婦幼保健檔案管理探究

柳春英

摘 要：檔案管理工作的重要性隨著婦幼保健事業(yè)的日益發(fā)展變得越來(lái)越重要，保健院只有自我反省，努力改革，才能提高婦幼保健院的檔案管理質(zhì)量。所以，醫(yī)院應(yīng)該緊緊圍繞新時(shí)期婦幼衛(wèi)生工作的特點(diǎn)和要求，提升保健院的檔案管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)，提高管理人員的素質(zhì)，在工作中投入高度的責(zé)任感和耐心，促進(jìn)檔案管理事業(yè)發(fā)展，為婦幼保健機(jī)構(gòu)的檔案管理工作發(fā)展打好基礎(chǔ)。本文首先分析了婦幼保健檔案管理的重要性，然后針對(duì)其中存在的問(wèn)題提出了自己的一些看法。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院；檔案；管理

婦幼保健院的檔案管理工作是婦幼保健院信息資源開(kāi)發(fā)事業(yè)發(fā)展的重要保障，更是保健院長(zhǎng)期積累的經(jīng)驗(yàn)財(cái)富。對(duì)婦幼保健院的各項(xiàng)工作落實(shí)、疾病預(yù)防以及部署策略工作都有著巨大的作用。但是受到傳統(tǒng)思想的影響，很多保健院對(duì)檔案管理工作都不夠理解，也不夠重視，導(dǎo)致其管理制度非常不健全，管理人員的能力也相對(duì)不足，與醫(yī)院的發(fā)展和管理目標(biāo)也不相適應(yīng)，這已經(jīng)嚴(yán)重的影響到了醫(yī)院對(duì)信息資源的利用，這種現(xiàn)狀必須得到改變。

1 婦幼保健檔案管理的重要性

檔案信息是婦幼保健工作管理的一種重要工具和手段。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，婦幼保健工作也逐步推向了全社會(huì)。合理、有效的管理和利用婦幼保健檔案信息，對(duì)優(yōu)化婦幼保健衛(wèi)生資源配置，積極參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)有著重要的意義，也已成為一個(gè)縣級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)健康發(fā)展的重要條件。婦幼保健工作是一項(xiàng)綜合科學(xué)實(shí)踐活動(dòng)，正確的、合理的決策往往需要準(zhǔn)確可靠的信息作為前提。隨著科學(xué)的進(jìn)步和醫(yī)學(xué)模式的轉(zhuǎn)變，婦幼保健的形式和內(nèi)容也得到了相應(yīng)的改變。健全業(yè)務(wù)檔案是建立良好的衛(wèi)生信息系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，也是婦幼保健工作所產(chǎn)生的每項(xiàng)信息都能得到合理而有序的組合，有利于傳遞、存儲(chǔ)和查閱。做好婦幼保健檔案管理工作，還可以適時(shí)將醫(yī)院的信息和資料進(jìn)行總結(jié)，利用已有信息為醫(yī)院作出科學(xué)的決策，為醫(yī)院的發(fā)展提供可行性的指導(dǎo)。

2 婦幼保健檔案管理中普遍存在的問(wèn)題

2.1 管理制度不健全

部分縣級(jí)保健院對(duì)于自身的發(fā)展目標(biāo)和工作目的認(rèn)識(shí)不足，由于缺乏健全的管理制度， 導(dǎo)致檔案管理工作混亂，既浪費(fèi)了資源，又達(dá)不到預(yù)期效果，在醫(yī)院中權(quán)責(zé)不明、推諉、拖延等現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮。比如說(shuō)在檔案管理規(guī)定中，應(yīng)該由部門(mén)將自己的檔案進(jìn)行整理，這樣檔案員收集得到的資料應(yīng)該都是歸檔、整理好的資料，但實(shí)際情況并不是這樣的，部門(mén)一般沒(méi)有人會(huì)特別注意檔案管理工作，而是將和檔案相關(guān)的一些資料直接交給檔案收集員，由檔案收集員來(lái)一一處理。由于檔案管理人員并不是對(duì)每一個(gè)部門(mén)的工作都十分熟悉，所以整理的內(nèi)容也可能存在偏差、遺漏等，不能很好地反映出部門(mén)的基本情況，還原各部門(mén)的工作原貌，就會(huì)為以后的查閱工作增添很多麻煩。

