立足三個抓手 大力提高公文辦理質(zhì)量

郭菁

[摘要]一個單位公文質(zhì)量的好壞，直接關(guān)系到公文本身的效用和單位的執(zhí)行力、工作效率，直接影響發(fā)文單位的形象和聲譽。文章從規(guī)范公文管理制度、提高文秘人員綜合素質(zhì)、查擺問題三個方面論述了如何大力提高公文辦理質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]公文 公文辦理 質(zhì)量

公文是一個單位在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是聯(lián)系和處理工作的一種書面工具，在機關(guān)公務(wù)活動中發(fā)揮著及其重要作用。能否及時、準確地將公文尤其是需要反復(fù)協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)多次批示的文件，及時呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門，并適時將領(lǐng)導(dǎo)批示和意見轉(zhuǎn)達給相關(guān)人員或部門，將直接影響領(lǐng)導(dǎo)的決策質(zhì)量和實施效果。同時，一個單位公文處理水平的高低直接反映一個單位工作人員的水平和素質(zhì)，關(guān)系到單位“面子和里子”工程。為進一步貫徹落實中國葛洲壩集團公司《關(guān)于開展公文質(zhì)量月活動的通知》文件精神，三峽電力職業(yè)學(xué)院結(jié)合學(xué)校實際情況，采取針對性措施，規(guī)范了公文辦理流程，較大幅度的提升了公文質(zhì)量。

一、 以規(guī)范公文管理制度為抓手，夯實公文辦理基礎(chǔ)

1.建立領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)制度。根據(jù)中國葛洲壩集團公司公文質(zhì)量月活動文件精神，學(xué)校迅速召開了“開展公文質(zhì)量月活動”的專題會議，成立了公文質(zhì)量提升活動領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組，由一把手為領(lǐng)導(dǎo)小組組長，由辦公室主任任工作小組組長，負責(zé)具體工作的組織和落實，制定了提高公文質(zhì)量的具體措施和辦法，健全公文管理制度、公文質(zhì)量控制責(zé)任體系和公文運轉(zhuǎn)、督查、歸檔等程序，為公文質(zhì)量提升活動順利開展奠定了制度基礎(chǔ)。

2.建立退文制度。對各部門上報的公文如出現(xiàn)格式不符、文種混用、內(nèi)容不清、文理不通、核對嚴重失誤、成文日期與送達時間間隔過長等問題的，辦公室一律不予受理，并作退文登記。

3.建立總結(jié)制度。辦公室每個月總結(jié)各部門上報公文質(zhì)量情況，召開會議，對優(yōu)秀公文進行表彰，對質(zhì)量欠缺公文進行指正，并派遣辦公室文秘人員對存在問題的部門進行幫扶。

二、 以提高文秘人員綜合素質(zhì)為抓手，為公文辦理奠定良好基礎(chǔ)

從一定意義上講，秘書人員的素質(zhì)決定著公文質(zhì)量。要注重培養(yǎng)、提高秘書人員的綜合素質(zhì)，全面加強秘書隊伍建設(shè)，為確保公文質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。

1.加強思想政治建設(shè)。教育和引導(dǎo)秘書人員加強學(xué)習(xí)，提高運用馬克思主義的立場、觀點和方法分析問題的能力，保證辦文工作始終堅持正確的政治方向。

2.加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要把秘書人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作做為重要內(nèi)容，納入到監(jiān)獄培訓(xùn)規(guī)劃之中，積極創(chuàng)造條件，采取多種形式，組織秘書人員學(xué)習(xí)公文處理業(yè)務(wù)知識，不斷提升水平，使秘書人員都能按標準和規(guī)范處理公文。同時，在撰寫、修改文稿的實踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗，在更高層次上探索公文處理的經(jīng)驗和辦法。我校根據(jù)“糾錯小分隊”提供的檢查報告，將公文辦理中存在的錯誤下發(fā)到各部門負責(zé)人，要求各部門組織相關(guān)人員認真學(xué)習(xí)。學(xué)校還積極將文秘人員送到外面培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.加強作風(fēng)建設(shè)。通過職業(yè)道德教育，增強秘書人員從事公文處理工作的光榮感、責(zé)任感，形成和保持認真負責(zé)、實事求是、雷厲風(fēng)行、無私奉獻的良好職業(yè)道德。

