人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新與探討

文/山東省臨沂市郯城縣新型農(nóng)村合作醫(yī)療管理辦公室 王玉鈺

我國現(xiàn)在的人事檔案管理制度誕生于上世紀(jì)50年代，是計劃經(jīng)濟(jì)的產(chǎn)物，不能適應(yīng)今天的實際情況。隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和完善，人事檔案管理暴露出越來越多的問題。筆者認(rèn)為，我國的人事檔案管理制度已經(jīng)到了非改不可的地步了。對于如何改革，仁者見仁，智者見智，其中不乏有價值的觀點，但我認(rèn)為其中仍有不足之處。在這里，我僅列出自己的觀點，供大家參考。

一、打破檔案的身份要求，每一個人都擁有自己的檔案

在當(dāng)前的檔案管理制度下，并非人人都有人事檔案的。有好長一段時期，甚至直至現(xiàn)在，都只有一小部分人擁有檔案。哪一部分人擁有檔案呢？政府部門、科研機構(gòu)，國有企事業(yè)單位或者高學(xué)歷人才，才建立人事檔案。

啟蒙運動思想家認(rèn)為，人人生而平等；職業(yè)沒有高低貴賤之分，每一個人都是這個社會的有機分子。在這個社會中，每一個人，不論從事何種職業(yè)，都應(yīng)該獲得尊重。加入連建立個人檔案的資格都沒有，如何能夠體現(xiàn)人與人之間的平等？沒有人事檔案的人，在身份地位上和擁有人事檔案的人就是不平等的。這就決定了擁有人事檔案的人擁有的一些權(quán)力，享受的一些待遇，沒有人事檔案的人就享受不到。這雖然不是不平等的根源，但起碼是其一個非常明顯的表現(xiàn)。

如何才能改變這一局面？其實非常簡單。那就是無論在城市還是鄉(xiāng)村，無論是干部還是群眾，無論是工人還是農(nóng)民，無論是知識分子還是文盲，無論是邊防軍人還是街頭流浪漢，無論是勞動模范還是服刑罪犯，都要擁有一份屬于自己的檔案。這是一個社會走向平等、走向規(guī)范、走向現(xiàn)代的象征。

二、打破人事部門統(tǒng)一管理檔案的格局，由用人部門管理自己員工的檔案

現(xiàn)在的檔案制度下，人事檔案的管理權(quán)歸屬于各級人事部門。我認(rèn)為這是非常不合理的。

首先，正如第一部分所述，不能夠只有一部分特殊人士才有檔案，這個社會中所有人員不分男女老幼、職業(yè)貧富等等，都應(yīng)該擁有檔案。如此一來，需要管理的檔案規(guī)模是非常之大的。而各級政府的人事部門如何管理這些數(shù)量龐大的檔案？恐怕難度非常之大。

其次，很多人的人事檔案沒必要放在人事部門管理。比如說，農(nóng)民和農(nóng)民工，私營企業(yè)的員工。農(nóng)民不需要升遷，不需要調(diào)動工作，不需要晉升職稱，其檔案管理工作非常簡單，放在本村或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府就行。同樣的理由，私營企業(yè)的員工只需把檔案放在各自企業(yè)當(dāng)中。甚至原來歸屬人事部門管理的人事檔案，放在自己單位管理也會比放在人事部門方便的多。

再次，現(xiàn)在的人事檔案管理制度對公民帶來了很大的不便。每一個部門都有自己的部門利益，每一個地方都有自己的地方利益，這是不容置疑的。所以，當(dāng)公民有調(diào)動工作的需要的時候，地方政府處于自身利益考慮，很多時候會不予放行。甚至?xí)l(fā)生部分人事部門工作人員刁難辦理人事檔案轉(zhuǎn)移者的事情。

三、檔案實行出生地制度，不要“檔隨人走”

我認(rèn)為，檔隨人走的制度是不合理的。原因在于：一、現(xiàn)代社會，人員流動頻繁。每一次流動，都要遷移自己的人事檔案，而且手續(xù)繁雜，這對當(dāng)事人來說是一個沉重的負(fù)擔(dān)。這一點，并非所有人都能體會到。二、我國地域廣大，兩地之間辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)極其不易。

由于這個原因，我建議：檔案存在出生地，一生都不要流動。若檔案有變動，個人僅需在現(xiàn)單位填寫檔案變更情況，然后寄給檔案保存地，由當(dāng)?shù)貦n案保管人員放入該人員檔案資料即可。若需要調(diào)用某人檔案，仍然由當(dāng)事人發(fā)函求檔案復(fù)印件即可。

