移動(dòng)辦公系統(tǒng)在物業(yè)管理企業(yè)的應(yīng)用

孫慶霞

（大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部物業(yè)管理二公，黑龍江 大慶 163411）

1.引言

隨著科學(xué)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)的不斷進(jìn)步，人類社會(huì)步入到了智能化的信息時(shí)代，信息化辦公已經(jīng)逐漸滲透到社會(huì)的各行各業(yè)，服務(wù)性行業(yè)也不例外，最為典型的便是移動(dòng)辦公在物業(yè)管理工作的廣泛應(yīng)用。物業(yè)管理具體指的是由具備一定資質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu)以及相關(guān)服務(wù)人員按照一定的規(guī)章制度，對(duì)已經(jīng)驗(yàn)收成功的各種房屋建筑及其自身的配套場地以及設(shè)施進(jìn)行管理、經(jīng)營。物業(yè)管理工作涉及面非常廣泛、涉及到的人員比較多，就連周邊的環(huán)境衛(wèi)生也要安排專職人員進(jìn)行清理，此外還涉及到道路養(yǎng)護(hù)、綠地養(yǎng)護(hù)等，物業(yè)管理的最終目標(biāo)是為客戶提供綜合性的、全面的服務(wù)。

物業(yè)管理行業(yè)是新時(shí)代的產(chǎn)物，可以理解為一個(gè)新興的產(chǎn)業(yè)，經(jīng)過近幾年的不斷發(fā)展，各項(xiàng)工作以及服務(wù)也變得越來越完善。隨著人民不斷提供的生活水平，住宅也發(fā)生了巨大的變化，使得物業(yè)管理已經(jīng)超出了傳統(tǒng)的概念描述，逐漸形成時(shí)代的一道靚麗的風(fēng)景，現(xiàn)代的物業(yè)管理工作是一個(gè)綜合管理部門，集成了各種先進(jìn)的技術(shù)手段，通過現(xiàn)代化的管理措施實(shí)現(xiàn)了小區(qū)物業(yè)資料的整理分析、統(tǒng)籌管理、模型預(yù)測等，物業(yè)管理工作正在向著專業(yè)化、智能化、系統(tǒng)化的渠道發(fā)展。

但現(xiàn)在的物業(yè)管理工作涉及的內(nèi)容非常多，工作內(nèi)容非常復(fù)雜，有部分企業(yè)依然采用傳統(tǒng)的工作模式，有部分企業(yè)實(shí)現(xiàn)了移動(dòng)辦公，但是由于種種原因依然沒有真正意義上實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化辦公，直接影響到物業(yè)管理的工作以及管理模式。立足于長遠(yuǎn)而言，物業(yè)管理工作必須借助先進(jìn)的計(jì)算機(jī)才能實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理工作的自動(dòng)化、移動(dòng)化辦公，在提高管理質(zhì)量的同時(shí)，也幫助企業(yè)提高了管理效率。

2.移動(dòng)辦公簡介

移動(dòng)辦公是伴隨著不斷發(fā)展的IT業(yè)以及通信業(yè)而形成的全新辦公理念，移動(dòng)辦公成功結(jié)合了IT業(yè)的豐富業(yè)務(wù)內(nèi)容、成熟的應(yīng)用以及通信業(yè)的大規(guī)模的用戶、溝通便捷等特點(diǎn)，使得其成為了在互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程辦公、無紙化辦公之后的又一全新辦公模式。移動(dòng)辦公的具體實(shí)現(xiàn)過程是在移動(dòng)終端設(shè)備上安裝必備的客戶端軟件程序，這樣移動(dòng)終端便成為了一個(gè)小型的移動(dòng)電腦，可以像電腦一樣辦公，完全脫離了固定場所、固定地點(diǎn)辦公的傳統(tǒng)辦公模式[1]。無論是對(duì)企業(yè)還是個(gè)人都提供了極大的方便，使得辦公變得更加舒心、更加輕松。此外，移動(dòng)辦公依靠強(qiáng)大的手機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，可以使得終端用戶無論在任何環(huán)境下都可以高效、快速地開展工作。特別對(duì)于一些突發(fā)事件、應(yīng)急事件等都具備非常重要的意義。

