淺談小微企業(yè)內(nèi)部控制

●十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)貿(mào)易系 郝一潔

一、適當(dāng)?shù)氖跈?quán)、審批和稽核控制

小微型企業(yè)資產(chǎn)規(guī)模不大，人員少，內(nèi)部控制崗位的設(shè)置和職責(zé)劃分上容易產(chǎn)生重疊交叉現(xiàn)象。交叉的后果往往是，有的事會(huì)有多人做，有的事可能沒(méi)人做。一般在企業(yè)初創(chuàng)期，業(yè)務(wù)量少，企業(yè)主可以“事必躬親”，一些重要事項(xiàng)親自掌控和處理。當(dāng)企業(yè)業(yè)務(wù)量增多、規(guī)模擴(kuò)大之后，企業(yè)主無(wú)法參與企業(yè)的每一項(xiàng)交易活動(dòng)，就需要進(jìn)行職責(zé)分離。職責(zé)分離意味著職權(quán)劃分，就要有適當(dāng)?shù)氖跈?quán)與審批控制。要注意的是小微型企業(yè)職責(zé)分離，不要設(shè)太多管理層級(jí)，應(yīng)盡可能精簡(jiǎn)，能不設(shè)的層級(jí)就不設(shè)，只要做到“事事有人做，事事有人管”就行。

職責(zé)分離后，要保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)順利開(kāi)展并防止舞弊，就應(yīng)當(dāng)將企業(yè)的各類管理活動(dòng)或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)劃分為若干步驟，將其中不相容的事項(xiàng)，通過(guò)授權(quán)審批進(jìn)行控制。通常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都應(yīng)劃分為授權(quán)、核準(zhǔn)、執(zhí)行、記錄、稽核等幾個(gè)程序。如銷售業(yè)務(wù)可以分為：談判簽合同 （或者是討價(jià)還價(jià)）的授權(quán)批準(zhǔn)、銷售執(zhí)行和開(kāi)具發(fā)票、收款、發(fā)貨、入賬等步驟。通常談判應(yīng)該取得企業(yè)的授權(quán)，這里可以是企業(yè)主的直接授權(quán)也可以是依據(jù)企業(yè)的銷售政策或制度獲得授權(quán)。對(duì)于小微型企業(yè)而言，這幾個(gè)步驟中，至少要做到談判開(kāi)票和收款、發(fā)貨不能是同一個(gè)人，收款、發(fā)貨和收入記賬不能是同一個(gè)人。否則就可能產(chǎn)生舞弊，給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。

由于小微型企業(yè)，分工不可能很細(xì)致，所以，一個(gè)人承擔(dān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)中的多個(gè)可能不相容的工作步驟也是很常見(jiàn)的。只要一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)從授權(quán)、核準(zhǔn)、執(zhí)行、到記錄不是一個(gè)人全權(quán)辦理，就能通過(guò)定期或不定期的稽核檢查來(lái)防止舞弊行為的發(fā)生，減少損失，保護(hù)企業(yè)利益。通過(guò)事后稽核檢查可以發(fā)現(xiàn)和糾正可能存在的錯(cuò)誤和舞弊,以彌補(bǔ)因規(guī)模局限導(dǎo)致的小微型企業(yè)職責(zé)分離不足的缺陷。

二、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制作為一個(gè)系統(tǒng)，其范圍遍及企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的各個(gè)方面，其核心系統(tǒng)就是會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制也是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。對(duì)于小微型企業(yè)而言，只要抓好會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，就可以做好內(nèi)部控制。筆者以為小微型企業(yè)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，在根據(jù)企業(yè)規(guī)模設(shè)置適當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)崗位的基礎(chǔ)上，一定要做好“證、賬、表”即會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的管理和控制。

