淺談工程項(xiàng)目管理信息標(biāo)準(zhǔn)化

郭瑞來　王丹

摘 要 本文提出了工程項(xiàng)目管理信息標(biāo)準(zhǔn)化的框架，著重分析了信息格式標(biāo)準(zhǔn)化、信息傳遞標(biāo)準(zhǔn)化和信息管理標(biāo)準(zhǔn)化三個(gè)方面的內(nèi)容以及工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，最后強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)整個(gè)建設(shè)行業(yè)信息化標(biāo)準(zhǔn)體系研究的意義。

關(guān)鍵詞 工程項(xiàng)目 信息管理 信息化 標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0引言

隨著信息化的發(fā)展，信息管理在項(xiàng)目管理中越來越重要，不同種類、不同數(shù)據(jù)格式信息的交流已經(jīng)成為工程項(xiàng)目管理的一項(xiàng)關(guān)鍵工作。

工程項(xiàng)目規(guī)模大、周期長，在管理過程中需要處理大量的信息。如果缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息格式各異，必然給信息交換、資源共享帶來不便。因此，應(yīng)建立科學(xué)、合理的信息標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)這些信息進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、綜合利用。如果是對(duì)大型工程項(xiàng)目或多個(gè)工程項(xiàng)目進(jìn)行管理，這一點(diǎn)尤為重要。

工程項(xiàng)目是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是由多個(gè)參與方協(xié)同工作完成的。信息資源共享是各方協(xié)同工作的前提，信息資源共享要通過信息系統(tǒng)集成實(shí)現(xiàn)，而信息系統(tǒng)集成的實(shí)現(xiàn)依賴于信息標(biāo)準(zhǔn)化?？梢娦畔?biāo)準(zhǔn)化是信息系統(tǒng)集成和信息共享的前提，關(guān)系到工程項(xiàng)目能否高效率的完成。

1 工程項(xiàng)目管理信息標(biāo)準(zhǔn)化

1.1 工程項(xiàng)目管理信息

在工程項(xiàng)目的實(shí)施過程中，要管理產(chǎn)生的各種各樣的信息，包括：（1）結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)文件，這類信息可存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫或特定的應(yīng)用軟件中，例如工作分解結(jié)構(gòu)WBS、成本費(fèi)率、進(jìn)度計(jì)劃、人力資源信息、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息；（2）非結(jié)構(gòu)化的文本信息文件，例如合同、技術(shù)規(guī)范、變更令、施工報(bào)告、會(huì)議記錄；（3）非結(jié)構(gòu)化的圖形文件，例如各種2D和3D的圖紙；（4）非結(jié)構(gòu)化的多媒體文件，例如各種圖片、聲音、影像文件。

1.2 工程項(xiàng)目管理信息標(biāo)準(zhǔn)化

工程項(xiàng)目管理信息標(biāo)準(zhǔn)化包括三方面的內(nèi)容：信息格式標(biāo)準(zhǔn)化、信息傳遞標(biāo)準(zhǔn)化和信息管理標(biāo)準(zhǔn)化。

（1）信息格式標(biāo)準(zhǔn)化。信息標(biāo)準(zhǔn)化是信息化的基礎(chǔ)，而信息格式的標(biāo)準(zhǔn)化則是信息標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)，也是工程項(xiàng)目各參與方進(jìn)行信息共享、綜合利用的前提。要實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目信息格式的標(biāo)準(zhǔn)化，就要對(duì)工程項(xiàng)目管理中的信息進(jìn)行統(tǒng)一分類編碼。對(duì)于結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，要定義標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)元素編碼，即數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)于非結(jié)構(gòu)化的文件、圖紙等信息，則必須規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的分類編碼格式。

信息分類編碼的方法有很多種，如人流分類編碼、物流分類編碼和信息流分類編碼等。人流分類編碼適用于工程項(xiàng)目人力資源管理的信息編碼；物流分類編碼適用于工程項(xiàng)目物資采購管理，工程項(xiàng)目信息分類編碼中最常用的是信息流分類編碼。

