高職院校圖書館文獻(xiàn)資源的保護(hù)管理

周敏敏

（浙江東方職業(yè)技術(shù)學(xué)院 圖書館，浙江 溫州 325011）

高職院校圖書館文獻(xiàn)資源的保護(hù)管理

周敏敏

（浙江東方職業(yè)技術(shù)學(xué)院 圖書館，浙江 溫州 325011）

對(duì)圖書館文獻(xiàn)資源進(jìn)行保護(hù)管理，可延緩文獻(xiàn)資源的變質(zhì)歷程，延長(zhǎng)其使用壽命。浙江東方職業(yè)技術(shù)學(xué)院運(yùn)用全面質(zhì)量管理的PDCA法，從計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理四個(gè)階段對(duì)圖書館文獻(xiàn)資源的保護(hù)管理進(jìn)行了探索，實(shí)踐證明，基于PDCA法對(duì)圖書館文獻(xiàn)資源進(jìn)行有效的保護(hù)管理起著十分重要的作用。

高職院校；圖書館；文獻(xiàn)資源；保護(hù)管理；PDCA

文獻(xiàn)資源的保護(hù)管理是指圖書館紙質(zhì)文獻(xiàn)和電子資源的質(zhì)量控制，是圖書館管理工作的重心。長(zhǎng)期以來(lái)，高職院校圖書館只重視文獻(xiàn)資源的利用率，而對(duì)文獻(xiàn)資源的保護(hù)管理則較為忽略。浙江東方職業(yè)技術(shù)學(xué)院在圖書館文獻(xiàn)資源的保護(hù)管理過(guò)程中積極實(shí)踐，運(yùn)用基于全面質(zhì)量管理的PDCA循環(huán)，即PDCA是計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理四個(gè)階段，是一個(gè)動(dòng)態(tài)循環(huán)，可在組織的各過(guò)程內(nèi)展開，與質(zhì)量管理體系過(guò)程的改進(jìn)密切相關(guān)[1]。本文以浙江東方職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，通過(guò)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，以期為高職院校圖書館文獻(xiàn)資源的保護(hù)管理提供借鑒。

一、高職院校圖書館文獻(xiàn)資源保護(hù)管理的現(xiàn)狀

文獻(xiàn)資源是圖書館最重要的財(cái)產(chǎn)，是圖書館提供服務(wù)的基礎(chǔ)，對(duì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行保護(hù)管理是圖書館工作的永恒主題[2]。目前，高職院校圖書館文獻(xiàn)資源的保護(hù)管理相對(duì)薄弱。

1.管理制度不健全、管理人員素質(zhì)偏低

雖然高職院校圖書館經(jīng)歷了10多年的發(fā)展歷程，但仍處于研究、建立模型階段，在工作中存在著管理制度不健全、管理人員素質(zhì)偏低的現(xiàn)象。管理制度上缺乏文獻(xiàn)資源的延緩性保護(hù)和再生性保護(hù)措施，對(duì)開展文獻(xiàn)資源保護(hù)工作重視不夠。高職院校普遍建校時(shí)間短，加之不重視圖書館工作，致使管理人員素質(zhì)普遍偏低，不能擔(dān)當(dāng)起對(duì)圖書館文獻(xiàn)資源保護(hù)管理的使命。

2.讀者保護(hù)文獻(xiàn)資源意識(shí)薄弱

高職院校與本科科研型高校相比，整體差距較大，不僅管理人員素質(zhì)偏低，而且讀者群文化層次也相對(duì)偏低，讀者保護(hù)文獻(xiàn)資源意識(shí)薄弱，文獻(xiàn)資源破損、污損、被盜的現(xiàn)象嚴(yán)重，甚至于讀者主觀不端行為，相互間效仿，如讀者在圖書上直接做題、亂涂亂畫、撕書頁(yè)等直接影響了館藏文獻(xiàn)資源的使用質(zhì)量[3]。

3.客觀經(jīng)濟(jì)條件受限

高職院校建校時(shí)間短，而用于圖書館軟硬件建設(shè)投入少，導(dǎo)致館藏文獻(xiàn)資源短缺、館藏環(huán)境相對(duì)較差。

二、浙江東方職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館文獻(xiàn)資源保護(hù)管理的實(shí)踐

浙江東方職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館文獻(xiàn)資源保護(hù)管理過(guò)程中，運(yùn)用PDCA法使文獻(xiàn)資源的保護(hù)管理在計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理四個(gè)階段得到落實(shí)。而各個(gè)階段的工作質(zhì)量在過(guò)程中得到控制，從而可延緩文獻(xiàn)資源的變質(zhì)歷程，延長(zhǎng)其使用壽命。

1.計(jì)劃階段

在計(jì)劃階段，為使過(guò)程結(jié)果滿足要求，對(duì)造成文獻(xiàn)資源損壞的因素進(jìn)行分析，找到損壞因素。文獻(xiàn)資源在流通、部分不流通和讀者服務(wù)電子化的情況下，出現(xiàn)損壞的因素分別為管理因素、人為因素和環(huán)境因素（見圖1），然后找出影響文獻(xiàn)資源損壞的真正原因，繼而采取相關(guān)措施對(duì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行全面質(zhì)量控制。