自從移動(dòng)辦公出現(xiàn)以來，移動(dòng)辦公已經(jīng)在一些相關(guān)的企業(yè)中獲得了非常成功的應(yīng)用，在功能上也變得愈加完善。無論是政府機(jī)構(gòu)、企業(yè)、銀行業(yè)務(wù)，還是個(gè)人等等都變得越來越依賴于智能化較強(qiáng)的移動(dòng)辦公模式。移動(dòng)辦公模式是現(xiàn)代化公共的一個(gè)組成部分，移動(dòng)辦公通過各種技術(shù)手段將PC電腦上可以完成的付款、文件管理等應(yīng)用均集成到了智能手持設(shè)備上，進(jìn)而幫助各行各業(yè)的用戶實(shí)現(xiàn)掌上移動(dòng)辦公，不分時(shí)間、不分地點(diǎn)，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理層人員最得心應(yīng)手的辦公系統(tǒng)。

3.移動(dòng)辦公在物業(yè)管理中的應(yīng)用模型

移動(dòng)辦公的主要應(yīng)用措施是將PC中可以實(shí)現(xiàn)的功能移植到智能手持設(shè)備中。移動(dòng)辦公在物業(yè)管理中的應(yīng)用目標(biāo)是借助各種智能手機(jī)終端以及PDA等手持設(shè)備方便、快捷地訪問局域網(wǎng)內(nèi)的一切可用資源，并可以實(shí)現(xiàn)掌上辦公，包括查詢數(shù)據(jù)庫、瀏覽文檔、審批相關(guān)辦公文件、上傳或者下載文件、支付相關(guān)費(fèi)用等，為用戶搭建一個(gè)健全的、具備個(gè)性特點(diǎn)的、應(yīng)用范圍廣泛的移動(dòng)辦公應(yīng)用系統(tǒng)。移動(dòng)辦公系統(tǒng)通常情況下采取先進(jìn)的智能化客戶端技術(shù)，為客戶成功部署之后，客戶便可以享受終身維護(hù)的權(quán)利。移動(dòng)辦公系統(tǒng)能夠識(shí)別局域網(wǎng)網(wǎng)段內(nèi)的任何數(shù)據(jù)，可以實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有的已經(jīng)投入使用的各種應(yīng)用系統(tǒng)的無縫對(duì)接，對(duì)于客戶已有的各種應(yīng)用系統(tǒng)均可以平穩(wěn)地過渡到移動(dòng)手持設(shè)備上。

移動(dòng)辦公系統(tǒng)中，客戶不僅可以自定義各種業(yè)務(wù)功能的辦公流程、菜單類型，還可以根據(jù)自己的喜好設(shè)計(jì)獨(dú)具特色的客戶端界面，移動(dòng)辦公系統(tǒng)能夠自動(dòng)識(shí)別現(xiàn)有的各種系統(tǒng)。此外，移動(dòng)辦公系統(tǒng)所采用的網(wǎng)絡(luò)通道必須支持目前主流的CDMA、GPRS以及3G通道[2]，不需要獲得任何第三方的授權(quán)以及支持。因此，移動(dòng)辦公系統(tǒng)必須具備以下幾個(gè)功能模塊：安全控制模塊，主要負(fù)責(zé)軟件系統(tǒng)發(fā)布授權(quán)的控制，并提供用戶登錄身份認(rèn)證；網(wǎng)絡(luò)傳輸模塊，該模塊在負(fù)責(zé)移動(dòng)辦公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)耐瑫r(shí)，也負(fù)責(zé)穩(wěn)定網(wǎng)絡(luò)通信的暢通運(yùn)行；數(shù)據(jù)加解密模塊，該模塊主要用于財(cái)務(wù)管理，負(fù)責(zé)對(duì)客戶敏感信息進(jìn)行加解密等。本課題設(shè)計(jì)的移動(dòng)辦公在物業(yè)管理模塊中的應(yīng)用模型如圖1所示。