需要特別指出的是，必須為每組編碼涉及的信息建立標(biāo)準(zhǔn)索引，如項(xiàng)目編碼索引（這對(duì)于多項(xiàng)目的管理尤其重要）、組織編碼索引、專業(yè)編碼索引等，而且必須保證索引的一致性，隨著工程項(xiàng)目的進(jìn)展及時(shí)更新。

（2）信息傳遞標(biāo)準(zhǔn)化。在建立了標(biāo)準(zhǔn)化的信息格式后，對(duì)工程項(xiàng)目產(chǎn)生的信息，必須規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的傳遞程序，使項(xiàng)目信息能夠準(zhǔn)確、高效的在各個(gè)參與方之間進(jìn)行傳遞、交流，保證信息的資源共享和項(xiàng)目的高效完成。從信息的產(chǎn)生，到不同接收組織或個(gè)人間的流轉(zhuǎn)，直到信息存儲(chǔ)的整個(gè)信息傳遞路徑，構(gòu)成了標(biāo)準(zhǔn)化的信息傳遞程序。對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施各個(gè)階段產(chǎn)生的信息，都要建立標(biāo)準(zhǔn)化的信息傳遞程序。

（3）信息管理標(biāo)準(zhǔn)化。在建立了標(biāo)準(zhǔn)化的信息格式和傳遞流程后，必須嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理。首先，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到標(biāo)準(zhǔn)化的信息管理在整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)中的重要意義，在工程項(xiàng)目建設(shè)初期就應(yīng)該設(shè)立信息管理的專職部門，負(fù)責(zé)項(xiàng)目信息標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一規(guī)劃，制定項(xiàng)目文件信息管理程序，建立規(guī)范的信息控制與文件管理體系，同時(shí)由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行不同信息的收集、整理、分析、利用。其次，應(yīng)該加強(qiáng)項(xiàng)目信息標(biāo)準(zhǔn)化管理的監(jiān)督，通過項(xiàng)目信息管理制度保證信息標(biāo)準(zhǔn)格式、信息標(biāo)準(zhǔn)程序的嚴(yán)格執(zhí)行，從而促進(jìn)整體項(xiàng)目管理的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化、規(guī)范化。為了提高工程項(xiàng)目信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度，應(yīng)對(duì)工程項(xiàng)目的信息進(jìn)行分類管理。參照Mc-GrawHill Construction公司的項(xiàng)目管理手冊，工程項(xiàng)目的信息可以按照如下方法分類：

項(xiàng)目信息：所有與項(xiàng)目有關(guān)的信息都在項(xiàng)目信息中歸檔管理，負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該編制的項(xiàng)目信息包括進(jìn)度信息、費(fèi)用信息、質(zhì)量信息、往來信函、圖紙、合同、變更令等。

核心信息： 從項(xiàng)目信息中劃分出職能部門和項(xiàng)目的核心信息，指派專門人員進(jìn)行管理，定期將核心信息文件歸檔保存。

受控信息：工程項(xiàng)目各參與方敏感的任何信息都應(yīng)該視為受控信息，對(duì)其查閱、復(fù)制等操作應(yīng)受到權(quán)限級(jí)別的嚴(yán)格限制。

2 工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)

工程項(xiàng)目管理的信息化要借助于現(xiàn)代信息技術(shù)，尤其是數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合的管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，而工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用更加強(qiáng)調(diào)了信息標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性作用。

3 結(jié)論

從宏觀上看，工程項(xiàng)目管理的信息化是建立在整個(gè)工程建設(shè)行業(yè)信息化的基礎(chǔ)上的。因此，必須繼續(xù)深入研究工程建設(shè)行業(yè)的信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，在工程項(xiàng)目管理中推廣應(yīng)用，促進(jìn)整個(gè)工程建設(shè)行業(yè)的信息化建設(shè)。