2.執(zhí)行階段

在執(zhí)行階段，應(yīng)重點(diǎn)做好二個(gè)方面的工作：一是制作質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表；二是制定保護(hù)管理流程。制作質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表和制定保護(hù)管理流程，可增強(qiáng)工作人員的責(zé)任意識(shí)，并可了解圖書館資源利用情況和過(guò)程質(zhì)量控制[4]。

（1）制作質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表。學(xué)院分別制作紙質(zhì)文獻(xiàn)質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表（見表1）和電子資源質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表（見表2）。紙質(zhì)文獻(xiàn)質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表將書刊部圖書的藏書、借閱量及損壞數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)其中。圖書館裝訂修復(fù)人員可依照此表格，將損壞圖書按時(shí)修復(fù)，盡量達(dá)到合理的復(fù)本和借閱量，確保館藏質(zhì)量管理。電子資源質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表將對(duì)讀者當(dāng)前使用電子資源類型、用途目的及利用人次統(tǒng)計(jì)其中。質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表可為更新電子資源結(jié)構(gòu)提供參考作用，同時(shí)可了解讀者的需求，便于開展針對(duì)性的服務(wù)。

圖1 影響文獻(xiàn)資源的因素

（2）制定保護(hù)管理流程。學(xué)院分別制定紙質(zhì)文獻(xiàn)保護(hù)管理流程（見圖2）和電子資源保護(hù)管理流程（見圖3）。在紙質(zhì)文獻(xiàn)保護(hù)管理過(guò)程中，建立小組成員，設(shè)立專職人員及配置相關(guān)人員來(lái)查找污損圖書。對(duì)有污損圖書進(jìn)行分析，做好記錄采取修復(fù)一新的保護(hù)管理，重歸書刊部借閱，適當(dāng)剔除舊書，補(bǔ)充新書，調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)。這樣既能樹立工作人員圖書保護(hù)管理的意識(shí)，又能對(duì)館藏質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，使工作井然有序[5]。在電子資源保護(hù)管理過(guò)程中，成立管理小組，負(fù)責(zé)落實(shí)技術(shù)措施，控制電子資源數(shù)據(jù)庫(kù)工作平臺(tái)管理，并制定保護(hù)電子資源規(guī)章制度，做到責(zé)任到人，明確分工。這樣既可持久地保存電子資源，又能實(shí)現(xiàn)高效電子資源快捷服務(wù)。

表1 紙質(zhì)文獻(xiàn)質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表

表2 電子資源質(zhì)量控制統(tǒng)計(jì)表

圖2 紙質(zhì)文獻(xiàn)保護(hù)管理流程

圖3 電子資源保護(hù)管理流程

3.檢查階段

在檢查階段，檢查的目的是檢查當(dāng)前館藏資源狀態(tài)和找到潛在館藏文獻(xiàn)資源的質(zhì)量問題。對(duì)文獻(xiàn)資源的檢查應(yīng)遵循二個(gè)原則：一是按類別仔細(xì)檢查，針對(duì)問題分析原因并提出建議；二是實(shí)事求是，嚴(yán)格把關(guān)。從館藏的海量文獻(xiàn)資源中，檢查到有異常的文獻(xiàn)資源質(zhì)量問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)記錄，這樣才能便于進(jìn)行保護(hù)管理。對(duì)于保護(hù)過(guò)程受控而言，檢查階段是關(guān)鍵。

4.處理階段

在處理階段，著重針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題在因果分析基礎(chǔ)上提出對(duì)策并加以解決，同時(shí)將對(duì)策標(biāo)準(zhǔn)化、制度化[1]。學(xué)院分別制作紙質(zhì)問題圖書與對(duì)策表（見表3）和電子資源問題與對(duì)策表（見表4），由館藏資源管理小組成員采取集思廣益和請(qǐng)教專家等方法，并結(jié)合影響文獻(xiàn)資源的因素（見圖1）進(jìn)行復(fù)核確認(rèn)，提出解決對(duì)策，可實(shí)現(xiàn)對(duì)館藏資源出現(xiàn)問題過(guò)程和環(huán)節(jié)的控制。

三、對(duì)高職院校圖書館文獻(xiàn)資源保護(hù)管理的建議

傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻(xiàn)資源已經(jīng)不再是圖書館唯一的信息資源，現(xiàn)代化的電子文獻(xiàn)資源在圖書館館藏中占有的比重日益增加，而紙質(zhì)文獻(xiàn)和電子資源一體化保護(hù)管理是高職院校圖書館面臨的難題之一。高職院校圖書館文獻(xiàn)資源一體化保護(hù)管理需要在以下三個(gè)方面作出努力：

