優(yōu)化館藏的思考

馬保生

圖書館收集的各種類型文獻(xiàn)資料的總和，簡稱館藏或藏書。是圖書館賴以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)，是滿足讀者需求的根本保證。圖書館館藏是與一定時(shí)期的文獻(xiàn)生產(chǎn)和使用方式緊密聯(lián)系的?，F(xiàn)代圖書館收藏的文獻(xiàn)資料包括圖書、期刊、政府出版物、小冊子、學(xué)位論文、報(bào)告、照片、電影片等。

優(yōu)化館藏就是將檔案館所珍藏的檔案，逐步趨優(yōu)化，使檔案館藏結(jié)構(gòu)合理，內(nèi)容豐富，并通過開發(fā)利用，提供有效服務(wù)。從目前縣級檔案館館藏來看，盡管是各有千秋，各具特色，然而由于歷史的、現(xiàn)實(shí)的種種原因，從總體來講，館藏結(jié)構(gòu)不盡合理，館藏內(nèi)容不夠豐富。因而，“優(yōu)化館藏”的問題，不是單純的業(yè)務(wù)問題，而是一個(gè)事關(guān)檔案館能否履行職能，為社會提供優(yōu)良服務(wù)的大課題。

一、館藏建設(shè)的主要內(nèi)容

1、館藏規(guī)劃指圖書館根據(jù)文獻(xiàn)老化和新陳代謝的規(guī)律，對館藏的文獻(xiàn)作多次的選擇，剔除或提存那些過時(shí)無用或已經(jīng)殘損的文獻(xiàn)，使館藏文獻(xiàn)更為精悍實(shí)用。是要確定館藏發(fā)展的目標(biāo)，即建成具有何種功能的知識體系，具體體現(xiàn)于館藏體系與館藏結(jié)構(gòu)之中。在館藏規(guī)劃中還要明確實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的步驟和具體計(jì)劃。

2、文獻(xiàn)選擇和文獻(xiàn)收集，是根據(jù)發(fā)展規(guī)劃的要求精心選擇收集，不斷充實(shí)館藏，增加其必要的完備程度和支持研究決策的能力。

3、館藏的復(fù)選，指圖書館根據(jù)文獻(xiàn)老化和新陳代謝的規(guī)律，對館藏的文獻(xiàn)作多次的選擇，剔除或提存那些過時(shí)無用或已經(jīng)殘損的文獻(xiàn)，使館藏文獻(xiàn)更為精悍實(shí)用。

4、館藏組織和管理，是館藏建設(shè)的重要方面，合理的館藏組織和科學(xué)的管理使用戶更便于利用館藏。

區(qū)縣級綜合檔案館作為一個(gè)保存本地區(qū)綜合信息的基地和利用的中心，其館藏質(zhì)量的高低是檔案館能否生存的關(guān)鍵所在，這一點(diǎn)在社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制下，在改革開放的實(shí)踐中，已被檔案界的同仁們所承認(rèn)。然而，目前絕大多數(shù)區(qū)縣級綜合檔案館的館藏由于種種主、客觀的原因，并不盡如人意，致使很多檔案館的利用工作一直在低谷中徘徊。本文擬就館藏現(xiàn)狀及優(yōu)化館藏的對策談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識。

二、從現(xiàn)有館藏看其結(jié)構(gòu)的不合理性

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)文件的規(guī)定，區(qū)縣級綜合檔案館所保存的是本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)，人民團(tuán)體及企事業(yè)單位在各種社會活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種門類的檔案。然而由于諸如建制時(shí)間較短及區(qū)縣檔案局館多由區(qū)縣委、政府檔案科室發(fā)展而成等原因，使很多檔案館的現(xiàn)有館藏很難適應(yīng)現(xiàn)代化社會發(fā)展的需求，館藏的結(jié)構(gòu)存在著很多不合理性。這些不合理性表現(xiàn)為：

1、館藏信息陳舊，利用效果不佳。根據(jù)《檔案館通則》第七條中“省轄市、州、盟和縣級檔案館接收立檔單位保管10年左右的檔案”的規(guī)定，各區(qū)縣檔案館館藏信息揭示的是10年前本地區(qū)的社會發(fā)展?fàn)顩r。這些信息作為歷史記錄，對今后了解和研究社會發(fā)展是很有意義的。但是我們必須看到，我們正處在一個(gè)大變革的時(shí)期，十年的變化可能是天翻地覆的。試想，館藏中的那些反映計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的歷史記錄，對今天的資產(chǎn)重組和國有大中型企業(yè)向股份制邁進(jìn)能有多少幫助？可以說檔案信息陳舊是檔案館門可羅雀的癥結(jié)所在。

