加強(qiáng)檔案信息管理 增強(qiáng)服務(wù)利用功能

馮柏霞

摘 要：檔案管理不僅為醫(yī)院醫(yī)療、科研、教學(xué)和經(jīng)營管理活動提供基礎(chǔ)信息，也是評估和衡量醫(yī)院管理技術(shù)水平和醫(yī)療質(zhì)量的重要依據(jù)。如何使醫(yī)院的檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療發(fā)展的新趨勢，提高檔案信息管理水平，是我們當(dāng)前亟待解決的問題。醫(yī)院檔案信息管理的對策是：提高醫(yī)務(wù)人員的檔案意識；加強(qiáng)檔案信息資源管理；增加檔案數(shù)量；建立人員信息數(shù)據(jù)庫；加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)；做好檔案編研工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；信息管理；服務(wù)利用功能

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）11-0168-02

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生體制和現(xiàn)代醫(yī)學(xué)信息科技的發(fā)展，醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中產(chǎn)生的信息量日益增多，作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，醫(yī)院檔案不僅是醫(yī)院整個發(fā)展歷史的真實(shí)寫照和原始記錄，也是評估和衡量醫(yī)院管理技術(shù)水平和醫(yī)療質(zhì)量的重要依據(jù)。隨著醫(yī)院在管理上、業(yè)務(wù)上各方面的檔案不斷增加，加強(qiáng)檔案信息管理，增強(qiáng)檔案利用功能對醫(yī)院管理具有重要的意義。

一、檔案管理的現(xiàn)狀

1.南寧市五人民醫(yī)院綜合檔案室屬于院長辦公室的二級科室，負(fù)責(zé)醫(yī)院各項(xiàng)工作中形成檔案的管理工作。檔案室擁有辦公場地200平方米，密集架檔案柜18組，現(xiàn)有檔案庫房2間，分別為綜合檔案室?guī)旆?、人事檔案庫房，檔案室擁有專用庫房、專用的閱檔室和專用的辦公室實(shí)行檔案用房“三分開”。人員由1名兼職資料保管員增加到3名專職2名兼職檔案管理員，1名兼職主管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理專業(yè)技術(shù)系列的中級職稱1名，達(dá)到了檔案管理法規(guī)的要求。檔案庫房還按要求配備了鐵門、鐵窗、密集架、空調(diào)、掃描儀、雙層窗簾等設(shè)備，使檔案庫房的安全得到了保障。檔案室于2012年通過自治區(qū)、南寧市檔案局評審，獲得自治區(qū)級檔案室。

2.館藏情況。南寧市第五人民醫(yī)院檔案信息已完成接收檔案44 230卷，其中黨群檔案94卷，行政檔案203卷，醫(yī)療管理檔案108卷，藥品檔案13卷，教學(xué)管理類1卷，科研檔案5卷，設(shè)備檔案33卷，基建檔案61卷，財務(wù)檔案1 920卷，實(shí)物檔案192件，鑒定檔案313卷，醫(yī)療糾紛檔案5卷，人事檔案420卷，病歷檔案40 912卷。整理了舊檔案資料三千余件。

3.檔案的檢索工具：從2010年開始南寧市第五人民醫(yī)院檔案工作就實(shí)現(xiàn)了電腦管理，應(yīng)用檔案軟件管理檔案、查詢檔案，同時做好檢索工具的編制工作，按照檔案工作的要求和規(guī)范，編制了《基建檔案案卷目錄》、《鑒定檔案案卷目錄》、《儀器設(shè)備檔案案卷目錄》、《文書檔案案卷目錄》、《聲像檔案案卷目錄》目錄等。2011-2012年綜合檔案室共提供借閱檔案100多件（人次），人事檔案查閱50件（人次）。

二、檔案現(xiàn)狀及利用的分析

充分發(fā)揮檔案信息資源的開發(fā)與利用，提高檔案利用，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供服務(wù)，為促進(jìn)醫(yī)院全面、持續(xù)、協(xié)調(diào)發(fā)展服務(wù)，是檔案事業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，也是檔案事業(yè)在新時期實(shí)現(xiàn)迅速發(fā)展的必由之路。南寧市第五人民醫(yī)院檔案管理工作雖然具備一定規(guī)模，檔案信息資源的開發(fā)工作也取得了一些成績，但是檔案提供利用還是不盡如人意，檔案的社會化服務(wù)水平不夠高，檔案信息開發(fā)利用的手段還比較落后，數(shù)字檔案信息還沒有在檔案利用中發(fā)揮出應(yīng)有的作用，沒有真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。許多人對檔案的價值了解不深，檔案還是處在“藏在深閨人未知”的狀態(tài)，隨著醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展對檔案信息需求的日益迫切，檔案管理及信息資源的開發(fā)利用還有待改進(jìn)。

