biāo)準(zhǔn)化和常規(guī)化，才能有利于各項信息的有效綜合利用，按制度認(rèn)真執(zhí)行則是管理人員素質(zhì)修養(yǎng)的重要內(nèi)容［2］。我校物理實驗中心近年來在實驗室儀器設(shè)備管理方面做了大量的工作，采取了一些有效的管理措施。例如，物理實驗中心建立起比較規(guī)范的設(shè)備管理體系。不僅建立所有儀器設(shè)備數(shù)據(jù)庫總賬，而且對由每位實驗技術(shù)人員所管理的實驗室，都建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫分戶賬。具體內(nèi)容包括:財產(chǎn)號、財產(chǎn)名稱、型號規(guī)格、廠家、單價、購置日期、存放地點、管理員、移入(出)實驗室日期等，已形成了一種長期制度［3］。此外，為了確保按需、適用的原則配置儀器設(shè)備，便于從源頭上進(jìn)行控制，實驗室還專門制定了物理實驗中心教學(xué)儀器設(shè)備審批表(如圖1所示)，并將上述表格作為數(shù)據(jù)庫一項重要內(nèi)容來管理，為以后查詢或出現(xiàn)責(zé)任問題落實到人，提供有力的幫助。

3.2 儀器設(shè)備管理信息向采購段延伸，為設(shè)備及時維修保養(yǎng)提供支撐

中心在推進(jìn)儀器設(shè)備管理制度化的過程中，及時結(jié)合儀器設(shè)備經(jīng)費投入的不斷增加、采購量逐漸加大的實際情況，對采購流程予以統(tǒng)一規(guī)范，制定了如圖2所示的采購流程。在經(jīng)過完整的審批流程后，對通過招投標(biāo)采購后的儀器設(shè)備，各種設(shè)備合同必須分年度按順序裝訂成冊，并建立索引。對儀器技術(shù)資料、儀器配件、儀器使用記錄、儀器維修、儀器借用、儀器購置單、調(diào)撥單作好專門保管，同時進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，以便儀器設(shè)備出現(xiàn)故障時獲得最快的保修和維護(hù)。

圖1 物理實驗中教學(xué)儀器設(shè)備審批表

圖2 儀器設(shè)備采購流程

長期以來，我們都保存了儀器設(shè)備驗收報告、索賠資料、精密儀器設(shè)備技術(shù)檔案、檢修記錄、使用記錄、故障報告、重大事故的調(diào)查分析處理意見、在日常使用維護(hù)中產(chǎn)生的圖紙和文件材料等。同時貴重儀器購買論證報告、技術(shù)資料、使用記錄、操作規(guī)程、維修測試情況記錄不定期檢查。中心明確要求申購單臺(套)價格在10萬元及以上的儀器設(shè)備，需填寫《大型儀器設(shè)備申購論證報告》，經(jīng)由物理實驗中心儀器設(shè)備采購小組組織專家論證后，報實驗室與設(shè)備管理處審查，方可上華中科技大學(xué)儀器設(shè)備競價網(wǎng)公開招標(biāo)采購。

3.3 建立有效力的報廢儀器設(shè)備管理體制

固定資產(chǎn)報廢有兩種情況:一是由于磨損或陳舊，使用期滿不能繼續(xù)使用;二是由于技術(shù)進(jìn)步，必須由先進(jìn)設(shè)備替代。適當(dāng)?shù)貓髲U儀器設(shè)備不僅能使實驗內(nèi)容、實驗方法及實驗資源更新?lián)Q代，同時也能使實驗室充分地擴(kuò)大存放空間，從而能使實驗環(huán)境得到有效的改善。中心儀器設(shè)備報廢通常要經(jīng)過嚴(yán)格的審批制度，先由實驗技術(shù)人員填寫《華中科技大學(xué)儀器設(shè)備類固定資產(chǎn)報廢申請表》。不同的課題組選定至少3人作為鑒定小組成員，對包括儀器設(shè)備的使用年限、性能指標(biāo)及報廢理由作出合理的分析、論證，對那些技術(shù)落后、超過使用周期且效率低下或無法修復(fù)的儀器設(shè)備予以報廢達(dá)成一致意見。由主管實驗室領(lǐng)導(dǎo)審閱，才能報實驗室與設(shè)備管理處審批，學(xué)校國有資產(chǎn)辦公室審查通過。最后由設(shè)備處回收，最大限度地維護(hù)了學(xué)校的利益。

