醫(yī)院辦公室檔案管理的特點及其應用研究

文/天津市職業(yè)病防治院（工人醫(yī)院）黃睿一

醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院在發(fā)展過程中重要的原始記錄。辦公室檔案的管理質(zhì)量直接決定著醫(yī)院檔案管理水平，也直接影響著醫(yī)院檔案管理的完整性。為了更好的完善和提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作，現(xiàn)就其檔案管理特點及應用討論如下。

一、醫(yī)院辦公室檔案管理的特點

（一）類型多樣化，內(nèi)容比較豐富

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院辦公室的檔案類型，除了保留有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書以外，還增加了視頻、音頻、照片等檔案類型。檔案的內(nèi)容除了上傳下達的“紅頭”文件外，還包括單位簽訂的各種合同、協(xié)議、各類選舉時的選票、會議記錄等。

1.業(yè)務指導性檔案多。醫(yī)院是一個以業(yè)務為主導的機構(gòu)，因此其與一般的辦公室檔案管理存在區(qū)別。其業(yè)務指導性的檔案較多，且更新快。醫(yī)院內(nèi)部設置的科室多，其業(yè)務指導性檔案涉及臨床各科（如內(nèi)、外、婦、兒等大科室，再細分為各二級科室如心內(nèi)科、消化內(nèi)科等）、醫(yī)技科及后勤行政各科室。醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)日新月異，新的規(guī)章制度及操作規(guī)范需要及時進行更新及補充。這些原始檔案都可以見證醫(yī)院的發(fā)展，也較一般的辦公室檔案更為豐富多樣化。①

2.醫(yī)患關系類檔案多。隨著患者對醫(yī)療水平認知程度的提高，患者在就醫(yī)過程中，與醫(yī)生、醫(yī)院之間存在一些治療上的分歧。醫(yī)療糾紛類的檔案一方面與醫(yī)生的診療水平有關，反映著醫(yī)院的整體醫(yī)療發(fā)展，另一方面也與醫(yī)生的醫(yī)德醫(yī)風有關。發(fā)生醫(yī)療糾紛時，就不可避免地會有調(diào)查報告、解決方案及醫(yī)療鑒定報告等相關檔案。②這些檔案可以作為日后司法程序及保險賠償?shù)鹊闹匾疾牧稀?/p>

3.晉升聘任類檔案多。醫(yī)院每年都會有大批醫(yī)生進行正常晉升與聘任，這些晉升聘任的檔案數(shù)量少則十幾份，多則幾十份，是醫(yī)院辦公室檔案的重要組成部分。

（二）檔案管理完整延續(xù)

通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。

（三）檔案文書工作細致

檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關于醫(yī)院發(fā)展與建設的媒體相關報道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。

二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員緊張

由于工作重點不同，醫(yī)院領導易將重點放在醫(yī)院的硬件建設與發(fā)展上，對檔案建設容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現(xiàn)工作人員職責不明確，保管制度不嚴格及借閱手續(xù)無章可依的現(xiàn)象。

（二）現(xiàn)代化管理軟件不足

隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進行錄入與編輯，但仍適應不了醫(yī)院檔案管理的需求。

（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范

醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關文書。因為檔案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。

三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應用

（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設的重要部分

辦公室檔案是醫(yī)院建設與發(fā)展的重要見證，對檔案進行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實際工作過程中，領導應給予足夠重視，除了完善各項規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對檔案價值進行合理開發(fā)也應該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達到“以檔案促進醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。

（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進醫(yī)院建設與提升

辦公室檔案管理工作重點應該是保持檔案的完整性。同時應努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應定期對醫(yī)院辦公室管理工作進行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對一些臨床糾紛案件檔案，應注重對其檔案價值的開發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進行借鑒與指導。

（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進醫(yī)院迎檢與審核

為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會對醫(yī)院進行分級管理考核與檢查。在各項檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書及指導性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應對各項檢查，真正做到有備無患。③

（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進醫(yī)務人員素質(zhì)的提高

檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機關取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對醫(yī)院各科室進行檔案相關知識的培訓，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專人進行檔案管理。

（五）醫(yī)院辦公室檔案價值的開發(fā)利用可以促進醫(yī)院發(fā)展

醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要歷史憑證。對其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開發(fā)其價值，可以促進醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點，可以對三類檔案進行重點管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風類”“繼續(xù)再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫(yī)務人員相關。醫(yī)學知識更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務人員對新知識對醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強醫(yī)院的核心競爭力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對這三類檔案進行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務人員的動態(tài)變化，了解醫(yī)務人員開展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢。所進行的分析報告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進醫(yī)務人員整體水平的提高。

（六）網(wǎng)絡化醫(yī)院檔案管理可以促進節(jié)約型醫(yī)院建設

檔案以文書類居多，每年醫(yī)院都會有大量的醫(yī)療相關檔案歸檔。按國家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長時間。醫(yī)院為了保存相關檔案，需要花巨資添置相關設備。推行網(wǎng)絡化檔案管理后，醫(yī)院信息化進程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少沖洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報道稱，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬元。④同時，網(wǎng)絡化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個科室的特點，由檔案秘書自行設立分類要求，明確細致地填寫相關檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。

四、結(jié)束語

醫(yī)院辦公室檔案管理是一項長期工作，優(yōu)質(zhì)的管理質(zhì)量可以促進醫(yī)院更好地發(fā)展。完善醫(yī)院辦公室檔案管理，促進管理水平提高，做好醫(yī)院發(fā)展的“智囊團”。

注釋：

①徐梅,尹希風.醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理[J].現(xiàn)代企業(yè)教育,2010(14):81-82.

②宋斌,劉玉梅.實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化,促進現(xiàn)代醫(yī)院管理的新發(fā)展[J].華章,2011(6):195.

③張義龍.淺析醫(yī)院辦公室管理的創(chuàng)新與實踐[J].中國保健營養(yǎng),2013(7):488-489.

④呂同琴.醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及創(chuàng)新探討[J].現(xiàn)代養(yǎng)生,2013(12):81-82.