新時代學(xué)校檔案工作發(fā)展的思考

摘 要：在建校百年的新環(huán)境下，從主動學(xué)習(xí)、主動思考、主動工作三方面探討學(xué)校檔案工作發(fā)展的思路，以更好的檔案人姿態(tài)迎接新挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：新時代;學(xué)校;檔案

中華人民共和國在中國共產(chǎn)黨的領(lǐng)導(dǎo)下強大起來了。這真是一個值得每位中國人歡欣鼓舞的中國年。1919年，在辛亥革命精神的感召下，在諸多仁人志士的鼎力支持下，馬僑儒在鷺江之畔鴻山山麓，創(chuàng)辦了雙十中學(xué)。同時，2021也是由愛國華僑陳嘉庚先生創(chuàng)辦的廈門大學(xué)百年校慶。兩所由愛國人士創(chuàng)辦的學(xué)校一起走過了百年歲月。

十九屆五中全會指出，我國取得了關(guān)鍵性的勝利。現(xiàn)在國家以社會主義核心價值觀、新的“四個全面”（全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家、全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴(yán)治黨）為戰(zhàn)略目標(biāo)?！靶鲁B(tài)將給中國帶來新的發(fā)展機遇”，教育新常態(tài)也將給學(xué)校帶來新的發(fā)展機遇。而在國家全面發(fā)展的基礎(chǔ)上，檔案事業(yè)也迎來了自己的機遇與挑戰(zhàn)。2020年新修訂檔案法的頒布，更是檔案工作新常態(tài)的集中體現(xiàn)。檔案工作新常態(tài)也給學(xué)校檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)、新的機遇、新的發(fā)展。適應(yīng)新常態(tài)，開拓新思路，開展新變革，實現(xiàn)新跨越，形成新智慧，促進內(nèi)涵發(fā)展，注入新的活力。作為一位在教育工作線上的檔案工作者，不得不同時關(guān)注教育工作問題和檔案工作問題，如何結(jié)合兩者的新常態(tài)，做好學(xué)校檔案工作呢？

一、主動學(xué)習(xí)

學(xué)習(xí)，對于一個人來講，是多么重要，對于一個學(xué)校的檔案工作者，更是工作的首要。現(xiàn)階段，要對教育新動向、新常態(tài)有所了解，學(xué)習(xí)國務(wù)院發(fā)布《深化教育督導(dǎo)改革轉(zhuǎn)變教育管理方式的意見》，教育部發(fā)布《關(guān)于培育和踐行社會主義核心價值觀進一步加強中小學(xué)德育工作的意見》以及2019年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《加快推進教育現(xiàn)代化實施方案（2018-2022年）》等等，在此基礎(chǔ)上，認(rèn)真研讀學(xué)校適應(yīng)教育新常態(tài)的五年發(fā)展規(guī)劃。又要重點學(xué)習(xí)把握2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，學(xué)習(xí)楊冬權(quán)局長的《怎樣認(rèn)識檔案工作新常態(tài)》以及2020年新修訂的檔案法，認(rèn)識領(lǐng)悟清楚。

二、主動思考

隨著“質(zhì)量時代”的到來，學(xué)校育人在保證基本質(zhì)量的基礎(chǔ)上，向個性、向特色、向多樣化發(fā)展，其培養(yǎng)模式、管理評價、人才選拔也呈現(xiàn)多元化改革態(tài)勢，并不斷深化，提高質(zhì)量、內(nèi)涵發(fā)展、個性創(chuàng)新成為教育新常態(tài)下的核心任務(wù)。學(xué)校的檔案工作者要在這樣的教育新常態(tài)下思考學(xué)校的檔案工作。檔案工作中檔案的面要廣，檔案的收集內(nèi)容要跟著學(xué)校發(fā)展的新形勢。

主動思考是指對以前的學(xué)校檔案工作有個全面總結(jié)的基礎(chǔ)上進行。作為一名學(xué)校檔案工作者，要以一種積極主動的主人翁精神面對學(xué)校檔案工作，總結(jié)學(xué)校檔案工作取得的進步、好的經(jīng)驗總結(jié)和不足的地方。在新常態(tài)下，如何讓檔案工作承前啟后地健康發(fā)展，是每一位學(xué)校檔案工作者應(yīng)該思考的問題。