會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)核算的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，也是會(huì)計(jì)系統(tǒng)日常進(jìn)行控制的起點(diǎn)，所以一定要認(rèn)真做好會(huì)計(jì)憑證的管理和控制。小微型企業(yè)的原始憑證控制要特別注意三個(gè)方面：一是小微型企業(yè)對(duì)外業(yè)務(wù)一定要索要原始憑證并認(rèn)真審核。許多小微型企業(yè)發(fā)生對(duì)外業(yè)務(wù)后，很容易貪圖現(xiàn)金優(yōu)惠而不要發(fā)票，殊不知這會(huì)給企業(yè)帶來(lái)遠(yuǎn)大于優(yōu)惠點(diǎn)數(shù)的稅費(fèi)開(kāi)支；二是抓好內(nèi)部自制原始憑證的設(shè)計(jì)和填制。內(nèi)部自制原始憑證正是企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制的載體，所一定要科學(xué)設(shè)計(jì)，認(rèn)真填制，嚴(yán)格審核。需要說(shuō)明的是，自制原始憑證的設(shè)計(jì)應(yīng)該適應(yīng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，滿足各崗位管理的需要，同時(shí)結(jié)合企業(yè)的機(jī)構(gòu)設(shè)置和規(guī)模而設(shè)計(jì)；三是小微型企業(yè)要合理設(shè)計(jì)原始憑證傳遞的程序。原始憑證記錄著經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際情況，憑證在相關(guān)崗位之間的傳遞，體現(xiàn)了企業(yè)管理中的分工配合狀態(tài)。合理的傳遞程序，既能保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，又能體現(xiàn)出崗位或人員之間的適度牽制，防范舞弊和差錯(cuò)的發(fā)生。

會(huì)計(jì)賬簿是用來(lái)序時(shí)地、分類地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。一方面小微型企業(yè)要依法設(shè)立日記賬、總分類賬、明細(xì)分類賬。其中，企業(yè)明細(xì)賬的設(shè)計(jì)除法規(guī)明確要求（如一般納稅人增值稅核算明細(xì)賬）的外，其他大多數(shù)明細(xì)賬設(shè)置幾級(jí)明細(xì)、幾套賬，完全是企業(yè)根據(jù)管理需要而決定，比如存貨明細(xì)賬如果企業(yè)會(huì)計(jì)人員不多，可以只在倉(cāng)儲(chǔ)部門設(shè)一套明細(xì)賬，由倉(cāng)儲(chǔ)部門登記清楚數(shù)量，然后會(huì)計(jì)部門定期進(jìn)行金額的核算登記。另一方面要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)設(shè)計(jì)賬務(wù)處理程序。根據(jù)筆者的了解，科目匯總表賬務(wù)處理程序目前被大多數(shù)小微型企業(yè)采用，但并不一定和企業(yè)的實(shí)際狀況相適應(yīng)。比如，一家企業(yè)月業(yè)務(wù)量不足20筆，還使用科目匯總表賬務(wù)處理程序，科目匯總表的編制加大了會(huì)計(jì)人員的工作量，還使得總賬反映的都是匯總數(shù)而不夠清晰。通常如果企業(yè)規(guī)模較小、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量較少使用記賬憑證賬務(wù)處理程序就可以了，尤其是初創(chuàng)期的小企業(yè)，業(yè)務(wù)量少，都可以使用記賬憑證賬務(wù)處理程序。如果企業(yè)規(guī)模較大、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較多，才使用科目匯總表賬務(wù)處理程序，來(lái)簡(jiǎn)化總賬登記的工作量。

會(huì)計(jì)報(bào)表是會(huì)計(jì)核算工作的成果，小微型企業(yè)除了要按照國(guó)家法規(guī)的要求編制對(duì)外會(huì)計(jì)報(bào)表之外，應(yīng)該要能夠及時(shí)提供滿足企業(yè)管理和決策需要的各種內(nèi)部信息。這就需要小微型企業(yè)的會(huì)計(jì)人員要站在企業(yè)主或者管理者的角度設(shè)計(jì)和編制各類內(nèi)部會(huì)計(jì)報(bào)表，如費(fèi)用明細(xì)表、銷售明細(xì)表、現(xiàn)金預(yù)算與執(zhí)行報(bào)表等。這些報(bào)表的編制和報(bào)告一定要遵循靈活性、及時(shí)性、保密性的原則。

