信息審計(jì)的理論與技術(shù)研究

曹彬

摘 要：信息審計(jì)從組織戰(zhàn)略層面保障了戰(zhàn)略的制定和施行，為組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了基礎(chǔ)。從信息審計(jì)的項(xiàng)目運(yùn)作、基本技術(shù)方法進(jìn)行詳細(xì)的論述，并且提出了信息審計(jì)挑戰(zhàn)及發(fā)展趨勢，旨在保障信息審計(jì)過程清晰的落實(shí)。信息單位正朝著定制化和定期化兩個方向邁進(jìn)。

關(guān)鍵詞：信息審計(jì)；項(xiàng)目運(yùn)作；基本技術(shù)

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）08-0065-02

一、信息審計(jì)的定義及意義

信息審計(jì)是指通過對組織成員和現(xiàn)有文檔的查證，對信息使用、資源化和流動進(jìn)行系統(tǒng)的考查，讓信息能夠更好地為組織目標(biāo)做出貢獻(xiàn)。①該定義將信息審計(jì)定位在戰(zhàn)略層次，為信息戰(zhàn)略的制定和管理的改善提供基礎(chǔ)，在信息需求和信息供給間架起橋梁。

二、信息審計(jì)的項(xiàng)目運(yùn)作

1.信息審計(jì)的內(nèi)容和流程。信息審計(jì)主要包括組織的信息戰(zhàn)略、組織環(huán)境、組織結(jié)構(gòu)、組織信息文化、組織信息需求、組織信息資源管理現(xiàn)狀、組織信息缺失、組織信息技術(shù)現(xiàn)狀等內(nèi)容。而信息審計(jì)流程主要包括三類，其中TFPL流程宏觀完整，但對實(shí)施活動未加以展開；布卡南和吉布提出信息審計(jì)的具體操作步驟更實(shí)用；亨克澤爾模型強(qiáng)調(diào)溝通和交流在信息審計(jì)中的作用，并提出信息審計(jì)連續(xù)化概念。本文兼顧完整實(shí)用性提出新流程圖，見圖1。

2.信息審計(jì)的對象和范圍。信息審計(jì)對象包括兩類：一是組織的“靜態(tài)”信息，即組織的文件、檔案、內(nèi)部讀物、電子數(shù)據(jù)庫，以及外界對于組織的描述等；二是組織的“動態(tài)”信息，即組織成員所掌握的尚未以任何形式存儲于組織中的信息。與“靜態(tài)”信息相比，“動態(tài)”信息需要下一番功夫挖掘，不但實(shí)用性強(qiáng)而且是信息審計(jì)的重點(diǎn)。信息審計(jì)將根據(jù)信息需求率、使用率及使用頻次，按優(yōu)先順序強(qiáng)調(diào)信息。無論信息來自內(nèi)外部，通過深度挖掘的資源，比公開資源價(jià)值要高得多。

通過信息審計(jì)獲得的信息首先應(yīng)該聚焦一線的業(yè)務(wù)活動，力求寬度甚于深度。但經(jīng)理們很少清楚自己缺乏哪些信息資源，且不能預(yù)測信息未來使用情況。在研究環(huán)境中，信息因具有很高的集中度和很強(qiáng)的專業(yè)性，很容易勾勒出信息需求的輪廓。而在市場環(huán)境中，因信息的需求很大程度上取決于外部影響從而不太清楚信息需求。然而，通過信息審計(jì)的結(jié)果，由于缺乏及時的相關(guān)信息而產(chǎn)生的任何問題和由于在數(shù)據(jù)不充分的情況下進(jìn)行工作的諸多困難，都可以得到很好的描述和指導(dǎo)。

由于力求寬度甚于深度，所以要獲得最大利益，信息審計(jì)應(yīng)該是一個全組織范圍的活動，盡管從審計(jì)中獲益的范圍可能更小一些，也許只是部門級別的。比如，在斯沃希（Swash）提供的一個案例中，英國的國王基金（King's Fund）的信息審計(jì)項(xiàng)目中就專門排除了與記錄管理（Record Management）緊密相關(guān)的領(lǐng)域。②在這個特定的項(xiàng)目中被排除在外的還有數(shù)據(jù)收集的成本和價(jià)值，還可能因?yàn)樗蟮臄?shù)據(jù)不易獲取和利用。但是要強(qiáng)調(diào)的是，信息審計(jì)必須緊密聯(lián)系本地的需求和充分考慮時間上的優(yōu)先級。一般而言，信息審計(jì)的優(yōu)先對象應(yīng)該是對企業(yè)生存和發(fā)展至關(guān)重要的部門。

