淺談新農(nóng)保檔案管理的風(fēng)險點及防控措施

孫艷梅

新型農(nóng)村社會養(yǎng)老保險（以下簡稱新農(nóng)保）制度實施以來，逐步接收了大量的新農(nóng)保檔案。作為參保單位和參保人員履行繳費義務(wù)和享受權(quán)益的原始憑證，新農(nóng)保業(yè)務(wù)檔案的完整與安全，對于實現(xiàn)檔案利用價值最大化，具有重要的意義。正確分析新農(nóng)保檔案管理工作中的風(fēng)險，制定科學(xué)合理的檔案管理風(fēng)險防控措施，使檔案管理風(fēng)險降至最低限度，成為檔案管理者的重要必修課程之一。

一、新農(nóng)保檔案管理流程風(fēng)險分析

1、檔案、資料歸檔中存有風(fēng)險。大多數(shù)檔案管理者為兼職人員，整理檔案工作存在間斷、持續(xù)時間長、人員變動大等特點，檔案、資料歸檔時容易造成遺漏，該接收的檔案資料不齊全，使賬、物不符，影響檔案存管的真實性。

2、檔案、資料傳遞中存有隱患。大多數(shù)地區(qū)的新農(nóng)保檔案資料均由村級協(xié)管員負責(zé)管理，由于協(xié)管員對其重要性的思想認識不到位，存在著“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象，在接收、傳送及移交過程中，可能導(dǎo)致檔案資料數(shù)量有誤或丟失，給日常經(jīng)辦工作帶來許多不便。

3、檔案借閱使用制度不健全。由于沒有完善的新農(nóng)保檔案借閱管理辦法，經(jīng)辦人員在借閱使用時沒有固定的標準，執(zhí)行不力，容易造成檔案借閱后到期未歸還、存放位置不準確等情況，使得檔案損壞、遺失現(xiàn)象嚴重。

4、存管場所隱患依然存在。檔案安全保護教育不普遍，一些檔案工作者沒有經(jīng)過必需的安全業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，缺乏安全常識；對存管檔案的庫房內(nèi)各種設(shè)備、設(shè)施缺乏定期檢查，一些設(shè)施出現(xiàn)故障、不能正常運作，也未能及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，從而引起災(zāi)害事故。另外，隨著人們參保意識的不斷增強，參保人數(shù)急劇膨脹，原有的檔案室規(guī)模無法滿足檔案日益增多、存管年限較長的特點，空間不足給檔案規(guī)范化帶來困擾。

5、電子檔案安全技術(shù)管理措施的跟進應(yīng)變不及時。電子檔案是計算機系統(tǒng)與人交互而形成的，在輸入、輸出、存貯、傳輸過程中不可避免地會產(chǎn)生誤操作、信息丟失等失誤，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。另外，計算機技術(shù)迅速發(fā)展，病毒危害、黑客攻擊等各種攻擊以及破壞手段層出不窮，給檔案的安全保管帶來威脅。

6、檔案管理者素質(zhì)良莠不齊。檔案管理者綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案工作的成效和質(zhì)量。目前，大多新農(nóng)保檔案管理人員系兼職，缺乏對專業(yè)知識的理解與滲透，安全意識淡薄，檔案管理工作的平淡性使管理人員容易產(chǎn)生“管理即存放、工作即保管”的想法，滿足于應(yīng)付眼前事務(wù)，思想倦怠，不愿花費時間和精力來整合提高新的技能，這就直接導(dǎo)致管理理念與時代發(fā)展脫節(jié)，從而忽視新農(nóng)保檔案在養(yǎng)老及服務(wù)民生方面所起的支持、依據(jù)作用。

二、新農(nóng)保檔案管理中的風(fēng)險防控措施

新農(nóng)保檔案管理中存在的風(fēng)險直接影響檔案的安全及利用水平，風(fēng)險無處不在，而控制好風(fēng)險才能規(guī)避風(fēng)險的不利一面。

