煤礦企業(yè)檔案管理創(chuàng)新研究

董晶杰

摘 要：社會(huì)與經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，使得煤炭產(chǎn)業(yè)正在朝著規(guī)模化、集約化的趨勢(shì)發(fā)展，煤礦企業(yè)主輔分離、輔業(yè)改革、關(guān)閉破產(chǎn)以及兼并重組等現(xiàn)象層出不窮，使得檔案管理工作的體制、環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理開始暴露出諸多不足，如軟硬件落后、管理制度不完善以及信息化建設(shè)滯后等，在一定程度上制約了煤礦企業(yè)的改革發(fā)展。因此，要想保障煤礦企業(yè)的順利改革，全面加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：煤礦企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新策略

檔案作為重要信息資源庫，對(duì)其進(jìn)行有效管理可以顯著提高企業(yè)管理效率，達(dá)到促進(jìn)自身發(fā)展的目的。我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提升，煤礦企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，如何在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中站穩(wěn)腳步，成為企業(yè)相關(guān)管理人員需要思考的一大難題。而強(qiáng)化檔案管理工作，提高管理水平，對(duì)于促進(jìn)煤礦企業(yè)發(fā)展有重要推動(dòng)作用，需要煤礦企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人給予高度重視。

1 煤礦企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 軟硬件設(shè)施較為落后

由于煤礦企業(yè)傳統(tǒng)觀念的影響，內(nèi)部普遍對(duì)檔案管理的重視程度不足，使得檔案管理的資金投入受到一定程度的制約。正因?yàn)橘Y金方面的制約，使得許多煤礦企業(yè)檔案管理只是簡(jiǎn)單配置電腦，相應(yīng)的軟件也僅局限于單純的辦公軟件，這些軟硬件顯然已經(jīng)無法滿足信息化時(shí)代檔案管理的需要。

1.2 管理制度不夠完善

因?yàn)槊旱V企業(yè)本身的經(jīng)營(yíng)性質(zhì)，再加上傳統(tǒng)觀念的影響，“重生產(chǎn)，輕管理”是大部分煤礦企業(yè)檔案管理工作的真實(shí)寫照。這就使得煤礦企業(yè)檔案管理規(guī)章制度存在諸多不完善之處，沒有針對(duì)檔案的收集、整理、歸檔進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)定，同時(shí)也缺乏具體的標(biāo)準(zhǔn)及責(zé)任限制，使得諸多生產(chǎn)部門在實(shí)際工作中將精力集中在生產(chǎn)方面，對(duì)檔案則采用應(yīng)付了事的態(tài)度，使得煤礦企業(yè)檔案缺乏整體性、規(guī)范性。

1.3 信息化建設(shè)存在滯后性

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息化成為各行業(yè)建設(shè)的主旋律，檔案管理也不例外。但反觀煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，其主要存在以下兩個(gè)方面的問題：一方面，在信息化建設(shè)潮流中，諸多煤礦企業(yè)均在嘗試檔案管理信息化建設(shè)，但其信息化建設(shè)僅僅局限于通過電腦代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工操作，當(dāng)前諸多的新興信息化技術(shù)均沒有引入，存在較大的滯后性；另一方面，部分煤礦企業(yè)盡管開始主動(dòng)引入新興的信息化技術(shù)，但因?yàn)橘Y金、人才方面的限制，實(shí)際應(yīng)用效果并不理想。

2 煤礦企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略

針對(duì)以上現(xiàn)狀，萊蕪市萬祥礦業(yè)有限公司進(jìn)行煤礦企業(yè)檔案管理創(chuàng)新，主要包括以下策略：

2.1 健全煤礦企業(yè)檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，詳細(xì)包括以下幾點(diǎn)：第一，制度的建立并不是盲目的，需要經(jīng)過實(shí)際的分析和總結(jié)，特別是煤礦檔案管理工作而言，其性質(zhì)不同于其它工作，所以在建立管理制度前，需要對(duì)以往的檔案管理問題進(jìn)行分析和總結(jié)，找出其中出現(xiàn)漏洞的原因，這對(duì)于檔案管理制度的建立有著重要的指導(dǎo)作用，可以使管理制度發(fā)揮最大效用。第二，檔案管理制度的建立需要注重細(xì)節(jié)，切不可疏忽其中任意一個(gè)方面，這樣才能確保檔案管理工作有序開展，最終推動(dòng)煤礦企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。第三，在完成檔案管理制度的建立后，需要開展試推行工作，目的是對(duì)制度中存在的不足之處進(jìn)行優(yōu)化，確保檔案管理制度可以真正起到制約管理工作的目的。