圖1 物業(yè)管理移動(dòng)辦公應(yīng)用模型

4.移動(dòng)辦公在物業(yè)管理中的應(yīng)用

移動(dòng)辦公系統(tǒng)在物業(yè)管理中的應(yīng)用將會(huì)使得傳統(tǒng)的物業(yè)管理理念由“管理型”逐漸向“服務(wù)型”理念轉(zhuǎn)變，需要完全拋棄傳統(tǒng)的安保自居的服務(wù)狀態(tài)，必須盡一切可能給與業(yè)主更大的權(quán)利，為業(yè)主倡導(dǎo)“有事你說話”的全新服務(wù)理念。移動(dòng)辦公系統(tǒng)在物業(yè)管理中的應(yīng)用方式很多，但是主要包括以下幾個(gè)方面。

4.1 小區(qū)業(yè)主管理

小區(qū)業(yè)主管理模塊則是實(shí)現(xiàn)業(yè)主無紙化辦公管理模式的關(guān)鍵，同時(shí)也是小區(qū)業(yè)主與物業(yè)管理公司交互的管理模塊，該模塊中集成了各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)，能夠及時(shí)地對(duì)業(yè)主的信息進(jìn)行驗(yàn)證，實(shí)現(xiàn)小區(qū)用戶全部入網(wǎng)的操作，業(yè)主通過身份驗(yàn)證信息之后便可以登錄系統(tǒng)，在系統(tǒng)中可以查看自己的實(shí)時(shí)繳費(fèi)情況、小區(qū)實(shí)時(shí)情況。此外，為了提升移動(dòng)辦公系統(tǒng)的功能，該模塊還提供用戶提醒通知功能，比如物業(yè)費(fèi)用收繳提醒功能，第一次遲交可以以短信方式提醒，再次遲交可以設(shè)計(jì)智能提醒模式通知用戶繳費(fèi)。其次該功能模塊還兼容網(wǎng)上支付功能，用戶通過手持終端便可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上支付功能，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)支付業(yè)務(wù)，為物業(yè)管理提供更便捷的服務(wù)模式。除此之外，業(yè)主還具備在線交流功能，實(shí)現(xiàn)業(yè)主與物業(yè)管理服務(wù)中心實(shí)時(shí)溝通，物業(yè)管理中心可實(shí)時(shí)了解用戶的需求，并及時(shí)幫助業(yè)主解決相關(guān)難題，服務(wù)中心的發(fā)布公告可以根據(jù)用戶需求發(fā)布到業(yè)主手機(jī)上，這樣業(yè)主便可以實(shí)時(shí)了解小區(qū)以及相關(guān)規(guī)定的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，方便了業(yè)主的同時(shí)，也使得物業(yè)的管理工作變得更加快捷、智能。

4.2 公文管理

移動(dòng)辦公的公文管理包括公文、通知的收發(fā)，文件報(bào)表審批，公文檢索等。公文管理工作必須使用方便、快速。具體包括：收文管理，在收文管理的操作上必須進(jìn)行權(quán)限控制；公文審批，具體審批流客戶可以根據(jù)自身需要自己配置；流程跟蹤，可以按流程發(fā)文時(shí)間、按流程狀態(tài)（已歸檔、流轉(zhuǎn)中）查詢流程、流程跟蹤的每一環(huán)節(jié)的處理人及處理時(shí)間。此外還包括流程催辦、績效查詢、公文歸檔管理等。

4.3 公共信息管理

包括電子公告、規(guī)章制度、下載中心等。電子公告：公司各單位發(fā)布本部門相關(guān)信息的場所；規(guī)章制度管理，能夠根據(jù)制度種類進(jìn)行分門別類管理；下載中心：將常用資料發(fā)到網(wǎng)上供公司員工下載到本地使用。

