新形勢下高校檔案管理工作淺議

鄒晏秋 高鵬程

（吉林化工學(xué)院，吉林 吉林 132022）

檔案管理工作是高等學(xué)校的基礎(chǔ)工作的重要組成部分。高等學(xué)校檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績和學(xué)校教育教學(xué)活動的真實記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動[1]。在高等教育快速發(fā)展的新形勢下，高等學(xué)校的檔案管理工作必須緊跟時代步伐，運用先進的電子設(shè)備和技術(shù)手段，把檔案管理工作引入法制化、科學(xué)化、規(guī)范化的軌道上來，打開高校檔案管理工作的全新局面。

1 新形勢下高等學(xué)校檔案管理工作的特點

1.1 法制化特點

《中華人民共和國檔案法》的頒布實施為高等學(xué)校檔案管理工作依法管理檔案提供了保障，同時提高了檔案管理部門的法律意識，做到懂法、守法，嚴格按照國家政策和法律進行規(guī)范管理。使高等學(xué)校檔案管理工作有法可依、有章可循，加快了檔案管理工作的法制化建設(shè)的進程。

1.2 科學(xué)化特點

我國高等教育改革的不斷深化，高等學(xué)校規(guī)模的不斷擴大，高等學(xué)校檔案管理業(yè)務(wù)量的不斷增加，這一切離不開科學(xué)有序的管理。高等學(xué)校檔案的種類比較繁多，內(nèi)容包羅萬象，立卷歸檔的任務(wù)比較繁重，因此檔案管理工作要注入科學(xué)管理的理念，科學(xué)有序的完成檔案管理的每一步工作，做到環(huán)環(huán)相扣、科學(xué)規(guī)范，在圓滿完成檔案工作任務(wù)的同時，大大的提高了檔案管理工作的效率。

1.3 專業(yè)性較強

高等學(xué)校檔案管理工作具有較強的專業(yè)性，高等學(xué)校主要從事高等教育工作，為國家培養(yǎng)高級專門人才，在高等學(xué)校的教育工作、管理工作和各項活動中會形成大量的圖文、音像資料，最終都需要通過檔案室的具體工作進行收集整理和鑒別保存，這就需要檔案管理工作發(fā)揮自身的專業(yè)性特點，有針對性的突出教學(xué)檔案，為學(xué)校教育工作做好歷史記錄和資料儲備工作。

1.4 服務(wù)性較廣

高等學(xué)校檔案管理工作服務(wù)于高等學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展，為教學(xué)、科研及各項管理工作提供服務(wù)，經(jīng)歷此過程，檔案管理工作也在不斷的探討、不斷的積累、不斷的完善，漸進的認識檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)，逐漸提高服務(wù)質(zhì)量。

2 新形勢下高等學(xué)校檔案管理工作的措施

高等學(xué)校的文件和檔案是密不可分的，又是有所區(qū)別的。文件是在高校各項黨政管理工作中形成的文字材料，不僅數(shù)量大，而且種類繁雜。檔案是通過鑒別具有利用價值的、需要集中統(tǒng)一歸檔保存的文字、圖片、音像等資料。文件形成以后，要通過檔案管理工作程序按立卷要求進入歸檔保存，轉(zhuǎn)化成檔案。為了全面的記錄學(xué)校的發(fā)展歷史，我們需要把文件轉(zhuǎn)化成檔案，但是要通過鑒別工作把無保管價值的、不符合保管期限的、不在保管范圍的文件進行剔除，劃清了文檔的界限，保證了館藏檔案的精良品質(zhì)。

高等學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展需要不斷的進行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，新的時期帶動新發(fā)展，對檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)就會有新的要求。在保證防盜、防火、防腐等安全存檔的同時加大投入，擴大庫房面積、引進先進的技術(shù)設(shè)備、及時更新?lián)p壞設(shè)備，為現(xiàn)代化的高等學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)造有利條件。

營造良好的檔案管理工作環(huán)境和氛圍，新形勢下高等學(xué)校的檔案管理工作需要干凈整潔、空氣清新的工作環(huán)境，檔案的閱檔室、工作室、庫房根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)面積和實踐需要，進行統(tǒng)一計劃性分配，庫房內(nèi)的檔案的存放要布局合理、查找方便，每天進行常規(guī)的清潔和整理工作，保持室內(nèi)衛(wèi)生，溫度、濕度等要全面達標(biāo)，抓好日常工作不放松。

