試論如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

許夕梅

摘 要：人事檔案管理工作如何主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖破原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，更新人事檔案管理的內(nèi)容、范圍，適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化是我們?nèi)耸聶n案管理者需要面對(duì)和認(rèn)真思考的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化

完善的檔案管理可作為展現(xiàn)單位自身誠(chéng)信的一個(gè)窗口，反映各單位的科技成果、管理水平、財(cái)務(wù)狀況等重要內(nèi)容。把檔案保存在個(gè)別人手中或由各職能部門自行保管，缺乏有效監(jiān)督管理機(jī)制，一旦出現(xiàn)關(guān)鍵人員離職或跳槽，輕則使管理層面斷裂，工作無法延續(xù)；重則導(dǎo)致機(jī)關(guān)機(jī)密、獨(dú)有知識(shí)產(chǎn)權(quán)和信息流失，造成無法挽回的損失。

長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求了。檔案管理是人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，與工資福利、職稱評(píng)聘等個(gè)人利益息息相關(guān)，因此要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，完善檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫(kù)房，購(gòu)買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。

檔案形成者要具有檔案整理意識(shí)，應(yīng)該按照歸檔制度想檔案室移交具有保存價(jià)值的文件材料，力求做到準(zhǔn)確、完備、齊全。檔案形成者要認(rèn)識(shí)到檔案材料的查考憑證作用，這是對(duì)檔案形成的起碼要求。檔案形成者要具有較強(qiáng)的歸檔意識(shí)，在工作中隨時(shí)注意歸檔材料的積累。對(duì)于有多人共同參與完成的工作，尤其應(yīng)收集散存于每個(gè)人手中的文件材料?！稒n案法》規(guī)定，檔案形成者應(yīng)確保歸檔材料的質(zhì)量，鑒定歸檔的文件材料，并分類、整理立卷。檔案形成者應(yīng)該清楚整理立卷并不是檔案管理者的事，為此絕不能把零散材料分類、不裝訂就交給檔案管理者。

人事檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，應(yīng)按程序辦理。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。

檔案交接手續(xù)：一是對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬務(wù)相符；二是對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對(duì)未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時(shí)歸檔；四是按檔案移交要求進(jìn)行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁數(shù)等，還應(yīng)在移交文件上簽字蓋章，要做到對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

＼在進(jìn)行社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建設(shè)的過程中，要求檔案管理的機(jī)制必須要能夠適應(yīng)社會(huì)生產(chǎn)關(guān)系與生產(chǎn)力的發(fā)展，上層建筑必須要能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)的發(fā)展變革。建立符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要的合理、科學(xué)的檔案工作制度，以方便實(shí)用、簡(jiǎn)便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。堅(jiān)持既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工的制度約束雙向性。

＼利用信息系統(tǒng)進(jìn)行加工和通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存?zhèn)鬏?，將原有的不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與社會(huì)共享。隨著信息化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，文件從起草、修改到印發(fā)都通過計(jì)算機(jī)運(yùn)行，它具有便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當(dāng)前檔案?jìng)鹘y(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應(yīng)。因此需要盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門要充分利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大，檢索速度快等優(yōu)勢(shì)，大力開發(fā)適用于計(jì)算機(jī)完成的檔案檢索方法和存儲(chǔ)模式。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實(shí)體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

提升檔案管理工作人員的現(xiàn)代化素質(zhì)對(duì)于提高檔案管理的科學(xué)化水平十分重要。只有擁有一批專業(yè)技能過硬、現(xiàn)代管理意識(shí)較強(qiáng)的檔案管理人員，檔案管理事業(yè)才能夠不斷的進(jìn)步，不斷的提高檔案管理的科學(xué)化水平，要根據(jù)檔案工作者所負(fù)責(zé)的具體工作及實(shí)際的能力開展突出重點(diǎn)、抓好典范，的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理意識(shí)培訓(xùn)，通過相關(guān)的知識(shí)學(xué)習(xí)、技能培養(yǎng)，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規(guī)制度，熟練的掌握最新的檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，通過培訓(xùn)讓檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案工作科學(xué)化的要求。

總之，人事檔案是對(duì)個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)際等內(nèi)容的真實(shí)記載和反映，所以，只有加強(qiáng)人事檔案的管理，充分發(fā)揮其利用價(jià)值，才能更好地為黨組織、人事部門提供工作參考，為人民服務(wù)。

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