機(jī)關(guān)檔案室的歸檔工作

丁蘭菊

摘要：機(jī)關(guān)檔案室是集中管理本機(jī)關(guān)檔案的機(jī)構(gòu)。機(jī)關(guān)檔案室的收集工作，是檔案收集工作的重要組成部分，也是做好檔案館收集工作的基礎(chǔ)和前提。機(jī)關(guān)檔案室的收集工作是通過(guò)執(zhí)行一定的歸檔制度來(lái)完成的。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；檔案室；歸檔

歸檔是指各機(jī)關(guān)文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門，將工作活動(dòng)中形成并辦理完畢的文件整理立卷，定期移交給本機(jī)關(guān)檔案室集中保存的活動(dòng)過(guò)程。簡(jiǎn)言之，歸檔就是按照國(guó)家規(guī)定把檔案移交給本機(jī)關(guān)檔案部門集中保存的過(guò)程。在我國(guó)，“歸檔”已成為黨和國(guó)家明文規(guī)定的一項(xiàng)制度，即歸檔制度。

機(jī)關(guān)文件的歸檔，是機(jī)關(guān)文書(shū)或文件工作的最后一環(huán)，也是人們將辦理完畢的文件作為檔案保存起來(lái)的第一個(gè)重要關(guān)口。因此，為了保證婦檔文件的齊全完整，必須建立本機(jī)關(guān)的歸檔制度。

歸檔制度是各機(jī)關(guān)、各單位的文件處理部門或業(yè)務(wù)部門做好文件歸檔工作，及時(shí)、科學(xué)地移交檔案的重要依據(jù)，也是機(jī)關(guān)檔案部門取得檔案，監(jiān)督指導(dǎo)和檢查本機(jī)關(guān)、單位文件歸檔工作的必要手段。長(zhǎng)期的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，沒(méi)有歸檔制度，或者山檔制度不健全、執(zhí)行制度不好，就不會(huì)為機(jī)關(guān)工作的開(kāi)展積累完整、系統(tǒng)和高質(zhì)量的檔案，就會(huì)影響機(jī)關(guān)檔案工作的有效進(jìn)行以及檔案館工作的開(kāi)展。所以，建立健全機(jī)關(guān)歸檔制度是非常必要的，它不僅可以使檔案資源得到有效延續(xù)和補(bǔ)充，為機(jī)關(guān)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作服務(wù).而且可以為國(guó)家積累齊全完整的檔案財(cái)富。

歸檔制度土要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷（保管單位）的質(zhì)尾要求、歸檔手續(xù)等內(nèi)容。

1 歸檔范圍

歸檔范圍，是指辦理完中的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔及不應(yīng)當(dāng)歸檔的范圍。哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不應(yīng)該歸檔，主要取決于文件本身的價(jià)值。一般而言，凡是反映本機(jī)關(guān)工作、生產(chǎn)活動(dòng)，具有查專利用價(jià)值的文件材料均屆歸檔范圍。一個(gè)機(jī)關(guān)應(yīng)該歸檔的文件材料，主要有四部分：

一是上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，包括上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；亡級(jí)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本機(jī)關(guān)的文件，本機(jī)關(guān)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本，以及上級(jí)機(jī)關(guān)、黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人、人民代表檢查本機(jī)關(guān)工作形成的各種重要文件材料（包括音像材料）等。

二是本機(jī)關(guān)的文件材料，包括本機(jī)關(guān)召開(kāi)的代表大會(huì)、工作會(huì)議、專業(yè)會(huì)議、機(jī)關(guān)黨組織及行政領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的文件材料；本機(jī)關(guān)頒發(fā)的各種正式文件；本機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)文件、人事工作文件，以及反映業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的批復(fù)文件；本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄，從外機(jī)關(guān)帶回的與本機(jī)關(guān)有關(guān)的重要文件材料；本機(jī)關(guān)的各種規(guī)章制度，以及反映本機(jī)關(guān)成立、合并、人員編制、歷史沿革、合同、協(xié)議、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等方面的文件、憑證、賬冊(cè)等材料；重要的人民來(lái)信、來(lái)訪材料以及其他認(rèn)為需要?dú)w檔的材料。

三是同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料，包括同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但密執(zhí)行的法規(guī)性文件，或與本機(jī)關(guān)聯(lián)系加商工作的重要來(lái)往文什；有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)工作檢查形成的重要文件。

四是下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料，包括下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要丁作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)（決）算、科技文件材料以及備案性文件材料。

