Word2007在長(zhǎng)篇文檔編輯中的幾個(gè)技巧

楚葉峰，周海濤

(長(zhǎng)春大學(xué) 計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)學(xué)院，長(zhǎng)春 130022)

Office 2007是微軟Office套件最“顛覆性”的升級(jí)，當(dāng)然也是最震撼的一次升級(jí)。做為Office套件中的最重要的、使用最廣泛的成員——Word 2007，展現(xiàn)給用戶的是不一樣的使用環(huán)境。

Word在辦公領(lǐng)域的應(yīng)用幾乎可以說是一騎絕塵，但很多人都不太清楚在文字排版領(lǐng)域上的強(qiáng)大功能。實(shí)際上，目前在國(guó)內(nèi)出版領(lǐng)域內(nèi)，特別是科技出版物方面(Word沒有分色能力只適用于黑白書籍排版、制作和照排)，用Word排版乃至出片都是非常常見的。Word 2007雖然在排版上沒有更多功能的增加，但在操作性上做的改進(jìn)讓使用者有了更高的效率。

長(zhǎng)篇文檔在設(shè)計(jì)上需要考慮的事情有很多，本文簡(jiǎn)單介紹了幾個(gè)實(shí)用的小技巧。

1 分節(jié)處理

假定現(xiàn)在處理的是以文字為主的，總占用空間不大，采用整本文稿一個(gè)文檔的方法，便于存取。如果是圖片居多，占用空間較大的情況，可以采用按章節(jié)分別存檔的方法。

對(duì)于整本文稿利用一個(gè)文檔來排版的情況，分節(jié)是非常重要的而且是必須的。“節(jié)”是文檔格式化的最大單位(或指一種排版格式的范圍)，分節(jié)符是一個(gè)“節(jié)”的結(jié)束符號(hào)。默認(rèn)方式下，Word將整個(gè)文檔視為一“節(jié)”，故對(duì)文檔的頁面設(shè)置是應(yīng)用于整篇文檔的。分節(jié)是通過在文檔中插入分節(jié)符來實(shí)現(xiàn)的。分節(jié)符中存儲(chǔ)了“節(jié)”的格式設(shè)置信息，一定要注意分節(jié)符只控制它前面文字的格式。

具體操作方法:

在要分節(jié)的內(nèi)容前定位光標(biāo)，然后在“頁面布局”工具標(biāo)簽欄中的“頁面設(shè)置”組中的“分隔符按鈕”，在彈出的下拉列表選項(xiàng)里選擇“分節(jié)符”組里的“奇數(shù)頁”，如圖1所示。因?yàn)閲?guó)內(nèi)的出版物大都是以奇數(shù)頁做為每一章節(jié)的開始，所以在此插入分節(jié)符為“奇數(shù)頁”類型。

按照這種操作方法，就可以滿足本文假定的文檔的設(shè)計(jì)。包括文前(排列順序依次是扉頁、版權(quán)頁、前言、目錄)和正文(具體到每個(gè)章節(jié))，每個(gè)部分都可以插入奇數(shù)頁分節(jié)符，為后續(xù)的排版和設(shè)計(jì)做準(zhǔn)備。

2 使用及制作樣式

對(duì)于長(zhǎng)篇文檔來說，如果再逐一的對(duì)文本進(jìn)行格式化操作，會(huì)增加很大的工作量。因?yàn)橛龅酵?jí)標(biāo)題或者同樣格式的段落，則需反復(fù)執(zhí)行相同的格式化操作。Word提供的樣式功能的用途就在于此。樣式是多種格式的集合，例如字體、顏色、行距、對(duì)齊方式等，都可以設(shè)置在一個(gè)樣式里，對(duì)于其他需要設(shè)置相同格式的文本時(shí)，就可以采用樣式來一次應(yīng)用所有這些格式，而且最大的好處就是可以反復(fù)使用。Word 2007在樣式功能方面有很細(xì)致的整理，提供了“樣式庫”的樣式模版集。

