高?？蒲许椖繖n案價值及管理效益探析

趙娥君

(浙江科技學院 檔案館，杭州 310023)

高?？蒲许椖繖n案價值及管理效益探析

趙娥君

(浙江科技學院 檔案館，杭州 310023)

科研項目檔案是高?？蒲谢顒拥恼鎸嵱涗洠欠从掣咝＼泴嵙Φ谋憩F(xiàn)載體。信息時代科研檔案的載體和形式不斷更新，檔案保管成本日益提高。轉變檔案的傳統(tǒng)管理模式，確?？蒲许椖繖n案齊全完整，挖掘其信息利用價值，加快檔案信息化、網絡化管理水平，是提高科研項目檔案管理效益的主要途徑。

科研項目檔案；價值；管理效益

高校科研項目檔案是學?？蒲泄ぷ鞯恼鎸崥v史記錄，是一所高?？蒲兴胶娃k學實力的重要憑證?？蒲袡n案記錄了科研工作成功的經驗及失敗的教訓，蘊藏著極大的潛在生產力，其憑證價值和信息資源價值，可以為人們生產、生活、科學研究等提供可靠的依據和借鑒[1]。隨著科學技術迅猛發(fā)展、日新月異，信息化時代科研項目管理的新特點不斷涌現(xiàn)、新要求不斷提出，使得傳統(tǒng)的科研檔案管理模式受到挑戰(zhàn)。一方面信息膨脹，電子文件檔案大量涌現(xiàn)，單位歸檔量每年快速遞增；另一方面庫房緊張，檔案及其數據庫的安全保管、維護及升級等成本大幅度增加，檔案管理成本與利用效益的問題日益突出。如何在新形勢下提高科研項目檔案的管理效益是值得探索的課題。

1 科研項目檔案的效益性及價值體現(xiàn)

科學技術檔案是人類科學技術活動的產物，并反過來服務于科學技術活動，滿足科技活動中保存記憶、留存依據與憑證、傳播知識和經驗等多方面的需要[2]。同樣的，高?？蒲袡n案是科研人員從事科研活動中直接形成的具有保存價值的真實歷史記錄，其中包含了科研人員的智慧和研究成果。科研檔案既可以作為科研人員業(yè)績考核、職稱評定、科研誠信等的主要憑據，也是學?？蒲薪y(tǒng)計、學科平臺申報等的憑證材料。

檔案的第一價值和第二價值論決定科研檔案在憑證價值外還有一個很重要的信息查考、學術查新價值?？蒲袡n案適度的開放利用既可以避免低水平的重復研究投入，也可以抑制抄襲等學術不端行為?？蒲袡n案中的研究成果進一步的開發(fā)利用，使之及時轉化為現(xiàn)實生產力，還有巨大的社會經濟價值。檔案只有在其利用價值大于保管價值的前提下，管理工作才有意義。因此，深入挖掘科研檔案中的信息價值，是提升其效益性的重要途徑。

2 影響科研檔案管理效益的因素分析

2.1 科研檔案的真實與完整才能體現(xiàn)科研檔案利用價值

真實完整的科研項目檔案才能體現(xiàn)檔案的全部價值，而檔案的真實與完整關鍵在于收集。科研項目的來源和渠道很多，且專業(yè)性、動態(tài)性強。由于各級科技管理部門各自為政、分頭管理，重管理輕檔案現(xiàn)象比較突出。目前，高?？蒲许椖恳话惴挚v向和橫向二類，檔案收集主要依賴科研管理部門的工作，而科研管理部門一般注重科研工作的宏觀引導和服務等工作，“承上啟下”為主。大量科研人員認為，科研成果是自己的研究心血，不是嫌立卷歸檔麻煩就是害怕成果泄密，歸檔時避重就輕，只有結論性、憑證性的材料才肯歸檔，實驗結果、調研分析報告等關鍵技術的歸檔非常困難。

《中華人民共和國檔案法實施辦法》《科學技術研究檔案管理暫行辦法》對歸檔工作都有明確要求。2013年1月國家監(jiān)察部、人力資源部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的30號令《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》更是強調，在公務活動中形成檔案材料據為己有是違法行為，必須作出相應的處罰。高校教師的科研工作均是公務活動及職務成果，其研究過程中積累的資料、獲得的獎勵等材料都必須全部歸檔。但檔案部門很難掌握項目研究的工作動態(tài)和過程材料，更難查證科研人員“私存”的檔案材料。目前，歸檔基本上依賴科研管理部門和廣大科研人員的檔案法律意識和自覺行為，科研檔案的真實完整很難保證。歸檔率低會嚴重影響檔案的完整性，也直接影響信息功能和利用價值。

