高校檔案館和圖書館協(xié)作研究

宋云馳，常散丹

（內(nèi)蒙古科技大學(xué)，內(nèi)蒙古 包頭 014010）

一、高校檔案館和圖書館的現(xiàn)狀

我國(guó)目前高校檔案管理和圖書管理工作分別由檔案館和圖書館獨(dú)立完成，兩者工作相對(duì)封閉，沒(méi)有合作關(guān)系，兩者都是高校中具有文化教育功能的重要機(jī)構(gòu)，兩者的資源配置是否協(xié)調(diào)對(duì)高校師生的學(xué)習(xí)研究工作有著直接影響。由于缺乏協(xié)作，加之高校檔案館在高校中利用效率較低、導(dǎo)致知名度偏低，部分領(lǐng)導(dǎo)和師生沒(méi)有意識(shí)到檔案館的作用，對(duì)其保管的文件、論文和科研檔案等了解不全面，更無(wú)法利用檔案館中的文獻(xiàn)資料，在高校檔案館和圖書館中出現(xiàn)了資源浪費(fèi)和重復(fù)建設(shè)，無(wú)法為高校師生提供便捷高效的服務(wù)。

兩者作為提供高校信息資源服務(wù)的兩大機(jī)構(gòu)，在高校中地位十分重要。圖書館作為高校中最熱門的機(jī)構(gòu)之一，對(duì)高校師生有著巨大影響，借助圖書館的影響力，可以幫助高校師生了解和利用檔案館，實(shí)現(xiàn)其對(duì)科研和教學(xué)的價(jià)值。兩者實(shí)現(xiàn)協(xié)作共建，能夠使檔案館和圖書館發(fā)揮更大作用，改變高校檔案館利用效率低的現(xiàn)狀。從兩者的整體發(fā)展考慮，走協(xié)作共建之路是克服目前存在的缺點(diǎn)，提高資源利用效率的關(guān)鍵。

二、高校檔案館和圖書館的作用

（一）高校檔案館

高校檔案館作為高校內(nèi)部獨(dú)立的檔案事務(wù)管理機(jī)構(gòu)，能夠有效地滿足高校內(nèi)部科研和行政需求，對(duì)高校的正常運(yùn)行具有十分重要的作用。其基本作用如下：

1.保存學(xué)校歷史文件，傳承學(xué)校精神。一個(gè)高校的大學(xué)精神是由其學(xué)校歷史和文化積淀而成，對(duì)高校歷史重視程度都反映在檔案管理工作中，高校檔案館通過(guò)保存與學(xué)校有關(guān)的歷史文件能夠?qū)⒊浞终故緦W(xué)校方方面面的精神沿續(xù)與傳承，通過(guò)編撰校史體現(xiàn)本校文化，見(jiàn)證學(xué)校的輝煌的發(fā)展歷程，獲得社會(huì)的認(rèn)同，是高校文化傳播的紐帶。

2.保管論文和科研檔案。高校檔案館作為保管高校論文和科研檔案的機(jī)構(gòu)，在教師和學(xué)生需要查詢和參閱過(guò)往論文或者科研報(bào)告時(shí)，提供相關(guān)服務(wù)，以便為教學(xué)科研提供資料，指導(dǎo)學(xué)生寫作論文。同時(shí)分析高素質(zhì)人才的教育檔案，總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，研究學(xué)生培養(yǎng)的科學(xué)方法。保存和展示高校研究成果，對(duì)于科研項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)致總結(jié)，為高校后續(xù)科研項(xiàng)目提供借鑒。并對(duì)高?？蒲谐晒M(jìn)行有效的宣傳和推廣，使高?？蒲谐晒嬲軌虍a(chǎn)生社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

3.保管學(xué)校教師與學(xué)生的檔案信息。在高校行政工作中，高校檔案館負(fù)責(zé)保管教師與學(xué)生的檔案原件，進(jìn)行檔案信息管理，為相關(guān)工作提供準(zhǔn)確的信息。在必要時(shí)進(jìn)行檔案資源確認(rèn)，提供檔案憑證，維護(hù)師生的權(quán)益。

（二）高校圖書館

圖書館在高校中擁有最為豐富的信息資源，是高校師生查閱資料和學(xué)習(xí)的最佳場(chǎng)所。高校圖書館為高校師生提供了優(yōu)良的文化環(huán)境和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，能夠有效地幫助師生研究和解決各種問(wèn)題，是高校教學(xué)資源最重要的組成部分。其作用如下：

1.提供優(yōu)良的學(xué)習(xí)環(huán)境。優(yōu)良的環(huán)境對(duì)于讀者學(xué)習(xí)研究來(lái)說(shuō)非常重要，圖書館提供了一個(gè)便于尋求知識(shí)的平臺(tái)，促進(jìn)了讀者對(duì)疑難問(wèn)題的分析研究。在查閱書籍的過(guò)程中，讀者能根據(jù)需求進(jìn)行選擇，這種方便的學(xué)習(xí)環(huán)境增強(qiáng)讀者自習(xí)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)真正的自主學(xué)習(xí)。圖書館也是高校師生課外活動(dòng)的重要場(chǎng)所，提供了一個(gè)良好舒適的活動(dòng)空間。

