高校二級教學(xué)管理體制下教學(xué)秘書工作的探討

邸玉婷

摘 要： 為提高教學(xué)管理水平，許多高校執(zhí)行二級教學(xué)管理體制，且隨著學(xué)院教學(xué)管理工作量增加，教學(xué)秘書的工作面臨一系列新的問題和挑戰(zhàn)，本文分析現(xiàn)階段教學(xué)秘書工作面臨的困難，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞： 二級教學(xué)管理體制 教學(xué)秘書 工作方法

近年來，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，我國高等教育已經(jīng)由精英化教育階段步入了大眾化教育階段，傳統(tǒng)的教學(xué)管理模式已很難適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)條件下高等教育的發(fā)展形勢，如果延續(xù)擴(kuò)招前那種統(tǒng)一管理、覆蓋面過大的模式，會面臨許多困難。實(shí)施二級管理是我國高校為適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，解決大規(guī)模擴(kuò)招、多校合并辦學(xué)等帶來的問題的新舉措。在這樣的情況下，二級學(xué)院教務(wù)管理機(jī)構(gòu)將承擔(dān)比過去更多的任務(wù)和職責(zé)，同時(shí)，對教務(wù)管理人員的素質(zhì)也有更高要求。

二級教學(xué)管理指校級教學(xué)管理機(jī)構(gòu)側(cè)重于對教學(xué)各個環(huán)節(jié)的宏觀指導(dǎo)，協(xié)調(diào)教學(xué)資源配置，提高資源利用率，對整個教學(xué)運(yùn)行過程和教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)控。目前，很多地方高校在校、院二級教學(xué)管理模式下有效開展教學(xué)管理工作，各個院系作為學(xué)校的下屬教學(xué)、科研和管理單位，在學(xué)校的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)本院系的教學(xué)、科研等工作。

一、二級教學(xué)管理體制下教學(xué)秘書的工作

高校教學(xué)秘書是行政上受所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受教務(wù)處指導(dǎo)的教學(xué)管理人員，是學(xué)院教學(xué)副院長的得力助手，是教學(xué)管理信息上傳下達(dá)的橋梁，是聯(lián)系學(xué)校、教務(wù)處及各學(xué)院的紐帶，是教學(xué)工作正常運(yùn)行的樞紐。在高校現(xiàn)行的二級教學(xué)管理體制下，二級學(xué)院教學(xué)秘書的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容決定了他們的工作涉及面廣、事物繁雜。

1.工作強(qiáng)度大，內(nèi)容繁瑣。教學(xué)秘書是高校日常教學(xué)管理的基層執(zhí)行者，要服務(wù)于教學(xué)、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生，既要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量地完成教務(wù)處及院系領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)，又要站在教師和學(xué)生的角度考慮問題，主動為他們提供一切可能的幫助。教學(xué)秘書幾乎要參與教學(xué)管理的每個環(huán)節(jié)，而其中每一項(xiàng)工作又對應(yīng)著許多復(fù)雜的、具體的事務(wù)性操作，再加上如今各種評估工作的進(jìn)行及各類項(xiàng)目的申報(bào)，教學(xué)秘書的工作量日益增多，工作壓力大。

2.人員來源復(fù)雜，知識結(jié)構(gòu)不完整。我國教育管理部門長期以來忽視教學(xué)管理隊(duì)伍的重要性，致使隊(duì)伍人員素質(zhì)參差不齊，有剛畢業(yè)的碩士生，有中途從專業(yè)技術(shù)崗位轉(zhuǎn)行的教師，也有教學(xué)管理專業(yè)的人員。教學(xué)管理專業(yè)的人員雖具備管理知識但是缺少專業(yè)知識，不利于工作的順利開展；具有專業(yè)知識的人，他們具備了相應(yīng)學(xué)科的專業(yè)知識，但又缺乏相關(guān)的管理學(xué)或教育學(xué)知識。體現(xiàn)在教學(xué)管理工作中，就是知識結(jié)構(gòu)的缺陷，難免出現(xiàn)“外行管理內(nèi)行”或違背基本教學(xué)管理規(guī)律的現(xiàn)象，甚至可能影響教學(xué)的正常運(yùn)行。

3.教學(xué)秘書數(shù)量少，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。近年來，隨著高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，專業(yè)數(shù)量、專業(yè)教師及學(xué)生規(guī)模不斷增長，但是二級學(xué)院教學(xué)秘書數(shù)量并沒有隨之增多。由于教學(xué)秘書工作強(qiáng)度大，內(nèi)容雜亂，職業(yè)發(fā)展空間有限，所以他們工作熱情度不高，只是被動地完成各項(xiàng)任務(wù)，缺乏思考與創(chuàng)新。同時(shí)，由于每天忙于繁雜的事務(wù)，沒有時(shí)間和機(jī)會學(xué)習(xí)和深造，在干部聘任、職稱評審、考核等方面沒有優(yōu)勢，晉升機(jī)會少，職業(yè)發(fā)展空間有限，很多人都不愿意從事這項(xiàng)工作。