1、強化檔案管理者的風(fēng)險意識。提高檔案工作者的風(fēng)險意識，把安全意識及安全管理的理念植入管理者的心中，是規(guī)避風(fēng)險的關(guān)鍵。通過風(fēng)險意識、安全知識培訓(xùn)，檔案法律、法規(guī)學(xué)習(xí)，相關(guān)案例分析與警示教育，進行消防演習(xí)等不同形式的學(xué)習(xí)方式，強化風(fēng)險防范意識，并自覺成為一種習(xí)慣。

2、制定檔案傳遞管理辦法，嚴把檔案交接關(guān)。無規(guī)矩不成方圓。制定切實可行的檔案傳遞管理辦法，確保新農(nóng)保檔案的完整無誤，既是對參保百姓利益的維護，也為明確傳送檔案人員的責(zé)任提供了依據(jù)。檔案傳遞管理辦法要嚴密、簡明且便于執(zhí)行；運送檔案人員要檢查好運送工具，遇陰雨天氣，要提前做好風(fēng)險防范；收發(fā)雙方必須嚴格履行移交程序，認真填寫交接清單，逐一核實并簽字；撤銷檔案要經(jīng)檔案管理小組多人進行審核，確認無用經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進行銷毀。

3、嚴格檔案借閱管理。落實檔案借閱審批手續(xù)，借閱必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，并認真填寫《檔案借閱記錄表》，詳細記錄借閱單位、借閱人、借閱原由、借閱內(nèi)容及借閱時間等。借閱檔案必須與管理人員當面點清、雙方共同簽字。檔案借閱非極特殊情況不得拿出檔案借閱室。在檔案借閱過程中，檔案管理者要做好監(jiān)督工作，防止隨意摘抄或變動，防止撕掉、涂改、圈畫檔案。

4、采取針對性技術(shù)措施確保電子檔案的安全性。為了確保電子檔案在存儲或傳輸過程中“完好如初”，可以采用消息認證技術(shù)及訪問控制技術(shù)等。比較常用的方法有利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，確保檔案的安全性。在硬件方面，配備UPS電源、使用單獨的服務(wù)器等，防止因突然停電造成數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。同時還可以采用防火墻訪問控制、網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制、屬性安全控制等方式和只讀型防改寫措施，防止電子檔案遭到非法訪問和惡意改寫。

5、實施重要檔案異地備份保存制度。在危害檔案安全的突發(fā)社會事件和自然災(zāi)害頻發(fā)的今天，進一步強化風(fēng)險防范意識，實施重要檔案異地備份制度，才能不斷提高災(zāi)害應(yīng)對能力。采取重要文件異質(zhì)異地備份保存制度，逐步將紙質(zhì)檔案掃描為電子檔案，再將這些電子文件轉(zhuǎn)換成其他載體如膠片、光盤等異質(zhì)保存。這樣既能保持微縮影像技術(shù)在檔案存儲方面的優(yōu)點，又能發(fā)揮計算機技術(shù)在檔案開發(fā)、利用中的優(yōu)勢，是新農(nóng)保檔案管理工作理想且謹慎的選擇。

6、嚴格執(zhí)行檔案“八防”，切實做好檔案室風(fēng)險防控。著力加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理的軟硬件設(shè)施水平，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公各自獨立，安裝報警系統(tǒng)，消防器材定期檢查更換，定期檢查電氣線路，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設(shè)備。

7、定期進行檔案風(fēng)險分析與評估。檔案監(jiān)管部門要定期對新農(nóng)保檔案存管單位進行督導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題督促及時進行整改。檔案管理者要適時對本崗位、本環(huán)節(jié)的風(fēng)險進行合理評估，撰寫檔案存管風(fēng)險分析報告，并定期進行自查自糾，使安全管理成為一種自覺的工作習(xí)慣。

（作者單位：山海關(guān)區(qū)保險事業(yè)管理處）