Word實(shí)用操作技巧探索

張海斌　楊再祥

【摘 要】本文通過作者在Word應(yīng)用中的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，對(duì)文本字號(hào)、上下標(biāo)、自動(dòng)編號(hào)的設(shè)置、裁剪圖片的方法和Word文檔中圖片壓縮等使用技巧進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】Word；設(shè)置；裁剪圖片；圖片壓縮

1、改變文本字號(hào)

Word的字號(hào)下拉菜單中，中文字號(hào)為八號(hào)到初號(hào)，英文字號(hào)為5磅到72磅。這對(duì)于一般的辦公人員來說，已經(jīng)綽綽有余。但在一些特殊情況下，比如打印海報(bào)或機(jī)關(guān)宣傳墻報(bào)時(shí)常常要用到更大的字，這時(shí)可以用下述方法快速改變文本的字號(hào)。

（1）先在Word中選中相關(guān)漢字，然后用鼠標(biāo)單擊一下工具欄上的字號(hào)下拉列表框，直接鍵人數(shù)值，即可快速改變文字大小。而且這個(gè)技巧在Excel和Wps/Offlce中同樣適用；

（2）選中文字后，按下Ctrl+Shifi+>鍵，以10磅為一級(jí)快速增大所選定文字的字號(hào)，而按下Ctrl+Shift+< 鍵，則以l0磅為一級(jí)快速減小所選定文字的字號(hào)；

（3）選中文字后，按Ctrl+1鍵逐磅增大所選文字，按Ctri+[ 鍵逐磅縮小所選文字。

2、取消自動(dòng)編號(hào)

雖然Word中的自動(dòng)編號(hào)功能較強(qiáng)大，但常常出現(xiàn)錯(cuò)亂現(xiàn)象，可以通過下面的方法來快速取消自動(dòng)編號(hào)。

（1）當(dāng)Word為其自動(dòng)加上編號(hào)時(shí)，只要按下Ctrl+Z鍵反悔操作，自動(dòng)編號(hào)就會(huì)消失，而且再次鍵入數(shù)字時(shí)，該功能就會(huì)被禁止；

（2）選擇“工具”/“自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令，在打開的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中，單擊“鍵入時(shí)自動(dòng)套用格式”選項(xiàng)卡。然后取消選擇“自動(dòng)編號(hào)列表”復(fù)選框，最后單擊“確定”按鈕即可。

3、設(shè)置上下標(biāo)注

將文字或數(shù)字設(shè)置為上標(biāo)，最常用的方法是選定要設(shè)置為上標(biāo)的文字，然后單擊“格式”菜單中的“字體”命令，再單擊“字體”選項(xiàng)卡，選中“上標(biāo)”復(fù)選框。如果需設(shè)置的次數(shù)較多這種辦法就不太方便了，現(xiàn)介紹一種較為簡單的辦法：

單出“工具”菜單中的“自定義”命令，選“命令”選項(xiàng)卡，在“類別”中單擊“格式”選項(xiàng)，選中”上標(biāo)”或“下標(biāo)”按住鼠標(biāo)左鍵把它們拖到工具欄，這樣以后就可方便得使用了。

另外，選中需要做上標(biāo)的文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shifi+=就可將文字設(shè)為上標(biāo)，再按一次又恢復(fù)到原始狀態(tài)；按Ctrl+=可以將文字設(shè)為下標(biāo)，再按一次也恢復(fù)到原始狀態(tài)。

4、輸入大寫中文數(shù)字

在一些特殊領(lǐng)域，例如銀行等金融部門。經(jīng)常需要輸入中文數(shù)字，其快速輸入方法如下：

執(zhí)行“插入”菜單上的“數(shù)字”命令，在彈出的“數(shù)字”對(duì)話框中輸入需要的數(shù)字，如輸人1231291，然后在“數(shù)字類型”里面選擇中文數(shù)字版式“壹、貳、叁”，單擊“確定”，中文數(shù)字“壹佰貳拾叁萬壹仟貳佰玖拾壹”就輸入好了。