3 新形勢下高等學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)

高等學(xué)校檔案工作要逐步實行網(wǎng)絡(luò)化管理，各個部門也通過計算機進行操作，部門的文件和資料進行電子版?zhèn)魉?，檔案館將歸檔范圍和意見及時反饋給各個部門，形成了良性的現(xiàn)代化循環(huán)，既簡化了歸檔程序又提高了檔案管理的工作效率。

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，給高等學(xué)校檔案管理工作開創(chuàng)了嶄新的局面。檔案館引進高端技術(shù)和新的應(yīng)用型管理軟件，從基本檔案信息的輸入，到網(wǎng)上查詢，逐漸的進行完善，把檔案管理工作的每一道程序都納入了現(xiàn)代化管理，為實現(xiàn)高等學(xué)校檔案計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)打下了堅實的基礎(chǔ)。

新形式檔案改變了以紙張為載體的傳統(tǒng)型檔案，高等學(xué)校檔案管理通過實踐證明，利用計算機開發(fā)軟件，再運用到檔案管理中去，可以降低手工操作易造成的失誤，減少了重復(fù)性的勞動，使檔案管理工作不容易受到客觀的條件和主觀因素的影響，不權(quán)提高了工作效率，而且提升了檔案的管理質(zhì)量和水平。

高等學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，借助信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案的快速匯總。根據(jù)現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)，運用現(xiàn)代化的管理手段，及時準(zhǔn)確的將學(xué)校在各項工作和活動中形成的信息資料進行系統(tǒng)化收集整理，使高等學(xué)校檔案形成新的管理模式，推動了檔案管理工作的現(xiàn)代化步伐。

高等學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)打破了檔案信息服務(wù)范圍的局限性。傳統(tǒng)的管理方式只對本校內(nèi)部進行檔案服務(wù)，通過信息網(wǎng)絡(luò)這一平臺，創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)庫，建立網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，在安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，有一事實上權(quán)限的用戶可通過審核后的密碼指令獲得相關(guān)的檔案信息，體驗了檔案的現(xiàn)代化管理，提高了檔案的利用率，實現(xiàn)了資源共享。

4 新形勢下高等學(xué)校檔案管理人員的素質(zhì)要求

檔案工作是一門管理科學(xué)，要實行檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，檔案人員除了具備良好的政治、道德素養(yǎng)外，還應(yīng)有精明強干的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力，只有這樣，才能在技術(shù)上做到精益求精，不斷提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量[2]。

新形勢下高等學(xué)校檔案管理人員思想觀念更新，是檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟社會發(fā)展的要求，改變傳統(tǒng)的思想觀念，主動學(xué)習(xí)和研究新的工作方式方法，通過網(wǎng)絡(luò)等多種渠道了解檔案管理現(xiàn)代化的信息，根據(jù)社會需求培養(yǎng)先進理念，形成創(chuàng)新服務(wù)意識，優(yōu)化服務(wù)措施，使檔案管理工作發(fā)揮更大作用。

現(xiàn)代化的高等學(xué)校檔案管理工作要求檔案工作人員不僅要學(xué)習(xí)專業(yè)知識和熟悉復(fù)制、掃描、打印等電子設(shè)備的應(yīng)用，還要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用等新的學(xué)科理論和技術(shù)，主動了解檔案工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，拓寬檔案人員的知識面，結(jié)合檔案館工作的實際需要，運用新理論、新技術(shù)、新方法來改進檔案工作，把傳統(tǒng)的單一型管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的復(fù)合型管理。

總之，新形勢下高等學(xué)校檔案工作要加強自身建設(shè)，為學(xué)校的各項建設(shè)和發(fā)展提供準(zhǔn)確的檔案信息，現(xiàn)代化的檔案管理建設(shè)是高等學(xué)校檔案管理工作的新目標(biāo)，切實做好調(diào)查研究等相關(guān)工作，推動高校檔案管理工作的全面發(fā)展。

［1］李長江.高校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)研究[J].長治學(xué)院學(xué)報,2010(4):84-87.

［2］吳熱.論提高高校檔案管理人員的素質(zhì)[J].內(nèi)蒙古財經(jīng)學(xué)院學(xué)報,2009(1):115-119.