圖1 插入奇數(shù)頁分節(jié)符

具體操作方法:

一是直接使用“樣式庫”。在“開始”工具標(biāo)簽欄中的“樣式”組中單擊“更改樣式”按鈕，在下拉菜單中繼續(xù)單擊“樣式集”，則會(huì)看見一些典型的樣式，選中相應(yīng)樣式即可。需要設(shè)置相同格式的文本，選中相同的樣式即可。

二是根據(jù)需求自建一個(gè)樣式。先選取需要修改的文本，然后單擊“開始”工具標(biāo)簽欄中的“樣式”組中右下角的按鈕(顯示樣式窗口)如圖2所示。在彈開的窗口中單擊左下角的“新建樣式”按鈕，即可在窗口中設(shè)置新樣式。

圖2 “開始”工具標(biāo)簽欄中的“樣式”組

幾點(diǎn)注意:

(1)“名稱”不要和系統(tǒng)中的樣式重名;

(2)“樣式類型”分為段落和字符兩種類型，根據(jù)需要自行設(shè)定;

(3)“樣式基準(zhǔn)”是指新建的樣式是以文檔中的其他樣式為基礎(chǔ)，如果更改文檔基準(zhǔn)樣式的格式元素，則所有基于基準(zhǔn)樣式的所有樣式也相應(yīng)發(fā)生更改。如果不想因基準(zhǔn)樣式變化而改變可以設(shè)置成“無樣式”;

(4)“后續(xù)段落樣式”是指本樣式所在段落結(jié)束時(shí)，下一段落的樣式。一般選擇“正文”。

(5)如果在窗口中顯示的內(nèi)容不能滿足設(shè)定要求時(shí)，可以單擊窗口左下角的“格式”按鈕，繼續(xù)分類詳細(xì)設(shè)置。需要強(qiáng)調(diào)的是:在“段落”窗口“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽卡中的“常規(guī)”里“大綱級(jí)別”一定要設(shè)置好(默認(rèn)值是“正文文本”)，為后續(xù)操作“目錄的提取”提供依據(jù)，否則提取不了目錄。如圖3所示。如果想快速使用鍵盤操作樣式，可以設(shè)置“快捷鍵”。在以后的排版操作中，遇到樣式修改時(shí)，可以將光標(biāo)定位于該行，按快捷鍵即可。

圖3 大綱級(jí)別設(shè)定

(6)樣式的存儲(chǔ)位置有兩個(gè)選項(xiàng)“僅限此文檔”和“基于該模版的新文檔”。

3 添加頁碼與頁眉頁腳

因?yàn)樵谇懊嬉呀?jīng)做過分節(jié)處理了，那么在此可以將文前、正文分別進(jìn)行獨(dú)立編頁碼和頁眉頁腳了。

在設(shè)置之前要在“頁面布局”工具標(biāo)簽欄中選擇“頁面設(shè)置”組中的右下角按鈕(顯示頁面設(shè)置窗口)，在彈出的窗口中“版式”選項(xiàng)卡里“頁眉和頁腳”組中選擇“奇偶頁不同”(如果奇偶頁沒有不同可以不選取。在頁眉處，一般奇數(shù)頁顯示本章標(biāo)題，偶數(shù)頁顯示本文檔標(biāo)題;在頁腳處，一般奇數(shù)頁在右下角顯示頁碼，偶數(shù)頁在左下角顯示頁碼)和“首頁不同”(每個(gè)章的開始都是不同于其他頁面的，甚至是沒有頁眉和頁腳的)，單擊“確定”按鈕。如圖4所示。

圖4 “頁面布局”工具標(biāo)簽欄中的“頁面設(shè)置”組

具體操作方法:

