高校檔案管理人員的素質(zhì)探討

摘要：高校檔案管理是各高等院校的基礎(chǔ)建設(shè)工作的重要環(huán)節(jié)，是學(xué)校對教師學(xué)生進(jìn)行評估的重要指標(biāo)和依據(jù)。高校檔案還是高校的歷史歷程，學(xué)校發(fā)生過的重大事件都記錄在檔案里，我們要加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展.具有高素質(zhì)的檔案管理人員是保證檔案管理工作健康發(fā)展的關(guān)鍵。如何提高高校檔案管理人員的素質(zhì)呢？本文為解決這個問題，從實際出發(fā)，先了解管理人員存在的素質(zhì)問題，在根據(jù)問題提出解決措施，即提高管理人員的政治思想素質(zhì)、職業(yè)道德、專業(yè)素質(zhì)等綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；管理人員

隨著社會的發(fā)展，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)成為世界每個國家的最重要工作，而各高校就是培養(yǎng)人才的搖籃，我們要注重高等院校的基礎(chǔ)建設(shè)工作，高校檔案管理就是其中的一項重要工作。高校檔案是通過文字、語音、影像等方式記錄的包括這個學(xué)校的歷史記錄、教師信息、學(xué)生信息等一系列信息，在進(jìn)行學(xué)校評選、優(yōu)秀教師及學(xué)生評選時作為評選依據(jù)，是學(xué)校具有重要價值的資料。檔案管理是指將檔案進(jìn)行整理、保存、鑒定、收集、統(tǒng)計、利用的活動，并存放于檔案室的信息。高校檔案管理的發(fā)展需要學(xué)校各方面的共同努力，尤其是檔案管理人員的認(rèn)真工作，檔案管理人員收集檔案信息，通過整理，再進(jìn)行細(xì)致標(biāo)注，最后放到檔案室里去。這樣可以方便學(xué)校以后進(jìn)行評選或查閱時找到相應(yīng)的檔案，節(jié)省時間。擁有好的高校檔案管理人員，有利于高校檔案管理工作的健康發(fā)展[1]。

1.在各高等院校的檔案管理工作中，檔案管理人員存在的素質(zhì)問題

1.1高校檔案管理工作的內(nèi)容越來越大，而學(xué)校對檔案管理工作的質(zhì)量要求卻越來越高，這樣就使檔案管理人員的工作量加大，但是學(xué)校又沒有配備足夠的檔案管理人員，管理人員力不從心，久而久之，就會降低工作積極性，消極對待檔案管理工作。

1.2隨著社會科技的不斷更新，檔案管理手段也越來越先進(jìn)，但是檔案管理人員不肯接受新的管理模式和運用新的管理手段，還是頑固堅持用筆將信息寫進(jìn)檔案里，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的進(jìn)程，并讓人們在查詢檔案時耗費較長的時間。

1.3現(xiàn)在高校中的大多數(shù)檔案管理人員還是坐在辦公室里，等著師生將信息送到他們的手里，沒有與時俱進(jìn)的工作理念，不會運用計算機(jī)將信息統(tǒng)一收集上來；而且這些管理人員害怕師生在翻閱檔案時對紙質(zhì)檔案造成損壞，就限制師生進(jìn)去查看檔案，降低了檔案的利用率。

1.4大多數(shù)高校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)普遍不高，大多數(shù)都是一些沒有經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練的擁有一般學(xué)歷的人，他們沒有專業(yè)的技術(shù)知識，沒有工作經(jīng)驗，不熟悉檔案管理的程序和內(nèi)容。這樣的人無法將檔案進(jìn)行劃分、標(biāo)注、分門別類的放好，會阻礙檔案管理的發(fā)展。

1.5大多數(shù)高校都不注視檔案管理工作，沒有給檔案管理人員提供晉升機(jī)會，也沒有給他們好的待遇，使檔案管理人員容易流失，工作積極性下降，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

2.提高高校檔案管理人員的素質(zhì)的措施

2.1提高檔案管理人員的政治思想素質(zhì)

2.1.1要堅持毛澤東思想、鄧小平理論、三個代表的重要思想指導(dǎo)，要堅決擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)，依據(jù)黨和國家的法律法規(guī)進(jìn)行檔案管理工作。

2.1.2要樹立正確的世界觀和人生觀，堅持一切從事實出發(fā)，運用辯證唯物主義理論解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。