2.2 科研檔案的管理工作落后于科技工作現(xiàn)狀

在信息化時代，科研項目已基本實現(xiàn)網絡化管理，由此產生的大量電子文件無法及時完整歸檔。目前，縱向科研項目大多采用在線申報、在線評審、在線填報進度、提交成果及結題、報獎等，大量的申報材料、專家評審意見、年度進展、結題總結等材料都在相應的管理網站留存，傳統(tǒng)的紙質文件只是作為一個備份存在。由于各級各類管理部門的操作系統(tǒng)獨立存在，而電子文件一般只能依賴相應的管理系統(tǒng)操作存在，科研人員無法實現(xiàn)及時歸檔，項目結題后很難查找到當時的記錄，難以歸檔備份。網絡在線操作系統(tǒng)的大量應用對縱向科研項目檔案的完整、準確收集提出了挑戰(zhàn)。而橫向科研項目檔案由于項目本身不被重視，過程管理不嚴，歸檔的內容更是簡單?；蛘呦嚓P企業(yè)怕信息泄密，關鍵技術不愿歸檔現(xiàn)象更加突出。

2.3 檔案資源開發(fā)能力影響管理效率

科研項目檔案利用因涉及知識產權問題，自然形成的原始文件不能直接公開，查閱利用手續(xù)比較麻煩，只能整理開發(fā)后才能被進一步的研究查考利用。因此，目前大部分科研檔案是秘藏在庫房中的寶貝，高校間、科研人員間的參考查詢非常困難，除當事人作為有關憑證利用外，很少有其他科研人員查考。檔案工作者的資源理念、管理規(guī)則和據此作出的判斷對于國家檔案資源構成具有決定意義[3]。檔案工作的首要任務就是建設一整套完整的、豐富多樣的資源體系。如果沒有檔案管理人員及科研人員的共同努力，科研檔案只能深藏在檔案館內而不能進行后續(xù)編研，這勢必影響檔案的利用效率。

3 提高科研項目檔案管理效益的舉措

科技檔案的衰減數值表明：科技檔案存在柜子里5年不用，其現(xiàn)行價值將衰減58%；10年不用，其現(xiàn)行價值將衰減83%；20年不用，其現(xiàn)行價值將衰減97%[4]。因此，及時、充分地挖掘“有效期”內的科研檔案資源，是提高檔案管理效益的重要途徑。

3.1 完善科研檔案的全程管理

堅持以法治檔，制度管檔。國家檔案局應該與國家科技部等部門協(xié)調統(tǒng)籌，在各個科研項目管理操作系統(tǒng)中配備檔案備份操作環(huán)節(jié)。同時發(fā)揮科技管理部門的作用，明確科研項目材料歸檔是科研管理工作的重要組成部分，并提出相應的制約或處罰措施，把“三納入”“四同步”制度落到實處。檔案工作者要加強檔案法律宣傳，強調職務成果完成者有署名權，形成的檔案歸單位所有，必須集中保管，規(guī)范利用；職務成果及時歸檔是法律規(guī)定的義務。要主動熱情地做好服務工作，讓廣大科研人員了解檔案館安全保管和規(guī)范利用的措施，使其信任檔案館，積極主動地歸檔、用檔。

3.2 提高檔案開放利用能力

美國檔案館是世界上最開放的檔案館，開放率達90%;歐美國家的檔案開放率達到或超過60%[6]。在科研項目檔案管理中，可以借鑒發(fā)達國家的先進經驗，開闊視野，創(chuàng)新思路，完善服務利用制度。在保證機密安全的前提下，加強開放利用工作，把內部利用的秘藏檔案變成活資料。一方面，迫切需要有關政府管理部門或科技情報機構建立數字化、網絡化的公共共享服務平臺，科學設置檢索工具，使科研檔案在特定范圍內充分交流共享，提高國家科研投資效率，促進科技進步；另一方面，各高校檔案管理部門在不涉及關鍵涉密技術的前提下，應盡可能公布科研檔案的查詢目錄，提供經過編研加工的檔案信息。

