信息化背景下高校財務(wù)檔案管理對策研究

李鐵衡

[摘要] 隨著全信息化時代的到來，信息、檔案等的規(guī)整、收藏工作已經(jīng)再也離不開信息化管理了，當(dāng)然高校內(nèi)部的財務(wù)檔案管理也離不開信息化技術(shù)。高校檔案信息化管理的最大好處就是更便捷、更安全、更容易被使用，在財務(wù)檔案信息化管理模式的建設(shè)過程中避免不了會出現(xiàn)一些問題，而檔案管理者就要根據(jù)當(dāng)時的具體狀況具體分析，并從中找出解決方法和對策以便使信息化檔案管理制度更全面、更完善。

[關(guān)鍵詞] 財務(wù)檔案；信息化；管理

[中圖分類號] F232；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0025- 02

信息化管理制度自從被引入至今已經(jīng)有諸多成功案例，但是在高校之中對內(nèi)部財務(wù)檔案工作引入信息化管理制度，還因?yàn)檫M(jìn)入時間晚、各高校的具體情況不盡相同而產(chǎn)生許多不可避免的分歧和問題，要想合理、科學(xué)的解決在財務(wù)檔案信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的問題各大高校的財務(wù)工作者還應(yīng)該具體情況具體分析，利用制定管理規(guī)則、管理制度等有效手段完善信息化管理體制，減少客觀因素在建設(shè)財務(wù)檔案信息化建設(shè)過程中產(chǎn)生的影響。

1 高校財務(wù)檔案信息化管理的主要特征

建立高校內(nèi)部財務(wù)檔案信息化管理制度是指在高校之中利用現(xiàn)代信息化手段對財務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、利用、管理、儲存工作，使財務(wù)檔案的調(diào)用方便性大幅度增加、儲存量大幅度提高、利用使用率大幅度加強(qiáng)，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書、館藏文體變成符合當(dāng)下形式的電子文件，從而配合當(dāng)代經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展的步伐。綜合以往高效財務(wù)檔案的管理工作和近些年來檔案電子化管理過程中總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)，財務(wù)檔案電子管理化在建設(shè)之中應(yīng)注意以下2個方面。

1.1 加快財務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程

要想成功地從傳統(tǒng)檔案管理方法過渡到現(xiàn)代化的信息化管理方法，我們應(yīng)從建立完善的數(shù)據(jù)庫和保持?jǐn)?shù)據(jù)庫中文件的完整度兩方面入手。首先是建立完整的信息庫，這是一個任務(wù)量大且需要細(xì)心的工作，在對原有財務(wù)檔案進(jìn)行掃描、錄入、轉(zhuǎn)移工作需用到相應(yīng)的設(shè)備，在操作過程中應(yīng)注意保持原檔案的完好程度；其次保持?jǐn)?shù)據(jù)庫中文件的完整度，我們就錄入等過程做到仔細(xì)，對錄入人員執(zhí)行嚴(yán)格的行為規(guī)范，使原檔案數(shù)據(jù)不缺失不改變；另外對錄入完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類也是錄入工作中需著重注意的，合理的檔案錄入分類能使之后的檔案調(diào)用工作開展得更順利，但其前提必須是合理科學(xué)的設(shè)定錄入分類。

1.2 加強(qiáng)對信息管理基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)

信息化的檔案管理工作是一定離不開現(xiàn)代化的電子設(shè)備的，尤其是像財務(wù)檔案這樣具有保密性的檔案管理工作，完善的基礎(chǔ)設(shè)備是開展工作的基礎(chǔ)。在財務(wù)檔案管理信息化設(shè)備完善過程中我們應(yīng)該注意以下3個方面：①硬件儲存設(shè)備，硬件是計算機(jī)最重要的組成部分，檔案的信息化管理的儲存、調(diào)用等工作都是以硬件為基礎(chǔ)的，尤其是對信息的儲存就更要依賴硬件儲盤了；②軟件，合適的軟件則是檔案可以被調(diào)用的主要途徑，在使用、調(diào)出、查找工作中選擇正確的軟件系統(tǒng)可達(dá)到事半功倍的效果；③這是針對于像財務(wù)檔案這樣保密性強(qiáng)的檔案，在對管理信息化過程中要對其設(shè)密碼、留備份，使用和存儲中起碼要有兩套不同的密碼，此類文件需對其做嚴(yán)格的保密和內(nèi)部限制處理。