決定被調(diào)查人數(shù)的主要因素是組織的規(guī)模。斯坦納特（Stanat）在1990年提供的參考案例中，②對于一家年銷售額為60億美元、10 000名員工的企業(yè)而言，訪談60到70名關(guān)鍵員工是一個可以接受的樣本數(shù)量。參照此案例，可大致計(jì)算出訪談樣本的數(shù)量大約占組織總?cè)藬?shù)的0.6～0.7%。

3.信息審計(jì)的團(tuán)隊(duì)和人員。一個信息審計(jì)團(tuán)隊(duì)可由內(nèi)部人員構(gòu)成，也可由外部技術(shù)顧問構(gòu)成。內(nèi)部信息審計(jì)人員清楚組織的職能結(jié)構(gòu)，他們能很快的識別關(guān)鍵的部門和有價(jià)值的人。但由于涉及相關(guān)部門利益，訪談可能會有阻礙。這時成立跨部門的團(tuán)隊(duì)可能增加信息審計(jì)成功的機(jī)會。而外部專家不涉及組織的政治斗爭、歷史包袱和人際關(guān)系，他們可以對那些敏感的問題給出一個新穎的、客觀的看法。但外部專家必須獲得內(nèi)部人員的積極的支持和指導(dǎo)，以幫助他們盡快適應(yīng)組織的文化和風(fēng)格，并根據(jù)每個成員的戰(zhàn)略地位和信息角色來指定調(diào)查的目的。然而大多數(shù)信息審計(jì)實(shí)踐中，信息審計(jì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中包含了內(nèi)外部成員。來自組織外部的成員能夠帶來一個公允的觀點(diǎn)和客觀的視角，保證信息審計(jì)的獨(dú)立性。來自組織內(nèi)部的成員是具有信息相關(guān)背景的、具有代表性的資深人員，他們將分享其對于組織運(yùn)作的了解。但是這些成員對于信息審計(jì)的理念和所需要具備的基本技能并沒有很好的把握，這就需要對他們進(jìn)行培訓(xùn)。

三、信息審計(jì)的基本技術(shù)

1.問卷調(diào)查。問卷調(diào)查是可以產(chǎn)生量化數(shù)據(jù)的信息審計(jì)技術(shù)。它適用于測度對現(xiàn)有信息服務(wù)的認(rèn)知、收集有用的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、調(diào)查競爭者的市場份額等。相反，在評估服務(wù)價(jià)值、識別服務(wù)障礙、尋找服務(wù)缺失等方面，問卷調(diào)查未必生效，并且還受限于被調(diào)查者所能夠花費(fèi)的時間和精力。成功問卷的問題必須簡明扼要。能通過類似書籍、文檔等渠道獲得的信息，就不需在問卷中設(shè)置該問題。另外，對某問題已得知答案，或此問題的答案并不能改變你做事的方式，也不要設(shè)置此問題。如果問卷是由咨詢顧問設(shè)計(jì)的，則必須保證用詞的可理解性。使用“令人不滿意”、“滿意”、“很好”之類的詞匯，而不用”1、2、3”這樣的數(shù)字。因?yàn)楸徽{(diào)查者極可能顛倒數(shù)字表達(dá)的意思。正式開展調(diào)查前要反復(fù)測試。請從來沒有參與過信息調(diào)查的人來做測試，判斷他們對問題的理解以及對問卷的操作等問題。紙質(zhì)問卷比電子問卷調(diào)查效果好，但是花費(fèi)多處理麻煩。電子調(diào)查必須確保答題系統(tǒng)正常工作。另外，在電子調(diào)查的首頁顯示總共有多少個問題，可防止被調(diào)查者中途放棄作答。

2.個人訪談。訪談因可獲取一手資料，從而是知識管理項(xiàng)目中追蹤信息流最有效的技術(shù)，適用于評估信息需求、員工的響應(yīng)、對于信息中心和信息服務(wù)的態(tài)度。訪談是從一般問題開始，逐步深入，最終了解到客戶感受的全過程。訪談的具體問題和方向取決于信息檢查的目標(biāo)。詢問一些開放性的問題。建議認(rèn)真做筆記，而不使用一個錄音機(jī)。如果對方要求，則用匿名方式。訪談結(jié)束要立即檢查筆記，正確和清晰的。訪談成功的一個重要的因素是選對被訪問者。他們掌管著我們需要進(jìn)入的“信息門戶”，或者是掌管著重要的數(shù)據(jù)，諳熟組織的運(yùn)作。其他訪問對象的選擇將取決于信息檢查的目標(biāo)。對于訪談的進(jìn)程必須進(jìn)行方向性的引導(dǎo)，否則訪談將遇到阻力。時間應(yīng)控制在30～60分鐘。另外，還需關(guān)注總裁們的態(tài)度，這對于開展信息服務(wù)也很關(guān)鍵。