5、巧妙裁剪圖片的方法

我們?cè)谑褂肞hotoshop等圖像處理軟件時(shí)，可以將一幅圖片裁剪成任意形狀。但是你知道在Word中也可以進(jìn)行圖片裁剪嗎？下面就讓我們來看一下在Word 2003中裁剪圖片的三種方法。

（1）規(guī)則裁剪

單擊“插人”菜單下“圖片”命令.插入一幅準(zhǔn)備好的圖片。在圖片上單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“顯示圖片工具欄”。打開圖片工具欄，單擊“裁剪”按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)變成裁剪指針形狀，然后將鼠標(biāo)指向圖片四周的尺寸控制點(diǎn)，上下左右拖動(dòng)即可進(jìn)行裁剪。

（2）利用文本框進(jìn)行規(guī)則裁剪

假如我們有一幅圖片，我們只想截取打開“視圖”菜單以及“工具欄”子菜單部分，首先單擊“插入”|“文本框”|“橫排”命令，用鼠標(biāo)拖一個(gè)橫排文本框。然后調(diào)整其大小及位置，使它遮住我們不想要的部分。單擊“繪圖”工具欄上“線型”列表框中“其他線條”按鈕，在彈出的“設(shè)置文本框格式”對(duì)話框中選取“顏色和線條”標(biāo)簽。

單擊“顏色”列表框中“白色”按鈕框，單擊“確定”按鈕。選中圖片單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“設(shè)置圖片格式”命令.單擊“版式”標(biāo)簽中“襯于文字下方”并確定。接下來按住Shift鍵同時(shí)選中文本框和圖片，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“組合”菜單的“組合”命令，將它們組合在一起。按照上述步驟，將我們不需要的部分都用文本框蓋住，并組合起來使它們成為一個(gè)整體即可。

（3）利用自選圖形進(jìn)行不規(guī)則裁剪

首先打開繪圖工具欄，繪制一個(gè)自選圖形.比如心形。選中畫好的自選圖形，單擊繪圖工具欄上“填充效果”，在“填充效果”對(duì)話框中選擇“圖片”標(biāo)簽，單擊“選擇圖片”按鈕選擇一幅圖片并確定。然后單擊“顏色線條”按鈕，選擇“無線條顏色”即可去掉自選圖形的邊框線。

另外我們還可以調(diào)整自選圖形的大小、形狀以及進(jìn)行旋轉(zhuǎn)等。如果你覺得自選圖形滿足不了你的要求，可以單擊圖片工具欄中的“自選圖形”中繪制“任意多邊形”、“星形”、“爆炸形”等任意形狀，然后再按照上述步驟進(jìn)行操作即可。

6、Word文檔中圖片壓縮

在Word文檔中使用圖片會(huì)讓文檔變得圖文并茂，但圖片卻會(huì)讓文件變得巨大。人可以減肥，那么圖片文檔能夠減肥嗎？我們發(fā)現(xiàn)“圖片”工具欄上的“壓縮圖片”功能能減輕該問題的影響，從而節(jié)約硬盤上的空間，并減少下載時(shí)間。通過該功能提供的選項(xiàng)，可以降低圖像分辨率、在不損害質(zhì)量的情況下進(jìn)行壓縮、丟棄不需要的信息（如圖像的裁剪部分）。

（l）優(yōu)化圖片之一：降低分辨率

在“圖片”工具欄上單擊“壓縮圖片”時(shí)，打開“壓縮圖片”對(duì)話框。

該對(duì)話框中名為“更改分辨率”的區(qū)域。在“更改分辨率”下面，單擊“Web/屏幕”。清除“選項(xiàng)”下的復(fù)選框。另一被選定的是上方的“選中的圖片”單選框；使該單選框保持選中狀態(tài)。單擊“確定”。當(dāng)不需要當(dāng)前圖像中的每個(gè)像素都按原樣進(jìn)行復(fù)制時(shí)，我們可以使用這些選項(xiàng)。對(duì)于已經(jīng)調(diào)整為更小尺寸的圖像來說，這可能很有效，但是更改分辨率可能影響圖像質(zhì)量。在降低圖像分辨率之前，應(yīng)將圖像調(diào)整至需要的大??；如果先降低分辨率，然后調(diào)整圖像大小使其更大，則可能降低圖像質(zhì)量。在降低圖像分辨率之后，如果您對(duì)降低以后的分辨率不滿意，可以重新選擇該圖片，然后使用“圖片”工具欄上的“重置圖片”按鈕恢復(fù)原始分辨率。