2 高校在財務(wù)建設(shè)信息化管理工作進(jìn)程中存在的問題

2.1 沒有明確的建設(shè)目標(biāo)

就目前高校財務(wù)信息化管理改革進(jìn)程來看仍存在不少問題，沒有準(zhǔn)確的建設(shè)目標(biāo)就是其中比較明顯的問題，其中許多高校的領(lǐng)導(dǎo)者對信息化管理模式的不重視、害怕在信息化管理建設(shè)過程中花費(fèi)巨大的財力物力，導(dǎo)致財務(wù)檔案信息化進(jìn)程緩慢，在高校內(nèi)無法形成統(tǒng)一的響應(yīng)體系，思維模式仍停留在老方法中，以至于信息化管理進(jìn)程停滯不前。而在另一些高校之中，信息化管理確已開展，但在其內(nèi)部沒有形成完善的體系、良好的響應(yīng)模式，甚至沒有明確的工作分層管理制度，導(dǎo)致其信息化進(jìn)程緩慢。

2.2 建設(shè)工作中人手不足

在我國高校財務(wù)檔案信息化建設(shè)工作中另一個棘手的問題就是沒有足夠的高素質(zhì)人才，在高校的財務(wù)檔案信息化改革進(jìn)程中，一方面因?yàn)樾枰浫氲呢攧?wù)檔案基數(shù)大，錄入過程繁瑣復(fù)雜、任務(wù)量大，另一方面我們沒有足夠的人手，有的學(xué)校甚至利用學(xué)生來幫助錄入，由于財務(wù)檔案中數(shù)字較多，對數(shù)字的準(zhǔn)確度要求高，雖然能完成錄入工作但無法保證信息的準(zhǔn)確性。這樣看來我們急需既能錄入信息又能對信息平臺進(jìn)行操作的人才，而且需求量大，這就導(dǎo)致了建設(shè)工作中的人手不足。

3 高校財務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)政策

3.1 成立素質(zhì)較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)組和工作組

高校財務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)工作中是離不開領(lǐng)導(dǎo)組的帶頭作用的，要使領(lǐng)導(dǎo)組充分認(rèn)識到建立財務(wù)檔案信息化體系的重要性，并積極帶動全校建設(shè)信息化的積極性，合理增加和調(diào)派人手，定期對員工進(jìn)行職業(yè)化培養(yǎng)。在工作組的組建過程中我們應(yīng)注意到信息化管理的特殊性，不應(yīng)將錄入和操作過程分開，從學(xué)校員工內(nèi)部選出適合的人才，并對其進(jìn)行定向培訓(xùn)，使之成為信息化建設(shè)工作之中多用型人才。在信息化建設(shè)工作中我們應(yīng)著重注意對人才培養(yǎng)，使其具有先進(jìn)的管理意識和較強(qiáng)的現(xiàn)代化設(shè)備操作基礎(chǔ)，進(jìn)而在信息化建設(shè)和應(yīng)用過程中有自主創(chuàng)新的可能。

3.2 建立有效的管理制度和統(tǒng)一的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)

建立完善的管理制度是開展一切工作的前提，我們在建設(shè)之初就應(yīng)該明確建設(shè)目標(biāo)，在建設(shè)過程中就應(yīng)該本著分組建設(shè)、分層建設(shè)、分類建設(shè)的基本政策，對執(zhí)行政策、操作行為、人員工作內(nèi)容制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w制規(guī)范，形成條文并賦予其法律執(zhí)行力度，針對財務(wù)檔案的保密性增強(qiáng)對其安全情況的監(jiān)控制度，并成立專門的監(jiān)控小組對內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。

4 總 結(jié)

在當(dāng)前全球信息化進(jìn)程日趨完善的今天，管理信息化已成為了管理工作的必然方向，在高校的財務(wù)管理信息化建設(shè)工作中建設(shè)人員怎樣在沒有經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)下探索合理的方向與方法，制定相應(yīng)的政策和規(guī)定，并在建設(shè)和工作過程中不斷使其完善，直到確立自己的管理信息化的建設(shè)方法，能否突破這個難點(diǎn)，成功制定適合本校的財務(wù)管理政策是高校能否適應(yīng)信息時代的考驗(yàn)之一。

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