1.完善管理制度

完善的文獻(xiàn)資源保護(hù)管理制度，可作為圖書館的管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，也可供工作參照?qǐng)?zhí)行。將圖書館文獻(xiàn)資源的保護(hù)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，在計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理四個(gè)階段均要求分析問題、提出對(duì)策，可逐步完善管理制度。如在處理階段，針對(duì)各種問題，組織專業(yè)人員及請(qǐng)專家指導(dǎo)來(lái)解決相關(guān)性問題，把解決問題的方法、建議、規(guī)則等詳細(xì)記錄，有利于完善管理制度。

2.提高管理人員素質(zhì)

一是強(qiáng)化館員的保護(hù)意識(shí)。增強(qiáng)館員的責(zé)任心，應(yīng)將工作計(jì)劃落實(shí)到計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和處理每一個(gè)階段。館員應(yīng)擔(dān)任起保護(hù)館藏文獻(xiàn)資源的任務(wù)，組織探討保護(hù)管理措施。如在執(zhí)行階段，把藏書損壞冊(cè)數(shù)和讀者使用數(shù)字資源類型、目的、頻率都統(tǒng)計(jì)在質(zhì)量控制表中，既能達(dá)到預(yù)防藏書損壞或降低藏書損壞率，又能關(guān)注到讀者對(duì)數(shù)字資源的使用狀況或數(shù)字資源的運(yùn)行狀態(tài)。二是加強(qiáng)培訓(xùn)專業(yè)人員。為改變現(xiàn)有專業(yè)人員素質(zhì)低下及技術(shù)落后的狀況，應(yīng)對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，定期對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行文獻(xiàn)資源修復(fù)、預(yù)防性保存措施和保護(hù)技術(shù)等基本知識(shí)的培訓(xùn)。同時(shí)，讀者是利用文獻(xiàn)資源的主體，還必須加強(qiáng)對(duì)讀者愛書惜書的宣傳教育，讓讀者參與保護(hù)管理，增強(qiáng)讀者的保護(hù)意識(shí)。

表3 紙質(zhì)問題圖書與對(duì)策表

表4 電子資源問題與對(duì)策表

3.注重過(guò)程管理

靈活運(yùn)用PDCA法對(duì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行保護(hù)管理，有利于明確各階段任務(wù)，注重過(guò)程管理，最終實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源保護(hù)管理的目標(biāo)。在文獻(xiàn)資源具體保護(hù)管理工作中，應(yīng)考慮各種載體文獻(xiàn)的特殊需要，警惕在數(shù)字保存與傳統(tǒng)文獻(xiàn)保存之間形成人力、物力資源配置的沖突；應(yīng)制定文獻(xiàn)資源保護(hù)管理流程，在實(shí)踐中不斷探索；對(duì)質(zhì)量問題嚴(yán)格把關(guān)，使電子資源的保護(hù)管理工作得以貫徹落實(shí)，按計(jì)劃實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)責(zé)任制。只有這樣，文獻(xiàn)資源保護(hù)管理工作才能體現(xiàn)出明顯效果，既能揭示館藏資源的脆弱性，深化館藏資源的長(zhǎng)期耐久性和耐用性，又能使文獻(xiàn)資源保護(hù)管理運(yùn)作走向規(guī)范化軌道[6]。

[1]周敏敏.基于PDCA法對(duì)紙質(zhì)圖書和數(shù)字資源保護(hù)管理的研究[J].大學(xué)圖書情報(bào)學(xué)刊，2012(6):46-50.

[2]劉秀娥.圖書館防災(zāi)與危機(jī)管理[M].北京:海洋出版社，2007:29.

[3]王利敏.圖書資料破損的原因及解決方法[J].河南圖書館學(xué)刊，2010(1):123-124.

[4]楊凌云，鄒晴楓.圖書館清產(chǎn)核資質(zhì)量在過(guò)程文件中的受控研究[J].圖書館論壇，2008(2):15-19.

[5]吳鳳仙.圖書館藏書剔舊工作在過(guò)程文件中的受控研究[J].圖書館工作與研究，2008(8):56-61.

[6]劉雯.IFLA/PAC計(jì)劃述略[J].新世紀(jì)圖書館，2011(3):69-72.

[責(zé)任編輯：朱咫渝]

Protection and Management of Literature of Vocational College Libraries

ZHOU Minmin
(Library, Zhejiang Dongfang Vocational and Technical Institute, Wenzhou, 325011, China)

Literature protection in libraries can delay the deterioration of literature and prolong their usage. Applying the comprehensive quality management PDCA method, Zhejiang Dongfang Vocational and Technical Institute makes an exploration on the protection of literature from the perspectives of plan, implementation, test and disposal. It is proved that PDCA method plays an important role in the protection of literature.

Vocational colleges; Library; Literature; Protection and management; PDCA

G253.6

A

1671-4326(2013)02-0093-04

2013-01-14

周敏敏（1963—），女，浙江溫州人，浙江東方職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館館員.