3.4 建立動態(tài)的儀器設(shè)備管理方法，提升本科實驗教學(xué)質(zhì)量

3.4.1 儀器設(shè)備維修管理的日?；?/p>

實驗室儀器設(shè)備是實驗教學(xué)的重要基礎(chǔ)。實驗儀器良好的工作狀態(tài)，不僅能保證儀器設(shè)備較高的使用效率，而且是實驗教學(xué)順利進(jìn)行的必要條件，中心對實驗室制定的設(shè)備維修記錄單如圖3所示。每次實驗結(jié)束時，實驗技術(shù)人員迅速作出維修反應(yīng)。一般情況，較小的問題和故障及時解決和處理，難度較大的問題組織技術(shù)骨干或聯(lián)系廠家進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，全力保障實驗教學(xué)。大型設(shè)備專人專管，不定期請廠家的工程師對實驗技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們懂得一些基本的維修知識，并能簡單解決儀器設(shè)備一些小的毛病;通過維修，還可以與學(xué)生互動，學(xué)生提出問題，對實驗儀器的改進(jìn)也能提供新的思路和方法。

3.4.2 開放實驗管理系統(tǒng)設(shè)立儀器設(shè)備維修管理論壇

為了讓儀器設(shè)備維修更好地服務(wù)于教學(xué)，中心在開放實驗管理系統(tǒng)單獨開辟一個模塊——物理儀器設(shè)備維修管理論壇，并將設(shè)備維修論壇與物理實驗課程管理及設(shè)備運行的管理模式協(xié)調(diào)一致。該論壇模塊如圖4所示。

圖3 物理實驗中心儀器設(shè)備維修記錄單

圖4 儀器設(shè)備維修管理論壇模塊

在實驗進(jìn)行的過程中，實驗技術(shù)人員對儀器設(shè)備的運行狀態(tài)非常關(guān)注，如有儀器設(shè)備出現(xiàn)故障，即時發(fā)布到該論壇，技術(shù)人員可隨時查看設(shè)備運行信息，大家還可就如何維修進(jìn)行討論，同時設(shè)備維修需要何配件由設(shè)備管理人員負(fù)責(zé)采購或調(diào)配。

4 結(jié)束語

為了提高教學(xué)質(zhì)量，近年來各高校斥巨資、花大力氣投入教學(xué)實驗室建設(shè)，購置的儀器設(shè)備的種類在不斷增多［4］。我們中心要面對全校7 000多名本科生的物理實驗課，實驗技術(shù)人員所承擔(dān)的實驗室建設(shè)任務(wù)和實驗儀器維護(hù)任務(wù)繁重，只有及時通過儀器設(shè)備檔案管理系統(tǒng)完備的信息和相關(guān)信息變更做到及時化，才能使得實驗技術(shù)管理人員更加準(zhǔn)確和全面地掌握各種教學(xué)儀器設(shè)備的現(xiàn)狀，及時維修和保養(yǎng)，發(fā)揮儀器設(shè)備的最大使用效益。同時，為了明確責(zé)任，各項檔案管理信息變更時，或更換管理員時，相關(guān)各方要辦理交接和簽字制度，避免出現(xiàn)職責(zé)不清、責(zé)任不明的問題。實踐證明，管理和教學(xué)相輔相成、相互促進(jìn)，在實驗教學(xué)中均不可或缺。

［1］曾愛華，劉婕，冼進(jìn)，等.高校實驗室資產(chǎn)管理方法的改進(jìn)與實現(xiàn)［J］.實驗技術(shù)與管理，2011，28(3):198－201.

［2］楊威.提高大型儀器設(shè)備的綜合管理水平［J］.實驗技術(shù)與管理，2012，29(2):176－177.

［3］賴蕓，盧晨.高校實驗室設(shè)備全生命周期管理模型構(gòu)建［J］.實驗室研究與探索，2012，31(2):192－194.

［4］朱建峰.關(guān)于高校教學(xué)儀器設(shè)備過程管理探討［J］.實驗技術(shù)與管理，2010，27(9):200－201.