淺談信息化在企業(yè)內(nèi)部控制中的作用

泮喜云

[摘要] 信息化是當今經(jīng)濟社會發(fā)展的重要驅(qū)動力，而其在企業(yè)內(nèi)部控制活動當中更是可以發(fā)揮出重要的作用。在這種背景下，本文首先對內(nèi)部控制信息化的相關(guān)理念進行了概述，進而分析了信息化是企業(yè)內(nèi)部控制的必然發(fā)展趨勢，最后給出了建構(gòu)企業(yè)內(nèi)部控制信息化能力的要項。

[關(guān)鍵詞] 信息化；內(nèi)部控制；作用；必然趨勢；要項

[中圖分類號] F239.45 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0024- 02

1 內(nèi)部控制信息化的理論概述

就內(nèi)部控制而言，其具有狹義與廣義兩方面的定義。狹義的內(nèi)部控制，僅對資產(chǎn)管理、財務及會計作業(yè)，嚴格執(zhí)行分工，以避免企業(yè)內(nèi)的任何一個人對某項財務交易或事項具有的絕對控制權(quán)。簡而言之，某項財務交易或事項由某人處理后，必須經(jīng)由另一人或另一部門進行審核的工作，以避免無心的錯誤或有意的舞弊，確保企業(yè)財產(chǎn)安全。狹義的內(nèi)部控制，其作用在于消極性的防錯防弊，而非在于積極的加強管理，增進效率。廣義的內(nèi)部控制是企業(yè)為指揮并監(jiān)督各項業(yè)務活動的進行所實施的一切管理方法與手段，不僅包含財務、會計與資產(chǎn)管理，更涵蓋采購、人力資源、生產(chǎn)控制、質(zhì)量管理等各項業(yè)務。這即是對企業(yè)各部門的活動均予以規(guī)范，使其能密切配合，起到相互制衡作用，確保企業(yè)的每項資源均投放于實現(xiàn)企業(yè)既定目標上來。

目前，不少人認為“信息化”就是企業(yè)內(nèi)所有的成員都使用電腦進行交易、溝通，或者只要企業(yè)員工都會上網(wǎng)、處理電子文書，就算是信息化。事實上，這些理解都比較片面，而較為權(quán)威的概念是“將企業(yè)間各種的交易行為，以及相關(guān)交易的過程，利用信息設備以及信息傳輸?shù)姆绞?，取代原先人工處理的模式，讓企業(yè)能夠更有效率地經(jīng)營，同時也可以降低相關(guān)的營運成本，增加獲利機會，創(chuàng)造企業(yè)價值鏈的最大化，進而提升企業(yè)整體的競爭力”[1]。換言之，信息化就是專業(yè)的流程管理，加上系統(tǒng)控制，再加上硬件設備，把管理專業(yè)知識，利用電腦和網(wǎng)絡來加以實現(xiàn)。

2 信息化是企業(yè)內(nèi)部控制的必然發(fā)展趨勢

在信息化的浪潮中，企業(yè)最先投入改革的行列，為達到提升效率的目的，內(nèi)部控制活動也對網(wǎng)絡進行了充分運用，并建立起龐大的數(shù)據(jù)庫以作為決策和評估時的參考依據(jù)。我國企業(yè)推動信息化內(nèi)部控制已經(jīng)取得了不少使用經(jīng)驗，不少企業(yè)都已順利完成網(wǎng)絡基礎(chǔ)建設與網(wǎng)絡應用推廣等信息化計劃，對于提升企業(yè)內(nèi)部控制效率及質(zhì)量上幫助頗多，也受到了市場、社會的注意與肯定。企業(yè)審計人員可以使用信息科技來進行內(nèi)部控制作業(yè)。在信息技術(shù)的支持下，除了可以評估與財務報表、經(jīng)營計劃或經(jīng)營結(jié)果等內(nèi)容之外，也可以借助信息系統(tǒng)進行經(jīng)營活動的控制，有效降低潛在舞弊、錯誤、違背安全性的重大災難事件的發(fā)生。

