禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)寫作中的應(yīng)用

宋麗娜

【摘要】隨著世界一體化的推進(jìn)，中外經(jīng)貿(mào)往來(lái)日益密切，商業(yè)信函在商業(yè)貿(mào)易中的作用更加重要。禮貌原則是商務(wù)英語(yǔ)寫作中的重要原則。本文從禮貌原則出發(fā)，分析了商務(wù)英語(yǔ)寫作中禮貌原則的具體應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】禮貌原則 信函寫作 商務(wù)英語(yǔ)

【中圖分類號(hào)】H31 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2013）05-0085-01

隨著世界一體化的推進(jìn)，中外經(jīng)貿(mào)往來(lái)日益密切，商業(yè)信函成為了商務(wù)溝通最重要，最便捷的手段之一。如果沒(méi)有貿(mào)易電函，大部分的國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)都不可能順利進(jìn)行。商業(yè)上的英語(yǔ)信函在對(duì)外貿(mào)易中的作用就是為雙方溝通交流搭起橋梁，精確具體地傳遞雙方的各種相關(guān)信息。禮貌原則在商業(yè)信函寫作中的甚至?xí)P(guān)系到貿(mào)易的成敗。因此，學(xué)會(huì)如何得體、恰當(dāng)?shù)嘏c客戶交流溝通是十分重要的。

一、Leech 的禮貌原則

Leech 把禮貌原則分為6條準(zhǔn)則：

（1）策略準(zhǔn)則（Tact Maxim， 也叫“得體準(zhǔn)則”——用于指令和承諾）：盡力減少他人付出的代價(jià)，盡量增大對(duì)他人的益處。要求越大，就越要禮貌和策略。

（2）慷慨準(zhǔn)則（Generosity Maxim， 也叫“寬宏準(zhǔn)則”——用于指令和承諾）：盡力減少對(duì)自己的益處，盡量增大對(duì)他人的益處。

（3）褒獎(jiǎng)準(zhǔn)則（Approbation Maxim， 也叫“贊譽(yù)/贊揚(yáng)準(zhǔn)則”——用于表情和表述）：縮小對(duì)方的詆毀，擴(kuò)大對(duì)對(duì)方的贊揚(yáng)。

（4）謙遜準(zhǔn)則（Modesty Maxim， 也叫“謙虛準(zhǔn)則”——用于表情和表述）：盡力縮小對(duì)自己的贊揚(yáng)，盡力擴(kuò)大最自己的詆毀。

（5）贊同原則（Agreement Maxim， 也叫“一致準(zhǔn)則/同意準(zhǔn)則”——用于表述）：盡力縮小與對(duì)方的分歧，盡力擴(kuò)大與對(duì)方的一致。

（6）同情準(zhǔn)則（Sympathy Maxim——用于表述）：盡力縮小對(duì)對(duì)方的厭煩，盡力擴(kuò)大對(duì)對(duì)方的同情（和好感）。

我們可以看出禮貌原則指導(dǎo)下的交際應(yīng)盡量多給對(duì)方一些方便或使對(duì)方收益，在尊重對(duì)方的同時(shí)，也能獲得對(duì)方對(duì)自己的好感，進(jìn)而有助于促進(jìn)雙方商務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行，因此禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作中具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用。

二、禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)寫作中的具體體現(xiàn)

（一）使用禮貌詞匯

在商務(wù)信函中，經(jīng)常使用尊稱語(yǔ)，含蓄委婉語(yǔ)等。這些都體現(xiàn)了禮貌原則。禮貌詞匯的使用，不僅能傳遞給對(duì)方高興、感激、愉悅等積極的情感，同時(shí)還可以委婉地提出進(jìn)一步的要求，這樣可以對(duì)商務(wù)合作的成功起到積極的作用。商務(wù)書(shū)信或談判的語(yǔ)調(diào)應(yīng)是積極合作的，所以寫信時(shí)要注意禮節(jié)，不要盛氣凌人，避免出現(xiàn)命令或粗魯?shù)炔磺‘?dāng)?shù)目谖?。寫信過(guò)程中除了使用如：please， I would appreciate it， if you would 等短語(yǔ)外，還需要做到以下幾點(diǎn)：語(yǔ)氣要真誠(chéng)避免使用貶低的短語(yǔ)，如：impatience， your neglectful attitude 等。還要避免使用含有性別歧視的詞語(yǔ)，如：businessman等。