2、檔案種類單調(diào)，文書檔案所占比重過大。檔案是“國家機(jī)構(gòu)，社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的”歷史記錄。從這個(gè)概念理解，檔案除黨政檔案，即文書檔案外，還應(yīng)包括反映各機(jī)構(gòu)、各部門主要業(yè)務(wù)職能活動(dòng)的科技檔案和專門檔案。

3、檔案館編研工作起步較晚。截止目前雖有一定數(shù)量的編研產(chǎn)品但大部分為應(yīng)付升級達(dá)標(biāo)匆匆而就質(zhì)量不高實(shí)用性不強(qiáng)利用范圍狹窄利用效果不顯著。因此編研工作沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

4、利用效率不高

這里所說的利用效率不是針對檔案館工作人員而言的查全率、查準(zhǔn)率而是指利用者進(jìn)出檔案館大門的麻煩、手工檢索的繁瑣、服務(wù)設(shè)施的不完善、閱覽環(huán)境雜亂等一系列問題導(dǎo)致了檔案利用效率的降低令有些利用者望而卻步。

上述問題很多館都存在，使館藏質(zhì)量大打折扣。解決問題的辦法：

第一，加強(qiáng)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《山東省檔案管理?xiàng)l例》等法律、法規(guī)的宣傳力度，從源頭上為豐富和優(yōu)化檔案館館藏打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，提高專、兼職檔案人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)，為豐富和優(yōu)化檔案館館藏提供技術(shù)支持。檔案的收集、整理、立卷都是由專、兼職檔案人員完成的，他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)高低直接影響到檔案的質(zhì)量，應(yīng)經(jīng)常組織專兼職檔案人員學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)和檔案專業(yè)知識，提高檔案業(yè)務(wù)水平。

第二，轉(zhuǎn)變城建檔案收集重點(diǎn)，完善館藏結(jié)構(gòu)

“十一五”期間城建檔案收集重點(diǎn)應(yīng)注重門類齊全，并體現(xiàn)地方特色。象工業(yè)建筑類的小廠房資料可以不收，設(shè)置一個(gè)較高接收起點(diǎn)。而能體現(xiàn)地方和時(shí)代特點(diǎn)的工程檔案要想盡一切辦法去征集。比如世人矚目的“杭州灣跨海大橋”，她將是未來連接寧波和上海的主動(dòng)脈，在規(guī)模、設(shè)計(jì)、施工、工藝等方面都體現(xiàn)了新時(shí)代的特色，我們要努力爭取大橋資料進(jìn)館，優(yōu)化館藏。

第三，加強(qiáng)電子文件接收

《中華人民共和國電子簽名法》已于2005年4月1日起實(shí)施。該法中明確規(guī)定可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力，偽造、冒用、盜用他人的電子簽名，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。有了《電子簽名法》的保駕護(hù)航，城建檔案館應(yīng)該加強(qiáng)電子文件的接收工作，為數(shù)字檔案館建設(shè)奠定基礎(chǔ)，同時(shí)也能優(yōu)化館藏，改變館藏結(jié)構(gòu)單一現(xiàn)象此外，在做好以上幾點(diǎn)的基礎(chǔ)上，應(yīng)該考慮走檔案、情報(bào)一體化的道路。這在我國沿海、開放地區(qū)已有成功的例子，日本的一些公文書館中也有類似的做法。

第四，建立信息聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

檔案作為一種信息若要充分發(fā)揮其作用必須進(jìn)入信息高速公路進(jìn)入社會的大信息網(wǎng)絡(luò)這是實(shí)現(xiàn)檔案館社會功能的最佳手段。筆者認(rèn)為目前應(yīng)做到兩點(diǎn)第一檔案系統(tǒng)內(nèi)盡快實(shí)現(xiàn)三級聯(lián)網(wǎng)。即市館、區(qū)縣館、檔案室三級聯(lián)網(wǎng)使檔案信息在較為廣泛的范圍內(nèi)得以交流為檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造條件。第二盡快加入公共信息網(wǎng)使檔案信息的利用具有更加廣泛的社會性最大限度地發(fā)揮檔案館的社會功能。

總之，優(yōu)化和豐富館藏是檔案館基礎(chǔ)建設(shè)的重要任務(wù)，是事關(guān)檔案館工作全局和長遠(yuǎn)發(fā)展的重要工作。只要我們深化認(rèn)識，加大檔案宣傳和接收的力度，積極開展館藏檔案的鑒定銷毀工作，拓寬館藏的信息服務(wù)領(lǐng)域，就能盡快建設(shè)一個(gè)內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的館藏體系，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。