淺議區(qū)域性人事檔案管理中心的建立

杜佳濱

（省人事考試中心 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著人事制度的不斷完善，人事檔案管理可在實(shí)體管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立上進(jìn)行一些新探索。筆者認(rèn)為，可嘗試的方法是建立區(qū)域性的人事檔案管理中心。建立區(qū)域性的人事檔案管理中心，是建立保管包括黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在內(nèi)的所有人員的人事檔案的人事檔案管理中心，并運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化手段對(duì)人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的管理和開(kāi)發(fā)利用，使其更好地為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。從整體上看，全國(guó)性的人事檔案管理中心是一個(gè)人事檔案的管理系統(tǒng)，由眾多的子系統(tǒng)組成．這些子系統(tǒng)就是人事部門(mén)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下的各省、市、縣的人事檔案管理中心。在操作上，形成檔案的員工或單位可委托人事檔案管理中心保管個(gè)人或其員工的人事檔案，由單位及時(shí)補(bǔ)充新材料，按期交納一定的保管費(fèi)用，用工單位利用人事檔案管理中心的檔案成功招聘人才，且向其交納一定傭金。人事檔案管理中心通過(guò)保管、提供利用乃至信息服務(wù)等眾多職能，實(shí)現(xiàn)服務(wù)人才、促進(jìn)整個(gè)社會(huì)人才資源合理配置的目的。

一、建立區(qū)域性人事檔案管理中心的可行性

（一）實(shí)踐上的可行性

目前，無(wú)論是在國(guó)內(nèi)還是在國(guó)外，各種專(zhuān)門(mén)檔案都出現(xiàn)了各自集中保存的趨勢(shì)，如城建檔案集中于城建檔案館。實(shí)踐證明，此法非常有效地解決了城建檔案的管理問(wèn)題。同為專(zhuān)門(mén)檔案，人事檔案是否也適合于集中到專(zhuān)門(mén)人事檔案管理中心進(jìn)行管理呢?這個(gè)問(wèn)題可從深圳市企業(yè)人事檔案管理的方法中得到啟發(fā)。深圳市的做法是實(shí)行分層次和相對(duì)集中管理。其具體的管理模式有三種：一是實(shí)行分層次管理體制。全市局級(jí)干部和一、二類(lèi)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案由市委組織部統(tǒng)一管理；流動(dòng)干部(辭職、辭退、出國(guó)留學(xué)、受聘到三資企業(yè)、外商駐深代表機(jī)構(gòu)、民營(yíng)企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)、“三來(lái)一補(bǔ)”企業(yè)，工作的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員和管理人員的檔案由市人事局人才服務(wù)中心統(tǒng)一管理；上述企業(yè)流動(dòng)工人檔案由市勞動(dòng)局就業(yè)服務(wù)中心統(tǒng)一管理。二是實(shí)行集團(tuán)、總公司集中統(tǒng)一管理，如國(guó)有免稅商品公司等單位檔案由集團(tuán)公司集中管理。三是實(shí)行相對(duì)集中與分級(jí)管理體制，如建設(shè)集團(tuán)本部的干部、工人、二級(jí)公司的經(jīng)理、副經(jīng)理、黨委（支部）書(shū)記、人事部長(zhǎng)、辦公室主任、財(cái)務(wù)部長(zhǎng)由集團(tuán)集中管理，其他人員的檔案由二級(jí)公司自己管理。如果深圳市建立一個(gè)人事檔案管理中心，那么對(duì)于第一個(gè)管理模式來(lái)講，就是將一個(gè)全宗中的三個(gè)子系統(tǒng)即企業(yè)人事檔案全宗中的三個(gè)管理單位集中到一起進(jìn)行管理。對(duì)于第二個(gè)模式來(lái)講，只是按照來(lái)源原則對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部檔案、流動(dòng)干部檔案和企業(yè)流動(dòng)工人檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，即將一個(gè)集團(tuán)、一個(gè)總公司作為一個(gè)管理單位進(jìn)行管理。第三個(gè)模式與第二個(gè)模式基本是相同的，只是在一個(gè)管理單位中再分一、二級(jí)管理單位而已。區(qū)域性的人事檔案管理中心，其具體的運(yùn)行機(jī)制可從非國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理中得到體現(xiàn)。在具體的運(yùn)作過(guò)程中，人事檔案管理中心可以按現(xiàn)代化管理的要求，實(shí)現(xiàn)非國(guó)有企業(yè)員工檔案信息資源共享，方便利用。由員工所在單位按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的要求，將員工的聘用、晉升、新訂立勞動(dòng)合同材料，獎(jiǎng)懲材料，專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審材料，參加黨、團(tuán)等材料報(bào)送人事檔案管理中心裝入個(gè)人檔案。企業(yè)需要聘用這類(lèi)人員時(shí)，可按照規(guī)定到人事檔案管理中心查閱其檔案。