(1)頁眉。在文前部分一般是不使用頁眉的。進(jìn)入到頁眉編輯模式，將光標(biāo)定位于所在節(jié)除首頁以外的任意奇數(shù)頁。在“設(shè)計(jì)”工具標(biāo)簽欄中“導(dǎo)航”組里單擊“鏈接到前一條頁眉”按鈕，處于按下狀態(tài)，即斷開鏈接，然后按照相同方法分別為不同的節(jié)設(shè)置奇數(shù)頁頁眉。偶數(shù)頁的頁眉設(shè)置一次即可。

(2)頁碼。一般的文檔只有頁碼而沒有頁腳(頁碼也是頁腳的一種)，如有需要可參照添加頁眉的方法。在“插入”工具標(biāo)簽欄的“頁眉和頁腳”組中單擊“頁碼”按鈕，彈出下拉菜單，確定添加頁碼位置，如圖5所示。因?yàn)榍懊嬖诎媸缴习哑鏀?shù)頁和偶數(shù)頁設(shè)置成不同的，所有要分別對(duì)奇數(shù)頁和偶數(shù)頁設(shè)置頁碼樣式。1文前部分的頁碼要用羅馬數(shù)字，可以修改頁碼格式?？梢栽凇霸O(shè)計(jì)”工具標(biāo)簽欄中“頁眉和頁腳”組里單擊“頁碼”按鈕，彈出下拉菜單中選擇“設(shè)置頁碼格式”命令，在彈出的對(duì)話框中選擇需要的編號(hào)格式，如圖6所示。2正文部分頁碼的區(qū)別只有位置的不同，所以在正文第一個(gè)奇數(shù)頁和偶數(shù)頁添加一次即可。

圖5 “插入”工具標(biāo)簽欄的“頁眉和頁腳”組

圖6 特殊頁碼格式設(shè)定

4 目錄的提取

前述的樣式設(shè)定，在目錄的提取是至關(guān)重要的。Word提供了對(duì)長(zhǎng)篇文檔目錄的智能化提取功能。一定要設(shè)置大綱級(jí)別才可以提取目錄。

具體操作方法:

將光標(biāo)定位在文前設(shè)計(jì)時(shí)留下的空頁中(如果忘記留空頁可以先定位于目錄位置然后“插入”——“頁”——“空白頁”即可)如圖7所示。在“引用”工具標(biāo)簽欄中“目錄”組里單擊“目錄”按鈕，可以在目錄樣式中選擇一種樣式，也可以選擇“插入目錄”，在彈出的對(duì)話框中詳細(xì)設(shè)置，設(shè)置完畢單擊“確定”按鈕即可。

這是Word中提供的“域”功能。如果目錄的提取完畢時(shí)對(duì)內(nèi)容又做了修改可以在“引用”工具標(biāo)簽欄中“目錄”組里單擊“更新目錄”按鈕即可。確定目錄不再更新時(shí)可以按“Ctrl+6”把目錄的“域”取消，當(dāng)做普通文本進(jìn)行處理。

圖7 插入空白頁

5 打印校樣

排版工作結(jié)束時(shí)需要打印校樣，進(jìn)行校編工作。如果是單面打印就按正常進(jìn)行即可，但是有些文稿是要雙面打印的，而打印機(jī)又不是自動(dòng)雙面打印的，需要一點(diǎn)技巧——可以通過先打印奇數(shù)頁，再逆序打印偶數(shù)頁的方法來實(shí)現(xiàn)。

具體操作方法:

(1)單擊“Office”按鈕，選擇“打印”，在子菜單中再次選擇“打印”命令，在彈出的對(duì)話框中“打印”下拉列表中選擇“奇數(shù)頁”，單擊“確定”按鈕，即可先打印文檔中的奇數(shù)頁，如圖所示。

圖8 打印奇數(shù)頁

(2)將打印出來的紙張直接翻面放在打印機(jī)里，注意:如果全篇文檔是以奇數(shù)頁結(jié)束，則把最后一頁紙取出，否則會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)頁。然后單擊“Office”按鈕選擇右下角的“Word選項(xiàng)”按鈕，彈出的對(duì)話框中，左側(cè)選擇“高級(jí)”，右側(cè)“打印”組中勾選“逆序打印頁面”選項(xiàng)，如圖9所示，單擊“確定”按鈕退出。再次打開“打印”對(duì)話框，在其中選擇“偶數(shù)頁”，正常打印，結(jié)束。

