從科技查新的客觀性談查新員素質(zhì)*

任 湘，王青山，鄒慧玲

(湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館，湖南 長沙 410128)

我國的科技查新工作始于20世紀80年代中后期，國家科技部(原國家科委)截至2006年共確認了32家查新單位。冶金部、化工部、鐵道部、農(nóng)業(yè)部、教育部等也相繼認定授權(quán)查新機構(gòu)開展科技查新工作［1］。湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)圖書館是1995年農(nóng)業(yè)部認定授權(quán)的第一批查新站之一，相對于我國開展查新業(yè)務(wù)的查新機構(gòu)而言，起步早，歷時長，從最初的少量文獻資源到豐富的文獻資源及設(shè)備的大量投入，從手工檢索到電腦網(wǎng)絡(luò)和國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)，從稀缺人員作業(yè)到具備一定專業(yè)背景、外語水平、計算機檢索技巧及溝通能力的教育部查新員的專業(yè)操作，高校查新機構(gòu)在項目立項、結(jié)果鑒定、申報獎勵等方面都有著不可忽視的重要作用。

1 科技查新客觀性的界定及表現(xiàn)環(huán)節(jié)

客觀性是指通過科技查新客觀地反映涉及到查新點的國內(nèi)外發(fā)表的文獻情況，已取得的成果和水平［2］。委托項目中的查新點前人是否有過研究、是否超過了現(xiàn)有的研究水平、如果類似又存在哪些異同，這是客觀存在的事實，科技查新就是通過大量的信息檢索、文獻內(nèi)容的綜合對比分析去揭示這些客觀事實的存在。要求在科技查新從查新委托到最后交付查新報告的整個過程中每一個環(huán)節(jié)都要保持客觀性。科技查新工作中查新員的活動主要表現(xiàn)在接受查新委托、檢索數(shù)據(jù)庫、與查新內(nèi)容所在學(xué)科帶頭人商討、撰寫查新報告、審核報告等幾個方面。

1.1 查新委托

查新委托是項目委托人就將要從事的研究內(nèi)容的查新點委托給查新機構(gòu)經(jīng)文獻檢索、分析、對比后就其新穎性與獨創(chuàng)性做出判斷與證明的過程，這也是查新員開始查新工作的第一步。查新機構(gòu)負責人在接受用戶委托分配查新任務(wù)時，根據(jù)委托項目所屬專業(yè)考慮查新員所屬專業(yè)背景的同時，要根據(jù)已知關(guān)系網(wǎng)絡(luò)回避關(guān)系戶，比如查新員不得接受自己家屬、導(dǎo)師、師兄弟等委托的查新任務(wù)，由于查新機構(gòu)負責人不可能對諾大高校的教師或科研人員與查新員的關(guān)系都把握清楚，這個過程中要求查新員在面對查新任務(wù)時能夠主動回避“關(guān)系戶”，最好在查新制度里建立主動回避制度［3］，保證查新工作的客觀性。

1.2 實施檢索

即根據(jù)委托人提供的查新點與檢索詞在相關(guān)數(shù)據(jù)庫里獲取相關(guān)文獻，這一環(huán)節(jié)是查新工作的關(guān)鍵部分，要求查新員在對項目進行認真細致分析的基礎(chǔ)上，根據(jù)委托項目查新點、科學(xué)技術(shù)要點以及中英文檢索詞制定正確的檢索策略，選擇恰當?shù)臄?shù)據(jù)庫，最后通過檢索獲取一般相關(guān)和密切相關(guān)文獻資料，實際工作當中，會出現(xiàn)同樣的課題經(jīng)不同的查新員檢索結(jié)果大同小異的現(xiàn)象，這是因為不同查新員制定的檢索策略和數(shù)據(jù)庫不同會直接影響到檢索結(jié)果，進而影響到查新結(jié)論，可以說實施檢索的優(yōu)劣成敗決定了整個查新報告的質(zhì)量。在這個工作環(huán)節(jié)當中，要求查新員在實施檢索前一定要對委托項目進行深入分析，充分了解項目前期研究基礎(chǔ)、即將要進行的研究內(nèi)容和科學(xué)技術(shù)要點，遇自身專業(yè)限制無法準確把握的要點可請相關(guān)專業(yè)的專家把關(guān)，同時，在檢索詞的選擇上，要考慮多種語言不同的寫法及多種形式表達法，這樣才能保證查新的客觀性。

