試論如何提升干部人事檔案管理效能的調(diào)研

步巧生

【摘 要】干部人事檔案是如實(shí)的記錄和反映干部在政治、工作、品德、思想等方面的個(gè)人成長(zhǎng)歷程、維護(hù)歷史面貌的一項(xiàng)真實(shí)而重要的工具和方式。這項(xiàng)工作具有較強(qiáng)的政策性、專業(yè)性和機(jī)密性。隨著我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，干部人事檔案的管理也相繼出現(xiàn)了一些新狀況和新挑戰(zhàn)，根據(jù)這些新問題，對(duì)于提升干部人事檔案管理效能，把握新時(shí)期干部人事檔案管理工作的特性，科學(xué)規(guī)范的管好干部人事檔案，促進(jìn)干部管理與人力資源開發(fā)工作，構(gòu)建和諧社會(huì)起著重要作用進(jìn)行了調(diào)研和總結(jié)。

【關(guān)鍵詞】提升；干部人事檔案；管理效能

1.干部人事檔案的作用

干部人事檔案從官吏選拔制度實(shí)施起，就已經(jīng)開始發(fā)生作用了，經(jīng)過日積月累和實(shí)際需要，其數(shù)量和種類有所增加，逐步形成目前在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中記錄其成長(zhǎng)過程的專用工具，用以考察干部在德、能、勤、績(jī)、廉等各方面的真實(shí)記錄，按照中組部關(guān)于《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求范圍，進(jìn)行合理排序并整理裝訂后組成的，是了解、考察、考核及正確使用和選拔干部必不可少的重要依據(jù)。

2.傳統(tǒng)干部人事檔案管理方式和問題

筆者對(duì)于一些企業(yè)在干部人事檔案管理方面做了調(diào)研，自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來，由于受到物質(zhì)條件的制約，所使用的工具是：硬封皮、條形目錄分類章、漿糊、帶倒鉤的錐子、縫紉機(jī)、鞋帶、木柜等，方式比現(xiàn)在來說較為原始。在實(shí)際保管中，根據(jù)國(guó)家對(duì)于干部人事檔案的目錄分類要求，按照一類 履歷材料；二類 自傳材料及報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料；三類 考察、考核、鑒定、審計(jì)材料、、、、、、十類 其他可供參考的材料。然后按照這個(gè)內(nèi)容分類的時(shí)間先后次序裝訂，然后編號(hào)放入柜子中。經(jīng)過近年對(duì)干部人事檔案管理狀態(tài)的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在過去干部人事檔案總是被看成是保管性的事務(wù)工作，是附屬性工作而不是單位的主要工作，對(duì)干部人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，常規(guī)理念就是干部人事檔案只要做到不丟失，不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯(cuò)誤意識(shí)影響下，相當(dāng)一部分單位忽視了干部人事檔案的管理。隨著改革開放的加快和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的推進(jìn)，許多地區(qū)和企業(yè)為了吸引人才，進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的地域、身份等限制，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣人才引進(jìn)等制度。使傳統(tǒng)干部人事檔案在管理上產(chǎn)生了弊端：造成“人檔脫節(jié)”、“死檔棄檔”等現(xiàn)象也有所增多。由于干部人事檔案沒有受到重視，造成管理上的松懈，在裝訂內(nèi)容上，立卷也就不盡規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。主要原因一是干部人事檔案的管理工作沒有受到上級(jí)的足夠重視，經(jīng)筆者調(diào)研部分單位的結(jié)果，大多沒有設(shè)置專職人員負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，往往是兼職較多，由于工作業(yè)務(wù)的繁雜，無法真正投入精力去處理好干部人事檔案的管理工作，易發(fā)生未及時(shí)更換分類目錄表，裝訂的次序發(fā)生混亂、該歸檔的零散材料卻沒及時(shí)歸檔，從而產(chǎn)生時(shí)間序列上的斷代。二是檔案用紙規(guī)格不一。筆者在實(shí)際工作中，整理各類人事檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)，需要裝入干部人事檔案的材料沒有按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一使用16開型（長(zhǎng)260毫米，寬184毫米）或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)297毫米，寬210毫米）的公文用紙，材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20—25毫米裝訂邊，字跡材料應(yīng)當(dāng)符合檔案保護(hù)要求的規(guī)定，如早期用紙基本上是16開左右的，后期的各級(jí)單位的各類材料也絕大部分是用接近A4紙的各類規(guī)格，由于紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是檔案材料內(nèi)容填寫年齡分類混雜、前后次序混亂，如年齡、工齡、學(xué)歷等記錄時(shí)間段多樣性。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有部分材料未按規(guī)定加蓋組織、人力資源或其他相關(guān)部門的公章。五是由于木制的柜子容易發(fā)生蟲蛀現(xiàn)象，隨著天氣和環(huán)境的變化，在溫度和濕度上沒有辦法控制，而人為對(duì)于干部人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，就容易引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時(shí)有發(fā)生，從而對(duì)干部人事檔案的管理產(chǎn)生了不利影響。另外，隨著時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。