3.3 科研檔案利用數字化、服務網絡化

服務水平的高低是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎,與檔案工作者的社會地位緊密相連。當今社會已經進入大數據時代，檔案管理內容和手段必須適應現(xiàn)代科技，只有建立完整齊全的科研項目檔案資源體系、便捷的網絡化服務，才能吸引更多的人利用檔案。而豐富多樣、科學合理的檢索系統(tǒng)，可確保利用者查全、查準所需的檔案。在做好館藏簡介、查詢指南的基礎上，設置各類專題庫、數據庫、證據庫、知識庫等，多從利用者的角度考慮檔案信息傳播的效果，進一步吸引科研人員關注并利用檔案。

3.4 科研檔案管理向知識管理轉變

檔案的知識管理是一種嶄新的管理模式及思維方式，將給當前的數字檔案館的資源建設帶來重要啟示。科研檔案的管理要加強對科學知識的挖掘與應用，給利用者提供更加完善、可靠的知識服務。通過對檔案的進一步挖掘、提煉并發(fā)現(xiàn)隱含在檔案信息中的潛在知識，最終對它們分析、歸納、整合，以知識產品形態(tài)提供給用戶[5]。在信息化時代，檔案資源的篩選、傳遞更加便捷。科研項目檔案本身內容龐雜、涉及門類繁多，由于學科專業(yè)性強，因此，編研工作需要各類專業(yè)人員的參與，進行有序的開發(fā)。檔案部門應積極參加各級各類學術交流活動，開拓視野，活躍思維、大膽創(chuàng)新，給那些館藏檔案賦予新的活力和價值，讓檔案走進大眾。

3.5 完善科研項目檔案鑒定保管機制

現(xiàn)代科技迅猛發(fā)展，已經公開發(fā)表的論文專著等目前已在網上可以隨時查到，科研項目成果的參考利用價值周期不斷縮短。因此，對科研項目檔案材料的保存期限應重新鑒定和篩選，除立項批文和結題證書等具有憑證價值的材料之外，其他已無查考利用價值的檔案需要定期鑒定，對已經失效的專利技術和關鍵技術可以公開，去粗存精，剔除失去保存價值的檔案，以提高庫房檔案質量，減輕數據庫的容量。還要強調異地備份，以提高抗災能力。

4 結 語

提高科研檔案的管理效益就是要解決科研檔案的長期保管成本和可持續(xù)開發(fā)利用的效益問題，這需要科研管理部門、檔案管理部門、科研人員，以及信息化專業(yè)人士的共同努力。

[1] 蔡穎.高校科研檔案管理比較研究及導向性思考[J].農業(yè)科技管理，2011，30(3)：44-47.

[2] 李響.從檔案價值鑒定理論發(fā)展談科技檔案鑒定原則[J].蘭臺世界，2011(10)：8-9.

[3] 馮惠玲.檔案記憶觀、資源觀與“中國記憶”數字資源建設[J].檔案學通訊，2012(3)：4-8.

[4] 張珍輝，張瑞菊.高校科技檔案在產學研中的利用效益研究[J].云南檔案，2012(11)：39-41.

[5] 高建華.建設數字檔案館(室)是對信息社會的必然回應[N].中國檔案報，2013-11-01(2).

[6] 高鳳云.我國科技情報科研檔案開發(fā)利用的思考[J].科技管理研究，2011，31(17)：38-40.

Explorationonmanagementefficiencyofarchivesonscientificresearchprojectsincollegesanduniversities

ZHAO Ejun

(Department of Archives, Zhejiang University of Science and Technology, Hangzhou 310023, China)

As a real record of scientific research in colleges and universities, full and complete archives on scientific research project reflect their soft power. With the continuous renewal of carriers and forms of archives in information era, preservation and management cost is increasing. Thus it is necessary to improve informatization, networked management skill and change traditional management mode to improve management efficiency of archives on scientific research projects in colleges and universities.

archives on scientific research project; value; management efficiency

G275.3；G647.24

A

1671-8798(2013)06-0463-04

10.3969/j.issn.1671-8798.2013.06.011

2013-11-08

趙娥君(1964— )，女，浙江省慈溪人，高級工程師，主要從事檔案管理及研究。