4.工作價(jià)值不被認(rèn)同，輕視教學(xué)秘書工作。教學(xué)秘書的工作內(nèi)容絕大部分都是日常教學(xué)管理工作中的一些最基本的具體事務(wù)，如監(jiān)考安排、課程安排等。教學(xué)秘書的工作雖然是一項(xiàng)繁重、勞累的工作，但短期內(nèi)看不到具體的、直接的成果，也難以對工作業(yè)績進(jìn)行考核。時(shí)至今日，教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的定位和重要性都沒有得到認(rèn)可。人們對教學(xué)秘書的工作缺乏正確的認(rèn)識和評價(jià)：認(rèn)為教學(xué)秘書從事的都是一些簡單的、機(jī)械性的、沒有技術(shù)含量的工作；絕大部分高校對教學(xué)秘書只使用不培養(yǎng)，沒有給教學(xué)秘書提供進(jìn)修、培訓(xùn)、交流的機(jī)會。更缺乏必要的成就激勵機(jī)制，教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展空間有限。

5.缺少繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會，專業(yè)技能得不到提升。現(xiàn)行高等教育法規(guī)對廣大教師的繼續(xù)教育提出了明確要求，但對高校教學(xué)管理人員的繼續(xù)教育缺乏明確的規(guī)定。各高校在制定校內(nèi)教師繼續(xù)教育制度時(shí)，對一線教師進(jìn)修培訓(xùn)規(guī)定得很明確，而對教學(xué)管理人員的規(guī)定卻很模糊，更沒有保障和激勵機(jī)制，可操作性不強(qiáng)。學(xué)校在待遇和政策方面向教師和科研人員偏重，在繼續(xù)教育和培養(yǎng)等方面忽視教學(xué)管理人員，導(dǎo)致教學(xué)管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，教師換崗轉(zhuǎn)崗現(xiàn)象非常嚴(yán)重。崗前培訓(xùn)、日常培訓(xùn)、專題培訓(xùn)等相對較少。即使開展了對教學(xué)管理人員的培訓(xùn)，項(xiàng)目設(shè)計(jì)也比較單一，無針對性，時(shí)間短，培訓(xùn)效果不理想，不利于專業(yè)技能的提高。

二、二級管理體制下教學(xué)秘書業(yè)務(wù)能力應(yīng)如何提高

1.重視教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)，明確教學(xué)秘書的工作職責(zé)和內(nèi)容。學(xué)校及各二級學(xué)院首先應(yīng)重視教學(xué)秘書在教學(xué)管理中發(fā)揮的重要作用，對教學(xué)秘書能發(fā)揮的作用有一個清晰的認(rèn)識，在教學(xué)隊(duì)伍中賦予其明確的工作定位，對教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀要有一個科學(xué)的量化測評方法，對教學(xué)秘書的聘用要確定用人標(biāo)準(zhǔn)和考核辦法，并制訂教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)發(fā)展規(guī)劃，切實(shí)重視教學(xué)秘書的工作地位。

2.組織探討，擴(kuò)大交流。在新舊教學(xué)秘書進(jìn)行工作交接時(shí)，由于工作繁雜，很難手把手地發(fā)揮傳幫帶作用。教學(xué)秘書一般都是獨(dú)自摸索、自學(xué)成才。學(xué)校、二級學(xué)院應(yīng)該組織各個二級學(xué)院教學(xué)秘書一起就教學(xué)管理規(guī)章制度、教學(xué)管理工作中遇到的實(shí)際問題進(jìn)行交流探討；增加教學(xué)秘書到其他院校參觀交流的機(jī)會，學(xué)習(xí)其他兄弟學(xué)院先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步增進(jìn)了解，也有利于學(xué)院之間工作的開展。

3.給予重視，大力支持。教學(xué)秘書的工作看似瑣碎簡單，實(shí)則責(zé)任重大，任何一項(xiàng)都不能出差錯，任何疏漏都可能導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中發(fā)揮的重要作用卻沒有得到應(yīng)有的重視。在傳統(tǒng)觀念中，教學(xué)秘書經(jīng)常會被認(rèn)為是打雜的角色。教學(xué)秘書的工作需要各級領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生在思想上給予足夠重視，在行動上積極配合。如果各崗位人員對教學(xué)秘書的工作既不重視又不支持，勢必會影響到各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)的順利完成。

4.加強(qiáng)學(xué)習(xí)，繼續(xù)教育。一所大學(xué)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和管理工作密切相關(guān)，一流的管理又必須有一流的管理人員。高校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到教學(xué)管理人員繼續(xù)教育的重要性和必要性，大力支持教學(xué)管理人員繼續(xù)教育工作，從政策和經(jīng)費(fèi)上保證教學(xué)管理人員繼續(xù)教育的正常開展。可以結(jié)合本校特點(diǎn)和教學(xué)管理人員的需求，分期分批地進(jìn)行理論學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得各層次的人員都有學(xué)習(xí)進(jìn)修的機(jī)會，參加培訓(xùn)的機(jī)會，從而打開教學(xué)秘書的眼界，提高教學(xué)管理水平，使日常工作更加科學(xué)規(guī)范。

三、關(guān)于如何做好二級學(xué)院教學(xué)秘書工作的思考

在教學(xué)管理體中擺正自己的角色位置，處處以集體利益為重，自覺維護(hù)本學(xué)院的聲譽(yù)。要對自己嚴(yán)格要求，在工作過程中不斷學(xué)習(xí)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，“立足本職，開拓創(chuàng)新”，努力學(xué)習(xí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高自身的業(yè)務(wù)能力和業(yè)務(wù)水平，提高自己的綜合素質(zhì)，提高服務(wù)水平和工作效率，以適應(yīng)新時(shí)期教學(xué)管理工作的需要。

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