在講求速度與效率的當今社會，“信息化”的虛擬優(yōu)勢是企業(yè)強化內(nèi)部控制能力的重要條件之一。在外部環(huán)境漸趨“市場導向”的壓力下，企業(yè)勢必要在內(nèi)部控制模式上做若干的轉(zhuǎn)型，否則很難適應競爭激烈的經(jīng)營環(huán)境所提出的要求，更無法實現(xiàn)企業(yè)的使命與宗旨。因此，為了因應企業(yè)外部環(huán)境的改變，企業(yè)內(nèi)部控制工作除了順應環(huán)境改變模式之外，也應盡速融入信息時代的潮流中，加緊腳步進行企業(yè)信息化的變革。只有及早進入信息的場域，才能及早享受“虛擬世界”的迅速與便利，掌握“環(huán)境瞬息萬變”的應變優(yōu)勢。對于企業(yè)內(nèi)部控制工作而言，信息化已經(jīng)成為不可抗拒的趨勢，也是必須具備的能力之一?？傮w而言，企業(yè)若要提升內(nèi)部控制的有效性，進而實現(xiàn)企業(yè)使命，信息化勢必是一項不可或缺的必要條件，并從如下3個方面為內(nèi)部控制帶來巨大的促進作用：①節(jié)省企業(yè)資源；②整合資源；③暢通內(nèi)部控制工作網(wǎng)絡，實現(xiàn)企業(yè)使命。

3 建構(gòu)企業(yè)內(nèi)部控制信息化能力的要項

“信息化”并不是單一因素就能達到的，必須有許多的必要條件，才能真正完整地做到內(nèi)部控制的信息化，如配置電腦等基本硬件設備、適合企業(yè)的財務處理軟件、方案規(guī)劃軟件等。本文根據(jù)一般企業(yè)內(nèi)部控制使用信息設備以及運用信息策略的狀況，歸結(jié)出4個要項，包括軟件運用、教育、硬件設備、信息創(chuàng)新[2]。

（1）運用軟件方面。信息世紀的來臨，加上網(wǎng)絡的發(fā)達，使我們能夠快速地取得資料，但相對地就造成了現(xiàn)代企業(yè)普遍面臨的問題：資料太多，信息不足。隨著企業(yè)的服務市場擴大、資金來源也相對緊縮，企業(yè)內(nèi)部每天要處理的資料量與日劇增。因此，在企業(yè)必須運用有效的信息軟件，以提升企業(yè)內(nèi)部控制工作在效率與效能上的競爭力。

（2）硬件設備。工欲善其事，必先利其器，在硬件設備的基本要求被滿足后，才有可能進行所謂的信息化工程。其中電腦的部分應該包含處理器速度、硬盤空間、是否配有網(wǎng)卡、屏幕大小。另外，也需要了解目前企業(yè)使用的網(wǎng)絡連線方式，帶寬是否足夠等問題?？傊?，信息硬件設備的建立，是信息化的根本，如果沒有基本的信息設備，根本就無法做信息上的操作，無法享受信息帶來的便利，更別提進行所謂的內(nèi)部控制信息化，構(gòu)建信息效率。

（3）信息教育?！胺彩乱匀藶楸尽?，如果操作信息設備、進入虛擬空間的人，不具備運用軟、硬件的信息能力，內(nèi)部控制的信息化也將只是空談。最起碼的要求是企業(yè)的電腦出現(xiàn)一些基本的問題時，應當有專業(yè)人員試圖幫忙解決問題。這些員工最好是既懂內(nèi)部控制工作的要點，又掌握一定的信息化技術(shù)，也即是復合型人才，而這些人員也正是各個企業(yè)應該優(yōu)先培養(yǎng)的對象。因此，如何為內(nèi)部控制員工提供相應的培訓，以符合信息化的需求，是滿足企業(yè)需求的一個重要問題。

（4）信息創(chuàng)新。“信息化”不僅為內(nèi)部控制工作帶來了便捷、扁平化、高效的好處，也為企業(yè)從事相關(guān)活動帶來了更多元的選擇。信息化的許多創(chuàng)新優(yōu)勢，如果能將內(nèi)部控制信息化的優(yōu)勢與企業(yè)的戰(zhàn)略經(jīng)營計劃進行有效的融合，則不僅能夠確保內(nèi)部控制活動的高效性，而且也能因此為企業(yè)帶來競爭優(yōu)勢，推動企業(yè)成長。

4 結(jié) 語

總的來說，根據(jù)會計信息化下內(nèi)部控制的特殊性，建立一套適合會計信息化的完善的內(nèi)部控制制度，有助于實現(xiàn)企業(yè)效益最大化，成為當前企業(yè)關(guān)注的一個重要問題。企業(yè)也只有結(jié)合會計信息化條件下內(nèi)部控制的特點，建立與之相適應的內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會計信息化在現(xiàn)代企業(yè)管理中的積極作用，促進企業(yè)的健康發(fā)展。

主要參考文獻

[1]李小東.國有企業(yè)內(nèi)部控制機制建設的探討[J].現(xiàn)代經(jīng)濟，2008（10）.

[2]程艷.試論會計信息化審計模式的創(chuàng)新[J].網(wǎng)絡財富，2009（6）.