三、主動工作

（一）加大檔案宣傳工作

新常態(tài)下，各級領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作。確實是這樣的，從學(xué)校來講，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)比以前重視了，教職工也有了檔案意識，認(rèn)識到了檔案工作的重要性，但是還是不太清楚檔案工作的大致情況，對此，我們要積極做好檔案和檔案工作的宣傳。對于學(xué)校，檔案宣傳也日益重要，都說：人靠衣裝，馬靠鞍。一直默默無聞的檔案工作太需要宣傳了，讓她走入全校師生的視野就靠宣傳。學(xué)校檔案工作者要積極思考宣傳的方式方法，積極利用起每年的“6月9日”檔案日。精心策劃活動主題、場所、形式等，重點是要學(xué)習(xí)如何吸引師生眼球。筆者認(rèn)為一切從師生所關(guān)注的事情做起。

檔案宣傳要突出百姓需要，要巧宣傳，從與學(xué)校師生息息相關(guān)的信息入手，想學(xué)校師生所想，急學(xué)校師生所急，并走在學(xué)校師生思維的前頭，有工作的前瞻性。對于學(xué)校而言，學(xué)籍檔案等民生檔案在檔案工作中占有重要比重。隨著經(jīng)濟的發(fā)展、人民生活水平的提高，學(xué)籍檔案等民生檔案的利用率也在逐年提高。在學(xué)校檔案利用中，不管是本校教職工還是在校學(xué)生，或是畢業(yè)后的校友，占大多數(shù)的利用目的是利用檔案解決自己的職稱評聘、工資待遇、招考競聘、出國留學(xué)等民生問題。如何更便捷地服務(wù)民眾，是我們學(xué)校檔案工作者應(yīng)積極思考的問題。比如，利用現(xiàn)在流行的手機微信公眾號，學(xué)校檔案部門也能對準(zhǔn)校友、教職工的需求，定期上傳信息并應(yīng)積極總結(jié)經(jīng)驗，主動服務(wù)民眾。

（二）加強與其他處室的合作

加強與其他處室的合作主要有兩個方面的合作：

1.歸檔整合上的合作

隨著學(xué)校的發(fā)展，很多以前沒有的檔案資料產(chǎn)生，如學(xué)校分校區(qū)辦公的經(jīng)驗、高中宿舍制度活動文化、心理咨詢資料、學(xué)生晚自習(xí)資料、學(xué)生會新興的各種社團活動資料等等，都要以敏銳的眼光去收集整理歸檔。學(xué)校檔案室的檔案門類眾多，涵蓋了學(xué)校各個方面的活動，這么多的檔案資源要合理地、科學(xué)地整合利用，而不是單一利用，比如，以前是教務(wù)部門利用教務(wù)部門的檔案資源，以后的思路是，檔案工作人員進行資源整合，德育處也能用到教務(wù)部門的檔案資源。也就是，將學(xué)校各門類檔案資源又能匯在一起，又能各個分開，讓利用者自我挑選，自我組合，各取所需。

2.編研制作檔案信息上的合作

在學(xué)校，普遍的意識是：只要有“檔案”兩字出現(xiàn)的工作，都是檔案人員的事，與其他人無關(guān)。這是一個意識誤區(qū)，檔案與每個人息息相關(guān)，每個人是檔案的形成者、收益者，而檔案工作人員只是檔案的管理者。對此，檔案工作者要自己明確職責(zé)，在檔案工作中嘗試與學(xué)校其他部門合作，讓更多部門參與到檔案的收集、整理、修復(fù)、掃描、編研等工作中。