圖9 逆序打印頁面

如果文檔使用的紙張很大，輸出校樣時(shí)需要較小紙張(或者相反情況)，此時(shí)可以在“打印”對(duì)話框中“縮放”組“按紙張大小縮放”下拉列表中選取輸出的紙張大小。這樣操作可以保障在不修改紙張大小的情況下等比例縮放，而不破壞其他格式。

6 特殊的排版技巧

(1)如果需要將文檔做成電子版本，且只允許閱讀或打印，不允許修改，可以在Word 2007中“另存為”(在“Office”按鈕里的命令)PDF或XPS(Word 2007獨(dú)有的格式)格式。有些版本的Word 2007需要單獨(dú)安裝。

(2)在Word 2007默認(rèn)保存的文件擴(kuò)展名是.DOCX，如果想在Word97-2003版本里也能查看，那么可以“另存為”(在“Office”按鈕里的命令)“Word97-2003文檔”;或者下載一個(gè)插件安裝在Word97-2003里，同樣也可以起到相同的效果。

(3)字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)。在“審閱”工具標(biāo)簽欄中單擊“校對(duì)”組中的“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”按鈕，即可在彈出的對(duì)話框中顯示出各種統(tǒng)計(jì)信息。

(4)快速提取Word中的圖片。長(zhǎng)篇文檔中可能存在若干個(gè)圖片，可以利用“另存為”來統(tǒng)一提取。打開“另存為”對(duì)話框，在“保存類型”下拉列表中選擇“網(wǎng)頁(*.htm;*.html)”，然后單擊“保存”按鈕。此時(shí)在保存位置內(nèi)可以看見同名的一個(gè)的網(wǎng)頁文件和文件夾，打開這個(gè)文件夾就可以看見所有的圖片都被單獨(dú)提取出來了。

(5)在不打開文件的情況下進(jìn)行頁數(shù)統(tǒng)計(jì)。如果是一個(gè)文檔統(tǒng)計(jì)頁數(shù)很簡(jiǎn)單，直接查看狀態(tài)欄中的信息即可;但如果是分成多個(gè)不同文檔的情況，不打開文檔也可以查看文檔的頁數(shù)。首先單擊Windows資源管理器中的“查看”菜單選擇“詳細(xì)信息”命令;然后在文件顯示窗口的列表頭任意位置單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出一個(gè)快捷菜單，選擇“其他”命令，在彈出的對(duì)話框中左側(cè)找到并選擇“頁數(shù)”一項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。即可在資源管理器的文件顯示窗口中看到新增的“頁數(shù)”一列，逐一相加，頁數(shù)統(tǒng)計(jì)結(jié)束，如圖10所示。

圖10 在“選擇詳細(xì)信息”中選擇“頁數(shù)”

長(zhǎng)篇文檔在設(shè)計(jì)上需要考慮的事情有很多，本文沒有涉及所有知識(shí)點(diǎn)，但能完全滿足對(duì)Word有一定操作基礎(chǔ)的使用者在長(zhǎng)篇文檔排版設(shè)計(jì)上的需要。希望在長(zhǎng)篇文檔的處理中，以上幾個(gè)使用技巧能達(dá)到事半功倍的效果。

［1］ 盧國(guó)俊.Office2007情景案例教學(xué)［M］.北京:電子工業(yè)出版社，2008.

［2］ 劉小偉.Office 2007辦公套件實(shí)用教程［M］.北京:電子工業(yè)出版社，2007.

［2］ 王夢(mèng)瑩，王國(guó)平，吳啟雄.Office 2007常用辦公組件基礎(chǔ)與實(shí)踐教程［M］.北京:電子工業(yè)出版社，2007.