（2）優(yōu)化圖片之二：減少顏色格式

根據(jù)圖像中所用顏色種類的不同，有時(shí)可以減少圖像的顏色格式，以減小其文件大小?！皦嚎s圖片”選項(xiàng)（位于“壓縮圖片”對(duì)話框中）可以完成此項(xiàng)工作，從而使顏色占據(jù)較少的位/像素。不會(huì)對(duì)質(zhì)量帶來損失。

（3）優(yōu)化圖片之三：裁剪圖像并丟棄所裁剪的部分

裁剪圖像：在Word中，單擊圖片將顯示“圖片”工具欄。單擊“裁剪”按鈕；指向某個(gè)頂角裁剪控點(diǎn)，當(dāng)指針變?yōu)椴眉艨攸c(diǎn)時(shí)，按住Ctrl鍵將圖像角向內(nèi)拖動(dòng)，裁減到合適的位置時(shí)釋放Ctrl鍵和鼠標(biāo)按鈕，該圖片即裁剪完畢。現(xiàn)在已切掉圖片的若干部分，若要?jiǎng)h除已剪裁掉的部分，首先單擊工具欄上的“壓縮圖片”按鈕。然后在對(duì)話框中選擇“刪除圖片的裁剪區(qū)域”選項(xiàng)，單擊確定。使用這一選項(xiàng)可以顯著減小圖像文件的大小，而且壓縮圖片時(shí)，將只影響Word文檔中的圖片，而不會(huì)影響原始圖像文件。

我們可以在圖片壓縮之前把文檔保存一下，查看一下文件菜單中屬性命令常規(guī)選項(xiàng)卡中文件的大小，壓縮后再查看一下，我們會(huì)驚喜的發(fā)現(xiàn)文檔已經(jīng)成功減肥。

使用這個(gè)功能，要注意兩點(diǎn)：

（1）通過操作發(fā)現(xiàn)并不是所有的圖片都可以進(jìn)行優(yōu)化處理，只有某些圖像類型可以進(jìn)行優(yōu)化。我們先介紹一下那些文件類型的圖片可以優(yōu)化，那些文件類型的圖片不可以優(yōu)化。不能進(jìn)行優(yōu)化的圖片具有圖畫類型的格式并且具有如下文件擴(kuò)展名：WMF、EMF、CDR和EPS等。高分辨率圖像，如照片等，非常適合進(jìn)行優(yōu)化，可以進(jìn)行優(yōu)化的文件類型包括PNG、JPEG、TIFF、BMP和GIF。

（2）必須以特定方式將這些圖像插入到Word文檔中，以使其可以通過Word進(jìn)行編輯。使用“插入”菜單上的“圖片”命令，并且從“剪貼畫”任務(wù)窗格插入，或者從文件、掃描儀或照相機(jī)插人，這樣會(huì)將圖像存儲(chǔ)為Word所固有的圖像；相反，如果執(zhí)行復(fù)制并粘貼操作，Word會(huì)將圖像視為無法進(jìn)行優(yōu)化的對(duì)象。所以不要將圖像復(fù)制并粘貼到Word中，也不要將其拖到Word中。

以上是筆者在Word學(xué)習(xí)和操作應(yīng)用中的一點(diǎn)體會(huì)，在學(xué)習(xí)和工作中會(huì)發(fā)現(xiàn)，有很多經(jīng)驗(yàn)和技巧，方便我們處理各項(xiàng)工作，只要善于總結(jié)和提煉，就可以與大家分享。

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