不屬于歸檔的文件材料主要包括：重復(fù)文件；事務(wù)性、臨時(shí)性文件：僅供參閱、參考、征求意見(jiàn)，不需辦理的文件；未經(jīng)會(huì)議討淪，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的末生效文件；一般文件的修改稿以及一般的人民來(lái)信等。具體到每個(gè)機(jī)關(guān)，應(yīng)根據(jù)上述要求.結(jié)合本機(jī)關(guān)的具體情況，明確規(guī)定歸檔與不歸檔文件的范圍。此外，國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

2 歸檔時(shí)間

歸檔時(shí)間指文書(shū)處理部門或業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件材料向檔案室移交的時(shí)間?！稒C(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定，“機(jī)關(guān)文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門一船在第二年上半年向檔案部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)”。對(duì)于專門性文件、特殊載體的文件、駐地分散的機(jī)關(guān)文件或形成規(guī)律較為特殊的文件，為了便于實(shí)際工作查考利用，可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。

內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單，或不設(shè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的小機(jī)關(guān)，工作人員少，文件又是集中處理的.文書(shū)處理和檔案工作內(nèi)一人兼管，就不需要專門規(guī)定歸檔時(shí)間，只需將處理完畢的文件及時(shí)歸檔即可。

3 歸檔案卷（保管單位）的質(zhì)量要求

歸檔案卷的質(zhì)量要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

應(yīng)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，并組成保管單位。保管單位內(nèi)的文件材料排列應(yīng)當(dāng)條理系統(tǒng)，成為一個(gè)互有聯(lián)系的有機(jī)整體。

保管單位內(nèi)的文件，依次排列后編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)，逐件登記在歸檔目錄上。錄音帶、錄像帶、影片、照片等檔案，應(yīng)當(dāng)用文字標(biāo)出它們的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和責(zé)任者等事項(xiàng)。

保管單位（案卷）的封面，應(yīng)當(dāng)按規(guī)定逐項(xiàng)填寫清楚。向機(jī)關(guān)檔案室移交的檔案，應(yīng)當(dāng)按照一定的次序排列、編號(hào)和編目。

4 歸檔手續(xù)

機(jī)關(guān)文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門在向檔案部門移交檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)根據(jù)歸檔目錄詳細(xì)清點(diǎn)。經(jīng)過(guò)認(rèn)真核對(duì)后，如確認(rèn)無(wú)誤，交接雙方即履行簽字手續(xù)，并將歸檔目錄中的一份由檔案部門簽字后，交還移交單位妥善保存。

將沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的文件材料和材料經(jīng)過(guò)價(jià)值鑒定和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)進(jìn)行定期銷毀。需要銷毀的文件材料的范圍主要有以下幾種。（1）屬于不歸檔范圍的文件材料。不應(yīng)歸檔的文件材料的具體范圍，在本機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔范圍的文件中作了規(guī)定。（2）屬于歸檔范圍的立卷歸檔之后剩余的重份文件和復(fù)制文件，其中除了留下用于編制文件匯編等用途的份數(shù)之外的多余的文件材料。（3）上級(jí)機(jī)關(guān)授權(quán)閱后可銷毀的文件材料。（4）沒(méi)有存查價(jià)值的資料。定期銷毀沒(méi)有存查價(jià)值的文件材料，可以騰出或節(jié)省文件柜、文件盒，消除無(wú)用信息的干擾，提高辦公效率，有利于保守秘密。

應(yīng)銷毀的文件材料登記后，應(yīng)將登記表送秘書(shū)部門負(fù)責(zé)人審核，再送本機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)人審核簽批，本機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)簽字后，文件材料方可銷毀。需銷毀的文件材料較多，可用碎紙機(jī)將文件材料切碎，然后裝包送造紙廠化成紙漿；需銷毀的文件材料較少，或者很機(jī)密，可以焚毀。對(duì)保密文件實(shí)行二人監(jiān)銷制度，保證不丟失、不漏銷、不泄密。個(gè)人不得擅自銷毀保密文件。需要銷毀的文件材料，不準(zhǔn)當(dāng)廢紙出售給廢品收購(gòu)部門或個(gè)人。

在檔案工作與文書(shū)處理工作由一人兼管的小機(jī)關(guān)，不需要履行上述歸檔手續(xù)。但在檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)參照上述辦法辦理交接手續(xù)。

同時(shí)，檔案工作者還要隊(duì)識(shí)到，科學(xué)管理已接收檔案，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為機(jī)關(guān)相社會(huì)提供檔案服務(wù)，是對(duì)收集工作的最好宣傳。因此，要團(tuán)實(shí)做好檔案的科學(xué)管理工作和信息開(kāi)發(fā)工作。

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