（三）加強檔案安全工作

檔案安全工作是檔案工作的基礎(chǔ)工作，安全第一，先要保障了安全，才有利用。學(xué)校的檔案安全特別是檔案信息安全日益重要。

1.檔案實體安全，應(yīng)從以下幾個方面考慮：

（1）庫房溫濕度的調(diào)控，防霉防蛀防火防水防光防盜等等。

（2）盡量盡早有前瞻性的眼光，規(guī)劃好庫房用地，選好庫房地址，盡量避免庫房搬遷，或盡量少搬遷。

（3）如一定需要搬遷，一定要以檔案安全為主，詳細(xì)制訂計劃。確保搬遷順利，檔案安全。

（4）規(guī)范查檔制度，杜絕查檔過程中損毀檔案的事情發(fā)生，確保檔案實體安全。

2.學(xué)校的檔案信息安全，分為紙質(zhì)等檔案的信息安全和電子檔案的信息安全：

（1）紙質(zhì)等檔案的信息安全，實際上也是檔案實體的安全，保全檔案實體的安全，也就基本上保證了紙質(zhì)等材料檔案信息的安全。

（2）電子檔案的信息安全，積極與學(xué)校現(xiàn)代教育技術(shù)中心部門合作，積極與計算機專業(yè)人員探討電子檔案的信息安全問題，加強對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機和涉密載體的安全保密管理，按照涉及國家秘密的信息系統(tǒng)分級保護要求，嚴(yán)防文件、檔案在傳輸過程中泄密。對涉密檔案、重要檔案的存儲介質(zhì)進行檢驗和認(rèn)證，確保長期可用。

（3）對重要的電子檔案進行多份備份，有條件的進行異地備份等等。

（四）加強依法治檔工作

在學(xué)校工作中，特別是檔案工作，很少有人想到“法”，認(rèn)為工作做與不做，做好與做不好，都不會上升到法律的層面。然而，隨著依法治國的全面推進，依法治檔也是檔案工作新常態(tài)中一個特別突出的表現(xiàn)。

1.加強檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)

學(xué)校檔案人員加強學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，做到懂法、用法、執(zhí)法、守法，不斷提高檔案法治意識。

2.做好檔案法規(guī)宣傳工作

學(xué)校檔案人員在自己學(xué)習(xí)掌握檔案法規(guī)的基礎(chǔ)上，對學(xué)校其他處室兼職檔案員及學(xué)校師生進行檔案法規(guī)宣傳。宣傳工作可大可小，大的可舉辦知識講座、辦展覽，利用學(xué)校辦公網(wǎng)普及等，小的可以在日常檔案工作中滲透，及時解答教育等等。

3.制定好學(xué)校檔案執(zhí)法的制度

在新常態(tài)下，與時俱進地將學(xué)校的檔案制度重新審視、重新修正，多在細(xì)節(jié)上下工夫，比如借閱檔案制度中，要多體現(xiàn)閱檔者的職業(yè)、年齡、電話、目的，這樣一是便于追蹤提供利用，二是有利于分析利用者結(jié)構(gòu)，掌握規(guī)律，為以后的利用服務(wù)工作做好創(chuàng)優(yōu)改進準(zhǔn)備。電子檔案的維護和保管更需要檔案制度來規(guī)范和保證等等。

4.在檔案工作中用好檔案法規(guī)

不管是檔案材料的收集歸檔，還是檔案材料的保存管理，或是檔案材料的編研利用，學(xué)校各處室兼職檔案員的檔案工作考評等工作都要用“法”來貫穿。今年秋季，學(xué)校的翔安校區(qū)初中部開始招生，翔安校區(qū)高中部也快完成建設(shè)。學(xué)校發(fā)展帶來的未來格局是四個校區(qū)同時運作。要保證學(xué)校檔案工作的有效推進，四個校區(qū)一起進步，也必依托于檔案法規(guī)和學(xué)校統(tǒng)一管理的檔案制度。

在國家高速發(fā)展的今天，學(xué)校發(fā)展踏上下一個百年新征程的歷史時刻，處在國家新常態(tài)的大環(huán)境下，在學(xué)校教育管理新常態(tài)的小環(huán)境下，迎來了檔案工作的新常態(tài)，作為檔案工作者，欣喜欣慰的同時也要勇于挑戰(zhàn)自我，珍惜機遇，斗志昂揚，主動積極地適應(yīng)檔案工作新常態(tài)，開辟學(xué)校檔案工作新天地。

作者簡介：張毓森（1978.10—），女，漢族，福建廈門人，本科，檔案中級職稱，研究方向：中學(xué)檔案管理。