1.3 撰寫報告

即查新員根據(jù)檢索到的文獻通過對比篩選出與委托項目密切相關(guān)和一般相關(guān)的文獻，然后分析文獻與委托項目查新點相關(guān)、相似或不同的研究內(nèi)容，評價委托項目提供的查新點的新穎性、前沿性，得出客觀、公正、準確的查新結(jié)論并撰寫出清晰、扼要、準確、全面，并且具有大量文獻支撐的查新報告。在查新日常工作當中，會出現(xiàn)一些不利于查新報告順利完成的情況，經(jīng)過文獻分析對比后發(fā)現(xiàn)委托人提供的查新點已有前人研究，但礙于情面或項目申報截止日期將要到期不得不鉆空子出具虛假結(jié)論;由于時間關(guān)系，在數(shù)據(jù)庫選擇范圍過窄或數(shù)據(jù)庫選擇不全就根據(jù)少量的文獻資料輕易下結(jié)論;對學(xué)校內(nèi)學(xué)科帶頭人或?qū)I(yè)領(lǐng)銜人過于信任，在接受查新委托時，迫于壓力或趕時間就委托人提供的所謂密切相關(guān)文獻下結(jié)論，完全忽略數(shù)據(jù)庫選擇和檢索策略這一過程就直接撰寫委托人希望的查新報告。這個環(huán)節(jié)里，查新員一定要堅持原則，不得出具與檢索結(jié)果相悖的結(jié)論，要用事實說話才能保證查新結(jié)論的客觀性。

1.4 審核報告

審核報告是將查新報告完成交付給委托人的最后一步，也是給查新報告把關(guān)的最后一步。審核人員須審核報告各欄填寫是否翔實、完備，必要的文獻附件是否齊全，查新點、查新策略、查新結(jié)論是否正確，措辭是否恰當?shù)取Ａ硗?，在文字處理與排版、段落與頁面設(shè)置等也要認真審核，做到嚴格規(guī)范要求下的統(tǒng)一。日常查新工作當中，由于審核員與查新員多年共事，相互比較了解，出于對對方工作能力的充分信任，在時間倉促的情況下，難免會出現(xiàn)審核員不經(jīng)認真審核便簽字通過審核的情況，一不小心便會釀成大錯，這種情況下錯的不只是一份查新報告，而是整個查新站的信譽與外界對查新站工作能力的信任度。所以，在這個環(huán)節(jié)，審核員必須嚴格把關(guān)，對整個報告仔細閱讀，尤其是平常容易犯錯與被忽視的地方，大到查新點、檢索策略、數(shù)據(jù)庫等的選擇，小到數(shù)字、日期、標點符號的統(tǒng)一，可以說，在這個環(huán)節(jié)認真、仔細、嚴格才能保證報告的準確性與客觀性。

1.5 交付報告與存檔

查新報告完成審核通過之后交付給委托人不能說該查新任務(wù)就此完成，還有一些后續(xù)工作同樣要做好，以便于今后工作的順利開展，比如說項目委托人的信息填寫，所在院系、研究方向、聯(lián)系方式等;查新報告紙質(zhì)檔與電子檔、委托單、查新合同、文獻資料等的保存。信息存檔是便于今后的回訪，包括立項查新是否通過、近期是否還將申報課題、是否要申報獎勵、對查新工作有什么建設(shè)性意見等。

2 查新員素質(zhì)

2.1 具有良好的職業(yè)道德

之所以把職業(yè)道德排在查新員素質(zhì)的首位，是因為查新工作是一項非常嚴肅的工作，查新員必須具備強烈的責任心、堅持秉公辦事的工作作風、認真細致的工作態(tài)度、對委托人一視同仁的原則。同時，查新工作又是一項繁瑣、平凡的工作，日常工作當中，查新員難免會出現(xiàn)“為他人作嫁衣”的失落感，或是毫無成就感而言，因此，要想成為一個稱職的查新員首先要熱愛自己從事的工作，要學(xué)會在枯燥的作業(yè)中尋找工作的樂趣和成就感。

2.2 具有一定的情報檢索知識和檢索技能

科技查新工作的基礎(chǔ)是利用科技情報人員熟悉情報知識的優(yōu)勢，利用各種文獻資源，通過電腦網(wǎng)絡(luò)或國際聯(lián)機檢索等情報手段檢索出委托項目相關(guān)文獻資源，從文獻對比的角度對項目查新點的新穎性和獨創(chuàng)性進行論證。所以，科技查新工作首先是情報檢索工作，查新員應(yīng)熟悉情報檢索知識，比如各種圖書分類法、索引法、主題法以及檢索工具，各個數(shù)據(jù)庫的特點和起始收錄時間等，在具備這些知識的時候還要能綜合、靈活、熟練地運用這些知識的實際操作能力，尤其在網(wǎng)絡(luò)普遍運用的今天，對查新員在檢索過程中是否能夠快速、準確、有效地得到檢索結(jié)果提出的要求更高。