4.4 個(gè)人辦公

具體包括待辦事宜、電子郵件、名片管理、留言簿等。待辦事宜：該功能與虛擬的電子辦公室類似，用戶可以查看個(gè)人事務(wù)處理情況；電子郵件：提供個(gè)人電子郵件的收發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、刪除、保存等功能；留言簿：通過授權(quán)給相應(yīng)的用戶進(jìn)行簡短的留言，包括留言錄入、查詢功能，方便實(shí)用。

4.5 部門辦公

通知管理：通過建立通用的通知管理系統(tǒng)，可快速地將文件發(fā)送到對(duì)應(yīng)的客戶手里，并且可以智能化地提示用戶接收到了新的文件，并且在客戶閱讀之后會(huì)改變文件狀態(tài)，并反饋回去；文件上報(bào)：公司各單位及上下級(jí)間進(jìn)行聯(lián)合的文件處理，可進(jìn)行多單位領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)合簽字及多單位聯(lián)合蓋章處理，同時(shí)可選擇多人進(jìn)行傳閱。它節(jié)省了大量的人力和時(shí)間，真正形成了橫縱向的大貫通。

4.6 綜合辦公

視頻會(huì)議：集成一些視頻會(huì)議系統(tǒng)，在辦公系統(tǒng)里就可以發(fā)布視頻會(huì)議消息，及時(shí)隨時(shí)的召開會(huì)議；車輛管理：實(shí)現(xiàn)用車審批起草、簽字、蓋章、審批、文件發(fā)送、打印、及文檔歸檔的電子化；設(shè)備修理審批：實(shí)現(xiàn)設(shè)備修理審批的起草、簽字、蓋章、審批、文件發(fā)送、打印、及文檔歸檔的電子化。

5.結(jié)語

移動(dòng)辦公是現(xiàn)代化辦公模式的一個(gè)全新的內(nèi)容，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，智能手持設(shè)備、無線網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，移動(dòng)辦公的外部環(huán)境已經(jīng)完全具備，移動(dòng)辦公可以完全實(shí)現(xiàn)掌上辦公，使得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及管理者的業(yè)務(wù)辦公工作變得更加方便。經(jīng)過不斷的發(fā)展，移動(dòng)辦公逐漸變得更加成熟，變得更加穩(wěn)定，同時(shí)，移動(dòng)辦公也獲得了更加廣泛的應(yīng)用，移動(dòng)辦公系統(tǒng)在相關(guān)企業(yè)中的物業(yè)管理中的應(yīng)用便是一個(gè)成功的典型代表，移動(dòng)辦公系統(tǒng)完全兼容現(xiàn)有的物業(yè)服務(wù)公司的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)無縫接入現(xiàn)有的系統(tǒng)。移動(dòng)辦公的成功應(yīng)用不僅使得物業(yè)管理公司的管理理念成功轉(zhuǎn)型到了“服務(wù)型”行業(yè)，同時(shí)在一定程度上也改善了公司的辦公環(huán)境，使得機(jī)構(gòu)之間的溝通變得更加簡單。公司的員工無論在何時(shí)、何地都可以通過手持設(shè)備進(jìn)行辦公，對(duì)于服務(wù)對(duì)象業(yè)主而言，可以方便業(yè)主實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上支付相關(guān)費(fèi)用功能，此外，用戶還可以通過手機(jī)及時(shí)了解到小區(qū)的相關(guān)制度文件。移動(dòng)辦公系統(tǒng)的應(yīng)用在使得物業(yè)管理工作變得異常智能的同時(shí)，也使得業(yè)主享受到了更加人性化的服務(wù)模式。

[1]朱亞興，劉隱，朱小平，何擁軍.基于MAS系統(tǒng)的移動(dòng)OA系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)[J].計(jì)算機(jī)與數(shù)字工程，2010(05).

[2]岳雪峰.大慶工程公司OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].吉林大學(xué)，2011.