當(dāng)然，看起來這樣做也有些繁復(fù)。然而，若人事檔案實現(xiàn)了電子化，那么這一繁復(fù)就蕩然無存了。

四、廢棄紙質(zhì)檔案，建立電子檔案

當(dāng)前的檔案仍為紙質(zhì)檔案，這是很不合理的。

由于檔案由專人保管，并不能隨身攜帶，因此一旦填寫，就不能修改。而且，調(diào)用檔案極其不易。很多人由于從來沒有見過檔案是什么樣的，因此檔案里面有什么內(nèi)容，自己毫不知情。即使錯了，也不知曉。這在很多時候容易帶來問題。

另外，紙質(zhì)檔案填寫繁復(fù)，調(diào)用困難，異地調(diào)用更是難上加難。找工作的時候我們需要填寫簡歷，而簡歷也并不能說明一個人的真實情況。如果有能夠共享的電子檔的話，那么一切問題就都迎刃而解了。比如會所有私營的用人單位需要招聘人員，只需調(diào)出電子檔案便可以了解應(yīng)聘者的情況，從而決定是否任用以及如何任用應(yīng)聘人員。更重要的是，有了電子檔案，一個人就不需要再帶著檔案到處跑，無論到了哪里，都和在自己家里一樣。因為只要有網(wǎng)絡(luò)存在，檔案就會時刻呆在自己身邊。

就目前來看，建立電子檔案的希望仍然渺茫。因為紙質(zhì)檔案與電子檔案畢竟差距太大，這一轉(zhuǎn)變不能夠一蹴而就輕易成功。一些人認(rèn)為，建立電子檔案存在技術(shù)上的困難，但我認(rèn)為這都是無稽之談。我國現(xiàn)在是世界第二經(jīng)濟(jì)大國，沿海地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平已經(jīng)達(dá)到中等發(fā)達(dá)國家水準(zhǔn)，辦公自動化水平與西方發(fā)達(dá)國家非常接近。在這種基礎(chǔ)上，建立電子檔案沒有任何技術(shù)障礙。我們?nèi)狈Φ闹皇歉母锏膭右颉?/p>

五、與國際接軌，直至建立跨國檔案

在人事檔案管理制度方面，我們應(yīng)當(dāng)關(guān)注國際比較流行的一些情況。

中國是一個有獨立個性的國家，由于語言、文化之不同，很多時候，中國總是習(xí)慣游離于世界之外。另外，新中國成立之后，同西方接觸的腳步被阻斷，長期處于事實上的閉關(guān)鎖國之中；改革開放以來，這種局面才重新被打破，但由于長時間的封閉，至今仍然受到某些長期封閉的負(fù)面影響。這種情況是不利于我們在各個方面學(xué)習(xí)西方的。這導(dǎo)致我們現(xiàn)在在很多方面都落后于西方，比如說教育制度、體育文化、金融機構(gòu)、文化理念、環(huán)保觀念等等。同樣的，我們的人事檔案管理制度也是落后的，不合理的。

在這種情況下，就需要我們努力學(xué)習(xí)西方先進(jìn)的人事管理制度，向他們看齊。在可能的情況下，我們甚至可以與西方國家建立相互承認(rèn)、相互通行的跨國人事檔案管理制度。如此，則中國人到國外，可以調(diào)用在國內(nèi)的人事檔案；外國人到中國來，也可以使用自己原來的人事檔案。這樣做對促進(jìn)中外交流、中國更好的融入國際社會以及發(fā)展經(jīng)濟(jì)都是大大有利的。

六、糾正檔案作用：做鼓舞前進(jìn)的利器，不做阻礙進(jìn)步的幫兇

人事檔案只代表一個人的過去，不代表他將來。一個人的過去不行，不代表其將來不行；過去有作奸犯科的記錄，不代表將來就不能成為一個好的總統(tǒng)。我認(rèn)為在這些方面西方國家做的要比我們強的多。

在國外，即使一個人坐過牢，但并不影響他能當(dāng)選為總統(tǒng)，社會非常具有包容性。但是在中國，往往就是另外一種情況了。哪怕你過去犯過一點點錯誤，那么你的美好前程就毀掉了。這說明我們這個社會還不夠開明，不夠?qū)捜?。這也許就能夠解釋為什么一些人去偽造檔案，一些人花錢送禮要修改自己的檔案，有些人弄虛作假，美化自己的檔案。

總之，要改變這種狀況，需要有制度和法律的保證，才能推動人事檔案管理工作與時俱進(jìn)，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展需要。

[1]王匯.從棄檔現(xiàn)象看我國人事檔案管理制度模式建設(shè).鄭州大學(xué)學(xué)報 (哲學(xué)社會科學(xué)版),2006(5).

[2]陳兆.應(yīng)當(dāng)改革人事檔案的“終身制”[J].檔案學(xué)通訊,2003(5).

[3]任衛(wèi).論社會轉(zhuǎn)型時期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新.復(fù)旦大學(xué),2007.