在日常管理中的方式方法落后，管理效能較低。筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，許多單位沒有投入使用干部人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分還是靠兼職人員的手工操作，效能低下，已無法適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化的管理水平。因此，提升干部人事檔案管理效能的手段和途徑迫在眉睫。干部人事檔案新必須與時(shí)俱進(jìn)，沿著現(xiàn)代化、電子化、社會(huì)化的方向發(fā)展是干部人事檔案管理創(chuàng)新的必由之路。

3.干部人事檔案的當(dāng)前發(fā)展?fàn)顟B(tài)與提升管理效能的趨勢(shì)

針對(duì)干部人事檔案更新快、變動(dòng)大、查詢頻率提高等問題，使干部人事檔案盡快實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理已是必不可少的，盡早使干部人事檔案管理工作與計(jì)算機(jī)結(jié)合，真正使干部人事檔案管理工作的效能得到提升，也是當(dāng)前社會(huì)信息化飛速發(fā)展的必然選擇。

首先，要及時(shí)更新觀念，充分認(rèn)識(shí)到干部人事檔案在選拔、任用干部中的重要性，因此就要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，加大培訓(xùn)力度，確保檔案工作者的素質(zhì)與現(xiàn)代化檔案工作要求相適應(yīng)。其次從基礎(chǔ)管理抓起，配備現(xiàn)代化的設(shè)施設(shè)備，建立獨(dú)立的檔案室，根據(jù)檔案室的面積和檔案數(shù)量定制直列式檔案密集架（要充分考慮樓層的承重性能）。安裝防盜門和防盜窗，加裝防紫外線的雙層窗簾。配備七氟丙烷氣體滅火和干粉滅火器，因?yàn)闄n案室不能使用水劑滅火器。安裝空調(diào)，增添加濕器，保持正常的空氣濕度。要使用多種防蟲藥物交替輪流使用，防止長(zhǎng)期使用同一種藥物致害蟲產(chǎn)生抗藥性。增設(shè)專用的電腦設(shè)備，達(dá)到專業(yè)管理。還有裝訂干部人事檔案專用的辦公用品等。通過有側(cè)重地加強(qiáng)干部人事檔案管理專業(yè)人員的培訓(xùn)，使其成為既精通檔案業(yè)務(wù)，又能熟悉運(yùn)用相應(yīng)軟件的優(yōu)秀人才，徹底改變傳統(tǒng)的管理方式，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理現(xiàn)代化的信息電子化，也就是將原有的紙質(zhì)型檔案進(jìn)行電子型檔案的轉(zhuǎn)化，依托電子手段構(gòu)建個(gè)人信息體系，建立更加準(zhǔn)確和完善的干部人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)無紙檔案與原始檔案的相互協(xié)同配合，不僅有利于檔案內(nèi)容增添和補(bǔ)充，還具有貯量大，減少翻閱次數(shù)延長(zhǎng)檔案壽命、快捷、省時(shí)、工作效能提升等優(yōu)點(diǎn)。因此，運(yùn)用現(xiàn)代化手段使管理更加規(guī)范，真正使干部人事檔案的管理效能得以提升。

綜上所述，本文通過對(duì)檔案管理工作的調(diào)研，確立了提升干部人事檔案管理效能，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，才能提高檔案的利用價(jià)值，進(jìn)一步提高干部人事檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平，指導(dǎo)干部人事檔案管理工作的進(jìn)程，逐步培養(yǎng)、激發(fā)干部人事檔案管理工作者的歷史使命感和工作熱情，還必須從理論和實(shí)際方面做很多工作，新時(shí)期干部人事檔案管理發(fā)展方向還需要廣大干部人事檔案工作者共同探索和努力，使干部人事檔案管理工作提升到一個(gè)新高度，開創(chuàng)新局面，使干部人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。 [科]

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