作為中層管理者的時間

李鐵軍

概 要：當(dāng)前的中國，時間的不夠用，仿佛是大多數(shù)組織中層干部的共識。但問題的實質(zhì)，不是時間不夠用，而是任務(wù)目標難以按時完成。因此，解決的關(guān)鍵，是以完成目標為導(dǎo)向，整合一切可以使用的資源，從而跳出時間供應(yīng)不足的困局。

關(guān)鍵詞：管理者 時間 目標完成 整合資源

一、 問題的提出：時間不夠用

時間不夠用！當(dāng)然，從組織的角度更準確的說，是工作時間不夠用，應(yīng)該是當(dāng)前中層管理者的一個共識。管理者對此的應(yīng)對策略，一般是侵占非工作時間——當(dāng)前很多公司的考勤記錄表明：中層干部的加班量是最大的。此種方式最簡單可行，但也會帶來一系列問題，首先是工作和生活的平衡被打破，容易積攢家庭矛盾，其次是個人健康的透支，再次是缺少空余時間進行休息和思考，前進的后勁會明顯減弱。當(dāng)然，最關(guān)鍵的還在于：有時，并不是加班就能消除危機！

這就引出時間不夠用的實質(zhì)——目標不能按計劃完成！按計劃完成目標，或者說，整合一切可以整合的資源按計劃完成目標，這才是管理者，或者更為準確的，這才是中層管理者的定義?；谶@個視野，解決時間不夠用的鑰匙，是充分發(fā)掘、利用各種資源，完成既定目標！而增加時間，只是其中一種資源而已。

二、 一些前提和事實

一個前提：時間是無償?shù)呢敻唬亲顚氋F的財富，對每個人都是公平的。這引出兩點：一是因為無償，我們往往忽略、浪費這筆財富；二是雖然是公平的，但不同的人，對時間的使用效率卻差距巨大，有人總是疲于奔命，有人卻總是游刃有余。這不得不引起我們的深思。

三個事實：一是我們掌握的時間永遠比我們想象的要少！時間永遠是最短缺的。一般人的工作時間為38年，但扣除各種休息時間后，實際工作時間僅為3166天，合計為8.8年！因此，珍惜時間，是我們?nèi)魏螘r候都不能忘記的鐵律！二是因為深植于人性的惰性，我們對在完成目標過程中產(chǎn)生的錯誤和浪費，習(xí)慣性的忽略范圍，以及遺忘的速度，要比我們想象的要多要大。因此，唯有嚴格的記錄，不停的反思和改進，才能提升我們對時間的利用率。三是管理者的時間實質(zhì)上是部門時間。作為員工時，你只管理自己的時間；而成為管理者后，你的時間分為兩塊，一是你自己的時間，二是你員工的時間，二者相加為部門時間。如何使用好這兩種時間，特別是使用好員工的時間，是解決時間不夠用的一個關(guān)鍵。

三、作為管理者的時間

基于以上的分析，我們可以繼續(xù)思考如下：

（一）為什么管理者的時間容易不夠？

一是因為管理者承擔(dān)的任務(wù)過重。實際上，為了挖掘管理者的潛力，其承擔(dān)的任務(wù)和要完成的目標，一般都要稍微高過，甚至明顯高過他的現(xiàn)有能力。因此，利用增加時間投入來解決問題就往往不可避免。但時間對每個人是定量的，你不能無限透支，所以管理者的時間容易不夠，就成為普遍現(xiàn)象。

二是因為很多管理者沒有充分利用，挖掘各種可以使用的資源來完成既定目標。正如前文所言，完成任務(wù)的過程，就是整合投入各種資源并產(chǎn)生效果的過程，時間的投入只是資源的一種。在時間利用效率不變的情況下，其他資源的投入加大和改善，比如人力物力，比如對員工時間的使用率提高，都可以減少時間的使用。

三是因為很多管理者不能高效率的使用自己的時間。對此，我們總結(jié)出十條量化評價標準：一是每日工作之前，都能為計劃中的工作做些準備；二是凡是可以派下屬做的工作都交派下去；三是用工作進度時間表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標；四是盡量一次性處理完畢每份文件；五是每天應(yīng)列出應(yīng)辦事項單，按有限排列，先辦最重要的事情；六是盡量回避干擾電話，不速只可來訪以及突然召開的會談；七是按照成績曲線圖來安排自己的工作；八是日程表留有余地，以便能應(yīng)對突發(fā)事件；九是努力安排自己的活動，以便首先處理少數(shù)至關(guān)重要的事情；十是其他人想占用我的時間，而我要處理更重要的事情，我會說“不”。

以上十條，都是技巧性操作，或者說，是精細化操作，但這些操作，的確可以有效提高管理者的時間使用效率。

（二）怎樣可以改善管理者時間不夠用的情況？

基于以上分析，可以得出如下結(jié)論：通過改變思維，提升認識，以整合資源，完成目標任務(wù)為指向，降低時間在此過程中的比重；同時，通過精細化操作，時間的使用效率，可以有效改善管理者時間不夠用的情況。具體而言，可以從如下幾個方面進行思考：

1.堅定意識，跳出窠臼，以非時間資源的調(diào)配來應(yīng)對時間不夠用的難題。很多難題，往往在體系的線性發(fā)展脈絡(luò)中，難以得到解決。此時跳出來，反而能找到解決的途徑。解決時間不夠用，也是如此。因為時間的使用，其根本目的，是完成既定的任務(wù)和目標。這需要管理者不斷提高自身的管理能力，更高效的整合、挖掘出更多的資源，找到更省力的方法、更簡短的道路。

2.使用好員工的工作時間。使用好員工的工作時間，一要做好團隊建設(shè)，人心能凝聚，不產(chǎn)生內(nèi)耗，進一步而言，能發(fā)揮出員工的潛力；二是在此基礎(chǔ)上，知人善任，做好授權(quán)，能根據(jù)每個員工的特點，把任務(wù)合理分拆，及時下發(fā)，做好授權(quán)。使每個員工的工作時間在正確的方向上得到充分使用。

3.關(guān)于控制力?？刂屏κ墙M織管理的核心概念之一。它的最終指向，不是產(chǎn)品，而是價值?？刂屏κ求w現(xiàn)執(zhí)行力最關(guān)鍵的因素，它可以將戰(zhàn)略執(zhí)行中不可控因素所造成的風(fēng)險降到最低，同時將已有的優(yōu)勢發(fā)揮到最高。

管理者的時間不夠用，往往是因為他失去了對時間的控制力，被各種意外事件被動地推著向前；進一步而言，是他失去了對完成這個任務(wù)目標的控制力，時間的不足和延誤，只是一個表象。

因此，各種凡是可以加強我們對時間的控制的方法，都可以使用。而這些方法，已經(jīng)很成熟，完全可以采取拿來主義的態(tài)度。但其中的關(guān)鍵更在于：我們能否克服人性的惰性，一直堅持，這一是靠我們的意志，但更可靠的，是一個所在組織制度的完備程度和合理程度。