商業(yè)信件開(kāi)頭的問(wèn)候語(yǔ)也是一種禮貌的體現(xiàn)。

如知道對(duì)方姓名可標(biāo)明，這樣顯得更為親近：如：Mr. Smith， Mrs. Smith， Ms. Smith， Miss. Smith。如不知道對(duì)方姓名，對(duì)方是女士，不論婚否，如無(wú)職稱，均可用“Ms.”。

如果不知對(duì)方是男士女士，也不知道對(duì)方姓名，可以根據(jù)信的內(nèi)容選擇合適的尊稱。如：Dear Customer。

盡量避免使用“To Whom It May Concern”，如果你向外國(guó)公司推薦一名求職者，則可以把推薦信寫給公司的人事部，使用“Dear Personnel Director”。

（二）使用委婉語(yǔ)氣

商業(yè)信函的寫作中要注意委婉語(yǔ)氣的使用。既要熱情友好，又要審慎仔細(xì)。因?yàn)樯虡I(yè)信函都是有目的性的，在寫信時(shí)要注意這封信要達(dá)到什么目的，對(duì)收信人會(huì)產(chǎn)生怎樣的影響。寫信的目的是歉意的，是要求性的，還是勸說(shuō)性的等。這些目的都可以通過(guò)商業(yè)信函寫作中的語(yǔ)氣來(lái)表現(xiàn)。如：

Your complaint about the quality of ink used in the forms we supplied you is regrettable.

你方抱怨我方按常規(guī)提供的墨水質(zhì)量不佳，我方對(duì)此表示遺憾。

Im sorry that the quality ink in the forms we supplied you is regrettable.

我很遺憾按我方通常規(guī)格提供你方的墨水有質(zhì)量問(wèn)題。

第二個(gè)句子體現(xiàn)了商務(wù)英語(yǔ)寫作中的禮貌原則。比較上面兩句可以發(fā)現(xiàn)用積極的方式把消極或中性的句子表達(dá)出來(lái)，積極肯定合作的語(yǔ)氣會(huì)使句子變得更加真誠(chéng)有禮貌。

在商業(yè)信函的英語(yǔ)寫作中一定要避免以下語(yǔ)氣。

不信任的語(yǔ)氣：如“If what you say is true…”這類語(yǔ)氣的使用會(huì)讓人覺(jué)得你在懷疑別人的可信程度。

指責(zé)的語(yǔ)氣：如“You neglected”等，這類指責(zé)性語(yǔ)句會(huì)冒犯對(duì)方。

自以為是的語(yǔ)氣：如“You would of course rather continue to do business with us…”，這類語(yǔ)氣有強(qiáng)加于人的意思，結(jié)果往往適得其反。

還有簡(jiǎn)慢的語(yǔ)氣是對(duì)別人的意見(jiàn)或做出的努力不夠重視的表現(xiàn)；諷刺的語(yǔ)氣，暴躁的語(yǔ)氣，憤怒的語(yǔ)氣，侮辱的語(yǔ)氣，居高臨下的語(yǔ)氣以及過(guò)分親熱的語(yǔ)氣都會(huì)使人反感。

三、結(jié)語(yǔ)

商業(yè)信函的特點(diǎn)和功能決定了在商業(yè)信函中應(yīng)用禮貌原則的重要性。所以禮貌原則是商貿(mào)英語(yǔ)的一個(gè)鮮明特色，對(duì)吸引客戶，開(kāi)拓市場(chǎng)有著重要的意義。因此，在日常商務(wù)活動(dòng)中我們應(yīng)該注意商務(wù)英語(yǔ)寫作中禮貌原則的運(yùn)用，這樣才能更好地促進(jìn)商務(wù)合作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]Leech Geoffrey N. Principles of Pragmatics [M]. London： Longman Group Limited， 1983.

[2]吳杰. 商務(wù)英語(yǔ)的禮貌原則[J]. 中國(guó)科技翻譯. 2003年2月第16卷1期.

[3]姜宏麗. 禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)寫作中的應(yīng)用[J]. 商業(yè)現(xiàn)代化. 2008年2月.