電子文件時代文件生命周期理論的生命力

敖津京

【摘 要】本文從文件生命周期的涵義、檔案學界對電子文件生命周期的認識、科學看待電子時代文件生命周期的價值三個方面分析論述了文件生命周期理論的生命力及其現(xiàn)實指導意義。

【關鍵詞】文件生命周期；電子文件；文件生命運動階段

一、文件生命周期理論及文件運動

“文件生命周期”的概念最早由美國檔案學者菲利普·布魯克斯于1940年提出，由此衍生出文件生命周期理論。該理論發(fā)展至今，中外檔案學者對其涵義的理解基本一致，即文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠歷史價值而被檔案館永久保存的整體運動過程。文件生命周期理論揭示了文件運動的三個階段：現(xiàn)行階段、暫時保存階段和永久保存階段。其運動階段、運動狀態(tài)與文件價值類型分別一一對應。（1）文件運動的整體性與階段性。從現(xiàn)行文件到歷史檔案（歸檔）是一個完整的生命過程，即文件運動具有整體性特點。盡管在文件的生命周期中，文件所發(fā)揮的作用存在差異，價值形態(tài)的表現(xiàn)也不盡相同，但都是同一個事物運載著同樣的信息。阿根廷檔案學者曼努埃爾·巴斯克斯是拉丁語族流派的代表之一，他提出了文件生命周期的“三階段”論和“四階段”論。筆者認為，巴氏的“三階段”論充分考慮了文件在正式形成或具有法律、行政效用之前的狀態(tài)，這種階段劃分不僅涉及到文件運動的全程，更注意到其運動前期的重要性，使得該理論發(fā)展至今，仍然能夠指導文件的全程管理和前端控制。（2）對文件運動整體性與階段性的思考。文件從形成到永久保存或者銷毀的整個生命過程，既有整體性的特性，又有階段性的特點。每個階段的運動狀態(tài)與文件價值類型一一對應的變化，只是文件運動不同階段的外在表現(xiàn)，我們應該透過現(xiàn)在看到本質，找到其真正的內(nèi)在因素，即價值形態(tài)的變化。認識到這種本質。在具體實踐中，就可以兼顧文件運動的整體性，對階段界限與聯(lián)系有正確認識，對文件實施全面、系統(tǒng)的管理和根據(jù)文件運動的階段性變化，為文件的階段式管理提供實踐基礎。

二、電子文件生命周期及運動階段劃分

（1）三階段論。1997年國際檔案理事會電子文件會在《電子文件管理指南》中，依據(jù)“文件從孕育、生成到存在的過程”，將電子文件的生命周期劃分為概念階段、形成階段和維護階段。（2）四階段論。浙江大學何嘉蓀教授將電子文件的生命周期劃分為文件的孕育形成階段、文件的現(xiàn)實使用階段、文件的暫時保存階段、文件的永久保存階段。此種劃分是依據(jù)文件運動過程中內(nèi)在的價值規(guī)律的變化。（3）五階段論。天津師范大學李福君副教授提出了電子文件生命周期的五階段論，即電子文件管理信息系統(tǒng)的設計、安裝、調(diào)試階段，電子文件孕育、形成階段，電子文件現(xiàn)實使用階段，電子文件暫時保管階段和電子文件永久保存階段。筆者認為，“三階段”論將維護階段作為最后一個階段單獨劃分存在一定的局限性，對電子文件所賴以存在的計算機軟件系統(tǒng)的維護也應納入到維護階段。“四階段”論的階段劃分與傳統(tǒng)文件的階段劃分近似，但其所描述的直線式運動不適用于電子文件?！拔咫A段”論將電子文件管理信息系統(tǒng)的管理與電子文件本身的管理融合在一起，兩者雖兼顧，但描述不夠清晰。而這些描述也反映出文件生命周期理論在電子文件時代所面臨的挑戰(zhàn)，挑戰(zhàn)主要集中在文件的階段性界定以及各階段相關因素之間的對應關系上。這就需要對傳統(tǒng)理論作適當補充（文件連續(xù)體理論）與修正。

三、文件生命周期理論在電子文件時代的指導意義

可以肯定的是，作為現(xiàn)代檔案學重要的理論基礎，文件生命周期理論對檔案學理論研究、傳統(tǒng)的文件管理及其他檔案工作實踐都有一定的指導作用。隨著電子文件時代的到來，高效率的工作環(huán)境和社會環(huán)境，使得電子文件大量涌現(xiàn)，在很大程度上取代了紙質文件，文件生命周期理論面臨著挑戰(zhàn)，需要作出自我修正以適應時代發(fā)展，從而繼續(xù)指導電子文件時代的檔案工作。但這并不代表文件生命周期理論在電子文件時代將被淘汰，不代表其生命力的削弱。在認識文件生命周期理論時，應注重抓住其本質，把握其精髓，掌握其規(guī)律，從其指導與應用層面具體分析，而非停留于概念層面的認識。由于電子文件和傳統(tǒng)文件只是外觀形態(tài)不同，其本質是一樣的，因而盡管電子文件和傳統(tǒng)文件運動的環(huán)境不同，但其運動的過程應該是有共同規(guī)律的。在電子文件時代，應從宏觀方面著手，將其與電子文件的特點相結合，融入到電子文件的運動階段與管理流程，真正發(fā)揮出該理論的價值。

參 考 文 獻

[1]馮惠玲.檔案學概論》[M].第二版.

[2]潘連根.電子文件生命周期新探[J].浙江檔案.2002（7）

[3]馮惠玲.電子文件時代新思維[J].檔案學通訊.1998（6）

[4]何嘉蓀.電子文件運動階段管窺[J].檔案與建設.2001（1）