三、貨幣資金控制

一是建立嚴(yán)格的現(xiàn)金和銀行存款管理制度?，F(xiàn)金收支要遵守《現(xiàn)金管理?xiàng)l例》《支付結(jié)算辦法》《票據(jù)法》等國(guó)家法規(guī)。實(shí)行出納專人負(fù)責(zé)管理，限制其他人員接近。貨幣資金管理一定要做到日清月結(jié)。每日收入現(xiàn)金要及時(shí)送存銀行,每日結(jié)存,每月要與銀行對(duì)賬;將支票、匯票等銀行結(jié)算票據(jù)和印章分開(kāi)管理,不能以人手緊張為由將印鑒和票據(jù)交給出納一人保管。建立企業(yè)貨幣資金定期不定期清查制度，如果有條件，出納人員應(yīng)定期進(jìn)行崗位輪換。

二是加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)貨物款項(xiàng)支付和銷售貨款的回收的管理控制。采購(gòu)和銷售是企業(yè)最主要的經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)，是小微型企業(yè)最主要的貨幣支付事項(xiàng)和收入事項(xiàng)。對(duì)于購(gòu)貨支付的款項(xiàng),應(yīng)明確規(guī)定采購(gòu)的審批權(quán)限，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核后才能支付，一定要保證支付后能收到相應(yīng)的貨物或勞務(wù)。對(duì)于銷售,一旦交易完成一定要及時(shí)回收款項(xiàng)，如果是賒銷，應(yīng)經(jīng)常審核應(yīng)收賬款的收賬情況和商品的發(fā)出情況。

四、實(shí)物資產(chǎn)控制

對(duì)大多數(shù)小微型企業(yè)而言，實(shí)物資產(chǎn)就是固定資產(chǎn)和存貨，期中最需要日常加強(qiáng)管理的就是存貨。小微型企業(yè)在進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)管理方面，一個(gè)比較普遍的認(rèn)識(shí)是，只要請(qǐng)一名或幾名好保安把門衛(wèi)工作做好就行了。事實(shí)上，這只是實(shí)物資產(chǎn)管理最起碼的要求。筆者以為小型企業(yè)還應(yīng)該做好三個(gè)方面的內(nèi)部控制。

一是要建立存貨的專人管理制度。盡可能安排專職專業(yè)人員進(jìn)行存貨的管理，嚴(yán)格限制非崗位人員尤其是家族成員中的非崗位人員接近實(shí)物資產(chǎn)，以避免存貨管理的混亂，保證存貨收發(fā)有序，使用高效。

二是建立規(guī)范的資產(chǎn)采購(gòu)流程。企業(yè)的存貨采購(gòu)流程一般是：采購(gòu)計(jì)劃申請(qǐng)——采購(gòu)方案審批——執(zhí)行采購(gòu)——檢查驗(yàn)收———貨款結(jié)算。采購(gòu)種類、數(shù)量一般由生產(chǎn)和使用部門填制請(qǐng)購(gòu)單，編制具體的采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施；實(shí)施采購(gòu)時(shí)應(yīng)與供貨單位簽訂采購(gòu)合同，以加強(qiáng)雙方責(zé)任，保證按期、按質(zhì)、按量發(fā)貨，以防受騙上當(dāng)。貨款結(jié)算時(shí)，會(huì)計(jì)部門一定要認(rèn)真審核相關(guān)手續(xù)，全部手續(xù)無(wú)誤后，才辦理貨款支付結(jié)算。通常會(huì)計(jì)部門接到通知承付貨款，應(yīng)審核合同的簽訂是否符合規(guī)定，驗(yàn)收單、入庫(kù)單是否真實(shí)可靠，是否與合同一致；進(jìn)貨發(fā)票是否合法，與合同、驗(yàn)收單、入庫(kù)單、付款通知上內(nèi)容是否相符。

三是建立存貨收發(fā)和盤存制度。要加強(qiáng)對(duì)實(shí)物資產(chǎn)從取得驗(yàn)收到領(lǐng)用、報(bào)廢的管理。建立嚴(yán)格的驗(yàn)收、保管制度，要對(duì)資產(chǎn)的購(gòu)進(jìn)、驗(yàn)收、發(fā)出、耗用、報(bào)廢等各環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，同時(shí)通過(guò)建立定期盤點(diǎn)制度、掌握企業(yè)資產(chǎn)動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)管理。

宋波.2011.會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì) [M].北京：化學(xué)工業(yè)出版社。