2.2 管理人員能力欠佳

管理人員的能力在婦幼保健院的檔案管理工作中占有重要地位，但是由于部分檔案管理人員的管理意識(shí)差，工作責(zé)任感不夠，導(dǎo)致醫(yī)院的工作資料和信息保存都不完整，特別是在一些縣級(jí)保健院，由于缺乏專業(yè)性的工作人員，經(jīng)常臨時(shí)招聘一些兼職來(lái)處理檔案的管理工作，這些人員缺乏對(duì)管理系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，或者說(shuō)根本沒(méi)有檔案意識(shí)，更無(wú)法掌握專業(yè)的技巧，檔案管理的一塌糊涂。在一定程度上導(dǎo)致了婦幼保健院在立卷過(guò)程中存在資料欠缺、登記與實(shí)際不相符等問(wèn)題的發(fā)生?；蛘呤且恍┕芾砣藛T雖然有足夠的專業(yè)技術(shù)，但是只專注于自身的工作，對(duì)于其他的資料則不管不問(wèn)，管理人員之間缺乏有效的溝通，缺乏責(zé)任感，這些都已成為制約保健院檔案管理工作發(fā)展和完善的重要因素。

3 如何加強(qiáng)婦幼保健院的檔案管理工作

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視

檔案管理在婦幼保健院起著舉足輕重的作用，文書(shū)檔案管理是婦幼保健工作的重要組成部分。但是很多保健院都認(rèn)為檔案管理沒(méi)什么技術(shù)含量，是誰(shuí)都可以做好的，首先這種觀點(diǎn)就是錯(cuò)誤的。婦幼保健院的檔案管理工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性和管理性，工作涉及的范圍很大，種類繁多，分類復(fù)雜。負(fù)責(zé)管理的員工必須要經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理。部門(mén)也要制定相關(guān)的管理制度來(lái)規(guī)范整個(gè)管理工作，在結(jié)合本地信息的前提下，認(rèn)真將保健院的檔案進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、編目等等，確保資料的真實(shí)性和條理性，以便于日后的查閱。檔案管理的水平可以顯示一個(gè)單位的發(fā)展水平，同時(shí)也是為其他工作做好鋪墊，所以保健院一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。

3.2 制定有效的檔案管理制度

制定有效的檔案管理制度，可以提升部門(mén)工作人員的工作效率，也可以為部門(mén)人員的工作提供一定的理論依據(jù)，明確部門(mén)和個(gè)人的工作目標(biāo)，權(quán)責(zé)統(tǒng)一，管理有序，使婦幼工作人員的檔案管理工作能夠具有針對(duì)性和操作性，避免由于管理的不完整而造成的數(shù)據(jù)缺失、資料遺漏等現(xiàn)象。制定合理有效的檔案管理制度既可以減少人力勞動(dòng)，又可以節(jié)約成本，還可以提高外界對(duì)于保健院數(shù)據(jù)的可信度，為以后的查閱和檢測(cè)打下良好的基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源社會(huì)共享，真可謂是一舉多得的好辦法。同時(shí)，檔案管理制度的設(shè)定要符合醫(yī)院的發(fā)展，具有一定的合理性和可行性，獎(jiǎng)懲有度，調(diào)度合理，才能進(jìn)一步強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作的效率。

3.3 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

要想確保檔案管理工作高效有序的完成，負(fù)責(zé)管理檔案人員的素質(zhì)就非常重要，信息數(shù)據(jù)具有非常高的嚴(yán)謹(jǐn)性和復(fù)雜性，首先管理檔案人員要有一定的數(shù)據(jù)信息整理能力，然后還要富有責(zé)任心才能夠準(zhǔn)確才有可能做好收集、整理、歸檔等工作。醫(yī)院可以通過(guò)外派參觀、培訓(xùn)等方式來(lái)提高婦幼保健院的檔案管理水平，積極發(fā)揮婦幼保健人員的專業(yè)知識(shí)，并加強(qiáng)婦幼保健工作人員對(duì)自己工作的理解，認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，充分調(diào)動(dòng)?jì)D幼保健院檔案管理工作人員的工作積極性，認(rèn)真細(xì)致的完成日常監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)和文件的收集、整理、歸檔和管理工作，以便日后查閱。

參考文獻(xiàn)

[1]葛成霞，張文春.淺議婦幼保健文書(shū)檔案管理工作的缺陷及改進(jìn)對(duì)策.中國(guó)保健營(yíng)養(yǎng).2012（16）

[2]李禎，古麗扎·艾合買(mǎi)提.淺議婦幼保健檔案的管理.疾病預(yù)防控制通報(bào)，2009（3）

[3]李長(zhǎng)卿.縣級(jí)婦幼保健院的管理與發(fā)展.中國(guó)婦幼保健，2011（20）