2.高校重要的信息源，提供大量的學(xué)習(xí)科研資料。高校圖書館中大量館藏書籍文獻(xiàn)以及各種信息資源是高校師生學(xué)習(xí)研究的重要資料。其擁有的豐富知識(shí)信息，成為師生的學(xué)習(xí)研究的重要資料，優(yōu)秀的高校圖書館能夠以豐富的資料和準(zhǔn)確的信息來(lái)滿足師生的需要。

3.以豐富的書籍資料，提升學(xué)生道德素質(zhì)。除了服務(wù)學(xué)習(xí)科研，高校圖書館作為學(xué)生課外閱讀的重要場(chǎng)所，通過(guò)向大學(xué)生宣傳推薦優(yōu)秀書籍，能夠?qū)Υ髮W(xué)生的思想文化和道德素質(zhì)進(jìn)行全方位的引導(dǎo)教育。塑造高尚的品德和價(jià)值觀，培養(yǎng)大學(xué)生成為具有高尚道德的高素質(zhì)人才。

（三）高校檔案館和圖書館協(xié)作的必要性

1.兩者的協(xié)作可以更好的促進(jìn)高校檔案館和圖書館與時(shí)俱進(jìn)，在信息化大時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)對(duì)高校檔案館和圖書館波及巨大，因特網(wǎng)具有海量的信息，相比之下信息查詢?cè)诰W(wǎng)上更加簡(jiǎn)便，兩者都有被邊緣化的危險(xiǎn)，因特網(wǎng)對(duì)傳統(tǒng)檔案館和圖書館產(chǎn)生極大影響。因此高校檔案館和圖書館必須進(jìn)一步發(fā)掘自身的潛能。高校檔案館和圖書館協(xié)作共建，相互補(bǔ)充，共享資源，即方便利用者獲取信息，也提高了信息資源的效率。

2.兩者的協(xié)作能夠?qū)⑿畔①Y料與科研報(bào)告論文結(jié)合。高校圖書館中具有豐富資料文獻(xiàn)，但是其科研和實(shí)踐報(bào)告數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，與檔案館的協(xié)作能夠補(bǔ)充大量的一線科研項(xiàng)目資料和論文。在兩者協(xié)作下，利用者能夠同時(shí)檢索到有關(guān)資料文獻(xiàn)和相關(guān)科研報(bào)告論文，這能夠使深利用者在更廣闊的領(lǐng)域中獲得最新科研動(dòng)態(tài)。

3.兩者的協(xié)作能夠建立聯(lián)合信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，加快信息化進(jìn)程。高校師生對(duì)所需信息的電子化和網(wǎng)絡(luò)化要求不斷增加，建立館藏資源豐富、高效快捷的各類信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)十分必要，高校檔案館和圖書館只有協(xié)作共建聯(lián)合信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，才能發(fā)揮自身的館藏優(yōu)勢(shì)，滿足高校師生對(duì)知識(shí)信息的多樣化需求。將兩者的信息資源借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化和信息化，也有助于實(shí)現(xiàn)高校檔案館和圖書館的現(xiàn)代化管理，方便高校師生和社會(huì)利用資料信息。

（四）高校檔案館和圖書館協(xié)作的可行性

在歐洲和美國(guó)等發(fā)達(dá)地區(qū)，已有諸多高校檔案館和圖書館進(jìn)行協(xié)作，構(gòu)建了一個(gè)能夠提供海量信息的信息化服務(wù)體系，隨著信息化的加快，我國(guó)高校也具有了兩者相互協(xié)作共享資源的可能，兩者協(xié)作共建是十分可行的。高校檔案館和圖書館應(yīng)該借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，協(xié)作共建，為高校圖書館和檔案館都找到新的活力。

1.兩者的性質(zhì)類似，檔案館作為保存高校檔案資料的機(jī)構(gòu)，圖書館作為保存圖書文獻(xiàn)資料的機(jī)構(gòu)，兩者都是收集、加工、保存文獻(xiàn)信息的機(jī)構(gòu)，都是高校中保存?zhèn)鞑ブR(shí)信息的載體，具有協(xié)作共建的可行性。

2.兩者的工作方式類似，兩者對(duì)高校師生的服務(wù)方式都是閱覽和外借，在保存文獻(xiàn)資料的方式上也相同，都需要對(duì)保存的信息進(jìn)行進(jìn)一步的整理加工，保證讀者能夠更好地利用文獻(xiàn)信息。兩者的協(xié)作在工作方式上并無(wú)變化，相同的工作方式也是兩者協(xié)作共建的良好基礎(chǔ)。