三、檔案管理與利用工作的對策

1.提高醫(yī)務(wù)人員檔案的檔案意識。打破以往檔案的神秘性，實(shí)行政務(wù)公開透明，樹立開放服務(wù)的形象，使越來越多的人認(rèn)識到檔案在各項(xiàng)工作中的作用。利用各種手段宣傳檔案的利用價值，例如利用周會、內(nèi)刊、局域網(wǎng)、墻報等形式宣傳檔案的作用，讓管理人員、醫(yī)務(wù)人員知道檔案與他們的工作以及個人的利益有著密切的關(guān)系，使他們走進(jìn)檔案室，提高醫(yī)院檔案的開發(fā)利用率，更好地為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)。

2.加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息資源管理。檔案信息資源是加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理的基礎(chǔ)，因此，要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就要確保充足的信息量，這就要求加大《檔案法》的宣傳教育工作，要使全院職工樹立“檔案集中統(tǒng)一管理”的意識，把檔案工作列入醫(yī)院目標(biāo)責(zé)任考核，統(tǒng)一安排，認(rèn)真落實(shí)，對醫(yī)院檔案所涉及的內(nèi)容和領(lǐng)域分門別類進(jìn)行收集，準(zhǔn)確掌握所需求信息，針對醫(yī)院的特點(diǎn)，建立有特色的檔案信息，盡量做到儲量豐富、利用率高，實(shí)用價值高。

3.增加醫(yī)院的檔案數(shù)量。檔案館藏量是利用的基礎(chǔ)，檔案館藏量的多少決定了利用效果，因而擴(kuò)大檔案收集范圍，改善檔案收藏結(jié)構(gòu)，是為檔案利用提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。我們要改善過去的單一結(jié)構(gòu)，做好檔案收集歸檔工作，不斷豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)，有計(jì)劃的增加檔案門類，使館藏內(nèi)容和數(shù)量不斷增加，要管理日益增長的檔案數(shù)據(jù)，要在多年收集、整理、立卷歸檔歷史積累檔案信息資料的基礎(chǔ)上，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，繼續(xù)改進(jìn)方式方法，加大力度，抽出專人，完成往年檔案信息資料歸檔工作，進(jìn)一步規(guī)范各門類檔案收集、歸檔程序，整理了文書檔案、實(shí)物檔案、鑒定檔案、儀器設(shè)備檔案等。

4.建立人員信息數(shù)據(jù)庫。人員信息數(shù)據(jù)庫具有檢索迅速，查找方便、可靠性強(qiáng)、保密性好等人工管理所無法比擬的優(yōu)點(diǎn)，人員信息檔案管理進(jìn)入信息庫，為人事檔案的檢索，提供了準(zhǔn)確快捷的信息，對人事信息采集進(jìn)行自動分類記錄，對日常收集的應(yīng)歸檔的材料進(jìn)行登記，形成電子文件歸檔管理，使人事檔案管理工作從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn)變，人事檔案工作重點(diǎn)由重整理、保管轉(zhuǎn)向重收集、利用和提供更完善的信息服務(wù)，達(dá)到人事檔案最大限度的利用價值。

5.切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。我們將探索新的條件下檔案集中統(tǒng)一管理的模式，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中統(tǒng)一服務(wù)為目的，在加快信息化建設(shè)步伐時，更要重視檔案管理軟件的互聯(lián)互通和資源共享，搭建好檔案系統(tǒng)信息平臺，改變目前檔案管理滯后現(xiàn)狀，用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理的開發(fā)和利用，同時，進(jìn)一步探索檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，使檔案能夠更方便、更有效地為醫(yī)院服務(wù)。同時，通過引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)管理檔案，對所有庫存資料和以后發(fā)生的檔案資料實(shí)行現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件程序科學(xué)地進(jìn)行分類錄入，擺脫繁瑣的手工操作，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率，發(fā)揮檔案信息資料的最大效能。

6.做好檔案編研工作，主動提供檔案服務(wù)

檔案編研是指檔案部門依據(jù)館（室）藏文件、檔案為主要內(nèi)容，根據(jù)社會需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。檔案編研材料是主動開發(fā)檔案信息資源的手段，是為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門及時提供系統(tǒng)的信息的方式。從而提高檔案利用的效率。我院檔案室要按常規(guī)繼續(xù)編寫專題大事記、院志、組織沿革等編研材料。另外，開展編研工作是提高檔案館工作水平的一個重要途徑，是檔案部門積極主動提供檔案信息的有效方式。這就要求工作人員有檔案編研觀念的更新，以適應(yīng)現(xiàn)代社會對檔案編研的需求不斷更新檔案編研觀念，不斷適應(yīng)醫(yī)院對檔案編研的需求，從實(shí)踐出發(fā)，開辟檔案信息資源利用的新途徑，匯編檔案文集、編纂和公布檔案史料、編寫參考資料和編史修志，促進(jìn)了檔案工作的開展，滿足了社會利用的需要。

（責(zé)任編輯：田 苗）