2.2 提高檔案管理信息化水平

信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，給煤礦企業(yè)檔案管理工作的有效開展創(chuàng)造了有利條件，為了有效提高檔案管理水平和質(zhì)量，公司進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案管理信息化建設(shè)，重點(diǎn)做到以下幾點(diǎn)：第一，加強(qiáng)硬件投入。對(duì)于煤礦檔案信息化建設(shè)而言，必須要有高標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備作為支撐，今年以來，公司重新引進(jìn)了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，為檔案管理效率提升提供重要物質(zhì)基礎(chǔ)。第二，軟件方面投入。除了硬件投入外，還不斷加強(qiáng)信息化檔案管理軟件投入，今年，公司完善了資源檢索系統(tǒng)，可以快速有效進(jìn)行檔案信息庫查詢，給檔案管理效率提升創(chuàng)造條件。第三，信息化檔案管理雖然在一定程度上實(shí)現(xiàn)了智能化和自動(dòng)化，但還不能脫離人員參與，為了達(dá)到提高檔案管理信息化建設(shè)的最終目的，公司重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的信息化技能和素養(yǎng)，確保檔案管理信息化建設(shè)的有序?qū)嵤?，促進(jìn)煤礦企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.3 不斷提升檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平直接影響著煤礦企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，因此在實(shí)際工程中，公司加大了對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的提升力度。首先，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，促使其掌握牢固相關(guān)知識(shí)，考核合格者方可上崗。其次，由于設(shè)備的不斷更新，企業(yè)要求在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須要對(duì)新設(shè)備能夠熟練操作，了解并掌握設(shè)備的各項(xiàng)性能。最后，公司建立質(zhì)量了監(jiān)督管理小組，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一定的監(jiān)督管理，避免出現(xiàn)人員散漫等現(xiàn)象，進(jìn)而保證企業(yè)檔案管理工作高質(zhì)量地完成。

2.4 完善相關(guān)的法律規(guī)范

在進(jìn)行煤礦企業(yè)檔案管理時(shí)，需要有相關(guān)法律及規(guī)范作為依據(jù)，只有這樣，才能保證企業(yè)檔案工作落實(shí)到位、順利進(jìn)行。與此同時(shí)，法律規(guī)范還可以明確劃分煤礦工程各方的職責(zé)和權(quán)力，通過完善管理體系，有效防止出現(xiàn)責(zé)任不明確或是管理混亂等現(xiàn)象。今年，公司完善了相關(guān)的法律規(guī)范，將相關(guān)責(zé)任明確到位，一旦出現(xiàn)問題，確保及時(shí)找到問題出現(xiàn)的原因，并采取針對(duì)性的措施來解決。另外，還建立有關(guān)的獎(jiǎng)懲制度，大大調(diào)動(dòng)工作人員的主動(dòng)性和積極性。

2.5 加大軟硬件建設(shè)與資金支持力度

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的到來，檔案管理信息化建設(shè)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得檔案管理信息化建設(shè)必須要緊跟信息技術(shù)的發(fā)展。因此，只有技術(shù)與資金方面的保障，才能切實(shí)推動(dòng)煤礦企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。針對(duì)此項(xiàng)目，公司主要完善了以下工作：一方面，加強(qiáng)軟硬件建設(shè)。信息化技術(shù)的引入，必然需要相應(yīng)的軟硬件設(shè)備作為支撐，這就需要企業(yè)針對(duì)相關(guān)硬件進(jìn)行及時(shí)更新，為信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。對(duì)于檔案管理軟件來說，公司檔案管理人員嘗試構(gòu)建統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理軟件，對(duì)短時(shí)間內(nèi)無法攻克的難題通過外包的方式進(jìn)行定制。另一方面，加強(qiáng)了資金保障機(jī)制。加大強(qiáng)調(diào)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，建立了專門的資金項(xiàng)目，給予檔案管理信息化建設(shè)充足的資金支持，全面促進(jìn)檔案管理工作的有序發(fā)展。

現(xiàn)階段，我國煤礦企業(yè)注重經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)，在這兩方面投入多，而對(duì)于檔案管理工作的資金投入較低，導(dǎo)致檔案管理無法發(fā)揮實(shí)質(zhì)性效果。因此，煤礦企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視力度，提高資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)、人才和設(shè)施，為檔案管理工作高效開展創(chuàng)造條件。煤礦企業(yè)相關(guān)部門還需要通過協(xié)調(diào)，制定有效的管理方案，對(duì)檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化，目的是降低檔案管理工作勞動(dòng)力投入，同時(shí)發(fā)揮出實(shí)質(zhì)性作用。

3 結(jié)束語

綜上所述，煤礦企業(yè)的轉(zhuǎn)型發(fā)展，信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理工作改革創(chuàng)新就成為煤礦企業(yè)改革的重點(diǎn)。因?yàn)槊旱V企業(yè)本身的特殊性，信息資料更需要保持嚴(yán)謹(jǐn)性、及時(shí)性，這就需要煤礦企業(yè)針對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作存在的問題進(jìn)行深入分析，針對(duì)問題制定針對(duì)性的解決策略，通過基礎(chǔ)建設(shè)、制度完善、技術(shù)引入以及人才培養(yǎng)，保障檔案管理工作的有序推進(jìn)，為煤礦企業(yè)的發(fā)展奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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