2.2提高高校檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)

2.2.1高校檔案管理人員要踏踏實實地工作，不要好高騖遠(yuǎn)，更不要總想著去做高官、賺大錢。高校檔案是學(xué)校最重要的資料，必須要小心謹(jǐn)慎保管。

2.2.2對于機(jī)密的檔案內(nèi)容，檔案管理人員必須保密，不允許有一絲一毫的泄露。對于普通內(nèi)容的檔案也要注重保密制度。在師生要進(jìn)行檔案查詢時，檔案管理人員要按照法律以及學(xué)校規(guī)定，熱情的將檔案提供給他們，但是一般情況下，是不允許帶出檔案室的。

2.3提高高校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

2.3.1高校檔案管理人員必須是學(xué)習(xí)過檔案管理的專業(yè)知識，并對檔案管理工作有一定的認(rèn)識，擁有鞏固的基礎(chǔ)知識。但是只擁有專業(yè)的知識還是不夠的，檔案管理人員還要有一定技術(shù)水平，對于檔案管理的程序以及內(nèi)容都要比較熟悉，能夠快速地進(jìn)入檔案管理工作中去，這樣的管理人員才有利于提高檔案管理的工作效率。

2.3.2高校檔案管理人員要運用最新的科技手段對檔案進(jìn)行管理，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。將每一份檔案信息都輸入電腦中，設(shè)立專門的校內(nèi)網(wǎng)站，方便師生可以在校內(nèi)電腦上就可以查詢到想要的信息，不用再到檔案室里到處的尋找，還可以減少對紙質(zhì)檔案的損傷。運用這樣的檔案管理方法有利于學(xué)校在進(jìn)行重大活動時，能夠以最快的時間找到資料，讓學(xué)校更加重視檔案管理工作，從而提高檔案管理人員的待遇。

2.4提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

2.4.1高校檔案管理人員要具有扎實的專業(yè)知識水平和專業(yè)的基本技能。

2.4.2高校檔案管理人員是需要將檔案信息編錄檔案中去的，這就要求檔案管理人員要有比較好的文字功底。

2.4.3在檔案中易出現(xiàn)外國文字，這時候就要求檔案管理人員能夠看的懂并能進(jìn)行一定程度上的翻譯，也要可以與國外檔案管理人員進(jìn)行交流。

3.結(jié)語

高校檔案管理是各高等院校的基礎(chǔ)建設(shè)工作的重要環(huán)節(jié)，是學(xué)校對教師學(xué)生進(jìn)行評估的重要指標(biāo)和依據(jù)。高校檔案還是高校的歷史歷程，學(xué)校發(fā)生過的重大事件都記錄在檔案里，我們要加強(qiáng)檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理的發(fā)展就必須招聘好的檔案管理人員，應(yīng)聘人員都必須擁有專業(yè)的檔案管理知識，有一定的工作經(jīng)驗，可以很快的進(jìn)入工作狀態(tài)，再結(jié)合應(yīng)聘人員的素質(zhì)以及道德意識，選取綜合素質(zhì)高的人進(jìn)行檔案管理工作。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也要尊重檔案管理人員，提高他們的福利待遇，并定期的為他們提供培訓(xùn)機(jī)會和專業(yè)座談會，提高他們專業(yè)水平以及工作積極性，讓他們能夠更好更快的工作[5]。

參考資料

[1] 郭蓉. 當(dāng)前高校檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)方法探究[J]. 通化師范學(xué)院學(xué)報.2012，（30）.

[2] 姜麗蓉 寧慶降. 關(guān)于提高高校檔案管理人員素質(zhì)的幾點思考[J]. 重慶電力高等?？茖W(xué)校學(xué)報.2011，（15）.

[3] 伊林 龍政軍. 高校檔案管理人員的素質(zhì)及其提高途徑[J]. 中國冶金教育.2010，（15）.

[4] 吳熱. 論提高高校檔案管理人員的素質(zhì)[J]. 內(nèi)蒙古財經(jīng)學(xué)院學(xué)報.2011，（7）

[5] 翟翠萍. 試論高校檔案管理人員應(yīng)具備的綜合素質(zhì)[J]. 漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報。2012，（8）.

作者簡介

朱麗榮（1959—），女，遼寧鞍山，大學(xué)專科，工作于盤錦職業(yè)技術(shù)學(xué)院，館員，檔案管理。