試論事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對(duì)策

王艷秋

【摘 要】人事檔案是人才信息的重要載體，也是人才的主要信息來源，更是知人善任、選賢舉能的重要工具。隨著人事制度的改革和深入，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，用工形式的多元化。人事檔案的現(xiàn)狀存在諸多問題，如常見的人事檔案管理制度不夠完善；人事檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低等等。在這樣的背景下人事檔案管理工作根本不能適應(yīng)人事制度改革的需要。所以提升人事檔案管理水平成為事業(yè)單位人事部門迫在眉睫的頭等大事。本文主要論述了事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題以及一些對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；事業(yè)單位；信息化；管理；對(duì)策

前 言

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中主要由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的寶貴歷史材料。人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，它能充分反映出個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、歷史背景及其經(jīng)歷的重大事件，是知人善任、選賢舉能的重要工具。當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理存在許多亟待解決的突出問題，人事檔案管理制度不夠完善；人事檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低；人事檔案管理信息化程度不高等。在這樣的背景下人事檔案管理工作根本不能適應(yīng)人事制度改革的需要，所以隨著事業(yè)單位管理體制的改革和事業(yè)單位的快速成長(zhǎng)，提升人事檔案管理水平成為事業(yè)單位人事部門迫在眉睫的頭等大事。

1、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

1.1對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，它不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績(jī)。長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。因此，往往容易忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障，檔案工作自然就做不好。

1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。隨著人事制度改革向縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、內(nèi)部科室重組，人員競(jìng)聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。人事檔案管理大多數(shù)是由人事處的工作人員兼職，屬于非專業(yè)人員管理， 而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，同時(shí)人員變動(dòng)較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對(duì)檔案工作精力投入不足。

1.3人事檔案存在弄虛作假。人事檔案的生命是真實(shí)性，在現(xiàn)有人事檔案管理模式下，類似于“弄虛作假”的現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。如高考、職工調(diào)動(dòng)、就業(yè)、報(bào)考公務(wù)員、考研等，個(gè)別人甚至通過在人事檔案中修改姓名冒名頂替達(dá)到讀書、工作、參軍等的目的。有的為了競(jìng)聘較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)崗位，偽造干部履歷、入黨材料和學(xué)歷證書等。也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來了極大的傷害。不同形式的虛假檔案現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn)，使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢屢受到挑戰(zhàn)。

1.4人事檔案利用水平低。對(duì)人事檔案管理者來說，無論是收集、整理，還是鑒別、保管，都是為了提供檔案信息，服務(wù)于人事工作，為人事決策提供參考依據(jù)，其根本目的就是在于有效的利用。就目前而言，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象，檔案服務(wù)開發(fā)意識(shí)較差。即使是利用，范圍也有限，查閱的大部分內(nèi)容都是自然情況、簡(jiǎn)歷、職稱、工資等，而且利用的方式也很單一，只有需要者找上門來才提供利用，工作處于一種被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài)。這種重管理輕服務(wù)的現(xiàn)象，使人事檔案的利用價(jià)值低，功能越來越弱化。也代表著檔案管理制度執(zhí)行的不力程度，本身檔案工作是項(xiàng)規(guī)范性、保密性較強(qiáng)的工作，沒有一定的制度約束，就使得人事檔案管理工作無章可循、無所適從，其真正的作用沒有得到充分的發(fā)揮。

1.5人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高。通過分析人事檔案的利用工作記錄發(fā)現(xiàn)人事檔案的服務(wù)對(duì)象已經(jīng)從過去的組織人事部門、黨政機(jī)關(guān)和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，擴(kuò)展到多部門，利用目的及形式也從單純提供政審、鑒定材料轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┥矸葑C明、學(xué)歷證明、辦理公證等多形式，單純靠查閱紙質(zhì)檔案不但工作量大，而且不利于檔案的長(zhǎng)久性保存。但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，有的單位是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

2、事業(yè)單位人事檔案管理制度的管理對(duì)策

2.1提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，進(jìn)一步做好人事檔案管理工作。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視干部人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來對(duì)待，并將其納入到議事日程。要建立人事檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)考核機(jī)制，對(duì)人事檔案工作實(shí)行定性定量考核，分級(jí)分類指導(dǎo)，等級(jí)升降動(dòng)態(tài)管理，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)；積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，改善人事檔案管理?xiàng)l件和設(shè)施，比如建立堅(jiān)固的防火和防潮的專用檔案庫，配置鐵質(zhì)的檔案柜；設(shè)置空調(diào)、去濕和滅火等設(shè)備；設(shè)立獨(dú)立的檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室等。同時(shí)按照人事檔案達(dá)標(biāo)的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規(guī)劃，使檔案工作順利進(jìn)行。

2.2建立健全人事檔案管理制度。人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會(huì)無章可循、無所適從。健全管理制度，能大大提高人事檔案管理的制度化建設(shè)水平。應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，并在抓落實(shí)上下功夫。尤其要建立人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理制度，對(duì)檔案材料收集歸檔和轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出檔案的管理制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔。要完善人事檔案案卷整理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理更加科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。

2.3加強(qiáng)人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，是人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。人事檔案的信息具有原始性和完整性，利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫，通過信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系，可以及時(shí)準(zhǔn)確、全面的提供人事資料和相關(guān)數(shù)據(jù)，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

結(jié) 語

人事檔案管理制度存在的問題是較為明顯的，在目前還不存在一個(gè)完善的體制結(jié)構(gòu)，人事檔案的改革勢(shì)在必行，它所存在的問題也是亟待解決的。通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

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