三、 以查擺問題為抓手，不留一個死角

1.成立“糾錯小分隊”，找準“病根”。為了找出學(xué)校公文管理和公文辦理過程中存在的突出問題，使公文質(zhì)量提升工作更有針對性，學(xué)校成立了以辦公室主任為組長，以各部門書記和干事為主要成員的“糾錯小分隊”，將以前發(fā)出去的文件從檔案室調(diào)出來，深入分析，找準“病根”。發(fā)現(xiàn)存在主要問題有：（1）公文文種使用不規(guī)范、行文關(guān)系不當。有的部門“請示”、“報告”不分，用“報告”請示工作，或在“報告”中夾帶請示事項；有的請示性公文一文多事。（2）公文格式不規(guī)范。有的部門混用上行文與下行文的格式；有的在請示性公文中未附注聯(lián)系人、聯(lián)系電話，給文件的及時正確處理帶來影響。（3）公文報送不規(guī)范。有的部門工作缺乏計劃性和前瞻性，報送的請示性公文中急件、特急件過多，影響了正常的公文處理工作；有的多頭報送公文或直接將公文報送領(lǐng)導(dǎo)個人；有的未按規(guī)定數(shù)量報送公文；有的在報送紙質(zhì)公文的同時，未報送電子公文或電子公文報送不及時。（4）公文內(nèi)容差錯較多。有些公文中文字、標點、語句、邏輯錯誤時有發(fā)生；公文內(nèi)層次序號不規(guī)范、不連貫，字體不符規(guī)定；引用文件未注明發(fā)文字號等。

2.推行無紙化辦公，要求“兩條腿走路”。學(xué)校要求各部門上報的公文，一方面必須堅持呈報紙質(zhì)文檔，便于領(lǐng)導(dǎo)簽字審閱和歸檔保存；另一方面必須熟悉0A系統(tǒng)操作流程，所有的文件必須按照0A系統(tǒng)操作流程進行上報，以便于提高工作效率，做到環(huán)保節(jié)約。

3.嚴格遵守公文處理程序，把好七道“關(guān)口”。質(zhì)量是公文的生命。只有高質(zhì)量的公文才能為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)工作、實施決策發(fā)揮重要作用，產(chǎn)生良好效益。為此，學(xué)校堅持嚴謹、細致的公文審核原則，明確責(zé)任，主要領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，承辦公文處理的工作人員為具體責(zé)任人，嚴把“擬稿人——部門領(lǐng)導(dǎo)——文字秘書——辦公室主任——分管領(lǐng)導(dǎo)——校長——機要秘書”七道審核“關(guān)口”，力求做到“四查”：一查政策界限是否明確，有無矛盾抵觸。即檢查文稿內(nèi)容是否符合黨的方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示、決定，是否完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，是否與過去發(fā)的公文有出入；二查措施是否落實。即檢查公文是否符合實際情況，所提措施辦法是否明確具體、切實可行；三查文字表述是否準確、簡練。即檢查公文條理是否清晰、明了，文句是否通順、嚴謹，合乎語法、邏輯，標點符號和數(shù)字用法是否正確，有無錯別字等；四查體式是否合適。即檢查文種使用是否得當，語體是否得體，格式是否整齊規(guī)范。以高度的政治責(zé)任感，嚴肅、認真、準確地做好公文處理工作，牢固樹立精品意識，切實做到嚴格規(guī)范，精益求精。

通過查擺問題，找準公文辦理短板瓶頸，以三個針對性措施為抓手，我校著實提高了公文辦理質(zhì)量和公文辦理效率。在中國葛洲壩集團公司組織的“2012年公文質(zhì)量月”活動中榮獲“優(yōu)秀公文及無差錯公文單位”稱號，遞交的參評公文獲得二等獎。

（作者單位：三峽電力職業(yè)學(xué)院 湖北宜昌）