新時期文秘人員文書管理的技能

胡娟

摘 要：21世紀(jì)的中國已經(jīng)進(jìn)入了一個全新的信息時代，在新時期的背景之下，文書管理水平的高低直接決定了文書檔案的有效性和完整性，集中體現(xiàn)出文書材料的價值歸宿和精神實質(zhì)，成為單位中的主要工作環(huán)節(jié)。文秘工作者又是文書管理的重要執(zhí)行者，因此，如何提高文秘工作者的文書管理技能，成為新時期內(nèi)人們所面臨的重要問題。

關(guān)鍵詞：文秘人員 文書管理 技能

論一、前言

各個單位在其工作范圍內(nèi)各司其職，其中的一個重要崗位就是文秘工作者。文秘工作者在承擔(dān)綜合服務(wù)和行政事務(wù)等方面事務(wù)的同時，還需要進(jìn)行文書檔案管理這一重要工作。作為文書檔案的管理人員，文秘工作者決定著文書檔案和文書管理工作的質(zhì)量，只有提高文秘工作者的綜合素質(zhì)，分析研究出加強(qiáng)文書管理的對策，才能有效提高文秘工作者的文書管理技能，提高單位內(nèi)工作的效率。

二、文秘人員需具備的文書管理素質(zhì)

（一）良好的道德修養(yǎng)

文秘工作者作為單位領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，需要進(jìn)行處理涉密文件、起草各種文稿、記錄會議摘要等文書檔案管理的工作。其中會議記錄需要文秘工作者在會議過程中將會議的主要內(nèi)容和組織情況記錄下來，用文字的形式重現(xiàn)會議情景。因此，文秘工作者在記錄過程中要做到忠于事實和忠于原意的記錄要求，不允許出現(xiàn)斷章取義、增刪會議內(nèi)容、更改會議決定和記錄者添加個人觀點的現(xiàn)象。文稿的起草則需要經(jīng)過初稿、修改和定稿三個階段，因此，文秘工作者在掌握文稿草擬的要領(lǐng)、公文的基本格式的同時，還需要正確認(rèn)識時代形式，不斷提高自身的認(rèn)識與覺悟，能夠按照上級要求和現(xiàn)行政策起草文稿，并快速準(zhǔn)確的完成文稿任務(wù)。

（二）一定的業(yè)務(wù)能力

文秘工作者在處理公文和規(guī)范起草方面，需要具備一定的業(yè)務(wù)能力，不斷學(xué)習(xí)和接受黨的相關(guān)政策和方針，深入了解現(xiàn)行法案的政策界限與精神實質(zhì)，堅實公文寫作的基礎(chǔ)，儲備有關(guān)的知識內(nèi)容，具體化的總結(jié)出上級領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的意愿和精神實質(zhì)。通過認(rèn)真的謀篇布局，以清晰明了的構(gòu)思合理裁剪文稿，擬定得體的提綱，突出文稿的重點內(nèi)容。另外，文秘工作者還需要對文稿進(jìn)行潤色和提煉，在日常生活中積累、梳理、歸類和加工工作素材，通過自身過硬的業(yè)務(wù)能力，以敏銳的分析判斷能力和政治觀察能力保證文稿布局的合理性和規(guī)范性。

（三）較強(qiáng)的責(zé)任心

責(zé)任心是優(yōu)秀人士所必備的品質(zhì)，較強(qiáng)的責(zé)任心不僅是一種素質(zhì)，更是一種習(xí)慣。文秘工作者在工作中不但需要具備良好的道德修養(yǎng)和一定的業(yè)務(wù)能力，還需要較強(qiáng)的責(zé)任心，才能夠很好的勝任工作，從根本上提高文書檔案的管理工作，達(dá)到良好的文書管理效果。文秘工作者只有具備較強(qiáng)的責(zé)任心，才能夠正確認(rèn)識到自身職位的重要性，端正對待工作的態(tài)度，以單位目標(biāo)為己任，切實做好上級領(lǐng)導(dǎo)安排的工作。因此，文秘工作者需要具備強(qiáng)烈的責(zé)任心，最大限度的發(fā)揮自身的主觀能動性，力求快速、準(zhǔn)確的完成上級布置的工作任務(wù)。

