如何做好文書檔案工作

魏曉萍

（江蘇海事職業(yè)技術學院，江蘇 南京 211170）

文書檔案工作是檔案管理工作中一項十分重要的、不可缺少的工作，業(yè)務性很強，又很細致，是單位正常管理工作的重要組成部分。它真實地記錄了單位發(fā)展、正常運作的全過程，有重要的查考使用價值。我們可以借助文書檔案更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預見未來。因此，把文書檔案工作做好，是十分重要的。

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標準，是檔案存在的基礎與重要的資源發(fā)生地，直接關系和影響檔案資料的質(zhì)量與完整性。實現(xiàn)文書檔案管理工作規(guī)范化、標準化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設與發(fā)展提供可靠的信息依據(jù)。

一、什么是文書檔案

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。一般文書檔案主要是由法規(guī)性文件和行政性文件轉(zhuǎn)化而來。根據(jù)國家有關規(guī)定，目前我們使用和形成的文件主要有：報告、請示、批復、函、會議紀要等。除此之外，文書檔案是人們熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、處理問題的依據(jù)。人們遇到問題時常常需要從過去的檔案中查找依據(jù)，如果有檔案可查，許多問題就可以迎刃而解，工作也可以順利進行。事實證明，隨著時間的推移，文書檔案的作用越來越大，檔案保存的時間越久，作用也就越大。此外，它還是了解、研究社會政治、經(jīng)濟等方面的基本依據(jù)。

二、文書檔案的收集整理

在文書檔案資料的收集整理過程中，一定要嚴格按照國家檔案局關于歸檔文件整理的規(guī)則和本單位檔案管理工作標準的要求執(zhí)行。凡是反映本單位重大工作與活動，具有參考利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。如：上級行政部門及主管單位的來文；反映本單位各項工作活動，具有參考利用價值的文件材料，等等，這些都屬于文書檔案資料的收集范圍。

做好文書檔案的收集整理工作是十分重要的，它是檔案歸檔工作中的重要環(huán)節(jié)。在文書檔案的收集整理過程中，一定要認真、仔細、不怕麻煩，力求做到不遺漏任何一點有用信息，只有這樣才能完整地收集文件、材料，使文書檔案具有完整性、規(guī)范性。

在文書檔案的收集整理工作中不僅要有高度的工作責任心，認真辦事的工作態(tài)度，具備一定的檔案專業(yè)知識，同時要有一顆熱情、主動為大家服務之心。努力做好檔案服務工作，使大家逐漸認識到文書檔案工作的重要性。應努力爭取領導的重視，是做好文書檔案管理的關鍵。因此，在平日工作中勤請示、勤匯報，爭取領導的關注與支持；勤動手，經(jīng)常把工作開展的情況、計劃思路、取得的成績和存在問題形成材料，向領導匯報。

三、文書檔案的現(xiàn)代化

現(xiàn)代檔案管理科學技術是當今文書檔案工作者必須學習的重要知識，應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習，以便更加方便、有效地做好管理工作。隨著時代的發(fā)展，文書檔案管理也面臨許多問題，例如文件和檔案數(shù)量越來越多，管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案的質(zhì)量。面對新時期、新工作的工作需要，只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地解決管理中的一些難題。

1.掌握現(xiàn)代化技術，利用電子計算機技術。傳統(tǒng)的工作方法從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主，而現(xiàn)在電子計算機技術可以完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計等一系列工作，使文件的形成、運行、積累、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與辦公自動化相銜接。這些現(xiàn)代化管理技術，迫切需要文書檔案管理工作者掌握和運用。為了盡快培養(yǎng)一批既熟悉檔案專業(yè)知識，又掌握新技術的人才，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，注重對計算機知識、信息技術的學習掌握，努力使自己成為具備檔案專業(yè)知識和信息處理技術的綜合型檔案管理人才。

2.利用現(xiàn)代化技術整理文書檔案。紙質(zhì)文書檔案的整理工作十分繁瑣，效率不高，而且費時費力，只有引進現(xiàn)代化技術，才能使文書檔案的整理工作上一個新臺階，這是歷史的趨勢。