（二）理論上的可行性

建立區(qū)域性的人事檔案管理中心可對(duì)人事檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。一方面體現(xiàn)了人事檔案現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、集中性的要求：另一方面，符合《檔案法》關(guān)于檔案工作實(shí)行統(tǒng)一集中領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，檔案管理要便于社會(huì)各方面對(duì)檔案的利用的規(guī)定。這一原則同樣也適用于人事檔案的管理工作。區(qū)域性人事檔案管理中心的建立，體現(xiàn)了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，既有利于維護(hù)人事檔案信息的完整性與安全性，也符合新時(shí)代人事檔案作為一種信息資源的管理要求，即信息資源要進(jìn)行有效的整合與配置，進(jìn)而實(shí)施系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)資源共享，方便社會(huì)的利用。

二、建立區(qū)域性人事檔案管理中心的必要性

實(shí)踐證明，建立區(qū)域性的人事檔案管理中心是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下人事檔案管理工作的必然趨勢(shì)?！皺n隨人走”的管理方法是我國(guó)既有的人事檔案管理方法，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這一方法的使用有其科學(xué)性，但市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的今天這一方法是否依然占據(jù)著人事檔案管理方法的主導(dǎo)地位，卻值得我們商榷。隨著市場(chǎng)、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)方方面面的聯(lián)系變得愈加密切，人才流動(dòng)的頻繁性、人力資源管理對(duì)人事檔案的依賴性，使人事檔案日益成為社會(huì)公共信息的一個(gè)組成部分，它要求各行各業(yè)產(chǎn)生的人事檔案必須統(tǒng)一于一個(gè)管理系統(tǒng)，進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理、開(kāi)發(fā)利用。這是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下市場(chǎng)對(duì)人才的需求和人才對(duì)市場(chǎng)的要求進(jìn)一步發(fā)展的反映。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，人們的就業(yè)往往是被動(dòng)的，且流動(dòng)性不大，一個(gè)人在一個(gè)單位往往一呆就是十幾年、幾十年甚至一生，在這種情形下，其人事檔案對(duì)于別的單位、組織來(lái)說(shuō)，就無(wú)太多的參考利用價(jià)值了。同時(shí)，人事檔案長(zhǎng)期相對(duì)穩(wěn)定地保存在用人單位，長(zhǎng)期的占有權(quán)使人事檔案事實(shí)上歸屬于用人單位。而隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，人才被作為一種資源投置于市場(chǎng)進(jìn)行流通，使得人員流動(dòng)變得經(jīng)常和頻繁，也使得人事檔案的流動(dòng)性加大了。隨著市場(chǎng)對(duì)人才要求的提高，人事檔案的內(nèi)容也就變得更加豐富，已由過(guò)去的“政治型”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皹I(yè)績(jī)型”，其中蘊(yùn)含著巨大的人力資源信息，對(duì)其進(jìn)行開(kāi)發(fā)和提供利用已成為必然要求。隨著人員流動(dòng)的加大，各行各業(yè)也因人事上的關(guān)系而被緊密地聯(lián)系在一起。這就要求他們彼此之間必須加強(qiáng)合作以促進(jìn)人事工作、人事檔案工作的順利開(kāi)展。現(xiàn)行的人事檔案管理體制已不能適應(yīng)市場(chǎng)對(duì)人才的需求，也不能適應(yīng)人才對(duì)市場(chǎng)的需求，這就要求建立一個(gè)中樞機(jī)構(gòu)，對(duì)人事檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理與控制，進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)利用。這一中樞機(jī)構(gòu)就是區(qū)域性的人事檔案管理中心。建立區(qū)域性的人事檔案管理中心，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，是人事檔案管理工作系統(tǒng)化的要求，是人事檔案作為一種社會(huì)信息資源進(jìn)行科學(xué)管理的要求，也是對(duì)人事檔案進(jìn)行有效控制的途徑。它的建立，將促進(jìn)人事檔案工作的飛躍發(fā)展，促進(jìn)人事檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化管理。