三、加強(qiáng)文書管理的對策

（一）轉(zhuǎn)變文書管理觀念

領(lǐng)導(dǎo)干部在計劃經(jīng)濟(jì)的體制之下過于依賴文書檔案，社會文化、生活、經(jīng)濟(jì)和政治在政府全能控制內(nèi)納入到領(lǐng)導(dǎo)計劃中， 計劃經(jīng)濟(jì)體制在很大程度上能夠簡單快速的達(dá)到社會整合的目標(biāo)，但由于其特有的指令性特點，致使領(lǐng)導(dǎo)干部對發(fā)文產(chǎn)生嚴(yán)重的依賴心理，極少運用其他行政方法解決問題，一味的追求多、全、齊的表面材料，投入了大量的人力和物力。這種計劃經(jīng)濟(jì)時代遺留的行政觀念嚴(yán)重影響了文秘工作者對文書管理的有效運用，不可避免的造成文書貶值的情況。行政管理體制影響下的文書管理出現(xiàn)職責(zé)混亂和機(jī)構(gòu)臃腫的現(xiàn)象。因此，相關(guān)部門需要建立起行為規(guī)范、運轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、辦事高效的行政管理體系，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)干部待遇文書管理的觀念，加強(qiáng)文秘工作者的文書管理技能。

（二）加強(qiáng)文件管理的立法工作

在過去幾十年的時間里，相關(guān)部門制定了眾多有關(guān)文書規(guī)章的工作制度，在日常實際的工作中也發(fā)揮出了相當(dāng)重要的作用，可是由于某些因素的影響，其強(qiáng)制力和權(quán)威性都存在嚴(yán)重的缺陷。由此看出，為了確保文書的價值、質(zhì)量和效力得以體現(xiàn)，所以文書立法的成立成為現(xiàn)今所面臨的重要問題。文書立法不僅僅是大大減少發(fā)文數(shù)量和保護(hù)文件雪崩問題，同時也能夠確保文書在運行時組織路線保持規(guī)范。此外，文書立法也需要規(guī)定發(fā)文時的層級資格，對不該發(fā)文的主體阻止其參與。降低了文書在運行時路線的阻隔，切斷大部分垃圾、信息發(fā)生源，清除信自和通道中的堵塞物，機(jī)構(gòu)的改革、職能的轉(zhuǎn)變與文件立法有機(jī)的結(jié)合一體。

（三）制定合理的文書經(jīng)費管理體制

首先，有關(guān)部門要對現(xiàn)今信息化文書管理中存在的經(jīng)費問題進(jìn)行科學(xué)的論證，為控制行政成本制定一個較為科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，其次是加強(qiáng)和改善管理文書的相關(guān)措施，再而就是增強(qiáng)審計監(jiān)督。審計機(jī)關(guān)是對財政中財務(wù)收支進(jìn)行監(jiān)督的專業(yè)機(jī)構(gòu)，在對行政成本的擰制工作時，確保要發(fā)揮出對其的制約監(jiān)督作用。政府機(jī)關(guān)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須在各項預(yù)算中加入文書管理經(jīng)費，通過人民代表大會的嚴(yán)格審批，并且嚴(yán)格執(zhí)行，以便文秘工作者更好的做好文書管理工作。

四、結(jié)語

文秘工作者作為單位文書檔案管理的重要工作者，必須具備良好的文書管理技能，在具備較強(qiáng)的責(zé)任心的同時，還需要不斷完善和加強(qiáng)自身的道德修養(yǎng)水平和業(yè)務(wù)能力，在自身崗位上履行好自身職責(zé)，做到在其位，居其職，最大化的實現(xiàn)文書檔案管理工作的效益，在完善自身的同時成為一位優(yōu)秀的文秘工作者。

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