文書檔案管理應用計算機技術主要用于文書檔案整編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括：（1）用計算機編制文書檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；（2）利用計算機進行文書檔案檢索。按照文書檔案著錄項目中所標志的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的文書檔案目錄及其原件；（3）利用計算機對文書檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進行登記與統(tǒng)計。因此，為了實現(xiàn)文書檔案管理不同文件信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強文書檔案管理綜合應用計算機技術的研究，進行文書檔案管理的綜合化、現(xiàn)代化管理。

四、文書檔案的保密與利用

長期以來由于各級檔案人員的重視，文書檔案的保密工作做得較好，但在利用方面效果不太理想。如：部分檔案得不到充分的利用，造成了檔案資源的浪費；領導對檔案收藏情況不了解，不能及時有效地利用檔案，導致檔案工作人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來，等等。怎樣才能把檔案的保密與利用這兩者關系協(xié)調(diào)好，是擺在廣大檔案工作者面前的一大難題。檔案管理人員既要有扎實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。把死檔變成活檔，把文書檔案真正利用起來，發(fā)揮它應有的作用。

保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是文書檔案管理工作人員的神圣職責。日常工作中，文書檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領導決策服務。機密檔案應該保密，但保密的目的之一是利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用，無限制的利用會給黨和國家的安全和利益造成危害。一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限制地擴大開放利用范圍，則也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。首先，要做好文書檔案的審查工作。審查工作是文書檔案開放前的重要前提，是開放文書檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定文書檔案的開放與控制使用范圍。其次，要做好文書檔案的解密工作。文書檔案工作者應根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，以最大限度地提供利用檔案。

五、文書檔案存在的問題與對策

一是對文書檔案管理工作的認識還比較模糊。輕視文書檔案的現(xiàn)象還很普遍，有的甚至認為文書檔案整不整理都無所謂，導致很多文書檔案的收集和整理都不到位，有的即使整理了也不符合規(guī)定，造成很多重要資料流失。二是檔案工作人員的業(yè)務培訓有待加強。在有些單位和部門，由于不重視文書檔案工作，所以，文書檔案的管理人員大多沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓就直接接手工作。即使偶爾參與培訓，也是形式單一，次數(shù)有限，內(nèi)容陳舊，并不能及時更新檔案管理理念，其專業(yè)素質(zhì)與現(xiàn)代化的文書檔案培訓工作的要求之間存在一定差距，跟不上現(xiàn)代化檔案管理的步伐，更不能夠有效地提高檔案管理的水平。隨著計算機網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，利用計算機進行檔案管理工作是現(xiàn)代化檔案管理的一個必然趨勢。檔案管理人員更加需要加強專業(yè)知識的培訓，使單位檔案管理工作更加標準化和規(guī)范化。三是文書工作和檔案工作的銜接存在問題。文書工作和檔案管理工作既存在直接聯(lián)系又有區(qū)別，是統(tǒng)一又分工的。在實際的文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理應該相互配合，建立一個分體式的管理體系。實際的管理工作中，文書和檔案應該實行一種分塊式的管理制度，這是一種有效的、相對科學的管理。但是在實際的操作過程中，這一體制卻在一定程度上拉開了文書工作和檔案工作之間的距離。文書工作人員檔案意識不強，檔案管理人員通常也很少考慮文秘工作，這使得兩者在銜接的過程中出現(xiàn)很多脫節(jié)的環(huán)節(jié)，存在很多不規(guī)范、不標準的現(xiàn)象。

以上種種，需要廣大的檔案工作者在工作實踐中不斷探索、不斷學習，摸索出一套切實可行的工作方法。只有這樣，才能把文書檔案工作做得更好。

［1］謝俊霞等.新時期加強檔案工作的幾點體會.檔案天地，2010.08.

［2］高原.檔案整理這些事兒.檔案管理，2011.05.

［3］牟丹宇，等.略談信息時代的文書檔案工作.陜西檔案，2010.06.