2.3 具有一個或一個以上的專業(yè)知識背景

科技查新工作涉及某一個甚至多個跨專業(yè)的具體專業(yè)，這種工作性質(zhì)決定了查新人員必須具備一個或以上專業(yè)知識背景。一般來說，查新員若具備與委托項目相同或相近的專業(yè)背景，那么對該項目的研究方法、研究思路、科學(xué)技術(shù)內(nèi)容和查新點的把握才會更全面更準確;相對不具備與查新項目專業(yè)知識的查新員而言，也才能更快速地提煉出較為全面而準確的檢索詞，制定完善而又嚴密的檢索策略，選擇恰當而又準確的數(shù)據(jù)庫;在相關(guān)文獻的分析對比過程中，才能準確地區(qū)分密切相關(guān)文獻與一般相關(guān)文獻，辨別密切相關(guān)文獻與委托項目的異同，準確把握委托項目的新穎性與查新點，這樣，得到的查新結(jié)論和寫出來的查新報告才能符合專業(yè)規(guī)范的要求。因此，這就要求查新機構(gòu)在查新員、審核員的人員配備方面全面、綜合考慮，合理配備查新員的學(xué)科背景、專長等，使整個查新員隊伍發(fā)揮優(yōu)勢。

2.4 具有順利閱讀與翻譯外語的能力

大部分查新工作無疑是國際性的，科技文獻90%以上是外文，但是據(jù)教育部科技發(fā)展中心的調(diào)查顯示，過去兩年里，全國大部分查新站的查新范圍以國內(nèi)查新為主，只有23所查新站查新范圍“國內(nèi)外(含國外)”多于“國內(nèi)”［4］，因此，2013年5月在云南理工大學(xué)舉辦的教育部查新員培訓(xùn)上，多位專家提到并得到廣泛認可。各高校應(yīng)進一步加強對國外科技文獻的檢索與調(diào)研，只有通過對國內(nèi)外文獻的全面檢索，才能準確把握科研項目的真實創(chuàng)新程度和創(chuàng)新水平，才能準確評價科研項目的水平，充分發(fā)揮科技查新在科研項目新穎性評價中的作用。這樣，無論是英文還是其他語言檢索詞的提取、檢索策略的制定、檢索過程中的人機對話，以及對外文文獻資料的閱讀、分析，與委托項目查新點相關(guān)或相似內(nèi)容的把握等各個環(huán)節(jié)，都要求查新員具有一定的外語知識，外語水平太低或不懂外語則無法進行國內(nèi)外查新。

2.5 具有對文獻與文字的綜合處理能力

查新工作涉及大量文獻判讀及信息分析提取，因此，要求查新人員應(yīng)具有較強的綜合處理、分析文獻資料的能力，這樣才能較為全面地了解查新課題的科學(xué)技術(shù)要點，準確把握課題的查新點，也才能對密切相關(guān)文獻進行全面透徹地綜合分析和對比分析，歸納、總結(jié)出課題的新穎性和獨創(chuàng)性。同時，查新員在對委托項目新穎性做出判斷的時候要給出全面、綜合、客觀的文字表達，查新員只有具備較好的運用語言文字的能力，才能用清晰、明了、準確而又簡潔扼要地表達出查新的結(jié)果、文獻分析比較情況以及查新結(jié)論，才能撰寫出客觀公正、全面準確、令人信服的查新報告。

2.6 具有正確的溝通能力

查新員與委托人的溝通是科技查新業(yè)務(wù)工作的核心，是查新報告質(zhì)量的保證。作為教育部查新規(guī)范嚴格要求下的專職查新員，筆者認為一個優(yōu)秀的科技查新員除了應(yīng)具備上述知識與能力外，還應(yīng)該且必須具備良好的與查新委托人溝通的能力，這是做好查新工作的必要條件，也是最基本和最重要的條件。但是據(jù)與部分兄弟查新機構(gòu)的查新員、審核員交流情況來看，日常查新工作當中，不管是采用電話還是郵件等其他形式來進行查新溝通大都缺乏溝通理論，雖然大部分查新員和審核員對查新工作中溝通的重要性有認識，但對與查新委托人的溝通方法與技巧把握不夠。所以，要求在查新工作當中，委托人與查新員都要使用雙方都能理解的語句或詞匯，即委托人在委托查新的過程中所使用的句子能夠反映委托項目的研究內(nèi)容、科學(xué)技術(shù)要點和查新點，并且透過這些句子把相關(guān)事實告訴查新員，查新員也要能把查新點、檢索詞及科學(xué)技術(shù)要點的表述要求清晰明了地表達給委托人，切忌不懂裝懂，馬虎了事，良好的溝通才能保證查新報告的客觀公正性。

作為一個優(yōu)秀的查新員除具備上述基本素質(zhì)外，還應(yīng)該且必須在日常工作中不斷提高自身業(yè)務(wù)水平，這對查新工作質(zhì)量保證和查新的客觀性都有重要意義，各查新機構(gòu)也要為查新員素質(zhì)提高更多的學(xué)習(xí)交流以及培訓(xùn)的機會，使其素質(zhì)培養(yǎng)在實踐工作中得到鍛煉和提高。

［1］［4］王超.高校科技查新工作十年［J］.中國高?？萍迹?011(9)：44-47.

［2］ 馬景娣，劉瓊，繆家鼎.論科技查新的客觀性、準確性和可靠性［J］.情報探索，2004(2)：57-58.

［3］ 高彥靜，郭湘玲.淺談科技查新工作中回避制度［J］.現(xiàn)代情報，2010(11)：134-135，138.