3.群體討論。在參與者的碰撞能夠擦出火花的情況下，群體討論就是一種很好的技術(shù)。群體討論的方法能夠?yàn)閼?zhàn)略計(jì)劃的討論達(dá)到很好的結(jié)果。一個人的發(fā)言可能會引發(fā)其他人的響應(yīng)或批評，可能會引入新的方向。理想的討論群體應(yīng)該在6～10個人。人數(shù)太少不能產(chǎn)生充分的碰撞，人數(shù)太多不能保證每一個參與者都能夠參與碰撞。一般情況下，由于不可避免的意外的缺席，建議選擇稍微多一點(diǎn)人。另外，參與者應(yīng)該大致在組織的同一層面，盡量不出現(xiàn)具有領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管關(guān)系的參與者。與咨詢顧問認(rèn)真研究討論提綱，以確保最重要的問題能夠在會談的最開始被討論。在一次群體討論會上，一般能談及三到四個主題，時間在60～90分鐘。咨詢顧問必須具備將討論話題從一個主題轉(zhuǎn)移到另一個主題的能力。在做討論的同時要注意參與者的肢體語言。如果認(rèn)識這些參與者，這將有助于對他們談話內(nèi)容的理解。群體討論會的最終結(jié)果既會記載達(dá)成一致的意見，也會記錄只被少數(shù)人持有的意見。

四、信息審計(jì)面臨的挑戰(zhàn)和發(fā)展方向

信息審計(jì)的理論和實(shí)踐走過了數(shù)十年的歷史。雖然它的發(fā)展歷程并非荊棘遍布，但也并非一帆風(fēng)順。當(dāng)今信息審計(jì)仍然面臨著諸多的質(zhì)疑和挑戰(zhàn)，也正是在種種的質(zhì)疑和挑戰(zhàn)中，信息審計(jì)的理論才得到不斷的修正和補(bǔ)充，才能獲得持續(xù)的發(fā)展。隨著信息審計(jì)理論的不斷完善和深入，信息審計(jì)正在朝著定制化和定期化的方向發(fā)展。

1.信息審計(jì)面臨的挑戰(zhàn)。就目前信息審計(jì)情況來看，質(zhì)疑和挑戰(zhàn)主要包括兩方面：第一，缺乏實(shí)踐案例。理論上信息審計(jì)可以說發(fā)展得比較完善，無論是基本的理論還是實(shí)施的方法，都有了很多的研究成果。但是信息審計(jì)在實(shí)踐方面卻明顯滯后。第二，信息審計(jì)概念的外延不斷擴(kuò)大，涉及的知識領(lǐng)域越來越廣。信息審計(jì)自始至終就沒有一個公認(rèn)的定義，雖然這在的一定程度上促進(jìn)信息審計(jì)概念的不斷完善，但是其負(fù)面的效應(yīng)就是信息審計(jì)的概念也在不斷被模糊。

2.信息審計(jì)的發(fā)展方向。信息審計(jì)正在朝著兩個方向邁進(jìn)：定制化和定期化。定制化又叫做個性化，是指根據(jù)具體的組織環(huán)境和特定的審計(jì)目標(biāo)，在通用的信息審計(jì)實(shí)施方案的基礎(chǔ)進(jìn)行裁剪和修改，從而得到根據(jù)組織定制的、符合組織個性的實(shí)施方案。指望從諸多的實(shí)踐中產(chǎn)生一個通用方案的想法顯然是不可行的。而唯一的途徑就是從理論上首先產(chǎn)生一個通用的工具箱和方案庫，然后讓企業(yè)從其中挑選合適的工具和方案來進(jìn)行實(shí)踐，從而檢驗(yàn)這幾個工具和方案的實(shí)際效果。而后隨著實(shí)踐案例的積累，逐漸就形成了一個具有可行性的通用工具箱和方案庫，企業(yè)就可以從中進(jìn)行定制。

定期化又可以叫做連續(xù)化，是指不再將信息審計(jì)視為一個階段性的、一次性的非常規(guī)項(xiàng)目，而將其視為一個長期性的、連續(xù)性的常規(guī)工作。信息一個動態(tài)的概念，特別是對于當(dāng)今信息飛速變化的社會，信息隨時都在流動和更新。既然信息審計(jì)的核心功能是在信息需求和信息供給之間架起橋梁，信息需求和信息供給不會是一成不變的，那么這座橋梁也必須隨時調(diào)整自己的定位，否則就成了一座兩頭沒落實(shí)的“懸橋”。