淺談高校畢業(yè)生檔案整理

□文/李子莉 吳芬蘭

（石家莊市第一醫(yī)院 河北·石家莊）

高校學籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關法規(guī)，并結合學校實際制定的實施細則和規(guī)章制度，對學生從入學到畢業(yè)的整個過程所進行的質(zhì)量考核管理。它包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉專業(yè)與轉學，休學、復學與退學以及畢業(yè)資格與授予學位資格的審核及證書發(fā)放等。學籍檔案管理工作直接影響著學校的教學質(zhì)量和社會聲望，如何搞好學籍管理工作，提高學籍管理現(xiàn)代化水平成為了當今研究熱點。檔案整理是指處于零亂的和需要進一步條理化的檔案進行基本分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程，是檔案管理的一項重要內(nèi)容。

一、檔案整理的要求

（一）畢業(yè)生檔案統(tǒng)一裝入學校下發(fā)的機要信封中（保留原高考的檔案袋）

1、落實就業(yè)單位畢業(yè)生檔案，在機要信封正面左下角用鉛筆寫明畢業(yè)生的姓名、專業(yè)、學歷、畢業(yè)時間、就業(yè)單位名稱及單位所在地。

2、沒有落實就業(yè)單位的畢業(yè)生檔案以及靈活就業(yè)的畢業(yè)生檔案，按照生源地分類整理，在機要信封的正面左下角用鉛筆寫明畢業(yè)生的姓名、專業(yè)、學歷、畢業(yè)時間及生源所在地名稱（到市、縣）。

（二）檔案分類整理

1、落實就業(yè)單位畢業(yè)生的檔案；

2、沒有落實就業(yè)單位畢業(yè)生的檔案；

3、考取研究生檔案；

4、欠費、欠貸款的畢業(yè)生檔案；

5、靈活就業(yè)的畢業(yè)生檔案。

（三）列出報送的檔案清單，檔案順序要與檔案清單順序一致。

二、檔案整理的內(nèi)容

1、高中階段檔案材料和高考錄取標志的材料；

2、大學期間的思想品德鑒定表；

3、高等學校畢業(yè)生登記表；

4、歷年學習成績單；

5、選修課成績單；

6、學位授予（不授予）證明材料；

7、畢業(yè)離校前的體檢表；

8、高等學校畢業(yè)生就業(yè)通知書；

9、獎懲情況；

10、上學期間的欠費說明和國家助學貸款的情況說明；

11、入團志愿書；

12、入黨申請書、入黨積極分子登記表、優(yōu)秀團員推薦表、預備黨員登記表、入黨志愿書、思想?yún)R報、函調(diào)政審及綜合政審材料等。

三、檔案整理的步驟

1、分類。按照整理內(nèi)容分類。

2、卷內(nèi)文件材料排序。按照文件內(nèi)容的時間先后順序排序。

3、根據(jù)排序結果，對卷內(nèi)文件材料按檔案整理內(nèi)容的名稱編制目錄，并按時間順序填寫到檔案袋的封面上（充分重視和利用先前的整理基礎，不要輕易打亂順序重整。）

4、裝入學生原來的檔案袋之后，再裝入機要檔案袋，密封，加蓋公章。

四、檔案整理的意義

學籍檔案整理工作是一項既細致又繁忙復雜的業(yè)務整理工作，從事這項工作應具備廣博的科學文化知識，系統(tǒng)的教育理論知識和專門學科知識責任心，因為學生檔案是人生足跡的一種真實記錄，具有不可替代的作用。可很多畢業(yè)生對學生檔案管理不夠重視，在檔案傳遞過程中出現(xiàn)一系列問題:有的學生在畢業(yè)時將檔案帶回家中；有的撕毀檔案封條私自翻看等。國家的相關政策規(guī)定:畢業(yè)生暫時找不到就業(yè)單位，或到非公有制單位工作，其檔案可以保存在自治區(qū)各級畢業(yè)生就業(yè)指導中心或人才交流中心，或在學校免費保存兩年。但是，有些學生畢業(yè)時把檔案放在學校不管不問，這些做法都會給日后的工作帶來麻煩。實際上，學校保管的只是學籍檔案，不是人事檔案，它不計算工齡、轉正定級、評定職稱等。另外，國家招考公務員，企事業(yè)單位招聘員工等都要審查，特別是隨著新的勞動合同法的實施，檔案的作用顯得更加重要。因此，畢業(yè)教育應當包含檔案管理的知識及注意事項等內(nèi)容，廣大畢業(yè)生們在畢業(yè)時也一定要重視檔案問題，使自己在踏上工作崗位時沒有后顧之憂。

[1]實習生徐尚聰，周旻，記者張懷中.長沙晚報，2006.7.22.

[2]山西檔案，2002.6.