3.服務(wù)對(duì)象的主體都是高校師生，都是以提供其所需要的信息資料為主要工作。相似的服務(wù)對(duì)象，使得兩者協(xié)作后的信息資源管理更加簡(jiǎn)單，保證了兩者的協(xié)作共建能夠使高校師生享受到更加便捷高效的服務(wù)。

4.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，使得兩者的協(xié)作更加簡(jiǎn)單可行。現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保證了兩者大量信息資源的順利整合，建立聯(lián)合信息資源庫(kù)和信息查詢系統(tǒng)，讀者能夠借助信息系統(tǒng)查詢兩者的信息資料，使得兩者的協(xié)作成為可能。

（五）高校檔案館和圖書館協(xié)作的建議

1.對(duì)于檔案館和圖書館進(jìn)行一體化管理。在檔案館和圖書館原有的管理部門基礎(chǔ)上設(shè)立協(xié)調(diào)管理機(jī)構(gòu)，對(duì)兩者的館藏資源進(jìn)行統(tǒng)一的管理和規(guī)劃，將兩者的信息資源做到利用率最大化。借鑒國(guó)外高校檔案館和圖書館協(xié)作的成熟經(jīng)驗(yàn)，從整體出發(fā)，考慮檔案館和圖書館的內(nèi)在聯(lián)系，應(yīng)當(dāng)先建立合適的一體化管理模式，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案館和圖書館的一體化建設(shè)。制定統(tǒng)一的管理政策，針對(duì)兩者協(xié)作中存在的各種問(wèn)題，制定相應(yīng)的管理辦法，規(guī)范管理兩者協(xié)作共建的過(guò)程。就目前而言，統(tǒng)一管理檔案館和圖書館是協(xié)作共建的關(guān)鍵，統(tǒng)籌安排兩者的日常工作，滿足高校師生學(xué)習(xí)科研的需求，實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.將兩者的文獻(xiàn)資料進(jìn)行整理，資源互補(bǔ)。如：高校師生進(jìn)行研究學(xué)習(xí)時(shí)，不僅需要參閱圖書資料，也需要查閱論文及科研檔案，圖書館作為借閱書籍的主要場(chǎng)所，圖書閱覽場(chǎng)所比檔案館更具優(yōu)勢(shì)，因此可以把檔案館保管的科研報(bào)告、學(xué)術(shù)論文等高校師生需求較多的文獻(xiàn)資料轉(zhuǎn)移到圖書館中，設(shè)立專門的論文檔案閱覽室，方便借閱，通過(guò)協(xié)調(diào)兩者的信息資料來(lái)實(shí)現(xiàn)高校檔案館和圖書館的協(xié)作。

3.對(duì)檔案館和圖書館的協(xié)作共享資源進(jìn)行宣傳，在高校師生中，許多人對(duì)檔案館并不熟悉，對(duì)檔案館中收藏的學(xué)術(shù)論文和科研報(bào)告并不了解。借助圖書館這個(gè)平臺(tái)加強(qiáng)檔案館的介紹，通過(guò)對(duì)兩者共享資源的宣傳，可以讓更多的師生在檔案館找到所需要的資料，借助統(tǒng)一的查詢系統(tǒng)，幫助師生更好的研究問(wèn)題。因此，檔案館和圖書館應(yīng)該共同舉辦各類講座，介紹檔案館收藏的各類論文和學(xué)校歷史，培養(yǎng)高校師生對(duì)檔案館館藏的重視，同時(shí)也能展示學(xué)?？蒲谐晒龋M(jìn)一步促進(jìn)兩者的協(xié)作。

4.協(xié)作共建信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案館和圖書館收藏的信息一同收入統(tǒng)一的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)中，管理者能夠?qū)n案館和圖書館的信息進(jìn)行整體管理。高校師生可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中同時(shí)檢索到檔案館和圖書館的館藏資料，提高了文獻(xiàn)利用率，兩者的協(xié)作使得讀者獲得的信息資源更加全面。

5.引進(jìn)信息資源管理系統(tǒng)，進(jìn)行高校檔案館和圖書館的協(xié)作管理。信息資源管理系統(tǒng)對(duì)兩者的協(xié)作共建管理十分必要，目前已有諸多成熟的管理系統(tǒng)，如清華同方RFID圖書檔案管理系統(tǒng)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提供網(wǎng)絡(luò)圖書檔案查詢服務(wù)，只需要在系統(tǒng)輸入檢索詞，就能夠隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢檔案館和圖書館的信息資源，獲得全方位的服務(wù)，充分發(fā)揮高校檔案館和圖書館的作用。

總之，高校檔案館和圖書館的發(fā)展應(yīng)當(dāng)跟隨時(shí)代的變化，與時(shí)俱進(jìn)，不斷修正與發(fā)展，以滿足高校師生和社會(huì)不斷增加的需求。兩者的協(xié)作共建，能夠共享和充分利用兩者的信息資源，通過(guò)構(gòu)建高效完備的立體式全方位網(wǎng)絡(luò)管理體系，滿足利用者更多的有效信息需求。

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